XXX市兽药饲料监察所畜产品有害物质检测中心程序文件.docx

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程序文件目录

PD/2-01-2006《质量手册》管理程序

PD/2-02-2006客户机密与专有权保护程序

PD/2-03-2006文件控制程序

PD/2-04-2006合同评审程序

PD/2-05-2006抽样程序

PD/2-06-2006内部审核程序

PD/2-07-2006管理评审程序

PD/2-08-2006反馈和纠正程序

PD/2-09-2006测试结果质量控制程序

PD/2-10-2006人员培训和管理程序

PD/2-11-2006检验工作环境控制程序

PD/2-12-2006实验室内部管理程序

PD/2-13-2006仪器设备管理控制程序

PD/2-14-2006外部现场试验质量保证程序

PD/2-15-2006量值溯源管理控制程序

PD/2-16-2006仪器运行的检查程序

PD/2-17-2006标准物质和标准溶液管理程序

PD/2-18-2006检验工作程序

PD/2-19-2006采用非标准检验方法确认程序

PD/2-20-2006开展新检验项目的评审程序

PD/2-21-2006实验室验证和比对试验程序

PD/2-22-2006发现检验异常偏差时的处理程序

PD/2-23-2006发现仪器设备缺陷时的处理程序

PD/2-24-2006检验事故报告及处理程序

PD/2-25-2006数据控制程序

PD/2-26-2006允许偏离控制程序

PD/2-27-2006检验样品的接收与管理程序

PD/2-28-2006记录控制程序

PD/2-29-2006记录填写程序

PD/2-30-2006检验报告的编写、审批管理程序

PD/2-31-2006合格供应商评价程序

PD/2-32-2006易耗品购买、验收和贮存程序

PD/2-33-2006危险品和剧毒药品管理程序

PD/2-34-2006抱怨处理程序

PD/2-35-2006分包检验程序

PD/2-36-2006样品制备程序

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文件编号

PD/2-01-2006

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主题《质量手册》管理程序

颁布日期

2006年4月10日

《质量手册》管理程序

1目的

为了对手册实施有效控制，确保手册的现行有效性和可操作性，保证检验工作及其各项业务活动规范、科学、公正、高效，特制订本程序。

2范围

本程序适用于本所《质量手册》的编写、发布、发放、修订、宣传贯彻和使用保管。

3职责

3.1质量负责人负责组织《质量手册》的编写，并维持手册的现行有效性。

3.2所长负责手册的批准发布。

3.3业务办公室负责手册的打印、发放及旧版本的收回等手册的日常管理工作。

3.4质量监督组参与手册的编写及修订内容的起草工作，并负责手册实施情况的监督和检查。

3.5本所全体人员必须遵守手册的各项规定。

4工作程序

4.1《质量手册》的编制、批准和发布

4.1.1本所依据有关要求，结合本所实际情况，由质量负责人负责组织业务办公室、质量监督组等有关人员编写《质量手册》初稿。

4.1.2《质量手册》初稿经本所全体人员讨论定稿，报所长批准后，以文件形式发布。

4.2《质量手册》的发放

4.2.1本所内部发放的《质量手册》由所业务办公室按文件控制要求进行编号、登记，加盖“受控”印章，全所在职人员履行签收手续后领取，每人一册。

4.2.2本所提供给上级主管部门或其他人员的《质量手册》属非受控文件，由业务办公室加盖“非受控”印章，修改时不做另行通知。

4.3《质量手册》的修改、换版和保持

4.3.1质量负责人组织本所质量体系审核和评审小组每年至少对《质量手册》复查一

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第0次修订

主题《质量手册》管理程序

颁布日期

2006年4月10日

次，以确保其适用性、有效性，《质量手册》使用五年后，应颁发新的版本。

4.3.2根据修改性质及工作量，分别采取换版、换页等方式进行修改。

4.3.3当出现以下情况时，应对《质量手册》进行换版或换页修改。

