用友NC学员手册应付管理.docx
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用友NC学员手册应付管理
培训教材手册
-财务会计-应付管理
用友软件股份有限公司
2014年
版权
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用友软件股份有限公司©2014。
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名词解释
债务转移
债务转移指用户进行的应付、付款业务合并或调整的工作。
1.概述
1.1产品概述
应付管理帮助企业处理所有债务业务及相关管理工作，包括：
企业与供应商、部门和业务员所形成的应付款、付款业务的管理，为企业提供各种往来款项的处理（债务转移、付款并账等）及相关查询、统计功能。
通过对应付款项全方位的管理，实现应付业务与采购业务的紧密连接，加强企业对资金流入流出的核算与管理。
产品功能架构及产品业务处理流程分别如下图所示：
财务产品功能架构图
应付管理业务流程图
1.2产品价值
1.灵活的付款协议：
支持分多期付款、固定结算日、账期延期天数管理；预付款可灵活配置是否按付款协议的预付标志核销。
。
2.应付账款确认环节灵活可配置：
1）入库确认应付账；
2）入库暂估应付——收发票确认应付；
3）收发票确认应付。
3.支持跨组织应付管理：
入库组织与收票组织不同，系统可同时记录双方信息，并自动生成双方会计凭
证。
4.预付款管理：
基于订单预付部分款项，收发票后自动核销。
5.付款管理：
支持本组织付款流程、委托集团资金结算中心付款流程。
6.供应商收款业务：
支持包括返利、退货等业务引起的供应商收款业务。
7.多种内部交易处理方式：
1）通过单据协同，自动处理内部往来业务。
相关业务单据生成总账凭证后，其内部交易关联关系自动传递到总账，并在总账自动进行内部交易对账处理；
2）供应链内部交易业务生成双方单位的应收应付单据，并将内部交易业务关联关系传递到应收应付，应收应付单据生成双方单位总账凭证时，自动将内部交易业务关系传递到总账，并进行内部交易对账处理。
8.应付核销：
支持自动、手动核销；支持同币种、异币种核销；支持录入业务单据过程中即时核销；支持应收冲应付核销；
9.支持债务转移。
10.支持应付到期自动预警：
1）支持按应付余额百分比法、销售百分比法、账龄分析法计提坏账准备；
2）支持不同客户按不同计提方法计提坏账准备；影响因素可自由定义。
11.与票据管理紧密集成，可选择票据或开承兑汇票进行支付处理。
1）多种汇兑损益计算方法：
月末计算汇兑损益；外币余额结清时计算汇兑损益；计算已实现汇兑损益未实现汇兑损益；
2）汇兑损益计算纬度既可按单据，又可按客户执行。
12.支持欧盟成员国的应付单确定税额时，增值税合并计税方式。
2.应用场景
2.1应付立账
2.1.1业务描述
1、单组织应用：
Ø购销存模块的采购入库单或者采购发票进行应付结算，确认后生成应付模块的应付单；
Ø运输管理模块的代垫运费发票形成应付单，应付运费发票形成应付单；
Ø采购入库确认采购成本：
⏹采购入库单暂估生成暂估应付单；
⏹单到补差模式下采购入库单与采购发票确认后，原未确认应付单形成应付单，与发票的差额形成应付模块的新应付单；
⏹单到回冲模式下原未确认应付单回冲，形成红字应付单，同时按采购发票票金额形成新的应付单；
Ø资产维修维护：
根据应付租金计算单生成应付单；
Ø应付模块直接立账时，可根据付款单直接生成应付单，完成付款结算；或直接填录应付单后供付款单用于选择付款。
Ø由项目合同推式生成应付单：
根据流程配置，项目合同管理的进度款单推式生成应付单；项目合同管理的结算单推式生成应付单。
