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档案管理DOC
济南市融资担保有限公司担保业务
档案管理暂行办法
第一章总则
第一条本办法的制定旨在通过加强担保业务档案的科学管理，促进担保业务操作的规范化和提高担保业务管理水平，有效防范担保业务的操作风险，提高本公司担保资产质量。
第二条担保业务档案是指在办理担保业务过程中形成的，用以记录和反映担保业务申请、调查、审查、审批、发放、管理和收回全过程及与担保客户相关的重要文件、凭据和图表、声像等资料。
担保业务档案主要由借款人的基本资料、担保业务中的相关契约和担保管理资料等组成。
凡是本公司在管理和直接经办的各类担保业务中形成的具有法律意义、史料价值及查考利用价值的担保材料，均属于担保业务档案的归档范围，均应按照本办法建立担保业务档案。
担保业务档案管理是指担保业务档案资料的收集、整理、立卷归档和保管的过程。
第三条本办法所称的担保业务是指企（事）业法人客户、自然人客户和其他组织在本公司办理的表内外、本外币所有担保业务。
第二章担保业务档案的分类
第四条担保业务档案按照客户和业务记录建立，主要由相关契约及凭据、借款人的基本资料、借款人的担保业务资料、本公司综合管理等资料组成。
第五条根据担保业务档案形成和利用特点，担保业务档案分为三大类，包括：
（一）客户信息类。
该类资料以“无变化不更新”为原则进行保管。
如果客户信息在业务存续过程中发生变化，则需及时更新档案库中的客户资料证明文件。
主要包括以下内容：
1．《企业法人营业执照》副本复印件；
2．《事业单位登记表》副本复印件；
3．《特种经营许可证》复印件；
4．《税务登记证》（国税、地税）复印件；
5．《外商投资企业批准证书》复印件；
6．《外商投资企业外汇登记证》复印件；
7．《中华人民共和国组织机构代码证书》复印件；
8．法人代表、负责人或代理人的有效身份证明复印件；
9．企业法人注册资本验资报告复印件或有关注册资本来源的证明材料；
10．企业当期及前三个会计年度的财务报表（不足三年的应提供成立以来的报表，担保业务对财务报表有特殊要求的，从其规定）；
11．自然人贷款或作为担保人的，应包括本人及配偶的有效身份证件复印件、户口簿复印件、婚姻状况证明、财产及收入状况证明；
12．企业章程、联营协议复印件；
13．签章样本；
14．贷款卡证明材料复印件；
15．企业变更登记有关文件的复印件；
16．企业转制、改组等重大行为的相关资料；
17．有关审计和稽核报告；
18．其他必要的客户信息类归档资料。
（二）放款流程类。
该类资料以“业务发生及时更新”为原则进行保管。
保管时按照业务发生顺序归档。
该类担保业务资料主要包括以下内容：
1．担保业务批复书；
2．担保业务申请书；
3．担保业务调查报告；
4．担保业务呈报表或审查审批表；
5．担保业务主从合同或协议；
6．借款人或担保人有权机构（股东会/董事会等）同意申请授信业务或提供担保的决议、文件；
7．经办人授权委托书及其身份证复印件；
8．提款申请书或法人单笔支用申请审批表；
9．抵（质）押物评估报告或作价依据；
10．抵（质）押物所有权或使用权证明文件复印件；
11．办理抵（质）押登记的有关证明文件复印件；
12．权利质押中的各种有价单据或应收账款确认书复印件；
13．抵（质）押物保险单；
14．抵（质）押公证书；
15．抵押房产权属查询授权书及查询情况；
16．贸易背景证明材料；
17．交易合同、货物单据等贷款用途证明材料复印件；
18．相关声明与承诺函；
19．征信查询授权书及征信报告；
20．相关业务管理办法要求的其他资料；
21．其他必要的业务流程类归档资料。
（三）保后管理类。
保后管理以“定时更新，即时补充”为原则，根据保后管理的频率要求，定期将保后管理的有关资料进行存档管理，特殊情况下需要进行临时保后检查或进行贷款诉讼、执行、核销的可以随时更新资料存档保管。
保管时按照业务发生顺序归档。
资料主要包括以下内容：
1．企业财务报表；
2．证明贸易背景真实性的税收证明等相关材料（承兑业务）；
