文秘人员应注意的礼仪规范.docx

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文秘人员应注意的礼仪规范

文秘人员应注意的礼仪规范

一、要充分认识文秘人员礼仪规范的意义

我国是一个有悠久历史的礼仪之邦，自古以来就十分注重礼仪礼节。

随着经济社会的发展和对外交往的增多，礼仪规范越来越受到各级党政机关、企事业单位的重视。

政府办作为县人民政府的综合办事机构，承担着政府的办文、办会、办事等各种具体事务，是政府工作的窗口部门和形象体现。

政府办文秘人员则直接承担着为领导服务、材料撰写、文件草拟、会议筹备、信息传递、后勤接待、协调各方等具体职能，必须完成各种有助于领导管理、决策的工作与事务。

文秘人员在处理纷繁复杂的政府工作事务当中，不可避免地要与社会各界广泛接触，处理各种关系，安排各种活动，这些行为都含有礼仪方面的内容或者说直接就是一项礼仪活动。

政府办文秘人员礼仪行为是否得当，个人形象是否得体，工作中是否有饱满的精神、诚挚的热情、积极的态度、得体的举止直接关系到政府办公室形象，关系到自己所服务的政府领导形象，因此礼仪规范对做好文秘工作具有特殊且重大的意义，不断增强礼仪观念、提高礼仪素养显得尤为重要。

二、文秘人员礼仪规范应注意事项

办公室文秘人员礼仪所涉及的范围较广，包括个人形象礼仪规范、办公礼仪规范、接待礼仪规范、社交礼仪规范等等，要做好文秘工作，哪个方面都不可偏废。

下面我就简单地例举出几种平时我们经常遇到的同时也需要注意的礼仪规范。

（一）要注重个人形象礼仪规范。

1.服饰。

政府办文秘人员服饰要合乎身份，要素雅整洁，庄重大方。

在服饰的选择上，要尽量选择色彩少、质地好、款式雅、做工精的服装，且搭配要得体。

在服饰的选择和穿着上，主要应注意避免以下六忌：

一是忌过分炫耀。

二是忌过分裸露。

三是忌过分透视。

四是忌过分短小。

五是忌过分紧身。

六是忌肮脏、残破、折皱和乱穿。

2.语言。

首先，语言要文明。

政府办文秘人员在日常交谈中，要努力做到用词文雅，与人谈话时要注意自己的语气，做到热情、亲切、和蔼、友善、耐心。

其次，语言要礼貌。

就是要用好以下五种礼貌语言。

一是问候语。

它的代表用语是“你好”。

不论是接待来宾、路遇他人，还是接听电话，政府办文秘人员均应主动问候他人，否则便会显得傲慢无礼，目中无人。

二是请托语。

它的代表用语是“请”。

请他人帮助、托付他人代劳，或者恳求他人协助时，政府办文秘人员照例应当使用这一专用语。

缺少了它，便会给人以命令之感，使人难于接受。

三是感谢语。

它的代表用语是“谢谢”。

使用感谢语，意在向交往对象表达本人的感激之意。

在获得帮助、得到支持、赢得理解、感到善意时，均应使用此语向交往对象主动致谢。

四是道歉语。

它的代表用语是“抱歉”或“对不起”。

在工作中，由于某种原因而带给他人不便，或妨碍、打扰对方，以及未能充分满足对方的需求时，均应及时运用此语向交往对象表示自己由衷的歉意，以求得到对方的谅解。

五是道别语。

它的代表用语是“再见”。

与他人告别时，主动运用此语，既是一种交际惯例，同时也是对交往对象尊重与惜别之意的一种常规性表示。

3.表情。

表情中最主要的因素是眼神和微笑。

它们可以表现出对对方的欣赏、理解和欢迎。

特别在与人交谈时，眼神要能显示你在倾听对方的谈话，因为每个人都喜欢用语言表达自己，喜欢别人听自己讲话，如果你用眼神告诉对方“你是一个值得我倾听的人”无形中会提高对方的自尊心和自信心，使对方感到你能理解他、尊重他，才能赢得对方的信任，从而产生愿意同你交往。

同样微笑能使生疏变为亲密，真诚的微笑能造成互相信任和亲切友好的气氛。

4.举止。

手势和行立坐态都能表现出谦虚而恭敬的态度。

文秘人员经常与政府领导出现于各种场合，更应注意礼节。

在社交场合中与人接触，言谈中要注意语言的文雅与委婉，说话方式轻松自如，语速不急不徐，落落大方，做到不卑不亢。

（二）要注重办公礼仪规范。

1.办公室礼仪。

在办公室礼仪中，最重要的一点是尊重他人，包括领导和同事，要尊重他人的隐私，尊重他人的习惯。

在工作中要分清哪是公共的区域，哪是个人的空间；要保持办公室环境的整洁、美观大方，避免陈列过多的私人物品；在和他人进行电话沟通或者面对面交流谈话时，音量要适当控制，两个人都能够听到就可以了，避免打扰他人工作；尽量避免在办公区域用餐，实在不能避免的情况下，尽量节省时间，或者就餐完毕之后迅速通风，以保持工作区域的空气流通。

