薪酬差旅业务招待办公用品等管理费用报销管理办法大全.docx
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薪酬差旅业务招待办公用品等管理费用报销管理办法大全
公司管理文件
文件编号：
****** 第N版 签发：
总经理
管理费用管理办法
1目的和适用范围
1.1为加强公司本部（以下简称本部）管理费用的预算管理和日常管理，明确管理权限和职责分工，进一步理顺管理费用预算、核算的管理业务流程，规范费用开支范围和控制费用支出，保证各项管理工作的正常开展，特制定本制度。
1.2本制度适用于本部，各运营管控、战略管控类子公司（以下简称各子公司）参照执行或参照本制度制定管理细则。
本制度制定的各项费用标准适用于本部人员及各子公司直管干部，原则上不得突破。
2管理费用的定义、内容、管理原则
2.1管理费用是指公司本部为管理和组织各项经营活动而发生的费用以及按照国家及地方政府相关法规或公司制度的规定，提取或者缴纳并在管理费中列支的各类费用。
经营管理发生的各项费用包括职工薪酬、技术开发经费、劳动保险费、资产使用费、税费、折旧及摊销、检修费用、公用设施费用、后勤服务费、专业服务费、警卫消防费、环境保护费、系统维护费、劳动保护费、公共关系费、办公费、邮电通讯费、差旅及通勤费、公务用车费等费用。
提取或者缴纳的各类费用包括工资附加费、税金以及按规定提取缴纳的其他费用等。
2018年12月29日发布 2019年1月8日实施
2.2管理费用开支内容及核算规范参见公司统一会计科目使用说明。
2.3管理原则：
专项控制与总额控制相结合。
2.3.1专项控制：
根据管理要求及费用项目性质，确定需公司本部层面统一筹划的专项费用及重点控制费用，明确专业归口管理部门（以下简称归口部门），充分发挥归口部门对费用的管控作用（见附表1）。
2.3.2总额控制：
本部各职能部门按“节约、合理、必需”的原则安排管理费用支出，并对下达的管理费用预算总额进行控制使用，以保证公司本部管理费用的总额控制。
3管理职责分工
3.1经营财务部是本部管理费用的综合管理和会计核算部门，全面负责本部管理费用的管理业务（预算管理和日常管理）。
3.1.1负责本部管理费用管理制度的拟定与修订。
3.1.2负责本部管理费用年度（中期调整）预算组织编制、报审、下达和执行情况分析；月度预算执行情况反馈；预算日常调整、追加审核与总额控制管理。
3.1.3负责本部管理费用明细科目的确定、日常支付和核算工作，对报销单证表面合法性承担审核责任。
3.2归口部门是其归口管理的专项费用、重点控制费用的管理部门。
3.2.1负责拟定与修订专项费用管理细则及流程。
3.2.2负责其归口管理费用年度（中期调整）预算编制管理并根据费用使用承担范围将预算草案分解至相关职能部门；按批准下达的年度预算进行日常跟踪、总额控制管理工作；预算日常调整、追加的初审。
3.3各职能部门是本部门管理费用的管理部门。
3.3.1负责本部门管理费用年度（中期调整）预算编制管理；按批准下达的年度预算组织实施与日常管理费用报支、控制管理工作。
3.3.2审核费用事项的真实性、合法性，其责任人是各职能部门的负责人。
4预算管理流程（见附表2）
4.1本部管理费用实行预算管理，并纳入公司预算体系之中。
4.2年度（中期调整）管理费用预算（以下简称费用预算）的编制。
4.2.1经营财务部根据公司年度（中期调整）预算编制进度安排，提出费用预算编制大纲，并发各职能部门和归口部门进行费用预算草案编制工作。
