家电类采购资金审批流程非上海地区.docx

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家电类采购资金审批流程非上海地区

第一节家电类采购资金审批流程（非上海地区）

摘自《永2003财（规）字第0029号》

一、流程图：

业务员填资金使用申请单、返利结算登记表

返利结算员审核

进货结算员（台帐）审核

营销部经理审核

业务科长审核

财务经理审核

分公司总经理审批

往来主管审核

二、流程说明：

1、资金申请的前提：

（1）预付款：

A、核准的“采购资金排款计划表”范围内资金；B、合法合同规定有预付款内容。

（2）正常采购：

A、核准的“采购资金排款计划表”范围内资金；B、合法合同规定的正常采购内容；C、对应货到票到。

（3）代销联销：

A、核准的“采购资金排款计划表”范围内资金；B、合法合同规定的代销联销内容；C、代销联销销售单；D、对应发票收到。

2、职责说明：

（1）业务员：

A、填制“资金使用申请单”。

填列申请部门、申请日期、供应商名称及相关资料、目前总库存、上月销售、本周销售、信用额度、帐期、进货品名、现有库存、进货数量、进货单价、金额（小写金额）、平均售价、本周销售数、预计销售天数、应帐扣项目等，并按合同规定的方式标明支付方式。

必须保证字迹清晰、数据准确，内容完整。

B、保证预付款金额与合同规定相符，并在发票栏标明“预付款”。

负责预付款后的进货、发票按合同规定到达，前批次预付款的货票未到位不能再申请预付款。

C、按合同规定结帐期拉代销联销的销售单，保证按规定结算。

D、填写“返利结算登记表”。

真实准确地反映当期各种应收返利、补差、费用等，清晰准确填写“货物品类”“货物名称”“资金申请单编号”“应收金额”“结算方式”等内容。

对于折扣折让中已填返利结算登记表但分次帐扣的，在“实收金额”“未收金额”栏注明，下次帐扣时在“备注”栏注明并写清上次“返利结算登记表”编号。

E、合同内容的修订，必须及时办理相关清帐、补充手续，并及时通知对应返利结算员，经销方式（经销、代销、联销）的变更必须及时更改合同资料信息，并反馈到往来主管。

（2）业务科长：

A、审核“目前总库存、上月销售、本周销售、信用额度、帐期、进货品名、现有库存、进货数量、进货单价、金额（小写金额）、平均售价、本周销售数、预计销售天数、应帐扣项目、支付方式”的真实准确性。

B、库存结构的合理性控制。

C、确认合同的准确执行，对合同的准确执行负责，没有签订合同的采购不能付款。

D、供应商信用额度、帐期的审核。

E、本部门采购资金排款计划的审核，合理安排、控制。

（3）营销部经理：

A、审核所填资金使用申请单上内容的真实准确性，必须保证采购的必要性、应收的全面及时性、付款的合理性，对库存、销售、进货应扣帐项目的真实准确性负审核责任。

B、确保采购资金排款计划的合理性、执行的准确性。

C、对于超出合同规定或没有相关返利合同条款的应收款项，在与返利结算员沟通协调情况下，以文字注明方式作最后裁定，并对后期执行作出安排，负责最后的落实。

D、负责协助执行财务结算制度、供应商往来帐管理（前帐不清后帐不结）等有关规定。

（4）进货结算员（台帐）：

A、审核前一笔预付款的进货、发票到位情况，保证前期预付款货票两清。

B、保证发票及时入帐,按规定时间及时办理结算手续。

C、审核正常采购、代销联销方式下的货票到位情况，保证付款金额与发票金额的对应。

D、发票上反映的正常折扣折让的必须以负数清晰地在进货栏单列，并填写“返利结算登记表”反映折扣折让。

E、销售退货的及时帐扣。

F、对资金申请付款内容作出登记，并跟踪。

（5）返利结算员：

A、审核“资金使用申请单”及“返利结算登记表”上各种应收返利、补差、费用等的及时准确性，保证对应合同条款的执行。

B、超出合同规定或没有相关返利合同条款的应收款项，应及时与营销部经理沟通协调，在营销部经理作出与合同不符条款的处理决定后，有权要求营销部经理注明理由、安排落实；上述应帐扣项目的最后确认权在业务部门营销经理。