2、跨组织应用：
Ø跨组织报销时，报销单据审批生效后，形成费用承担单位对报销单位的应付单；
跨组织采购时，与供应商结算时根据采购发票形成对外结算组织的应付单，内部交易结算时根据内部结算清单形成内部交易双方的应收单和应付单。
业务流程图如下：
2.1.2系统操作步骤
应付立账业务涉及到如下节点：
领域
产品模块
功能节点
供应链
采购管理
采购发票维护
暂估处理
结算单维护
内部交易
内部结算清单维护
库存管理
采购入库
运输管理
应付运费发票
代垫运费发票（给承付商）
资产管理
资产租赁管理
应付租金计算
资产使用管理
保险索赔
资产处置
维修管理
工单
项目管理
项目合同管理
进度款单
结算单
财务会计
应付管理
应付单录入
应付单管理
未确认应付单管理
付款管理
付款单录入
付款单管理
场景1.确认由上游业务单据推式生成的应付单
第一步：
查询上游业务单据推式生成的应付单
路径：
【财务会计】-【应付管理】-【应付日常业务】-【应付单管理】
第二步：
对查询出的（上游业务生成）应付单审核确认
路径：
【财务会计】-【应付管理】-【应付日常业务】-【应付单管理】
第三步：
审核确认后即完成应收立账，此时可联查对应的上下游单据、联查凭证等
路径：
【财务会计】-【应付管理】-【应付日常业务】-【应付单管理】
联查单据：
联查凭证
场景2.由上游业务单据拉式生成的应付单
1、根据付款单生成：
路径：
【财务会计】-【应付管理】-【应付日常业务】-【应付单录入/应付单管理】
点击“新增-主付款单”，输入查询条件后，勾选对应的付款单确认，最后保存。
如下附各图所示。
2、根据应收租金计算单生成：
路径：
【财务会计】-【应付管理】-【应付日常业务】-【应付单录入/应付单管理】
点击“新增-应付租金计算”，输入查询条件后，勾选对应的应付租金计算单并确认，最后保存，如下附各图所示。
场景3.自主形成的应付单
操作位置：
【财务会计】-【应付管理】-【应付日常业务】-【应付单录入/应付单管理】
【新增-自制】选择财务组织，录入单据日期、结算日期、往来对象及对象值，组织本币金额、税码等必输项后，保存。
自主形成应付单即为选择付款模式，启用了预置的“AP01选择付款”业务流设置后，可直接录入应付单。
第四步：
应付单保存后即形成应付明细账
路径：
【财务会计】-【应付管理】-【明细账】-【供应商明细账】
2.2付款业务
2.2.1业务描述
采购业务付款：
采购付款有两个时点可以进行，一个是签订合同后就可以付款，另外则是在发生采购行为时付款。
在产品中分别对应采购合同付款、采购订单付款；
Ø单组织选择收款：
应付单生效——选择应付单生成付款单——自动核销——生成凭证；
付款业务的流程图如下：
2.2.2系统操作步骤
付款业务涉及到如下节点：
领域
产品模块
功能节点
供应链
采购管理
采购订单-采购订单维护
采购订单-采购订单付款计划
合同管理
采购合同-采购合同维护
采购合同-采购合同付款计划
财务会计
应付管理
付款单录入
付款单管理
资金管理
付款排程
付款申请
计划执行
确认上游业务单据推式生成的付款单
路径：
【财务会计】-【应付管理】-【付款日常业务】-【付款单录入/付款单管理】
根据上游各业务场景查询生成的付款单，查出后点击“审批”确认。
手工录入付款单
路径：
【财务会计】-【应付管理】-【付款日常业务】-【付款单录入/付款单管理】
选择“新增-自制”->选择财务组织->选择“往来对象（“供应商/部门/业务员”任选其一）->根据所选往来对象选择输入“供应商/部门/业务员”之一->表体中录入“组织本币金额贷方”等必要字段->点按钮“保存”->点按钮“审批”，收款单即完成立账及生效。
如下图所示。