4.2.2各职能部门、归口部门根据编制大纲的要求和预算期业务开展安排，按零基预算原则编制预算草案，经各职能部门和归口部门盖章或负责人签字后，以书面形式报经营财务部。
4.2.3经营财务部根据上报的预算草案，在严格审查各项费用预算并进行平衡的基础上，编制本部费用预算初案，报公司领导审批。
4.2.4经公司领导审批后，经营财务部下达本部费用预算目标，分解落实方案并形成本部费用预算，发各职能部门、归口部门执行。
4.3管理费用年度预算的调整
管理费用年度预算原则上不进行调整，如遇预算编制前提变化、业务划转或机构变动等特殊情况，可提出调整申请。
预算调整按如下报审程序进行。
4.3.1年度预算调整，由各职能部门填写管理费用预算调整审批表（见附表3），经归口部门初审后报送经营财务部。
4.3.2如预算调整超过本部费用预算总额的，经营财务部在核实申请理由的基础上提出追加审核意见报公司领导审批，并按公司《预算管理制度》（SEZ13009）规定办理追加手续；未超过本部费用预算总额的，经营财务部在核实申请理由的基础上作预算调整审批。
4.4管理费用的分析与评价
4.4.1管理费用月度和年度预算执行情况，由经营财务部向各职能部门和归口部门进行实绩反馈。
4.4.2各职能部门、归口部门必须按月对管理费用进行逐项分析，偏离预算的费用项目，应向经营财务部予以说明，并同时对费用执行过程中的异常波动情况提出控制措施。
4.4.3各职能部门管理费用预算执行情况纳入绩效评价体系。
5细则
5.1差旅费管理细则（经营财务部-详见附件4）
5.2私车公用费管理细则（经营财务部-详见附件5）
5.3业务招待费管理细则含礼品管理附则（经营财务部、办公室-详见附件6）
5.4会议费管理细则（办公室-详见附件7）
5.5因公出国费用标准和管理办法（经营财务部-详见SEZ13002）
5.6外请国内人员费用开支管理细则（经营财务部-详见附件8）
5.7办公费管理细则含移动电话费管理附则（办公室）、印刷费/资料宣教费管理附则（企业文化部）、办公用品管理附则（办公室）（详见附件9）
6专项费用归口管理部门可根据本办法，结合自身实际情况，制订相应的内部管理细则。
7质量记录
7.1附件3管理费用预算调整审批表SEZ13027-01A
8相关文件
8.1附件1专业归口管理费用明细表
8.2附件2管理费用预算管理流程图
8.3附件4差旅费管理细则
8.4附件5私车公用费管理细则
8.5附件6业务招待费管理细则含礼品管理附则
8.6附件7会议费管理细则
8.7附件8外请国内人员费用开支管理细则
8.8附件9办公费管理细则含移动电话费管理附则（办公室）、印刷费/资料宣教费管理附则（企业文化部）、办公用品管理附则（办公室）
8.9因公出国费用标准和管理办法（SEZ13002）
8.10公司《预算管理制度》（SEZ13009）
8.11公司《费用报支管理办法》（SEZ13055）
8.12公司《宽级绩效薪资体系实施细则》（SEZ12002）
8.13《公司公务用车管理办法》
制定：
***日期：
2018年12月07日
审核：
***日期：
2018年12月07日
附件1
专业归口管理费用明细表
费用性质
费用项目
归口部门
费用使用承担范围
专项费用
职工薪酬
人力资源部
各职能部门
其中：
科技奖励费
运营管理部
运营管理部
劳动保险费
人力资源部
各职能部门
技术开发经费
运营管理部
运营管理部
资产使用费
资产管理部
各职能部门
税费
经营财务部
经营财务部
折旧及摊销
经营财务部
各职能部门
重点控制费用
检修费用
运营管理部、
办公室
运营管理部、
办公室
公共设施费
办公室
办公室
后勤服务费
办公室
办公室
专业服务费
资产管理部
各职能部门
