11行政专员岗位说明书.doc

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行政专员岗位说明书

基本信息

职位名称

行政专员

所在部门

行政部

上下级

直接上级

行政部经理

人数

1

直接下级

保洁员

人数

1

薪资结构

基本工资+岗位工资+绩效奖金+年终奖

岗位职责及主要任务

工作概述

负责公司办公用品及办公设备管理、通讯管理、协议酒店管理、客户接待及公司执照、证书年检、申办等工作。

岗位职责

主要任务

1、负责公司办公用品、礼品及办公设备管理；

1、收集各部门办公用品需求，拟定申购计划报采购部，配合采购部采购；

2、采购到位后在两个工作日内发放到位；

3、对各部门提出的办公设备设施维修申请，在一个工作日内报修完毕；

2、负责公司通讯录的维护与管理；

1、登记、汇总员工手机号码、QQ号、邮箱等通讯联络方式，有变化时，在两个工作日内修订完并发送到主管（含项目经理、总工）及以上岗位人员；

3、负责客户接待及协议酒店管理；

1、接听来电，接待来访人员，并及时转告相关同事；

2、按照接待人员需求安排对来访客人住宿及就餐；

3、收集合适的酒店信息，签订合作协议；

4、负责公司证照年检、申办及保管工作；

1、收集执照、证书年检、申办所需的材料；

2、按照流程和要求及时办理相关手续；

3、编制相关执照、证书外借、领用的相关流程、手续并严格实施；

4、负责做好公司资质网络平台的维护和信息收集、反馈工作；

5、负责公司办公环境的日常维护工作；

1、制订公司办公环境清洁卫生流程和标准；

2、每天检查环境卫生情况，督促保洁员按标准进行清洁，及时解决出现的问题；

6、负责公司外来文件、快递的收发工作；

1、负责接收外来的文件、传真、快递、信件等，并在当天转交或通知相应人员；

7、负责外联及其他行政后勤服务工作。

1、按公司领导的安排，负责与内、外部人员的联络、协调工作；

2、协助同事完成文件打印、复印、装订的文件处理工作。

本岗位关键绩效指标

关键绩效指标

指标定义及考核标准

工作延误次数

提交报表、资料、物品及信息传递、外部联系、办公设施维修等工作中出现延误、差错、遗漏的次数，每出现一次扣10分

办公环境脏乱差次数

办公环境因自身检查督促不到位而出现脏乱差的次数，每出现一次扣10分

客户投诉次数

工作中出现客户（含内部同事）投诉，经调查属实的，每出现一次扣50分，出现两次该项不得分

文件保管差错次数

保管的证照、文件、资料、物品等出现丢失的次数，每出现一次扣50分

服务满意度

根据服务满意度调查结果

备注

1、月度考核结果与绩效奖金挂钩；

任职要求

项目

必备要求

期望要求

教育程度

学历

大专以上

本科

专业

文秘、行政管理相关专业

知识要求

一般了解

档案管理、商务礼仪

工作技能

计算机操作

熟练使用各种办公软件（word、excel、ppt）

写作能力

能按要求编制各类文件资料，语句通顺易懂

素质能力

沟通能力

1、表达时能用言简意骇的语言，清晰的阐明观点，便于对方理解；

2、沟通中能注意倾听别人讲话，不随意打断别人；

3、能够使用恰当的表情和肢体语言，构建一个和谐的沟通氛围；

4、能够根据环境，对象的不同，采取不同的沟通方式与策略。

服务意识

1、以客户为中心，工作计划及流程按照客户需求进行调整；

2、对客户提出的需求能主动的协调各方面资源予以满足；

3、将为客户创造价值作为工作的最终目标和努力方向。

分析、解决问题

1、能从多个维度去分析问题，从而迅速的理清思路、抓住关键；

2、在问题发生时，能够尽可能的征求各方的意见和解决方案，迅速采取行动以解决问题；

3、能从问题的表象分析深层次的原因，从而制订相应的措施杜绝隐患，保证同类问题不再发生。

主动性

1、在超额完成职责范围内的工作的前提下，主动提出承担新的工作任务；

2、在别人需要帮助时，能主动提供力所能及的帮助；

3、工作中敢于打破固有模式，用新办法、新思路对原有工作进行创新；

4、发现问题后，能主动向上级或相关部门反馈；

5、经常就其他部门、岗位的工作提出合理化改进建议。

责任心

1、在工作中能够以身作则，即使在没有监管的情况下，也能严格按制度、流程操作；

2、热爱自己的工作，即使在出现困难、挫折时，不抱怨、不推诿、不妥协，坚持按高标准完成工作；

3、经常对自身工作进行总结和反思，尝试采用新的方法、行动，不断提高效率和效果。

工作经验

1、2年以上行政管理经验，熟悉相关证照办理的流程；

应注意避免的工作失误

1、服务态度生硬；2、出现问题不能及时发现和解决；

工作条件

一、工作场所

办公室

二、工作时间

标准工时工作制，工作时间固定

三、工作强度

工作强度一般，偶尔需要加班

四、工作环境

工作环境较好，无高风险操作

五、临时性工作

以常规工作为主，偶尔需要应对突发的临时情况，以协调、解决突发问题为主

六、办公条件

提供电脑、办公用品，交通费、话费补贴

职业发展

可代理的职位

人事专员

可晋升的职位

行政部经理