参照应付单录入付款单
路径：
【财务会计】-【应付管理】-【付款日常业务】-【付款单录入/付款单管理】
选择“新增-主应收单”->在弹出的条件查询窗口中选择财务组织、起止日期后确定->在弹出的应收单选择窗口中选择应收单后点击“确定”钮->在收款单录入（或收款单管理）主窗口点按钮“保存”->收款单管理主窗口点按钮“审批”，收款单即完成立账及生效。
如下图所示。
注：
参照应付单拉式生成的收款单由系统自动核销,核销情况可点击“联查-联查处理情况”查询，但不在“核销处理”中列示。
2.3应付核销
2.3.1业务描述
核销是日常进行的付款核销应付款的工作，用于建立应收单、收款单、应付单、付款单间的核销记录，通常核指的是“审核、核实”，销指的是“注销、销账”。
核销信息是准确反映各账龄段债权债务的依据。
Ø应付核销业务通常包括：
✧赊购：
应付与付款核销
✧预购：
预付与应付核销
✧抵账：
应收与应付核销、收款与付款核销
✧红蓝对冲：
相同借/贷方向单据抵销
✧同/异币种核销：
相同/不同币种单据间的核销
Ø核销的处理模式分为：
✧手动核销：
由用户按单据或者按单据表体行指定借贷方的核销单据，手动核销支持同币种（带折扣）核销、异币种核销、红蓝对冲、赊销、抵账、预售。
✧自动核销；根据设置的相关条件由系统自动完成核销；或预置核销方案，设定后台核销任务后，由系统自动定时核销。
自动核销只支持同币种核销、赊销业务。
即时核销：
录入业务单据过程中即时核销，核销支持分配，补差。
业务流程图如下：
2.3.2系统操作步骤
应付核销业务涉及到如下节点：
领域
产品模块
功能节点
财务会计
应付管理
应付日常业务-应付单管理
付款日常业务-付款单管理
核销处理-核销方案设置
核销处理-自动核销
核销处理-手动核销
企业建模平台
系统平台
后台任务中心-后台任务部署
核销方式1.自动核销
第一步：
设定核销方案
路径：
【财务会计】-【应付管理】-【核销处理】-【核销方案设置】
按常用条件、核销规则、核销方式分别确定自动核销方案的各项设置值，如下图所示：
第二步:
执行自动核销
路径：
【财务会计】-【应付管理】-【核销处理】-【自动核销】
点击“方案-方案加载”，再点击“查询”录入“财务组织、起止日期”等条件，并勾选核销方式后，系统即自动执行核销，过程及结果如下图所示：
自动核销结果如下图：
核销方式2.手动核销
路径：
【财务会计】-【应付管理】-【核销处理】-【手动核销】
先选定核销的常用条件和核销规则，过程及结果如下图所示：
点击“模拟核销”可预查核销情况，点“核销”后即完成核销：
已完成的核销可通过点击“核销查询”查出结果后执行“反核销”：
手工核销的结果同样可在供应商明细账中可查询到：
核销方式3.即时核销
新增的付款单在审批生效后即可与应付单进行即时核销，操作过程及结果如下图所示：
2.4内部往来协同
2.4.1业务描述
Ø内部单位间发生往来业务，可通过单据协同快速生成对方待确认单据；
Ø应付管理的内部往来协同分为应付单和付款单的协同确认。
流程图如下：
2.4.2系统操作步骤
内部往来协同涉及到如下节点：
领域
产品模块
功能节点
企业建模
基础数据
供应商信息---供应商集团
财务会计
应付管理
初始设置-单据协同设置
应付日常业务-应付协同确认
付款日常业务-付款协同确认
第一步：
设定协同发生时点
路径：
【企业建模平台】-【基础数据】-【参数】-【参数设置】
按对应业务单元设置单据协同发生的时机，如下图所示：
第二步：
设定单据协同方案
路径：
【财务会计】-【应付管理】-【初始设置】-【单据协同设置】
第三步：
协同发起方审核并确认应付单，根据参数设置的协同时点生成应付单
路径：
【财务会计】-【应付管理】-【应付日常业务】-【应付单录入/应付单管理】
