办公室考试总结.docx

办公室考试总结.docx

《办公室考试总结.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《办公室考试总结.docx（13页珍藏版）》请在冰豆网上搜索。

办公室考试总结

办公室管理考试总结

1、办公室含义：

本书述及的办公室指党和政府机关、企事业单位内的综合办事机构。

即政府机关、企事业单位内的文员、秘书人员、机要员、打字员、接待员等文职人员的办公场所。

2、办公室的特征：

办公室事务管理特征：

服务性、分散性、专业性、主动性、繁杂性。

3、办公室环境布置目的：

1、创造舒适而又工作效率高的环境；2、塑造组织形象；3、建立挡驾制度；4、有利于保密工作。

4、办公室布置内容与要求：

（1）办公室的配置。

办公室的配置，就是办公室的家具布置和空间设计，必须考虑到符合各种沟通、确保守密、心理调适、情绪转换及休息等要求。

（2）照明。

应尽可能采用自然光照明，注意光线不能太强，必要时可采用百叶窗或窗帘来调节采光。

（3）色彩搭配。

色彩的搭配，是以颜色的效果造成舒服和愉快的气氛，应适当的利用颜色效果，譬如室顶、墙壁、地板、家具色彩柔和的搭配，暖色或冷色、或中间色，基调统一，反差不应太大。

（4）隔音。

办公室中又得器械会发出啊较大的噪音，如打印机、电话等，因而，办公室之间的隔音也是必要的。

（5）空气调节。

很多办公大楼都装有中央空调系统，如果办公室单独安装空调，要注意由送风口吹出的冷（热）气，不能直接吹向人体，需要在室内放置温度计以及湿度调节器，以保持合适的温湿度，有益健康。

办公室也不能整天封闭使用空调器，应有一定的时间打开窗户，换取自然新鲜空气。

（6）盆景、挂画等。

为了消除疲劳，也为了增加注意力、持续力，办公室内最好放置一些花卉盆景，但早晚要注意透风，因为植物夜间仍是吸收氧气，吐出二氧化碳。

格调高雅的挂画，也会使人由欣赏而调节情绪，可以和花卉盆景同时采用。

5、办公室的配置三种：

a、.小办公室b、大办公室c、公寓式办公室

6、文员办公室的布置：

a、文员坐在办公桌旁，面对桌子，伸直双臂，再双手合拢，在高于桌面15cm左右画弧形，手臂所能覆盖的桌子面积，比较适合摆放与工作有关的物品。

b、电话一般安装在左边，便于左手摘机，右手执笔做记录。

电脑一般放在桌子的右边，或放在置于右边的电脑桌上。

c、准备一些敞开的文件夹，可以存放需要翻译的资料、等待上司签署的文件、已经阅读的文件、处理完毕的文件和资料，在文件夹上贴上相应的标识条。

d、把各种笔、胶水、剪刀、回形针、印盒等文具分门别类放在文具用品盒内，记录用完后归回原处。

参考书应放在桌子上面或伸手可以拿到的抽屉里。

e、办公室抽屉里的物品摆放要注意摆放整齐，东西不要放的太满，且要经常清理，保持井然有序。

应该有几个带锁的抽屉，用来放办公室零用现金、要求保密的东西和私人物品等。

f、办公室内各种类型的文件柜，要分门别类安放文件、资料和物品，并要贴上标识。

g、如果用架子，应该把容易倾翻的化学液体、墨水、油墨等放置在底层，纸张和较重的东西放在下面几层，较小的物品先放入盒中，再放在稍高于眼光平行的层面上，用标签贴在各种物品的下方。

h、每天下班前，要整理好自己的办公桌，把文件、资料收藏好以免丢失和泄密。

要仔细检查电脑、复印机、空调开关是否关上，抽屉、厨门是否锁好，确保万无一失。

7、传真机的使用要点：

a、发送前要检查原稿的质量，纸张太厚或太薄的文件，有皱褶、卷曲、潮湿或切边不齐的文件不宜发送，以免发生堵塞、损坏等现象，还应将文件上的紧固件如回形针、订书针、胶带等除去，以防出现机器故障。