3．风险预案或相应说明；
4．贷款催收通知书回执；
5．贷款起诉状、受理案件通知书、开庭传票原件；
6．法院判决书、调解书、裁定书原件；
7．强制执行申请书、债权凭证、法院执行裁定书原件；
8．以物抵贷资产清单、权属证明、抵贷协议等其他必要资料复印件；
9．被兼并企业实施兼并前与贷款行的全部担保业务关系原始记录，包括各类借款合同、担保合同、借据等契约复印件及相关兼并证明材料复印件；
10．有关利息减免、企业改制等方面的批复文件复印件；
11．呆账核销申报材料，包括申请核销报告、债权或股权证明材料、债权或股权损失证明材料，上级行批复文件，破产终结后需要继续追偿本行债权的有关文件和材料复印件；
12．呆坏账核销后收回债权的重要凭据、账务处理凭据和相关材料复印件；
13．其他必要的保后管理类归档资料。
第三章担保业务档案的管理
第六条担保业务档案管理实行统一集中管理。
全套担保业务档案，包括客户信息、担保业务流程、保后管理资料由综合部集中保管。
第七条各部门应按照本办法要求实施担保业务档案的移交、立卷、归档、调阅、提取、保管、销毁等各项管理活动，做到科学管理、有效利用，严防毁损散失，确保担保业务档案的完整与安全。
第八条综合部应指定专人担任（兼任）担保业务档案管理员。
担保业务档案管理员应具有一定担保专业知识、责任心强、仔细认真、严守秘密。
负责对接收档案的完整性和规范性进行检查，负责担保业务档案移交、立卷的管理。
第九条综合部负责定期或不定期进行担保业务档案管理自查工作。
第十条综合部对辖内担保业务档案资料的收集、整理、立卷归档和保管、销毁等工作承担相应的管理责任。
第十一条担保业务档案的移交
（一）客户信息资料由担保业务主办客户经理收集整理，在提交放款时或审查审批结束后5个工作日内整理完毕，编制《担保业务档案移交表》（见附表1-1），移交档案管理人员存档。
担保流程资料由担保业务主办客户经理收集整理，编制《担保业务档案移交表》（见附表1-2），交放款审查人审查，放款审查人在放款后5个工作日内整理完毕移交档案管理人员存档。
保后管理资料由担保业务主办客户经理收集整理，编制《担保业务档案移交表》（见附表1-3），以部门为单位，每年至少一次集中将保后管理的有关资料移交档案管理人员存档。
涉及诉讼、执行、核销等保后管理资料自相关文件或凭证取得后5个工作日内移交档案管理人员集中保管。
（二）担保业务审批后超过批复有效期仍未办理的，超期5个工作日内主办客户经理应将未办理的情况说明随批复书一起按照放款流程资料移交档案管理人员保管。
（三）移交程序
担保业务档案应及时移交，主办客户经理、档案管理员和监交人三方需在移交清单签字确认档案移交手续。
1．主办客户经理搜集、整理、核对担保业务资料，填写《担保业务档案移交表》（见附表1），在担保业务档案移交表“交出人”处签名；
2．监交人确认担保业务资料无缺失、要素填写完整后，在担保业务档案移交表“监交人”处签名；
3．档案管理员对照担保业务档案移交表核准移交档案的数量和每份文件的页数，核查每份文件资料的构成要素，包括名称、内容、签章、日期等，确认达到归档要求后接收档案资料，在担保业务档案移交表“接收人”处签名；
4．对于存有问题的档案应及时退回，并督促移交人员尽快补齐资料或修改有误部分，重新办理移交手续。
第十二条担保业务档案的整理立卷
（一）担保业务档案按照按户建档、分类管理的原则收集和保管。
除联户联保业务外同一个客户的担保业务档案资料按第二章第五条担保业务档案的分类规定，分类分卷放置，并编制相应的案卷号码和《担保业务档案建档目录》（见附表2），一户一档。
联户联保业务以每组借款人为单位进行保管。
（二）档案管理员负责担保业务档案的立卷，按照担保业务档案编号规则在档案装具上进行编号，担保业务档案移交表作为卷内目录附在卷内首页。
担保业务档案建立后应填立《担保业务档案建档目录》（见附表2），供日常档案管理和调阅查询使用。
（三）担保业务档案案卷号编号规则
档案案卷编号由4个字段组成，每个字段间以横线连接。
即为：
机构号—客户号—年度—保管期限。
