会议资料和物品.docx
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会议资料和物品
准备会议资料和会议物品
会议筹备小组
2012-3-22
一、会议资料
1.来宾资料
资料袋:
会议文件资料(发言提纲)、会议手册(含会议日程表、注意事项)、笔记本、文具、代表证、旅游地图
2.会务资料
会议报名表、接站一览表、会议签到表、住宿登记表、用餐分组表、会议讨论分组表、专车分组表、订票登记表、与会者名册、会议节目手册等。
3.沟通资料
会议宣传资料、会议参考文件、与会议相关的各种记录和协议书、合同书等。
二、会议物品
1.会议证件
来宾资料袋
笔记本、文具
就餐券、房卡
代表证
会议手册
2.会议指示标志
指示牌
会场区域图
主席台
一区
二区
三区
四区
五区
六区
旁听
台签
3.设备和用品
类别
物品
已准备
备注
仪
器
笔记本电脑
√
投影仪、数码相机
打印机、复印机
音响、灯具
配
件
接线板、多功能插头
麦克风
红外线显示笔
检测仪及配套物品
书
面
资
料
来宾资料袋
√
登记表
满意度调查表
标
识
代表证
√
会场区域图
√
指示牌
√
海报
易拉宝
√
台签
√
其
他
物
品
胶带
√
大头针
√
圆珠笔、便笺纸
√
剪刀
√
一次性水杯
√
纸张夹
√
礼品(景点门票、赠品)
4.注意事项
1、横幅悬挂周正、牢固
2、会场指示牌显眼,会场指示明晰;
3、无线话筒(3支以上)已充电;
4、音响设备能正常使用;
5、投影仪与笔记本电脑调试正常;
6、笔记本电脑中PPT文件准备妥当。
7、讲台摆放应靠近与会人员;
8、易拉宝摆至显眼位置。
9、台签摆放整齐,并标注有坐位号,检查是否有重号(或者在座位粘贴座位号)
10、座位上摆放必要的纸张与笔,摆有茶杯或矿泉水。
11、签到台是否摆放就位。
12、易拉宝摆放在进口处;
13、会前1小时,将来宾资料袋放在签到处;
14、签到台、特殊服务台水牌放至签到桌上。
15、会前清点以下物品:
签到表、笔、相机(是否已充电)、电脑、充电器、插座、糕点、矿泉水。
16、餐巾纸、茶水是否准备;