b、发送公司的文件应该用本公司的标准传真格式，并遵守公文的写作规范，在传真件的首页上标明总页码，并在每一页文件上标注页码。

c、如果传真件需要对方协助抄送时，应该在文件的正文前面加以说明，列明抄送范围。

d、如果要发出的文件很长，那会占用对方传真机很久时间，应该先打电话给对方，询问什么时候发送最合适，说不定对方希望用邮寄或其他方法传送。

发海外传真等于打国际长途电话，还涉及成本问题。

e、每一份传真也许会经过许多人的手才能送达当事人，文员应注意保密，所以最好不用传真机发送一些私人或机密的图文。

如果要发，应请对方站到传真机前去等待收件或发送到指定传真机上，而且在发送后应再与对方确认。

f、文员不要以为什么信息都可以用传真机来传送，如感谢信、祝贺信或吊唁信，或给一个尊敬的、有潜力的客户，最好手写在信纸上，或寄明信片。

如果用传真，会让对方觉得不受尊重。

8、投影机的使用注意几点：

（1）安置窗帘遮挡室外光线，屏幕上方或近处光源应关闭，墙壁、地板尽量不使用易反光材料，局部范围照明，可使用聚光灯。

（2）投影机使用前，应掌握与其他设备，如计算机、电视机、话筒、录像机、视频展台等的正确连接，不要把投影机与电脑的插头插在同一个电源插座上，可以防止造成影像的不稳定以及条纹现象。

（3）投影机与电脑的连线完成以后先打开投影机，再打开电脑电源。

这样可以有充分时间检查连接是否出错。

如果电脑的启动信息没有出现在屏幕上，应抓紧时间检查，比如投影机镜头是否去掉了，与电脑的视频接口是否插紧等。

（4）正确使用遥控器。

开机后注意机器画板上的指示灯变化，了解机器的预热及正常工作状态。

在30秒左右的预热过程中，图像可能会不清晰。

（5）检查电脑分辨率是否与投影机匹配。

信息源的分辨率和投影机的分辨率应该设置成一致，一般的投影机，分辨率为800*600，这样数据源的笔记本电脑也应该调整成800*600。

如果电脑是1024*768，投影屏幕上将只会出现部分影像信息，其余被切割掉了。

（6）关掉电脑的桌面屏幕保护功能。

以避免演示者演示过程中手忙脚乱地取消屏幕保护，而给观众留下非常不好的印象。

（7）如果演示者要和听众深入探讨一个问题，应把投影机关掉，这样可以把听众的注意力集中到讨论上来，不使听众的注意力被花花绿绿的投影屏幕所分散。

（8）演示者通常用激光教鞭指示屏幕，绝对不能用这个教鞭指向观众的眼睛，这可能会造成伤害。

（9）演示者来回走动的时候，要小心不要踢到投影机的数据以及电源连线。

脚绊到地上的线路有时会造成致命的损害。

9、请示方法内容和形式：

（1）请示内容：

必须是自己难以处理或无权处理的事，请求上司给予指示或授权办理。

常规性工作或自己职权范围内的事则无须请示。

（2）请示形式：

可以是口头形式，也可以是书面形式。

重大、政策方面、需授权批准的事，作书面请示，上司作书面批复，以示慎重，也可备日后查账。

一般的事，事务性工作，只需解决一些疑难的事，可用口头请示，上司只作口头答复或指示。

紧急的事，文员可先作口头请示，及时办理，事后再补写书面请示，留档备查。

请示必须注意：

a、请示要对口：

遵守按上级分工、对口请示的原则。

向分管上司请示有关工作，避免多头、越级请示，对涉及多方面的综合性工作，应向主持全面工作的领导人请示，并将有关情况通报其他分管上司。

b、请示要单一：

遵守一文一事的规则，避免将多项事务写在一份请示内，造成上司批复的困难。

10、报告内容：

一是定期报告工作情况和进程，让上司及时了解下情，随时作出指导；二是工作中发生的重大问题，让上司及时作出处理；三是合理化建议，供上司改进工作时参考；四是应上司的要求汇报情况。