学会网络费
运营管理部
各职能部门
咨询费
运营管理部
各职能部门
警卫消防费
工厂管理部
工厂管理部
环境保护费
工厂管理部
工厂管理部
劳动保护费
工厂管理部
工厂管理部
系统维护费
运营管理部
运营管理部
业务招待费
经营财务部
各职能部门
会议费
办公室
各职能部门
资料宣教费
企业文化部
各职能部门
印刷费
企业文化部
各职能部门
办公用品
办公室
各职能部门
邮电通讯费
办公室
各职能部门
其中：
其他邮电费
运营管理部
运营管理部
差旅费
经营财务部
各职能部门
私车公用费
资产管理部
各职能部门
国际差旅费
办公室
各职能部门
公务用车费
办公室
办公室
附件2
附件3表格编号：
SEZ13027-01A
管理费用预算调整审批表
填表日期：
申请部门
调整项目名称
调整前预算
万元
调整后预算
万元
调整原因（请详细分析并说明，不够可附页）：
申请部门（公章）：
部门负责人签字：
填报人：
联系电话：
年月日
专业归口管理部门审核意见：
部门公章：
联系人：
联系电话：
年月日
经营财务部审核意见：
签字：
年月日
公司领导审批意见：
签字：
年月日
注：
1、申请调整预算超过本部管理费用预算总额，由公司领导审批。
2、申请调整预算未超过本部管理费用预算总额，由经营财务部审批。
附件4
差旅费管理细则
1定义：
差旅费用指国内差旅费用，包含员工因公务需要发生的外埠差旅、本埠差旅、人员调遣等费用。
2管理原则
2.1差旅费管理以保障公司经营活动有序开展为首要目的，在满足公司对差旅效率要求基础上，规范费用支出，发挥差旅集中采购优势，节约差旅成本。
2.2差旅费遵循预算总额控制，管理标准范围内自主调整原则。
3特殊情况下超过管理标准的费用，需附相关说明并经职能部门负责人或被授权人（以下简称审批人）在预算额度内审批同意。
4外埠差旅费管理标准
4.1原则上按以下标准在限额内据实报销：
4.1.1原则上不得住商务套房。
4.1.2对确因工作需要，随同公司领导一同出差的公司其他员工的差旅费如超管理标准，经审批人签字后，据实报销。
对象
公司岗位级别
外埠差旅费标准
交通工具
住宿
管理岗位
GI
飞机公务舱、火车软卧、轮船头等舱
上限1500元/天
GH
飞机经济舱、火车软卧、轮船头等舱
上限1000元/天
GG
GF
飞机经济舱，其他交通工具的选择以不超过经济舱费用为原则
子公司总经理：
上限1000元/天
其余人员：
上限800元/天
GE
400元/天（除参加会议由会务统一安排住宿外，凡遇单人出差或其他特殊原因确需单独住宿的，可按该标准的2倍在限额内据实报销）
技术岗位
GH
飞机经济舱，其他交通工具的选择以不超过经济舱费用为原则
上限800元/天
GG
GF
400元/天（除参加会议由会务统一安排住宿外，凡遇单人出差或其他特殊原因确需单独住宿的，可按该标准的2倍在限额内据实报销）
GE
GD
200元/天（除参加会议由会务统一安排住宿外，凡遇单人出差或其他特殊原因确需单独住宿的，可按该标准的2倍在限额内据实报销）
GC
GB
GA
4.2出差补贴标准
4.2.1外埠出差生活补贴标准，按出差天数40元/天使用。
其中伙食费30元/天包干使用，出差期间发生的个人餐饮费用不属可报销范围；交通费10元/天，如在出差当地发生交通费用则不给交通补贴。
为市外出差发生的市内交通费（机场往返），应与市外发生的差旅费同时报销，进外埠差旅费。
对本埠、外埠差旅费不得混报。
短期出差，自驾车至机场短泊停留发生的停车费，可凭机票和机场停车费发票在200元限额内据实报销。
“出差天数”的计算，按乘坐交通工具离沪时间至出差结束返回抵沪时间的日历天数计算。