1．机构号：
应与担保业务管理系统中的机构代码一致，以6位数字表示；
2．客户号：
应与担保业务管理系统中的客户号一致，以10位数字表示；
3．年度：
为档案建立的年份，以4位数字表示；
4．保管期限：
包括5年、15年和永久保管，分别用5、15和YJ表示。
（四）担保业务档案归档号编号规则
档案盒封面标签中的“归档号”即《担保业务档案建档目录》（见附表2）中的“归档号”，用于档案查询索引。
归档号按年度建档顺序编制，例如：
2015年建立的第一户档案资料，编号为“2015-001”，该归档号长期有效，如该客户在以后年度又发生业务，其档案资料依然在“2015-001”号档案中保存。
（五）档案盒标签（见附表6）为标准尺寸，直接打印。
第十三条担保业务档案的保管
（一）各分支机构应设立担保业务档案库，档案库要配备必要的设施，具备防盗、防火、防渍、防腐蚀、防有害生物的功能。
档案装具主要有：
档案橱、柜、档案盒、卷内目录、担保业务档案移交表等。
（二）档案管理员要对担保业务档案妥善保管，严格遵守保密制度，不得违规借出担保业务档案或透露档案内容。
要定期检查各类档案的保管情况，检查间隔为每季一次，并书面记录检查结果。
（三）已结清担保业务按户装订，单独保管，每年3月底前将上年度结清业务整理完毕。
（四）担保业务档案的保管期限
依据授信的偿还期限，将担保业务档案的保管期限划分为五年期、十五年期和永久保管三种，其中：
1．五年期：
一般适用于授信期限在1年以内（含1年）的短期授信，结清后原则上再保管5年，主要包括短期单笔贷款、承兑汇票、承兑汇票贴现、贸易融资等；
2．十五年期：
一般适用于授信期限在1年以上的中、长期授信，结清后原则上再保管15年；主要包括中长期贷款及项目开发贷款等；
3．永久保管：
有担保物关系未结清的客户的档案列为永久保管；涉及诉讼、执行、核销的档案列为永久保管；根据管理需要，有特殊保存价值的档案列为永久保管；担保业务档案的销毁清册列为永久保管。
第十四条担保业务档案的调阅
综合部要建立担保业务档案调阅登记制度。
调阅人可调阅档案原件，或对所需的档案进行复制，但不得将原件抽走。
担保业务档案只能在档案管理员的监督下现场调阅。
本单位员工调阅档案应提交系统流程，注明登记调阅人姓名、调阅日期、调阅原因、调阅内容等，经综合部领导和公司领导审批后，提交档案管理员办理。
公安局、检察院、法院调阅担保业务档案，必须持有立案通知、调阅公函等相关证件，经档案管理部门负责人同意，填写调阅单（见附表3）后，由专人负责陪同调阅。
第十五条担保业务档案的外借
客户担保业务档案原则上只能现场调阅，如遇特殊情况，需经公司领导及档案管理部门负责人批准才能外借。
外借档案必须填写档案外借单（见附表4），登记外借人姓名、外借日期、外借档案内容及页数、外借原因及归还日期等。
第十六条担保业务档案的销毁
担保业务档案的销毁统一由综合部负责。
保管期满的客户担保业务档案要编制客户担保业务档案销毁清册（见附表5），列明销毁档案的案卷号、客户名称、业务名称、业务起止年度、件数、应保管期限、销毁时间等内容，部门经理同意，报总经理审批后，进行销毁。
第十七条担保业务档案管理各方职责
（一）担保业务档案的管理涉及到主办客户经理、监交人、担保业务档案管理员等环节。
（二）主办客户经理负责担保业务资料的搜集、整理、核对和提交工作。
（三）监交人负责确认担保业务资料无缺失、要素填写完整并签署审查意见。
（四）档案管理员负责担保业务档案的立卷、保管、调阅、外借、销毁等工作。
第四章担保业务档案的保密制度
第十八条担保业务档案涉及国家、公司和企业机密，档案管理员、调阅人员均需严格执行保密制度。
第十九条严格遵守资料、档案的借用管理制度。
如需借用调阅资料、档案，按规定办理登记手续。
第二十条所有担保业务档案必须及时入库、加锁保管。
第二十一条由于机构变动或人员变动，需要进行档案交接时，档案管理员必须将所管档案资料逐卷（件）点交清楚，双方在交接文据上签字盖章，综合部负责人批准后方可离职。
第五章罚则