11、受受意方法要做到：

a、备好记录本，记录下指示要点。

b、注意倾听，用心判断指示的用意。

c、必要时可以提问，直至明了意图为止，但不要打断谈话。

d、如有不同意见，可以公开提出，但要言之有理，并要注意方式、态度。

12、传达的方法：

a、传达不走样，不可夹进自己的意见。

b、必要时可形成文字材料，照本宣科。

c、如果有些指示不便直说，可以根据上司授意，只传达大致意思。

d、注意保密。

不可在普通电话、普通函件里传达有秘密内容的指示。

e、重要的指示，应该要求被传达者复述一遍，以免漏听或漏记。

13、进言方法和作用：

（1）参谋作用

（2）补缺作用（3）增进关系作用。

14、进言方法和要要求：

a、适事。

紧急的事，重要的事，上司需要知道的事，发生了错误，疏漏需要纠正、补救的事，反复思考确实认为是合理的事。

b、适时。

考虑时机重大的，紧急的事就立即进言，一般的要看上司空闲，心情好时进言。

c、适地。

看场合，工作上的建议可在公众场合或会议上提出，对上司的提醒，应在个别场合悄然提出。

d、适度。

要注意掌握分寸。

显而易见的事，点到为止，上司一时接受不了的事，可过一段时间再提，要让上司有个思考的过程，而不是一味纠缠不休。

15、接听电话的要点：

（1）电话铃响二至四声就应接听，如果有事耽搁，最好不要超过四声音，否则会让人觉得机关或企业管理不善。

（2）接到电话首先应传达必要的信息，（例如公司名称，本人身份）说话声音清楚，语气应热忱亲切，并且对来电者说的事感兴趣，迅速提供消息或满足他的需要。

（3）如果上司不在办公室，文秘人员询问来电者的姓名前，先告知他要找的人不在。

（4）即使受到通话对方极在的责难，如投诉电话，也要保持礼貌和耐心。

（5）通话结束时，应流露出很高兴接到对方来电的语气，应该有快乐的声音说：

“谢谢”。

即使来电者态度很不好。

16、打电话的要点：

（1）文秘人员打业务电话时，应首先自报家门。

说话要注意音量，不要太靠近话筒，声音不要太大，也不要太低沉。

（2）文秘人员经常会替上司拨通电话，，可以让要找的人先接着电话，然后把上司叫来。

如果文秘人员要找的是一位地位高的人或尊长，与对方文秘人员说完后应该上司接过电话，直接与对方通话。

（3）应迅速回电，并督促上司最好在当天回复。

（4）如果已经回电，但没有打通，切记要现联系。

（5）督促上司准时打电话给上级或要人、忙人。

（6）除非万不得已，文秘人员不要打电话给行车中的人。

（7）通话时要仔细听清对方在说些什么，不要一边看报一边接听，也不要突然转身与办公室的其他人说话。

（8）与一位很忙的人开始长谈之前，应问对方是否方便是。

然后简明扼要把话说清楚。

但不能草率。

（9）不要在工作时间打电话与朋友闲聊，滥用电话是商业界的一个严重问题。

（10）打电话给外省市或国外的人，并请求，因费用昂贵，文秘人员首先应确定他是否应该回你的电话。

打国际电话必须各地区的时差、对方是否节假日等问题。

（11）通话中当需要对方等候时，应该说“我去查看一下，请稍等一下好吗？

再次拿起电话时，应向对方表示谢意。

（12）文秘人员代替上司传达不利消息时，无论当这个信差有多么不舒服，还是必须立即行动。

（13）文秘人员传达上司的信息要有分寸。

17、有效地使用电话：

（1）考虑打电话的时间是否合适。

一般节假日，午餐和晚餐时、刚上班和即将下班时。

打国际电话考虑时差。

（2）在打电话之前先计划好谈话的内容（3）仔细核对电话号码。