2.对领导的礼仪。

首先，要尊重领导。

作为办公室文秘人员，要维护领导的威望和尊严。

在领导面前，应有谦虚的态度，不能顶撞领导，特别是在公开场合，尤其应注意，即使与领导的意见相左，也应在私下与领导说明。

其次，要听从领导指挥。

领导对办公室文秘人员有工作方面的指挥权，必须服从领导在工作方面的安排和指挥，即便有意见或不同想法，也应按领导的意图执行；有不同意见，可以采取间接的方式提出。

再次，给领导提建议要讲究方法。

在工作中给领导提建议时，一定要考虑场合，注意维护领导的威信。

提建议一般应注意两个问题：

一是不要急于否定原来的想法，而应先肯定领导的大部分想法，然后有理有据地阐述自己的见解；二是要根据领导的个性特点确定具体的方法。

如对严肃的领导可用正面建议法，对开朗的领导可用幽默建议法，对年轻的领导可直言建议法，对老领导可用委婉建议法。

最后，要做好给领导的所有服务工作。

3.会议服务的礼仪。

在会议之前，必须严格按照办公室领导的安排，按时按质做好会议室的准备、各种文件材料草拟文印、会议通知等前期工作；在会议期间，政府办文秘人员务必做好会中服务，对与会的贵宾以及老、弱、病、残、孕以及少数民族人士、宗教界人士等特殊人群，还须进行重点照顾；对与会者的正当要求，尽量做到有求必应，热情大方周到。

参加会议的政府办文秘人员要带头严守会议纪律，要尊重他人发言，认真做好会议记录，不能心不在焉，更不能无故忙于他事；在听取他人发言时，除进行笔记外，还应不时地注视对方，并在必要时以点头、微笑或掌声表达对对方的支持之意。

