财务管理制度之 费用报销制度.docx

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财务管理制度之费用报销制度

费用报销制度

第一部分总则

　　第一条为了加强公司内部管理，规范公司财务报销行为,倡导一切从实际出发，开源节流、合理控制费用支出，特制定本制度。

　　第二条本制度根据相关的企业会计制度及公司的客观情况，将财务支出类别分为现金报销、银行转账支出（其中包含日结30天、当月结、月结30天）、冲抵往来支出等等.

第三条本制度适用范围：

港之慧品牌中心发生的每一项经济支出，包括现金支出，转账支出，冲抵账款支出等等。

包括的内容为：

发生的每一项涉及财务支出的经济业务。

具体包括：

加工款支出、购货款支出、设计费支出、辅助材料支出、展览展销会订货会支出、装修装饰支出、采购办公设备及办公用品支出、工资薪金、员工福利费、手机话费补助、培训费、社保费、各项税费、广告费、差旅费、应酬费、维修费、水电费、私车公车实际发生支出及其他一切涉及的财务支出项目。

第四条本制度适用于公司所有职员工。

第五条本费用报销制度涉及付款或报销表格为：

①费用报销单（除预付款性质及差旅报销外的所有支出均使用此种报销单），②差旅报销单（发生差旅支出时使用），③付款通知书（涉及预付款性质的支出时填写）。

第二部分费用报销制度

第一条费用报销制度所指的费用是指《总则》第三条除预付款性质支出及差旅报销支出以外的其他所有涉及的经济支出内容。

第二条费用报销流程：

即经济业务经办人经济业务发生时填写《费用报销单》——》部门主管或经理审批——》财务复核——》总经办审批——》出纳支付报销。

流程图解如下：

第三条费用报销的一般规定

1．财务报销必须取得合法的原始凭证（收据或发票），对于经办人员没有取得原始凭证（收据或发票）的，一律不予报销，特殊情况确属无票据者需事先经总经办在票据上批复同意。

2．报销时，经办人员一定要把取得的原始凭证，包括发票、收据或相关单据归纳整理好。

采购物品的报销涉及到送货单、入仓单还要把送货单、入仓单一同作为附件粘贴在背后做为附件。

办公费的报销没有送货单的应以收款收据或文具采购单等单据一并附在后面。

购买打板料（即打样购买的布料）报销时也需一并附上收款收据或送货单或采购单等相应单据。

<同时后续需要样品布料的耗用情况（即采购、领用、结存）报送财务部，方便财务后续的成本核算>。

报销时要将原始票据分类、分次、分页整齐、清晰、折叠粘贴在“报销单据粘贴单”上。

3．员工应严格按照公司费用标准节约经营成本，合理使用费用，若超出预算外或标准外费用，公司不予报销，如有突发性费用或费用成本超出标准额度的，必经另行批准后方可实施。

4．填写费用报销单应注意:

严格按单据要求项目认真写，注明附件张数；金额大小写须完全一致（不得涂改）；摘要栏准确而简洁注明支出的原由、项目、内容，由于内容较复杂的，也可以在备注栏补充。

5．严格按照规定的程序审批，报销5000元以上需提前一天通知财务部以便备款。

6．对于涉及到有报销标准的，一定严格按照费用报销标准报销，超过报销标准，不给报销，予以退回。

公司话费补贴报销标准如下：

公司话费报销标准表

级别

项目内容

标准

客服专员、电子商务专员

手机话费报销

50元/月

陈列师、设计师、设计主管

手机话费报销

150元/月

督导、拓展专员

手机话费报销

200元/月

拓展主管、督导主管

手机话费报销

300元/月

经理级别

手机话费报销

350元/月

总监级别/品牌经理

手机话费报销

500元/月

（注：

上述话费报销标准表只涉及有实际业务需要的部门！

具体为：

品牌部、设计部、拓展部、自营部、电子商务部以及总经办）

7、自营店必须在次月5号前，将上月费用寄回公司报销，严禁逾期。

8、私车公用的报销，按照实报实销的原则，对于私车公用所涉及的过路费，原则上一定要取得合格的票据、一定要提供高速公路、收费站的收费收据。

涉及的行驶里程数按以下标准报销：

（油耗计算：

100公里10升油，每升7.7元，则每公里=10*7.7/100=0.77元）

私车公用报销标准表

项目

内容

报销标准

私车公用

油费补贴

1.00元/公里

9、对于费用报销所涉及的应酬招待费，原则上按以下标准进行报销，超支部门费用自理。

应酬招待费报销标准表

应酬内容

应酬对象

人数

费用标准

业务往来

意向客户

30元/人/餐

业务往来

单店

4人以下

200元以内

业务往来

省代市代

4人以下

300元以内

其他应酬

工商、税局、银行等外部宾客

陪同人员：

主管级以上

600元以内

其他应酬

工商、税局、银行等外部宾客

陪同人员：

经理级以上

1000元以内

10、报销时间规定：

原则上在费用发生后及时填写单据进行报销，原则上一般费用不超过一个星期，特殊情况者需做出补充说明。

第三部分差旅费报销制度

第一条本部分所指差旅费涉及因公出差所涉及的费用报销制度。

第二条差旅费报销流程及标准。

1、公司员工出差分为：

（一）省内出差：

当日出差当日返回。

（二）省外出差（长途出差），出差须在外住宿者。

2、员工出差必须经过部门主管同意，核定后方可启程。

3、出差人员凭核准的出差申请单向财务部借支相应数额的差旅费，返回后三天内填具差旅费报销单，报销时须结算清算先前借支款项；为便于审查和考核；不同部门员工一同出差借款人按部门分别填报。

注意事项：

①员工出差中途因病、遇意外事故或实际工作需要延时，应及时请示上级同意。

如因私事借故延时出差时间，公司将不予报销差旅费，同时考勤做旷工处理。

②员工出差差旅费应据实报销。

如发现有虚报款项，除追回款数外，还将视情况轻重给予处理。

4、当日出差差旅费支付

①员工在本省，市郊或其他地方当天返回之出差，按实际报销交通费。

②当日出差延误回公司，公司给予误餐补助，误餐补助人员填写误餐补助单并提供相应的餐饮发票，报所在部门主管审核，品牌经理审批后给予报销。

③经品牌经理同意，出差员工可以乘坐出租车办理紧急或重要公务。

5、长途出差

①员工出差住宿费按规定限额内报销，超标部分不给报销。

②乘坐飞机要经过总监级批准。

③出差餐补按就按日标准执行。

差旅费报销标准表

职别

项目地区

总（监）经理

一级部门经理

一级部门经理助理

二级部门经理

其他员工

住宿费

沿海城市、省会、直辖市标准

280元/宿以下

230元/宿以下

200元/宿以下

一人168元/宿以下

二人200元/宿以下

其他城市

230元/宿以下

180元/宿以下

180元/宿以下

二人200元/宿以下

餐补

沿海城市、省会、直辖市标准

40元/天

40元/天

40元/天

其他城市

40元/天

40元/天

40元/天

（注：

由于公差引起的误餐，超过半天不足一天的，按20元/半天报销。

）

交通费

飞机票费

实报实销

经济舱

轮船

实报实销

经济舱

火车

硬卧

乘车时间超过12小时或夜间超过5小时的可乘硬卧

夜间乘车时间指21：

00至次日6：

00

市内交通费

实报实销

向主管申请批准后方可乘坐出租车

汽车费

实报实销（需要经过总经理核准）

第三条应酬费用报销标准（出差途中涉及的应酬费一般不予报销，属特殊情况者需经总监督或总经理批准以后方可报销，报销标准参照《应酬招待费报销标准表》执行。

第四条实际报销，不得进行虚报或假报，应如实报销，报销时应不得超标准报销，报销时，涉及餐费的，原则上要正规的发票，没有发票的也可以用一般的收据代替；涉及车费或飞机票费用的，一定要取得公路运输部门或航空部门正规的收费发票或票据进行报销；涉及到住宿费报销的，需要有相关酒店或旅馆等住宿发票。

实际发生费用不及报销标准的，按报销标准报销；超过报销标准的，也按报销标准给予报销，超支部分费用自理。

第五条差旅费报销时，出差人员要详细填写差旅报销单，详细列明报销人所属的部门，涉及具体品牌的还要详细注明所属的品牌，出差时间，出差路线，分类注明所发生的各项费用，分类整理好，对于一张单无法写明的较长时间的出差，也可以附表格一份进行详细列支进行补充说明。