确保一次拨号就能成功通话。

（4）在办公桌上或任何你工作的地方都备有随时可供记录的本子和笔。

（5）打出电话，而对方无人接听，要等铃声响了六七声现挂电话。

（6）文秘人员替上司拨电话时，应确保你要找的人接话时，你的上司要能够立即说话。

（7）千万不要让打电话的人苦等，你却离开电话机很长时间以致你回来时，对方已经挂上电话，并留下了对你的满。

18、邮件的标准分拣：

（1）按照收件人的姓名分拣。

这是归容易操作的一种标准，但实际分类时很不方便，只适合于人数较少的公司或部门。

（2）按照收件部门的名称分拣。

按一个部门一类的方法进行分类，如果邮件上写的部门本组织没有设置，则把它归入与此相近的部门，如写明“教育处”收的，可以归入本公司“培训中心”这种方法可以与第一种方法结合起来用，先按收件部门的名称分拣，再根据姓名归类。

（3）按照邮件的重要怀分拣。

可在两个方面判断出邮件的重要性：

一是重要来信人的姓名或单位。

二是邮件上出现的挂号邮件、保价邮件、快递邮件、机要邮件和带回执邮件等特殊邮寄标记。

此外，电报、电传和传真等也是比较重要的。

19、上司不在时邮件的处理方法：

（1）文秘人员把需要上司亲自处理的信件先保存下来，并通知发信人信已收到，告诉对方何时可能得到答复。

（2）上司指明在他不在时把收到的邮件转送某处部门或人员处理。

文秘人员应制作签收单，要求收到人员签名，并注明时间。

（3）上司授权文秘人员处理一些应由他处理的邮件。

文秘人员应在全面掌握情况的基础上慎重办理。

（4）如果邮件很多，文秘人员还可能制作邮件摘要表。

（5）如果上司习惯于每天给办公室打电话，文秘人员应该把需要上司处理的每封信的内容大致记录下，随时可身上司汇报。

（6）如果上司在临走时留下通讯地址和电话，文秘人员在处理邮件时遇到棘手的事情，应及时向上司请示。

（7）把寄给上司的邮包连续编号（如4-1、4-2）这样就会知道你寄的邮包是否全部到齐了。

（8）文秘人员也可以把积压的信件分别放入纸袋，标上“需要签字的信件、需要您处理的信件、需要读的信件（这些信件已经答复，但上司可能要过目）“报告”“一般阅读材料（上司可能想读的广告和出版物）。

20、邮件的寄发：

（1）电子邮件发送。

它是一种以计算机为基础的信息传递形式，信息被编成程序并且可以任何时候传递出去产，并可以同时传送到好几个目的地。

比长途电话，快信便宜，比电传更精准。

（2）传真。

在传真过程中，无论什么样的文本和图表几乎都能通过传真发送，对传送手工制作的图表和手工签名和文本尤其有优势。

（3）电传。

在传真机上不能准备信息，只能发送信息，而在电传打字机上，文秘人员可以既打字又发电传。

它是一种较早、较慢的键盘对键盘的技术，只能处理文字性的东西。

21、握手礼仪：

a、在相见、离别、恭贺或致谢时为了表达情谊，往往是先打招呼，而后握手致意。

b、右手握手是最普遍的握手方式，即双方各伸出右手，四指并拢，拇指张开，肘关节微曲，上身稍前倾，双目注视对方，微笑致意或问好。

c、握手一般以3秒为宜，关系亲近的人或为了表示直诚以较长时间相握。

一般社交场合扬不可太用力，但是也不可漫不经心用手指尖去点一下。

d、双手相握是表示对对方加倍的亲切和尊敬，一般只适用于年轻者对长者，身份低对身份高者，男士对女士不宜用这种礼节。

e、上下级之间，上级先伸手后，下级才能相握，长辈和晚辈之间　，长辈伸手后，晚辈才能相握，主人和客人之间，主人宜主动伸手，男女之间，女士先伸手了，男士才能与之相握。