第四步：
被协同方确认发起方传递的应收单
路径：
【财务会计】-【应收管理】-【应收日常业务】-【应收单协同确认】
被协同方确认后，原协同发起方将不能取消审核，被协同方能否删除及再协同受参数制约。
2.5并账
2.5.1业务描述
Ø并账指进行应付/付款业务合并或调整的工作。
Ø将应付/付款业务在供应商之间、供应商与部门之间、供应商与业务员之间进行转入、转出，实现应付/付款业务的调整，解决应付/付款业务在不同对象间入错户或合并户问题。
流程图如下：
2.5.2系统操作步骤
并账涉及到如下节点：
领域
产品模块
功能节点
财务会计
应付管理
应付日常业务-应付单管理
付款日常业务-付款单管理
应付日常业务-债务转移
付款日常业务-付款并账
查询/账表（供应商总账表、供应商余额表…）
应付款并账（债务转移）
路径：
【财务会计】-【应付管理】-【应付日常业务】-【债务转移】，如下图所示：
转移结果可在客户明细账中反映，如下图：
付款并账
路径：
【财务会计】-【应付管理】-【付款日常业务】-【付款并账】，如下图所示：
转移结果可在供应商明细账中反映，如下图：
2.6汇兑损益
2.6.1业务描述
Ø汇兑损益处理支持三种处理方式：
✧月末计算汇兑损益：
每一笔应付在付款时不计算汇兑损益，而是在月末统一计算汇兑损益；
✧外币余额结清时计算汇兑损益：
每一笔应付在全额付款时，计算出该笔应付业务的汇兑损益；
✧计算已实现汇兑损益：
对已付款的业务计算出汇兑损益计入“已实现汇兑损益”，对未收到款的业务月末统一计入“未实现汇兑损益”，次月初冲回。
Ø汇兑损益提供试算功能。
Ø计算已实现汇兑损益时包括收款单、付款单。
2.6.2系统操作步骤
汇兑损益涉及到如下节点：
领域
产品模块
功能节点
财务会计
应付管理
汇兑损益
企业建模平台
基础数据
参数设置
外币汇率
路径：
【财务会计】-【应付管理】-【期末处理】-【汇兑损益】，各步操作如下图所示
2.7关账与结账
2.7.1业务描述
Ø集团业务多人协同并发工作下，为保证上下游模块间业务数据的一致，需要分出关账与结账状态。
Ø关账用于关闭本模块的输入，已关账期内禁止接受上游业务数据，与下游模块相关的业务数据同时禁止修改，用于明确各岗位责任，并及时发现相关环节衔接的问题。
Ø月末结账用于关闭一个模块的输出，除查询外，封闭当前期间的一切业务操作，并检查当期单据生效、收款单核销、单据生成凭证、单据计算汇兑损益的完成情况。
Ø关账在先，结账在后；业务上可能会跨会计期间关账。
流程图如下：
2.7.2系统操作步骤
关账与结账涉及到如下节点：
领域
产品模块
功能节点
企业建模平台
组织管理
组织关账
财务会计
应付管理
关账
月末结账
关账
路径：
【财务会计】-【应付管理】-【期末处理】-【关账】，
或【企业建模平台】-【组织管理】-【组织关账】中选定财务组织、应付管理模块后对指定的会计期间关账，操作如下图所示：
结账
路径：
【财务会计】-【应付管理】-【期末处理】-【结账】，操作如下图所示：
3.初始准备
应付管理初始准备工作如下图所示：
应付管理初始准备示意图
3.1管控模式
管控模式用于初始化时进行档案规则的配置，即针对每个档案根据最常规的应用方案设置其默认规则。
用户可以在每个档案可支持的规则范围内进行调整，调整档案的规则时，需要同时受档案间的约束规则约束。
管控模式属全局级节点，由拥有权限的用户（系统管理员）维护并查看全局内的全部数据，这些数据在数据库内唯一。
一个档案只能在可选择的管控模式范围内选择，按照“管控模式”配置的不同，档案将分为全局级、集团级、组织级的多个节点，通过集团管理员完成功能授权后交由指定操作员使用。
管控模式设置包括：