出发时间12：
00之前为全天，之后为半天。
到达时间12：
00之前为半天，之后为全天。
4.2.2公司驻外埠工作人员驻外津贴，按公司《宽级绩效薪资体系实施细则》（SEZ12002）相关规定执行。
4.3机票、住宿费用预订方式
4.3.1外埠出差乘坐飞机及住宿需通过公司差旅服务管理系统（以下简称差旅平台，网址：
）预订，若协议酒店不能满足员工差旅需求需另行安排的，可择优选择并作书面说明，同时将相关需求信息反馈差旅平台。
4.3.2如因其他特殊事项无法通过差旅平台订购，需附相关说明并经审批人签字后，在限额内据实报销。
5本埠差旅费管理标准
5.1交通费用
5.1.1员工正常上、下班发生的通勤费不属本埠差旅费报支范围。
5.1.2购自备车并享受公务用车补贴的员工，其市内公出发生的过桥费、停车费、出租车费、公交费、汽油费等费用不属可报销范围。
5.1.3员工市内公出应尽量选择地铁等高效便捷的市内交通工具。
确需乘出租车的，经审批人签字后报销。
5.2住宿
市内公出不安排住宿，若确因条件限制、工作需要（如赴远郊或交通不便的崇明、金山等地区），经审批人签字，住宿费参照4.1标准据实报销，并参照4.2.1规定给予相应补贴，列支本埠差旅费。
5.3本埠差旅费不能报销各类交通卡、汽油卡及其他代价卡支出的费用。
5.4若干人员一并报支本埠差旅费，必须在报支清单上写明报支人员的范围并及时报支。
6调遣费用
6.1高校毕业生调遣
6.1.1公司招聘的高校毕业生调遣费列支外埠差旅费。
6.1.2公司招聘的高校毕业生到公司报到的车船费、住宿费（调遣途中限于交通条件，必须中途转换交通工具并在中转点住宿的，每中转一次，可凭票报销1天住宿费用），参照一般员工外埠差旅费控制标准，由部门负责人审核后报销，无差旅补贴。
6.1.3行李费：
每人在200千克以内快件托运，据实报销；包装费用及超量部分自理。
6.2职工及转业军人调遣
6.2.1调入公司或公司调往外地工作的员工，住宿费、交通等标准均按第4条外埠差旅相关规定报销和列支。
6.2.2与调动人员随同调遣的家属，所发生的差旅费按调动人员的标准报销；夫妇双方同时调动的，其差旅费按级别高的一方标准报销；已满16周岁的子女随同调离的费用，按一般员工标准报销。
6.2.3调动人员的行李、家具等托运费，每人在250千克范围内据实报销（正常生活必需品，每人可在100千克内托运快件），个别携带个人的书籍、仪器运费可在限量以外，凭运输部门注明的品名、重量据实报销；包装费用及超量部分自理。
6.2.4如家属随同调动人员一起调动，可一次性采用6吨或6吨以下的集装箱托运行李、家具，托运费据实报销。
6.3其它
6.3.1调入公司人员的调遣费，由调出单位预支，员工报到后，由人力资源部签发调遣费结算单，向调入部门结算，实行多退少补，差额部分列入本部门的差旅费。
6.3.2调出公司前往外地工作的员工所预支的调遣费（只预支车船费、行李运费），列入本部门的差旅费。
6.3.3职工调遣一般不得绕道，事先请示领导批准因私绕道的，其绕道费用应按直线单程差旅费报销，超支部分个人自理。
6.3.4预分配毕业生往返学校发生的差旅费用，按高校毕业生调遣费标准报销。
7职工培训实习费用
7.1员工经人力资源部批准，到外埠参加各种专修班、进修班、培训班发生的差旅费，凭人力资源部的批准件及审批人签字，办理报销手续。
7.2外出培训期间，三个月内享受出差待遇（含交通工具、住宿、补贴标准）；三个月以上的超过三个月部分按出差标准减半报销。
（经营财务部）
附件5
私车公用费管理细则
1管理原则
1.1各部门总额控制、个人按预算包干、少用不退、超额自理。