f、握手年经者对年长者，下级对上级都　应稍稍欠身相握。

男士与女士握手时，一般只宜轻轻握女士的手指部分，男士戴着手套握手是不礼貌的，而且应脱帽再握手。

g、有很多人同时握手时应该按着顺序进行，要避免相对两方同时握手时发生交叉情况，这是极不礼貌的。

H在一般情况下拒绝对方主动要求握手的行为是极其无礼的，但手上有水或不干净不方便时可以谢绝握手，但应该立即加以解释并表示歉意。

22、仪表方面的礼貌文员接待客人时,在仪表上有关礼貌的重点如下：

（1）和谐。

仪表应配合工作的场合

（2）整洁。

不留给别人不悦的印象（3）灵活性。

装束应切合工作上的口红效率。

以下再作具体的说明：

（1）服装。

衣着应力求朴实，但需要注意品味。

（2）装饰品。

避免佩戴过分华丽的饰物，尤其是耳坠、项链之类的饰物，最好不要佩戴，以免在打电话时妨碍工作。

（3）化妆。

应化淡妆，避免深色的指甲油、浓艳的眼影，浓烈的香水。

只要每日睡眠充足、洗澡更衣，注意健康，便能产生使人愉悦的自然美。

工作时间如需要补妆，应该去洗手间。

美国纽约大学曾向华尔街的老板和行政人员进行过一次调查，问他们最讨厌的是哪些文秘人员。

有60%以上的回答是：

最不喜欢一处办公室门就看到文秘人员在涂口红，好像时刻准备要下班，很不专心工作的样子。

（4）发型。

留短、薄式的发型，以免妨碍工作。

（5）鞋子。

没有花式的中低跟鞋，并保持光洁。

23、如何接受对方的名片：

a、名片代表着人的颜面，所以在接到对方名片时，务必表现出尊重的态度，不可在对方名片的正面记录备忘事项。

b、当对方递出名片时，应点头致意，双手在平行胸部的位置接过名片，最好不要捏到名片上的字，以示尊重。

c、双手接过名片，再收回双肘，仍轻捧着名片，抬起头，注视着对方，郑重地读出名片上的名称，以确认无误。

例如:

“您是某公司的某某先生”，如名片上印有头衔、职称等其他内容时，得按照公司名称、职位名称、姓名等顺序来确认。

d、遇到名片上有较罕见的字时，不可轻率地错读，可诚恳地请教对方：

“很冒昧，可否请问一下，这个字怎么念？

”对方回答后，可按对方发音，重复一遍：

“您是某某公司的某某先生，很抱歉！

”并行礼致歉。

24、介绍时的原则：

介绍，在原则上是将被介绍者的有关资料提供给地位高、受尊敬的一方。

介绍时的方法如下：

a、先介绍自己公司的人，再介绍公司外的人；b、先介绍地位低的人，再介绍地位高的人；c、介绍地位相同的人时，应按照到职的先后，先介绍新进的职员；若同时到职，就先介绍年纪较轻的人；d、若年龄、地位都相同，便从叫亲近的人开始介绍；e、将一个人介绍给大家时，先介绍这个人；f、同时介绍很多人时，可从右至左，按顺序介绍；g、先介绍希望被介绍的人，再介绍其他的人；h、当男士与女士各方面情形都相近时，要先介绍男士；i、若全是女士，先介绍未婚者，再介绍已婚者；j、亲疏之间，从亲者先介绍。