管理模式配置、可见性范围和唯一性范围；管控模式配置是定义节点可维护数据的最大范围；可见性范围是决定用户可以查看、使用基础数据的最大范围；唯一性范围是决定基础数据唯一性的范围。
当档案中存在数据时，管控模式只能往细化调整，即切换后的管控模式要包含当前管控模式决定的所有节点，且调整后管控模式的唯一性校验范围只能小于等于原管控模式的唯一性校验范围；
管控模式影响到后续业务方案的实现，是业务建模中的重要环节，系统对企业建模平台中大部分基础档案支持管控模式，应收管理模块中需要设置管控模式的档案包括：
付款协议、供应商分类、供应商信息。
产品正式使用前务必对所有业务分析清楚，多角度判断有无错漏后再设定。
付款协议、供应商基本分类、供应商基本信息等基础档案管理通过“管控模式”中的设置，可提供集团统管、集团管控部分信息、下属组织自行管理部分信息等多种模式，实现统分结合、统而不僵、管放适当的集团管控目的。
关于管控模式的具体应用设置参见“NCV6.3系统管理产品手册”内容。
应付管理所需档案的管控模式界面示意图
3.2企业建模平台
企业建模平台由集团管理员负责，需完成组织管理（即组织管理）、基础数据（档案）、流程管理等方面的设置，才能顺利实现应收管理模块的业务操作各项功能。
3.2.1多组织管理
通过设置财务组织、库存组织、销售组织、采购组织等相关业务组织，支持多组织架构，同时还可以通过交叉、多级、跨组织的业务委托关系，实现集团应付业务的多组织业务协同。
组织建立在系统中包括业务单元、采购业务委托关系，具体操作应用请参见“NCV6.3多组织管理手册”。
1.组织管理-组织结构定义
1）业务单元
公司、分公司、办事处可以建模为业务单元，勾选了“财务”属性后，该组织即成为财务组织，可以使用应付模块。
当一个业务单元同时具有财务、采购属性时，表示该组织同时具有采购业务职能和应付核算职能，此即为传统的单组织业务处理、核算模式；若一个业务单元只具有财务、采购属性之一时，相互间通过采购业务委托关系完成采购到应付核算的业务处理。
集团内的各业务单元间可以互为内部客商，通过在【业务单元】节点点击〖辅助功能-生成内部客商〗实现。
承担应付管理职能的业务单元需要指定启用期间，可在【业务单元】节点点击〖辅助功能-业务期初期间〗进行指定。
2.功能节点与主组织对照表
路径
功能节点
NC6.0主组织
应付管理
初始设置
单据协同设置
集团
报表初始化
报表初始化
全局
期初余额
应付期初
财务组织
付款期初
财务组织
应付日常业务
应付单录入
财务组织
应付单管理
财务组织
应付单协同确认
财务组织
债务转移
财务组织
暂估应付单管理
财务组织
付款日常业务
付款单录入
财务组织
付款单管理
财务组织
付款单协同确认
财务组织
付款并账
财务组织
核销处理
核销方案设置
财务组织
自动核销
财务组织
手动核销
财务组织
期末处理
汇兑损益
财务组织
关账
财务组织
月末结账
财务组织
查询
供应商总账表
财务组织
供应商余额表
财务组织
供应商明细账
财务组织
应付付款情况查询
财务组织
应付对账单
财务组织
明细联查
财务组织
账表
供应商应付账龄分析
财务组织
供应商付款账龄分析
财务组织
供应商应付欠款分析
财务组织
供应商付款预测
财务组织
应付报警单
财务组织
3.2.2基础数据维护
基础数据维护在系统中包括参数设置，供应商信息和结算信息中相关基本档案，具体操作应用参见“NCV6.3基础数据手册”。
参数设置
即使对于同一业务应用场景或业务流程，不同的核算对象也会有不同的应用要求、控制范围和处理方式；产品实现上NCV6.3可以通过设置不同的变量来满足，使得应用效果和业务流程可以适当地配置，这些变量被称之为参数，配置过程即为参数设置过程。