4.3.3.1编写《质量手册》所依据的标准、法规有更改。

4.3.3.2上级主管部门提出的修改内容。

4.3.3.3组织机构发生较大变化。

4.3.3.4本所质量体系审核和评审小组提出的重大修改意见。

4.3.3.5承检产品中所包含的产品种类、产品名称、检测参数发生变化。

4.3.3.6环境和设施发生较大变化。

4.3.4《质量手册》的修订的内容应提前上报上级主管部门审查、批准和备案。

4.4《质量手册》的宣传贯彻

4.4.1《质量手册》批准发布或经较大修订生效后，本所质量负责人应对全所成员进行一次全面宣传贯彻。

4.4.2新调入本所的工作人员，必须接受《质量手册》内容的宣传贯彻教育和考核。

4.5保管使用要求

4.5.1《质量手册》持有者要妥善保管手册，不得遗失、外传、修改或擅自复印。

4.5.2《质量手册》持有者有责任根据实际工作情况，提出修改意见。

4.5.3受控的《质量手册》持有者在退休或调出本所时，由业务办公室负责收回。

5.相关文件

《文件控制程序》PD/2-03-2006

6.记录表格

《质量手册更改记录》QR/2-03-2006

《质量手册发放、回收记录》QR/2-02-2006

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PD/2-02-2006

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主题客户机密与专有权保护程序

颁布日期

2006年4月10日

客户机密与专有权保护程序

1.目的

为维护国家和委托方的利益，本所有责任为国家和所有委托方保守机密，并保护委托方的所有权（含专利权，下同）不受侵犯。

为此，特制订本程序。

2.保密范围

2.1抽样工作有关文件资料（抽样计划、抽样方案、抽样记录、抽样检验结果）。

2.2委托方在合法基础上提出要求保密的材料（如委托产品的技术资料、配方、工艺）。

2.3委托方向本所提供的样品和检验结果。

2.4本所发展方向及拥有的技术成果专利。

2.5本所正在进行的科研项目内容和进度。

2.6本所用于检验方面的特殊技术方法、手段和措施，科研课题的研究路线。

2.7上级机关下发的保密文件及本所规定的其它保密范围。

3.职责

3.1保密工作和保护所有权工作由本所副所长全面负责。

3.2业务办公室负责具体实施。

3.3本所全体工作人员必须严格遵守本程序的规定，违者将追究其责任。

4.工作程序

4.1抽样工作管理

4.1.1本所在接到有关部门对企业的抽样任务后，业务办公室应将有关下达任务的文件及时归档。

任务的传达范围只限于本所领导及参与制订实施方案的有关人员，并同时下达保密要求。

4.1.2业务办公室负责制订具体工作方案，有关工作方案应及时归档，其计算机文件应加密保存。

作废文件应及时予以销毁。

4.1.3本所人员在进行抽查时（从接受任务开始到结果通报之前），不得以任何方式向与该工作无关人员（特别是抽查对象）泄露或暗示抽查工作内容、有关质量状况（按规定

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主题客户机密与专有权保护程序

颁布日期

2006年4月10日

进行的检验结果反馈例外）。

4.1.4检验样品到达本所后，业务办公室负责按《检验样品的接收与管理程序》统一编号，不得将被抽企业所对应的样品编号告知检验人员。

4.1.5产品检验结果或抽查工作的汇总材料只限上报给任务下达单位及规定要求送达单位，对被抽查方只发送其本企业的检验报告。

4.1.6抽查工作形成的各类资料和记录应妥善保管，及时归档。

4.2委托方委托的各类检验和管理工作

4.2.1委托方委托本所检验样品属保密范围的，样品管理人员及检验人员有责任为客户保存好样品。

4.2.2检验人员不得向与检验工作无关人员透露样品检验情况和检验数据。

4.2.3因业务工作需要，委托方向本所提供的产品配方、生产工艺、企业标准、专利等有关技术资料，业务办公室人员有责任对这些技术资料进行保密或保护所有权。

所有技术资料应妥善保存，及时归档。

4.2.4检验报告只发送委托方，委托方凭本所发给的《检验协议书》（副本）领取报告。

如丢失凭证，则委托方必须提交有关的身份证明后方可领取检验报告。