25、如何送客：

这要看上司与客人的关系而定，送客送到哪里为止，也各有不同，但原则上都应该送到客人离开视线为止。

a、送至办公室或会客室门口-----走在客人前面，一边寒暄，一边开门送客。

b、送至电梯口------在前面引导客人到电梯边，按下电梯钮，再用手按住电梯门，一直送到电梯门关上为止。

c、送至坐车旁------重要的客人或远来的客人离去时，要为其准备座车。

如上司自己开车送客，边打开车座前门，让客人坐在驾驶座旁的位置。

文件、礼物放在车后座。

如果是司机开车，客人坐后座，则将物品放在驾驶座旁的位子上。

d、车上的座位顺序有两种不同的情况：

如果是上司或文员自己开车，最受尊敬的位子在驾驶座旁；如果是司机开车，则最受尊敬的位子在后排的右面。

26、内宾接待与外宾接待的区别：

内宾接待程序：

a.接受任务------b.了解来宾------c.制定计划------d.预定食宿------e.迎接来宾------f.商议日程------g.安排会谈------h.陪同参观------i.送别客人------j.接待小结。

内宾内容说明如下：

a、文员从上司处接受接待任务。

b、文员了解来宾的人数、身份、性别、来意、要求、日期、交通工具的班次与具体时间、内容和日程的初步要求、何时返回、返程交通工具等等。

c、文员接来客和上司的要求制订计划，包括接待规格、内容、日程、经费、人员、任务分配等等，经上司批准后逐项准备办理。

d、文员按计划在接待所或宾馆预订膳食、客房或床位、准备车辆等。

e、文员仔预定日期、时间随车到机场、车站、码头去迎接客人。

f、文员将客人接至招待所或宾馆后，即与对方文员或相应人员商定日程安排。

g、文员将商定日程汇报上司，接着安排双方会见或会谈事宜，并应准备好会谈需要的资料。

h、如安排参观访问，文员应陪同、介绍，并负责交通、餐饮、休息、安全等。

i、客人访问结束返回时，文员应提前代办车船机票并将客人送至车站、码头、机场。

j、重要的接待一结束，文员及经办人员应认真进行小结并向上司汇报。

外宾接待程序：

a、接受任务------b.了解来宾------c.制定计划-------d.预订食宿-------e.欢迎来宾------f.商议日程g.礼节性拜访-----h.宴请------i.正式会谈j.签订协议书-------k.陪同参观游览-------l.互赠礼品------m.欢送来宾-------n.接待小结。

外宾内容说明如下：

a、接待任务由文员接受，或由外事部门主办，文员协办。

b、对来宾的了解除人数、身份、性别、来意、要求等外，还应注意国籍、民族、生活及风俗习惯等等。

c、制订计划应该更周详细致，政府机关的外宾接待计划需报上一级领导批准，重要外宾还需通报交通和安全部门配合。

d、按计划规格在宾馆预订标准客房或套间，预订中式或西式餐饮，说明特殊要求或制定菜谱。

e、按计划由主管亲自迎接或由文员代劳，或需组织一定的欢迎仪式。

f、文员到宾客下榻处和客方商定日程；g、主方负责人去客方下榻处进行礼节性拜访，文员随同。

h、主方宴请客方，一般用固定席位的正宴、晚宴，不用酒会、自助餐等。

i、双方主管进行正式会见或会谈，文员应做好资料和物质标准，默契配合。

j、如双方达成协议并签订协议书，文员应事先拟写协议书草稿，并安排好签约仪式。

k、文员陪同外宾参观、游览，弘扬民族文化，指点大好河山，宣传建设新貌。

l、文员准备礼品，要选有纪念意义但经济价值不过高的，并登记在册，宾客再度来访时应作变换。

m、以与欢迎来宾相应的规格及仪式欢送宾客。

n、一般应作书面小结，立卷存档备查。

27、承办来信注意事项：

（1）拆封信件前，要检查信封、邮票是否完整；对随信附寄的证件、票据、现金等要逐项点清，详细登记，妥善保管，一般不要随信下转；转发信件时要保持原信封、邮票的完整。

（2）登记信件时，要书写工整，字迹清楚，摘录登记内容要言简意赅；需要呈送领导、上司批阅的信件，要附上“信件呈阅单”。

（3）对初次写信者，承办开始就要复信或回告承办情况，避免重信或越级上访。

（4）对于举报违法违纪的，或者申诉遭到打击报复的，或者涉及基层负责人的信件，如需要转（交）办的，只能将信件转（交）被举报、申诉或涉及单位（负责人）的上级或有关部门处理，不得将信件转交给被涉及的单位或本人，以保护举报人的合法权益。