第二十二条对违反担保业务档案管理规定的行为，按照《公司员工违规行为处理规定》的有关规定予以处罚，构成犯罪的，依法追究刑事责任。
第六章附则
第二十三条本办法由本公司综合部负责解释、修改。
附表：
1．担保业务档案移交表
2．担保业务档案建档目录
3．担保业务档案调阅单
4．担保业务档案外借单
5．担保业务档案销毁清单
6．担保业务档案卷（盒）标签
附表1－1：
济南市融资担保有限公司担保业务档案移交表（客户信息）
客户名称：
移交单位：
序号
资料名称
件数
页数
备注
1
企业各类证照复印件
2
企业法人注册资本验资报告复印件或有关注册资本来源的证明材料
3
法人代表、负责人或代理人的有效身份证明复印件
4
企业财务报表
5
企业章程、联营协议复印件
6
贷款卡证明材料复印件
7
企业变更登记有关文件的复印件
8
企业转制、改组等重大行为的相关资料
9
签章样本
10
有关审计和稽核报告
11
自然人贷款或作为担保人，本人及配偶有效身份证件、户口簿复印件
12
婚姻状况证明材料
13
财产及收入状况证明
14
其他归档资料——
件数及页数合计
交出人：
接收人：
监交人：
移交时间：
年月日
附表1－2：
担保业务档案移交表（担保业务流程）
客户名称：
移交单位：
序号
资料名称
件数
页数
备注
1
担保业务批复书
2
担保业务申请书
3
担保业务调查报告
4
个人贷款客户谈话笔录
5
担保业务呈报表或审查审批表
6
主从合同或协议
7
同意贷款或提供担保的书面文件
8
经办人授权委托书及身份证复印件
9
提款申请书或法人单笔支用申请审批表
10
相关声明与承诺函
11
抵（质）押物评估报告或作价依据
12
抵（质）押物所有权或使用权证明文件复印件
13
办理抵（质）押物登记的有关证明文件复印件或公证书
14
权利质押中的各种有价单据或应收帐款确认书复印件
15
抵押房产权属查询授权书及查询情况
16
贷款用途证明材料或贸易背景证明材料
17
征信查询授权书及征信报告
18
其他归档资料——
件数及页数合计
交出人：
接收人：
监交人：
移交时间：
年月日
附表1－3：
担保业务档案移交表（保后管理）
客户名称：
移交单位：
序号
资料名称
件数
页数
备注
1
企业财务报表
2
证明贸易背景真实性的税收证明等相关材料
3
风险预案或相应说明
4
贷款催收通知书回执
5
贷款起诉状、受理案件通知书、开庭传票原件
6
法院判决书、调解书、裁定书原件
7
强制执行申请书、债权凭证、法院执行裁定书原件
8
债权凭证、法院裁定书或以物抵贷资产清单、权属证明、抵贷协议等其他必要资料复印件
9
被兼并企业实施兼并前与贷款行的全部信贷关系原始记录，包括各类借款合同、担保合同、借据等契约复印件及相关兼并证明材料
10
有关利息减免、企业改制等方面的批复文件
11
呆账核销申报材料，包括申请核销报告、债权或股权证明材料、债权或股权损失证明材料，上级行批复文件，破产终结后需要继续追偿本行债权的有关文件和材料
12
呆坏账核销后收回债权的重要凭据、账务处理凭据和相关材料
13
其他归档资料——
件数及页数合计
交出人：
接收人：
监交人：
移交时间：
年月日
附表2：
担保业务档案建档目录
保管机构：
序号
机构名称
客户名称
案卷号
归档号
建档日期
附表3：
担保业务档案调阅单
序号
调阅日期
调阅人姓名
（本人签字）
调阅内容
调阅原因
归还签名
附表4：
担保业务档案外借单
序号
外借日期
外借人姓名（本人签字）
外借内容及页数
外借原因
归还日期
归还签名
附表5：
担保业务档案销毁清单
保管期限：
案卷号
客户名称
业务名称
业务起止年度
卷内
件数
已保管年限
备注
销毁
意见
档案管理员（签字）：
档案管理部门负责人（签字）：
分支机构负责人（签字）：
监销人签字：
销毁日期：
附表6：
担保业务档案卷（盒）标签
（一）封面标签：
机构名称：
案卷号：
客户名称：
建档日期：
年月日
归档号：
第卷共卷
保管期限：
经办部门：
档案管理员：
（二）侧面标签：
机构名称:
客户名称：
客户号：
归档号：
升级会员 