如委托方要求本所邮寄或使用电话、传真或Email等其它电子方式传送检验报告或通知检验结果，则须事先在送检样品登记单上注明。

业务办公室应按照客户提供的联系方式和联系人等通讯信息，在确定委托方能接收到的情况下，将检验结果发送给委托方。

业务办公室不得在无委托要求的情况下私自让非委托方转交或转告检验结果。

4.2.5检验报告副本应及时归档，存入档案柜中。

有关的计算机文件应加密保存。

4.2.6本所及全体工作人员不得参予与被检产品直接相关的联合开发、受聘担任顾问或在企业兼职等一切有损于公正性的活动，以确保委托方的机密和所有权不被泄露或侵害。

5.3本所自身技术成果、科研项目、特殊检验技术管理

5.3.1本所的技术成果的使用、解释权归本所所有，任何其它单位或个人无权参予，对违背这一规定，对本所造成损失的，本所可追究其责任。

技术成果在使用或对外解释时

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主题客户机密与专有权保护程序

颁布日期

2006年4月10日

必须经所长批准。

5.3.2本所科研项目，特殊检验技术，由主持人或化验室主任负责统一安排进行，科研项目进度实施计划，特殊检验技术的操作程序等有关资料要及时归档，本所需要查阅有关资料或使用有关特殊检验技术时，必须经主持人或化验室主任同意，技术负责人批准。

5.4检验数据的保密

5.4.1检验区与办公区应隔离，任何与检验无关的人员不得随意进入试验现场。

5.4.2检验人员应将原始记录直接交校对人、审核人、不得托他人代转和保存。

5.4.3实验室将原始记录直接交业务室初审人员。

5.5其它保密及保护所有权规定

5.5.1本所全体工作人员应严格遵守《中华人民共和国保守国家秘密法》及上级颁发的保密条例、规定。

5.5.2属于保密范围的文件、资料等，在阅读、使用后应立即送回档案室，不得带往公共场所或带回家中，不得对外提供。

5.5.3检验留存样品应统一保管于样品室中。

5.5.4档案和样品均指定专人保管，管理员离开档案室、样品室时应随时锁门。

5.5.5外来人员未经批准不得进入实验室，洽谈业务在本所接待室进行。

如遇特殊需要，需经本所领导批准并指定专人陪同进入实验室，本所人员应在来访者进入前对相应保密内容进行检查及处理。

5.5.6一切受检产品在检验过程中及检验后得到的数据，除检验人员外，其他人员未经领导批准，均不得抄录。

5.5.7未经领导批准，无关人员不准借阅检验记录、检验报告及相关技术资料。

确需借阅时，应办理借阅登记手续，不得复制，不得带出档案室。

5.5.8失密事件应及时追查，对失密者，视情节轻重，予以相应处分。

6相关文件

《检验样品的接收与管理程序》PD/2-27-2006

《文件控制程序》PD/2-03-2006

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主题文件控制程序

颁布日期

2006年4月10日

文件控制程序

1.目的

对组成质量体系的所有文件进行有效控制，并保证本所所有部门和人员能及时获取和使用受控文件的有效版本。

2.适用范围

适用于本所质量体系所有文件的控制。

3.职责

3.1所长负责《质量手册》和《程序文件》的批准和发布。

3.2质量负责人负责组织《质量手册》和《程序文件》的编制、审核。

3.3技术负责人负责组织技术性文件的编制和批准。

3.4各部门负责各自范围内技术文件的起草及相关技术文件和资料的保管。

3.5业务办公室负责技术标准的查新、更替。

3.6文档管理员负责受控文件的管理。

4.工作程序

4.1文件的分类（括号内的字母为文件分类代码）

4.1.1文书及行政管理文件（W）：

包括各级部门的来文、来函（W/A）；本所发文（函）件（W/B）；重要会议资料（W/C）；本所建制批文及相关文件（W/D）；人员任命文件（W/E）；工作计划及工作总结（W/F）；其它杂件（W/G）。

4.1.2技术文件（T）：

包括各类检验报告和有关原始记录（T/H）；技术资料（T/I）、反馈及处理意见（T/J）；人员技术培训及考核情况（T/K）；检验合同（协议）等（T/L）；外部协助文件（外部协助供应商有关资料）（T/M）；抽样记录（T/N）；质量体系审核和评审活动记录（T/O）；本所认证文件（T/P）；各类标准和规范（T/Q）；质量体系及相关文件（T/R）；仪器设备档案（T/S）；其它杂件（T/T）。