1.2本部人员私车公用费预算下达后纳入本部报支系统按半年释放额度，实时控制，报支时不需另行审批。
2额度标准和管理分类
2.1额度标准按《公务用车管理办法》规定执行。
2.2私车公用费分为用车补贴和一次性购车补贴。
3管理流程
3.1用车补贴
3.1.1由资产管理部根据预算下达额度向经营财务部提供可享受用车补贴人员名册（见附表1），并纳入报支系统。
3.1.2申请用车补贴的人员新增或变更时，由各部门填写用车补贴报支审批表（见附表2），经部门负责人和公司领导审批后交资产管理部、经营财务部备案。
公司GE层级内部专家及以上人员报支标准需由人力资源部审核。
经营财务部据此在报支系统中添加或变更人员额度。
3.1.3中途调离的人员，人力资源部应及时向经营财务部提供相关信息，以结算调离人员当年实际享受的额度并取消其剩余额度。
3.2申请一次性购车补贴的人员，需填写一次性购车补贴报支审批表（见附表3）经办公室负责人审批后交经营财务部报销，并报资产管理部备案。
4预算管理
4.1资产管理部按实际可享受私车公用补贴人员的报销标准，汇总各部门总额度，并纳入各部门预算。
4.2每年第四季度，资产管理部应对各部门全年预算进行总额控制及预算总额内调整。
（经营财务部）
附表1
可享受用车补贴人员名册
部门
工号
姓名
车辆牌号
报销标准（元/月）
执行日期
部门人数小计：
人
部门费用小计：
元
部门人数小计：
人
部门费用小计：
元
专项费用归口管理部门审核意见（公章）：
附表2
用车补贴报支审批表
工号
姓名
车辆牌号
报销标准（元/月）
执行日期
备注
部门审核意见：
人力资源部审核意见：
资产管理部审核意见：
公司领导审批意见：
注：
公司GE层级内部专家及以上人员报支标准需由人力资源部审核。
附表3
一次性购车补贴报支审批表
部门
姓名
购车发票号码（附发票复印件）
所购车型
车价
购买日期
信用卡卡号
办公室审核意见
制单人：
日期：
附件6
业务招待费管理细则
1定义：
业务招待费指公司发生的、与业务相关的餐饮招待、食品、纪念品、礼品等业务活动费用。
2、管理原则
2.1业务招待费使用遵循预算管理、总额控制、规范使用原则。
2.2业务招待费使用情况必须定期向同级职代会汇报。
2.3单笔业务招待费金额超过本部门年度业务招待费预算20%、单笔业务金额大于2万元（含2万元）的大额招待费用必须在发生前作书面报告并经部门负责人审批同意，作为报支附件。
参见公司《费用报支管理办法》（SEZ13055）。
2.4公司子公司人员到本部参加有关业务研讨及工作会议确需用餐的，原则上安排在食堂用工作餐。
3管理职责分工
3.1经营财务部是业务招待费的专业归口管理部门。
3.2企业文化部是公司本部定制纪念品、礼品的策划部门。
3.2.1负责公司本部纪念品、礼品文化内涵、公司标识的审定和指导。
3.2.2负责与企业文化普及相关的纪念品、礼品策划。
3.3办公室是公司本部定制纪念品、礼品集中采购管理部门。
3.3.1负责制定纪念品、礼品定制采购计划，经公司领导审批同意后落实采购。
3.3.2办公室负责建立与修订公司《礼品管理附则》，规范纪念品、礼品收发存各环节，提高纪念品、礼品周转效率，有效降低纪念品、礼品库存。
3.3.3办公室负责建立各消费档次的宾馆、酒店的团购消费协议，各部门可参考选择，以降低本部的业务招待费。
3.4本部各部门是本部门业务招待费用的管理部门
3.4.1负责本部门业务招待费在预算总额范围内开支。
3.4.2负责本部门单笔金额小于1万元的纪念品、礼品的采购、保管、发放、记录。
4开支范围