返利结算员负责执行并登记跟踪。

C、审核“返利结算登记表”填列内容的完整性，并在“合计栏”填写大写金额。

审核折扣折让中已填返利结算登记表但分次帐扣的是否在“实收金额”“未收金额”或“备注”栏注明并写清上次“返利结算登记表”编号。

D、及时开具相关费用发票，并跟踪已扣款部分（折扣折让）发票的及时回收。

E、注意常规与非常规（特价机、包销买断、资本运作等）合同返利政策的区别。

F、负责扣款后大写金额的确认填写。

G、各种已收返利、补差、费用等登记工作，应收、已收及时与业务员信息共享。

（6）往来主管：

A、查看对应供应商的往来帐，并与往来对帐员协调，按规定要求供应商及时配合对帐，保证双方帐务准确对应，行使对往来结算中不符合公司规定的供应商行使拒付的权力。

注意下列情况：

a、执行往来结算前帐不清后帐不结的规定。

b、被列入往来黑名单的供应商，拒绝付款。

c、改变经营方式的前帐不清后帐不结等。

B、前一笔预付款的货票回收控制。

C、统购分销、大盘合同结算点的控制。

D、经销方式（经销、代销、联销）、结算方式（预付款、正常付款）的控制。

E、审核资金使用申请单票面清晰度，内容填列的标准齐全性。

金额不得涂改、划线，发现有涂改、划线现象，必须要求当事人说明并在涂改、划线处签字确认。

对于票面不清、涂改、划线严重的，可要求重填。

F、审核大小金额计算的准确性、票据的齐全合规性；如与大小写合计不符，应及时按倒程序打回或要求重申请。

往来主管不得更改大小写金额。

（7）分公司总经理：

A、负责采购、销售指导政策的出台，并落实到资金结算的指导性操作。

B、统筹分公司的资金计划、使用，保证资金周转和效益。

C、计划内付款的审批：

a、视听、手机、数码IT类：

3万元及以上；

b、小白、小黑类：

5万及以上；

c、彩电、空调、冰洗类：

10万及以上

d、所有预付款性质资金申请；

e、结束合作品牌最后一次付款；

f、黑名单上供应商恢复往来的第一次付款；

g、分公司确定并报备案的审批范围。

D、计划外付款审批，必须严格计划外采购资金结算的必要性控制。

E、公司整体利益的保证。

（8）财务经理：

A、财务手续的全面审核。

B、资金计划、结算的整体把握。

（9）结算主管：

A、收集整理供应商结算资料（名称、对应品类、银行帐号、授权联系人、）。

B、审核结算流程的执行环节是否到位，签字手续是否完备，有签字程序的最后确认权。

C、审核“资金使用申请单”与“采购资金排款计划表”的对应性。

D、结算时间的控制，资金使用申请单上“付款日期”的确定。

E、负责安排结算供应商身份的确认，安排办理付款确认书等结算手续，保证结算的安全准确。

F、按公司结算规定合理安排资金，确定付款时间，保证及时准确按大写金额付款。

G、采购资金排款计划表的执行登记并分析。

三、采购资金排款计划表

1、报表格式：

采购资金排款计划表--***

品类：

月日至日

供应商名称

品牌

结算种类（预付款、正常采购、代销联销）

排款金额（万元）

应扣金额（万元）

应付金额（万元）

结算方式（银票、商票、延期支票、现票）

增票额（万元）

备注

合计　

业务员：

业务科长：

2、报表说明：

（1）报表主题中“--***”表示业务员名字，如“采购资金排款计划表—王峰”。

（2）“结算种类”“结算方式”按附注对应项填列。

（3）“排款金额”为进货结算金额，“应扣金额”为各种应收返利、补差、费用等合计，“应付金额”=“排款金额”-“应扣金额”。

（4）“增票金额”由业务员填写，进货结算员负责审核，并在备注栏表述。

（5）以对应结算种类的资金申请前提、规定结算时间为采购资金排款计划填报依据。

（6）本表由业务员完整填列后，交对应业务科长审核。

业务员必须事前作出合理安排，及时与供应商进行洽谈协商，保证进货金额、帐扣金额的准确合理，保证计划严肃执行。

（7）审核后的资金排款计划表，报营销部经理、对应品类进货结算员、结算主管各一份，作为结算付款依据。

（8）审核后的采购资金排款计划表，是进货结算员进行资金申请、结算主管安排资金的主要依据。

具体资金申请在排款额内按规定程序办理。

（9）结算主管负责采购资金排款计划表的调剂、汇总并上报总部资金管理专员（作为“资金收支计划周报表”的组成）；每月1号将上月采购资金排款计划执行情况分析表上报营销管理部（中心）、总部资金管理专员（表格另行规定）。

3、报表报送时间规定：

每周五下午三点前报下周采购资金排款计划表。

四、相关规定：

1、资金使用申请单的填制要求：

（1）不同品牌必须分开填列清楚；

（2）资金使用申请单上填写不下，可附明细清单；后附清单资料齐全准确的，可以在资金使用申请单上简写“见附件”。

（3）特价机必须在申请单上注明，并且列出特价机金额以及规格型号和适用的返利政策；

（4）不能有大量涂改痕迹，保持字迹清晰容易理解。

必须保证字迹清晰、数据准确，内容完整。

2、资金使用申请单的审核传递过程：

由业务员在规定付款时间前一天完成全部资金使用单的跟单签字流程，资金使用申请单不得在供应商手中流动。

3、采购资金排款计划外资金开支规定：

（1）按对应结算种类的审核流程审核。

（2）必须经过财务总监审批，分公司由财务经理代行审批。

（3）结算主管优先安排计划内采购资金，计划外采购资金控制支付；计划外资金作为计划执行的超支项列入计划分析内容。

（4）计划外采购资金的支付，每月以分公司为单位向总部财务管理中心资金管理专员单列明细报告，总部将作为分公司资金管理的参考考核指标。

4、执行说明：

（1）符合审核内容职责要求的才能签字通过，不准有有资金使用申请违反规定却签字的行为；审核不符时，在相关领导（流程上规定具有特定权力）批准的前提下，相关岗位可以注明自己的意见以备查。

（2）限额内计划内资金的审批，无须总经理审批。

（3）各审核程序对各自范围内职责负责，下级程序有对前面违反规定的审核进行追查的义务。

（4）分公司根据具体情况作出的适当调整（程序精简、审核职责合并），必须报总部资金管理专员经批准后执行。

（5）相关审核岗位授权，必须要有公司认可的授权委托书，并报结算主管备案。

（6）各分公司结算主管，必须及时以书面形式对各审核人员的变动进行登记并上报总部。

（7）本规定自二00三年八月二十六日实施，解释权在总部财务管理中心资金管理专员。