英文信件格式.docx

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英文信件格式

英文信件格式

      英语信件的种类比较多，有一般信件，邀请信，推荐信等。

但几乎所有信件的格式都大同小异。

书写英语信件要注意下面几点：

（一）英语书信结构、书写款式及要求：

1．书信结构

    英语书信结构一般有以下几个部分组成：

1）信封（envelope）

      英语的信封和中文的一样，有三部分组成，即发信人地址、收信人地址和邮票。

只不过英语信封的格式除了邮票所贴的位置（信封的右上角）和中文的一样外，英语信封上要写的发信人和收信人的地址和中文的大不一样。

发信人的地址应写在信封的左上角，收信人的地址应写在信封偏中右偏下处，如下：

2）信头（heading），即写发信人的地址和日期（右上角）。

3）信内姓名地址（insideaddress），即写收信人的姓名和地址（左上角）。

4）称呼（salutation）

    即写对收信人的尊称（一般用DearMr.…,;DearMadamHelen,;DearMiss…,;DearJohn,;DearProfessorSmith,等）。

称呼直接写在收信人地址的正下方，中间空一至二行。

称呼后面的标点一般只能用逗号。

以上信头、信内姓名和地址三部分的结构如下：

注：

如果是相当熟悉和随便的朋友之间，因为彼此都知道对方的地址，故信头和信内的地址常常省略。

5）正文（body），即信件内的主要内容。

正文第一句句子一般和称呼之间空一至二行。

6）信尾客套语（complimentaryclose）

     即写信人在信的右（或左）下角，写上表示自己对收信人一种礼貌客气的谦称。

一般有Sincerely,;Sincerelyyours,;Yourssincerely,;Friendlyyours,;Trulyyours,;Yourstruly,;Cordiallyyours,;Yourscordially,等。

7）信尾签名（signature）

     即亲笔签上写信人自己的姓名。

如果是用打字机或电脑写的信，在写信人签名的上方，同样应该打上写信人的姓名。

     除以上七个部分外，有时一些英语书信还包括：

（1）附件（Enclosure），以Enc.表示，如“附有。

。

。

。

。

。

证明”应写为Enc…Certificate；

（2）再启（Postscript），以P.S.表示；（3）抄送件（CarbonCopyto…），以c.c.表示，说明一式多份抄送其他有关人员。

这些都是次要的补充部分。

P.S.主要在私人信件中使用，事务信件中应避免使用，以免造成写信人粗心大意的印象。

Enc.和c.c.大都用在商贸信函中。

2．书写款式

     英语书信的款式一般有两种：

齐头式（BlockStyle）和折衷式（Semi-BlockStyle）。

齐头式常常在商贸、官方以及一些正式的信件中使用，以显示信件内容的严肃性，真实性，可靠性。

而折衷式则显的比较随便，主要用于家人、朋友、私人之间来往的信件。

如果两人之间不是第一次通信，相互比较了解，可以省略信内的双方地址。

以下分别介绍齐头式和折衷式信件两种款式。

A:

齐头式信件款式：

（范文1.）

注：

用齐头式信件写信，其正文与称呼之间空一至二行。

每段的第一句句子不需要空格，但段与段之间需要空一至二行。

齐头式信件的信尾客套话和签名可以有两种款式。

第一种写在左下方，这是最常用也是最正式的。

另外也可以写在右下方，这种形式则表示写信人与收信人之间的关系比较熟悉随便。

下面是另一种齐头式信件的格式。

齐头式信件款式：

（范文2.）

B:

折衷式信件款式：

      用折衷式书写信件，其正文与称呼之间空一至二行。

第一段第一句的第一个单词必须在Dear称呼的直接下面。

以后每段开头都要与第一段第一个字对齐。

信尾的客套话和签名都写在右下方。

朋友之间写信一般都使用折衷式，而且称呼与正文之间一般不空行。

具体款式和要求参见后面的一些信件。

以下是一封折衷式信件。

3．信件书写要求：

      写英语信件一般可以使用打字机、电脑，朋友之间比较随便的信件也可以用钢笔、圆珠笔甚至彩色笔，但不宜用铅笔。

不管你用什么形式书写，一些重要的信件，签名处必须用深蓝色或黑色墨水笔签名。

（二）各类常用信件

1）感谢信

2）祝贺信

3）邀请信

4）一般信件

5）商业信件

6）求学信

7）出国留学推荐信（RecommendationLetterforStudyingAbroad）

       随着我国出国留学生日年增多一般，大部分学生需要在出国前让自己的老师、导师或领导写一份出国推荐信，从而可以在信中告知对方学校申请人的学历、能力、为人处世等方面的情况。

如果推荐信是写给对方某某人的，开头用Dear…，如果是写给对方单位或学校的，则开头可以用Towhomitmayconcern,或ToWhomItMayConcern,（意为：

有关负责人）。

以下是一封出国留学推荐信：