4.2文件的编号及标识

4.2.1文件的编号

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主题文件控制程序

颁布日期

2006年4月10日

4.2.1.1质量体系文件编号：

□□/□-□□（/□□）-□□□□

文件发布年代

章节号（/文件编号）

版本号

文件种类

注：

文件种类：

PD代表程序文件；OG代表操作指导书；JL代表记录表格；如PD/2-02-2006代表程序文件第1版第02号程序文件。

4.2.1.2本所发文编号：

监督检验

鞍兽药监字

鞍饲料监字[□□□□]□□号

鞍畜监字文件流水号

文件年代号

委托检验

鞍兽监字

鞍饲监字（委托）[□□□□]□□号

鞍畜监字文件流水号

文件年代号

4.2.1.3档案编号及分类：

□/□-[□□□□]-□□□□号

文件流水号

文件年代号

文件分类代码（祥见本文4.1节）

4.2.1.4检验报告编号同样品编号，按《检验样品的接收与管理程序》执行。

4.2.2文件的标识

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主题文件控制程序

颁布日期

2006年4月10日

4.2.2.1发放前标识

受控对发放至各室内部人员使用的文件加盖受控印章；

非受控对发给本所外部有关部门和人员的参考用文件，加盖非受控印章；

4.2.2.2回收后标识

失效作废对经修改/换版的体系文件或过期作废的技术类和指导性文件，加盖失效作废印章。

资料留存对供检测人员参考用的文件或资料，加盖资料留存印章。

4.3文件的编制、审核

上级下达文件、下达项目文件和项目汇总报告应及时存档。

由本所副所长组织有关部门和人员进行技术文件的编制、审核，相关部门和人员负责行政管理文件的起草工作。

4.4文件的登记和发放

已批准发布的文件由本所文档管理员确定发放范围，加盖文件受控标识，然后向指定的区域和人员发放，并填写记录。

4.5技术文件的查新

4.6.1业务办公室负责标准的查新。

其它人员有提供最新标准动态的义务。

4.6.2新标准信息的来源：

中国标准化委员会（网址：

WWW）、《农业质量

标准》和《技术标准通讯》等。

4.6.3最新标准的查新工作，随时进行并登记。

4.6.4新标准的采购经本所技术负责人确认后由业务办公室负责组织采购。

采购的新技术标准及时通知化验室，同时业务办公室履行标准更换手续，文档管理员存档。

4.6文件的更改及回收

4.7.1原编制人员负责受控文件的更改，按要求由原审批人员批准，并下达《文件发

布/更改通知》。

4.7.2检验报告的更正按《检验报告的编写、审批管理程序》执行。

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主题文件控制程序

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4.7.3由文档管理员按对技术文件进行回收，回收后的旧标准盖“失效作废”章，并填写《标准资料发放/回收登记表》。