4.1用于经营活动、维护公共关系等交往中的各项招待用餐、纪念品、礼品赠送开支。
4.2用于有特殊意义的座谈会、茶话会和其他活动等发生的费用。
4.3用于部门慰问伤、病及特殊困难职工的有关费用（由行政承担的费用）。
4.4用于员工加班所必须的餐饮费用。
4.5其它零星、小额、必要开支，由各部门负责人或被授权人在预算范围内控制审批。
5管理标准
5.1业务招待费管理标准由各部门在预算及开支范围内自行控制使用。
对外宴请本着节约原则，针对不同宴请对象各部门进行总额控制。
工作餐（会务餐）的用餐标准不高于60元/人，宴请活动不高于200元/人，赠送个人的纪念品标准不高于500元。
因特定情况，经公司（部门）领导批准的，可适当提高标准。
5.2部门发放纪念品、礼品的单笔金额控制在1万元以内。
（经营财务部）
礼品管理附则
1定义：
礼品是指公司对外公关和业务交往中，以公司名义向有关单位、个人馈赠、发送的各类宣传品、纪念物品和有价消费卡、券。
本办法中出现的“礼品”表述均包括各类有价消费卡、券。
2管理原则：
统一采购、集中管理、按需领用、严格按预算控制费用。
在设置礼品申请、采购、验收和保管等环节，须遵循不相容岗位的职责分离原则，安排不同岗位员工进行管理。
3礼品的定制和采购
3.1每年第四季度，办公室根据公司当年对外开展业务中礼品的使用情况，并在征询各单位需求的基础上制定下年度的公司本部礼品采购计划和费用预算。
3.2年度公司本部礼品采购计划和费用预算，经公司分管领导审核通过后，由办公室与集团公共关系部的协议礼品供应商洽谈采购。
3.3办公室按照审批通过的公司本部礼品采购计划开展采购活动，合理备库，最大限度地提高资金使用效率，原则上对于没有列入公司本部礼品采购计划的礼品不再实行外采购。
3.4计划外礼品采购
3.4.1如现有礼品确不能满足馈赠需求而需实施计划外采购的，各部门可填写“公司本部礼品外采购审批表”（附表1）进行申请。
3.4.2对于单次采购金额在1万元以下的，必须实施“后备案”管理，即外采购申请经本部门领导审批同意后，即可由申请部门实施外采购，待采购完成后再向办公室进行备案、登记；对单次采购金额在1万元以上（含）的，必须实施“前备案”管理，即外采购申请经过本部门领导审批经办公室复核同意并备案、登记后，方可由申请部门实施外采购。
3.4.3任何关于礼品的外采购活动完成后，经办人均须携带“公司本部礼品外采购审批表”原件到办公室礼品管理员处备案、登记，办公室礼品管理员须按实查核后在审批表上签字确认，将审批表复印存档，并负责及时更新“公司本部计划外礼品采购管理台帐”（附表2）。
3.4.4备案后，对于礼品发票金额在1万元以下的，各部门可按业务招待费管理细则的相关规定执行报销程序；对于礼品发票金额在1万元以上（含）的，经办人须携带附有办公室复核确认的“公司本部礼品外采购审批表”原件（作为会计凭证附件），至经营财务部报销，相关费用在礼品采购部门的预算范围内开支。
3.4.5办公室礼品管理员须负责公司礼品台帐的集中管理，确保每一条台帐管理记录与相应审批表一一对应，并按季度向办公室负责人反馈相关计划外礼品采购情况，以利于办公室不断改进、优化本部礼品结构。
3.5本部定制和采购的礼品应在礼品本身或礼盒包装的明显位置标示公司标志。
3.6本部定制和采购的礼品应符合公司的市场地位及企业文化，以达到提升公司对外形象的目的。
礼品应兼顾工艺性、实用性和文化内涵。
按照礼品的使用特性，公司本部定制和采购的礼品主要分为两大类，具体如下：
3.6.1实用性礼品：
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