列支表格可参考以下格式：

差旅费报销附表举例说明

报销人：

部门：

职位：

品牌：

出差时间

内容

具体说明

金额（元）

如：

7月5日-7日

餐费报销

如：

20元/天*3天

60

如：

7月5日-6日

车费

公司—东莞东4元（公交），东莞东—湖南长沙（118元），湖南长沙－八方快捷酒店（4元）

126

7月6日-7日

车费

酒店－XX商场（4元），XX商场—火车站（2元），火车站—东莞东（118元），东莞东-公司（35元，打的）

159

如：

7月5日-7日

住宿费

200元/晚*2晚

400

合计数

745

第六条：

差旅费报销单格式：

差旅费报销单

报销部门:

填报日期：

20年月日

姓名

职别

出差事由

出差起止日期自20年月日起至20年月日止共天附单据张

日期

起讫地点

天数

机票费

车船费

出差补助

住宿费

住宿节约补助

市内交通费

其他

小计

月

日

总计金额（大写）拾万仟佰拾元角分预支_______元缴付补付______元

负责人会计审核部门主管出差人

第三部分付款通知书付款制度

第一条付款通知书所说付款是指所涉及预付性质的付款，包括现金付款及银行汇款（一般都为银行汇款）。

第二条发生有本制度所涉事项上，由相应的经办人员填写付款通知书，有相关收据或传真件的均需做为附件粘贴在付款通知书背后。

经办人或请款人应详细填写付款通知书的各项内容。

包括请款人，经办人，付款事项、付款理由、付款比例、应付金额等相关资料，同时要详细写明收款公司的收款人资料，如开户人或开户银行、开户账号、开户地址。

第三条付款人在财务付款后同时涉及单据追朔的，还要及时跟踪单据的返还，比如送货单、审请单、入仓单、对方公司收款收据等等，同时及时将相应单据送到财务部。

第四条付款通知书的大小写金额必须一致，数字清晰，文字清楚，内容完整系统全面。

付款账号准确无误。

大小写不一致的，出纳有权拒绝付款，付款账号不清晰、收款人字迹不清楚的，出纳有权予以退还要求重新并重新审批。

第五条付款通知书付款流程：

第六条付款通知书格式：

第四部分借支管理规定及借支流程

第一条借款管理规定

1、出差借款：

出差人员凭审批后的《出差申请表》按批准额度办理借款，出差返回5个工作日内办理报销还款手续。

《出差申请表》，详细注明出差地点、目的、行程安排、交通工具及预计差旅费用项目等，出差申请单由部门主管或经理审核后上交总监或总经理批准。

2、私人借支：

原则上不允许私人借支。

特殊情况者向总经办提出申请后经批复同意再填写借款单。

借支不得超过个人工资的30%。

3、其他临时借款，如业务费、周转金等，借款人员应及时报帐，除周转金外其他借款原则上不允许跨月借支。

4、各项借款金额超过5000元应提前一天通知财务部备款。

5、借款销账规定：

（1）借款销帐时应以借款申请单为依据，据实报销，超出申请单范围使用的，须经主管领导批准，否则财务人员有权拒绝销帐；

（2）借领支票者原则上应在5个工作日内办理销帐手续。

6、借款未还者原则上不得再次借款，逾期未还借支者转为个人借款从工资中直接扣回。

第二条借款流程

1、借款人按规定填写《借款单》，注明借款事由、借款金额（大小写须完全一致，不得涂改）、还款或冲销账期限，

2、审批流程：

借款人申请→部门（主管）经理审核签字→财务主管复核→总经办审批。

3、财务付款：

借款人凭审批后的借款单到财务部办理领款手续。

附：

借款流程图

附：

借款单格式

借　款　单

借款部门:

借款人:

借款日期：

还款日期:

借款用途:

借款金额：

佰拾万仟佰拾元角分RMB:

批准：

财务复核：

部门审核：

借款人：

第五部分报销或付款时间的具体规定

　　第十九条为了协调公司对内、对外的业务工作安排，方便员工费用报销，财务部将报销时间具体安排如下：

1．财务报销：

每周进行2次费用报销，报销时间为周二和周四下午14:

00—17:

00。

　　2．借支及其他业务的不受以上的时间限制，可随时办理。

第五部分附则

　　第二十条本制度解释权归公司财务部。

　　第二十一条本制度经总经办公通过并由总经办签字审批后生效