4.7.4本所技术负责人组织测试标准方法适用性和有效性的审核，经审核已过期失效的技术类文件，文档管理员应及时撤档并补充有效版本。

4.7.5客户提供的方法、资料及与测试有关的文件，属阶段性受控文件，过期失效后应及时撤档。

4.7.6非受控文件修改/换版或过期失效后，均不进行回收。

4.7文件的保管

4.8.1各类技术资料，在工作完成后应及时送交业务办公室归档保管，不得留在个人手中。

4.8.2档案管理员负责本所文件的档案管理工作。

档案应分类、立卷、编号、登记、造册，档案管理员应在每年的一月底前将上年需归档的资料整理并立卷归档。

4.8.3原始记录和检验报告副本等保存期限为5年，其余资料长期保存。

对已失去保存价值的资料，需经业务办公室造册并填写《销毁文件记录表》，报技术负责人批准后进行销毁。

4.8.4各室人员必须妥善保管所领用的文件，不得外借，若有遗失应立即通知文档管理员，经业务办公室主任授权批准后方可补发。

4.7.5作为资料保存的文件，要加盖“资料留存”标识，由各室文档管理人员负责保管。

并应有借阅手续，不得丢失。

4.7.6失效作废的文件应及时撤出使用场所统一保管，以防止工作人员误用。

4.8文件的借阅、复制

4.8.1借阅、复制文件资料，需经业务办公室主任同意，填写《文件借阅、复制登记表》并应按期归还，不得涂改、损坏、转借或遗失。

4.8.2属于保密和保护所有权的有关资料的借阅按照《保密和保护所有权程序》执行。

5.相关文件

《质量手册管理程序》PD/2-01-2006

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主题文件控制程序

颁布日期

2006年4月10日

《检验样品的接收与管理程序》PD/2-27-2006

《检验报告的编写、审批管理程序》PD/2-30-2006

《保密和保护所有权程序》PD/2-02-2006

6.记录

《文件发布/更改通知》QR/2-01-2006

《文件查（借）阅、复制登记表》QR/2-02-2006

《标准资料发放/回收登记表》QR/2-03-2006

《销毁文件记录表》QR/2-04-2006

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主题合同评审程序

颁布日期

2006年4月10日

合同评审程序

1.目的

确认客户与本所双方对合同规定内容理解的一致性；确认测试方法；确认本所有无能力保证合同的执行；确认测试人员能及时理解合同并在规定时限内完成合同。

2.适用范围

适用于对客户委托合同的评审。

3.职责

3.1合同评审员负责执行本程序。

3.2质量负责人负责组织新的、复杂的委托合同的评审。

3.3合同评审员负责常规合同的评审。

3.4业务办公室负责组织合同的实施。

4.评审分类

4.1例行评审：

指对客户提出的要求属于常规、简单测试工作范畴或属于已评审过的重复性测试工作范畴的合同的评审。

这种评审由合同评审员负责。

4.2特定评审：

指对客户提出的要求属于新的、复杂的或更高要求的测试工作范畴的合同的评审。

这种评审由质量负责人负责组织相关人员进行。

对于政府下达的指令性任务应编制计划并保质保量完成。

如果评审包括测试分包的工作，则需负责测试分包人员参加。

5.工作程序

5.1合同的受理

合同评审员负责合同的受理。

受理的合同通常以《检验协议书》的书面形式体现，也可以以其他的书面协议方式体现。

未经所长书面授权，受理合同不得以口头协议方式体现。

填写《检验协议书》时要详细记录样品的有关信息、样品状态，包括是否异常，是否与标准或检验方法中描述的状态有所偏离。

如对样品的状态及要求检验的内容有疑问，应

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主题合同评审程序

颁布日期

2006年4月10日

在检验工作开展之前询问委托方，要求其给予说明。

5.2合同的评审

5.2.1例行评审：

合同评审员接收客户委托后，首先检查、确定《检验协议书》填写是否规范，如：

客户的要求填写的是否明确；所附的信息、资料是否充分；测试方法、标准（如合同中包括取样工作内容时，则包括取样方法）和对检测报告的要求是否明确等。

然后检查样品的标识是否清晰、样品状态是否符合检验要求（见《检验样品接收与管理程序》）等。

如符合上述要求，合同评审员在《检验协议书》上注明日期并签名即可。

5.2.2特定评审：

质量负责人从合同评审员处接到客户委托后，首先确定参加评审的人员，这些人员应是合同评审员和与合同要求的测试工作相关的人员。

如果评审包括测试分包的工作，则需负责测试分包人员参加评审。

评审的形式，如果需要可采用会议评审。

重点评审客户的要求是否符合国家法令、法规、贸易条款和国际检验惯例及实验室有无测试能力（包括人员专业技术水平、工作经验，设备条件与状态，本所测试分包方的能力，标准方法与标准物质的支持，检验时限等方面）。

如果评审结果符合上述要求,则合同评审员代表本所与客户在《检验协议书》签字，质量负责人在《合同评审记录》上签字。

否则，重新签订合同。

合同评审员负责填写《合同评审记录》。

5.3合同的执行

合同评审后，由业务办公室负责组织合同的执行。

5.4合同的修改

在合同实施过程中，如客户要求修改合同，负责合同评审的人员要将变更情况通知所有受影响人员，并详细填写《合同修改记录》。

5.5合同的偏离

在合同实施过程中，如由于本所原因造成合同执行的偏离，业务办公室应及时通知客户。

同时需与客户进行协商，如客户同意，则继续履行合同；否则终止合同。

合同评审员负责填写《合同执行偏离记录》。

5.6合同的归档

合同评审员负责各种合同及评审记录（包括在合同执行过程中与客户要求或工作结果

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