（5）对下列情况的信件，不再承办，但可作为已经处理的信件登记和统计：

a、已做结案处理的，本人要求过高并明显不符合政策规定的；b、精神病患者的来信；c、没有具体内容和情节的匿名信；d、有过激言论或谩骂领导、上司而无须转公安部门查处的匿名信（但对反动言论或肆意攻击党和国家领导人的信件，应转公安部门处理）；e、其他经过认定不再承办的信件。

28、充分信任，及时处理：

这个案例中，打电话的是一位老顾客，所提出的又是20支玫瑰花的质量------数额并不大的问题。

经理或经理文秘人员处理这件事应考虑一下几点：

a、大多数的顾客是不会弄虚作假的，更何况是与商店已有了两年交易的一位老顾客。

她所反映的情况是不容置疑、无须调查的，所考虑的是怎样补救的问题。

b、补救的办法：

一是可以接到电话立即派人马上再送20支玫瑰去，二是赔偿货款。

考虑到花只是一两个小时的耽搁，不至于枯萎，还是采取赔款能使顾客更加满意。

c、道歉。

赔偿只是物质上的表示，道歉更能从心理上表达对顾客的尊重。

方式也可以是打个电话，但是写信则显得更加郑重其事。

d、信的写法，先是表示感谢和全额赔偿，其次才解释原因，又不只是就事论事，还提出了防止以后发生类似事情的保证。

最后再联络一下感情，表示了商店对顾客的基本原则和态度。

e、商店应以此为鉴，采取改进措施。

比如要求送货员一旦发生意外，应马上打电话到商店；店里应有备用的送货车，赶到原车故障地点，及时把货物送到顾客家里。

f、此信即使是文秘人员写的，也应由经理亲笔签名，以示对顾客的尊重。

29、会议记录要求是：

（1）简洁。

尽量把会议要点、重要发言细节记录下来，有时可以用录音机记录。

（2）清楚。

最好列出一点点的要点，分出工作事件、负责执行的部门和人员、完成工作的最后期限、必须注意的原则，以及列明独特的、有重要参考凭据的意见。

（3）通俗、清洁。

在文字和表达方式上不要故作深奥。

字里行间要留有空隙，看上去光洁舒适。

会议中有时会遇到这种情况：

有人要求把他发言的一段不作记录处理，只要主持人点头答应，文秘人员必须遵守，停止笔录，关掉录音机。

重要会议记录要得到与会人员的签名认可。

这时文秘人员应该做好会议记录的分发工作，并在下一次会议之前收回会议记录。

30、做通工作，挽回信誉：

这件事告诉我们：

信访工作也不完全是被动地等人们写信、打电话或高上门来，文秘人员也应该注意到社会上的反馈。

有些事涉及本单位的利益或信誉，应及时向领导汇报，采取主动出击的方法。

文秘人员虽不是专业人员，不能解决技术性的问题，但是文秘人员应具有细心、敏感的工作方式和作风，能从其他角度帮助领导解决问题。

31、会议场所的选择：

要根据会议的性质及人数作决定。

通常要注意以下几点：

（1）避免噪音严重的场所。

户外的噪音当然无法避免，但如果连走廊、邻室的谈话都能听到的话，开会就会受到干扰，不能集中精神，而且可能泄露了会议的内容。

（2）空间大小要合适。

开会场地太大或太小都不能集中精神，会影响会议效果。

（3）预订开会所需要的时间，并作宽裕的准备。

有可能上司与客户开会，走到预定的会议室