同时要眼观六路，耳听八方，随时留意会场动向，及时冷静地处置“突发事件”。

（三）要注重接待礼仪规范。

1.握手的礼仪。

政府办文秘人员在和领导外出或者接待时，不可避免地和别人握手行礼，作为一种常规礼节，握手的具体方式颇有讲究。

握手方式。

与他人握手时，应当神态专注、认真、友好。

在正常情况下，握手时应目视对方双眼，面含笑容，并且同时问候对方。

与人握手时，一般均应起身站立，迎向对方，在距其约1米左右伸出右手，握住对方的右手手掌，稍许上下晃动一两下，并且令其垂直于地面。

握手的时候，用力既不可过轻，也不可过重。

若用力过轻，有怠慢对方之嫌；不看对象而用力过重，则会使对方难以接受而生反感。

一般来讲，在普通场合与别人握手所用的时间以3秒钟左右为宜。

握手顺序。

在握手时，双方握手的先后顺序很有讲究。

一般情况下，讲究的是“尊者居前”。

即通常应由握手双方之中的身份较高者首先伸出手来，反之则是失礼的。

具体而言：

女士同男士握手时，应由女士首先伸手。

长辈同晚辈握手时，应由长辈首先伸手。

上司同下级握手时，应由上司首先伸手。

宾主之间的握手则较为特殊。

正确的做法是：

客人抵达时，应由主人首先伸手，以示欢迎之意；客人告辞时，则应由客人首先伸手，以示主人可就此留步。

握手禁忌。

在正式场合与他人握手时，主要有以下禁忌应当避免。

忌用左手与人握手。

握手宜用右手，以左手握手被普遍认为是失礼之举。

忌戴手套与人握手。

握手前务必要脱下手套。

只有女士在社交场合戴着薄纱手套与人握手，才是允许的。

忌戴墨境与人握手。

在握手时一定要提前摘下墨镜，不然就有防人之嫌。

忌用双手与人握手。

用双手与人相握，只有在熟人之间才适用。

与初识之人握手，尤其当对方是一位异性时，两手紧握对方的一只手，是不妥当的。

在一般情况下，用以与人相握的手理应干干净净。

以脏手、病手与人相握，都是不应当的。

2.陪同领导宴请宾客或赴宴的礼仪。

入座。

政府办文秘人员在陪同政府领导宴请宾客或者赴宴时，入座前要主动帮领导和宾客拖放好座椅；等宾客和领导入座后，你才能从椅子左方入座。

席上如有女士，应等女士座定后，方可入座。

入座后不要东张西望，也不要坐着发呆，或摆弄餐具餐巾，而应该双手放在自己的腿上，神态自如，风度优雅地和邻座的上司或客人轻谈，或是神态安详地倾听别人的谈话。

湿毛巾的用法。

如果服务员送上一块湿毛巾，你应礼貌地接下并轻轻擦试一下自己的双手，然后放在桌沿上，绝不能用它擦脸或脖颈和手臂，哪怕你此时汗流浃背。

筷子的用法。

握筷方式是用右手大拇指和食指相对，五指握在筷子2/3处。

用餐时，应先用公筷或汤匙将所需菜肴夹到自己餐盘中，然后再用自己的筷子慢慢食用。

如果吃骨头之类，应用筷子放在嘴唇间将杂物接送至碟盘中，不能直接吐在桌布上。

特别提醒：

用筷时，一忌每次挟菜太多。

二忌夹菜至自己餐盘时滴汁不断。

三忌用筷在桌上笃齐。

四忌用筷在菜盘中挑拣。

五忌用筷在汤中洗刷。

六忌用筷敲打餐具。

七忌用筷指点人。

八忌用汤匙舀汤时手里同时拿着筷。

汤匙的用法。

舀汤时，应放下筷子再用汤匙。

用毕汤匙，应将其放在自己的碟盘中，不能直接放在桌布上。

饮酒及敬酒。

在很多宴请中，酒是不可少的。

在席间，若有人提议干杯，要手拿酒杯起身站立。

即使是滴酒不沾，也要拿起杯子做做样子。

作为办公室文秘人员，在陪同领导宴请宾客或者赴宴时，在宾主尽情的同时，一定要记住保护领导，这是第一要务，在恰当的时候要敬酒，贴领导分担压力。

一般情况下，敬酒应以年龄大小、职位高低、宾主身份为先后顺序，一定要充分考虑好敬酒的顺序，分明主次。

即使和不熟悉的人在一起喝酒，也要先打听一下身份或是留意别人对他的称号，避免出现尴尬或伤感情。

在敬酒时，应该让自己的酒杯低于对方的酒杯，表示你对对方的尊敬。

用酒杯杯底轻碰桌面，也可以表示和对方碰杯。

当你离对方比较远时，作为办公室文秘人员应该走到对方跟前敬酒，表示热情、尊重。

同时，敬酒要适可而止，意思到了就行了；作为敬酒人，应充分体谅对方，在对方请人代酒或用饮料代替时，不要非让对方喝酒不可，不要成心把别人灌醉，更不要偷偷地在他人的软饮料里倒烈性酒。

在宴会中，要尊重少数民族的宗教信仰。

拒绝他人敬酒通常有以下方法:

第一种方法是主动要一些非酒类的饮料，并说明自己不饮酒的原因。

第二种方法是让对方在自己面前的杯子里稍许斟一些酒，然后轻轻以手推开酒瓶。

按照礼节，杯子里的酒是可以不喝的。

当主人或朋友们向自己热情地敬酒时，不要东躲西藏，更不要把酒杯翻过来，或将他人所敬的酒悄悄倒在地上。

离席。

离席时，应帮助隔座长者或女上拖拉座椅，等待领导和宾客全部离席，检查完是否有落下的物品，方可离席。

3.乘车的礼仪规范。

作为秘书接陪同领导或客人乘车外出办事，应首先为领导或客人打开车门，等其坐好后再关门，然后自己从左侧后门上车；作为陪同，你一定不能先于领导或客人上车。

到达目的地时，你应首先下车，并绕过去为领导或客人打开车门。

一般情况下，轿车座位的尊卑次序是：

后排右座，后排中座，前排右座，即右为上，左为下，后为上前为下。

如果最尊贵的客人或者领导亲自驾车，则其助手席即前排右座就是首席。

当然，座席位置最终由上司决定，待其决定后，你再任意选个空位坐下，但注意尽量不去坐后排右席。

（四）要培养良好的道德修养。

礼仪是道德的一种外在表现形式，良好的道德会令人自然展示优雅得体的举止仪态。

一是为人处事要公正客观。

尽量少评价他人，即使要评价，也要公正地评价他人，不要以自己的好恶来评说他人，也不用自己的好恶要求他人。

在处事中，不能感情用事，要以是非标准而不能以职务的高低论曲直，提批评、建议要出于“公心”，帮助他人要出于“诚心”。

二是要忠诚守信。

就是要忠于承诺，办事恪守原则，能办的事要千方百计办，不能办的事要向对方说明情由以得到他人的谅解。

三是要摆正站位。

秘文秘工作是一个很微妙的工作岗位，作为文秘人员一定要摆正自己的位置，要正确地看待自己，就是一个做服务的人，为领导服务，为同事服务，为广大人民群众服务；在与不同身份的人交往处事中，要正确履行自己职责，而不能超越权限，既要积极地配合工作，又不能干预领导的决策和乡镇部门的工作。

文秘人员礼仪规范是一个很大的概念，并不是一两句话或者一个简短的发言材料能讲清楚，而是需要我们在实际工作中去探索、实践、提炼、总结，进而达到促进工作的目的。

所以，整理出以上发言材料仅是一家之谈，在于和大家共同学习、探讨，请多多指出批评意见，已达到共同提高的目的。