具体操作是指在参数设置平台中输入和设置系统所提供的参数值，使业务在执行相关处理时通过系统设置的参数值判断应如何控制。
NCV6.3根据参数内容的影响范围分为全局、集团、组织（业务单元）三个层次：
1）全局级参数：
是指参数仅能在全局中进行设置，影响范围是整个全局，是系统级统一设置的参数。
例如上机日志明细级别......等；
2）集团级参数：
是指参数可以在各个集团中进行设置，影响范围是本集团，不同集团间参数无控制关系。
例如集团本位币、数量小数位、会计平台启用时间......等；
3）组织级参数：
是指参数根据所影响业务范围的主组织进行设置，对于存在上下级关系类型的组织，上级组织的参数对下级组织起控制作用。
例如：
科目显示名称模式（主体账簿级）、采购最高库存控制（采购组织级）......等。
应收管理模块在V6x中仅提供业务单元级参数，相关参数参阅本文“附录2单据参数”内容。
公共信息
应付管理涉及的公共信息包括：
会计期间、币种、外币汇率、部门档案、人员档案等。
其中会计期间、币种、外币汇率、人员档案由集团管理员在【企业建模平台】→【基础数据】→【公共信息】中按各自功能子节点进入后设置；部门档案则在【企业建模平台】→【组织管理】→【组织结构】节点中按业务单元分别设置，供应付模块日常单据调用。
外币汇率的期间汇率提供给汇兑损益处理调用。
供应商信息
供应商信息包括供应商基本分类、供应商档案,前者为供应商档案提供了供应商维护的分类，应付管理模块关注的是供应商档案信息中的财务页签各项信息项内容。
供应商
供应商档案是NC系统最核心的基本档案之一，应用于NC系统众多领域，主要记录集团企业内、外部供应商的具体业务信息，通过基本信息、财务信息、电子采购和采购信息4个页签分别进行维护。
供应商档案初始维护时，只有基本信息页签可以维护，其他信息页签必须通过“分配”按钮分配相关组织后才可显示出来，并将分配的相关组织带入相关组织页签，形成行记录信息，后续可以补充维护相关其他信息内容，但不能再增加行记录信息，系统支持〖删除〗，相当于取消分配处理操作；
基本信息页签主要包括：
供应商基本分类、对应客户、供应商类型、上级供应商、是否散户等。
上级供应商主要是为了在供应商之间建立一种关联和层级关系，便于统计报告，例如某家超市公司以及其下属的几个门店都是我方的供应商，那么这几家门店对应的上级供应商就是这家超市公司；散户则是对许多只发生零星业务的供应商进行勾选。
财务信息页签主要包括：
是否收付协同、默认付款协议、付款冻结、开票冻结、信用额度等，只有勾选了“是否协同”，才能执行“单据协同设置”及完成往来协同操作；“付款冻结、开票冻结、信用额度”用于采购业务冻结，相关内容请参阅《V6采购管理手册》。
结算信息—付款协议
付款协议主要应用于分期付款业务，如设备、周转材料（如液压支柱）、施工用物资（如照明设备）等大宗贸易，通过付款协议编制分期付款的时点、比例、结算方式和折扣等重要交易因素，对采购合同、采购订单、采购发票的采购付款计划跟踪，实现供应商应付账龄分析、付款预测等管理工作。
。
付款协议包括：
分期付款的期数、付款比例、预付款、起效日期、起效日期延迟天数、账期天数、固定结账日、生效月、附加月、结算方式、质保金和现金折扣；设置固定结账日与设置账期是两种场景，每一期付款只能二选一。
V6x支持分多期付款的款项管理，支持固定结账日（附加月功能），支持不同协议行根据业务需要取不同起算日期进行应付款项管理。
3.2.3流程平台搭建
针对不同业务类型支持灵活自定义业务流，业务流定义基于“交易类型”配置相应的业务单据流程、销售结算规则等，实现多种销售业务类型处理的需要，强调以
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