ISO9001物管部工作手册.docx

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ISO9001物管部工作手册

管理规章制度与ISO9002质量体系文件目录

完善的规章制度是提供规范化物业管理的基础和准绳。

深圳阳光物业管理有限公司积累二十余年物业管理经验，运作着一套行之有效的制度，做到了有章可循，有法可依，保证了各项工作的顺利进行。

1998年，公司导入ISO9002质量保证体系，作为企业管理制度的重要组成部分，并不断补充和完善，为提高物业管理水平奠定了良好的基础。

在此，我们摘录出拟在新一代管理处运用的管理规章制度和ISO9002文件目录，供招标工作小组各领导和专家审阅。

一、管理规章制度目录

（一）公众制度

1．精神文明公约

2．住户服务指南手册

3．业主公约

4．用户手册

5．业主管理委员会章程

6．楼宇装修改建管理条例

7．户内安装防盗窗花规定

8．装修人员管理规定

9．住宅装修验收及违章处理规定

10．安全用电、用水管理规定

11．消防管理规定

12．电梯乘客须知

13．出入证管理规定

14．人员物品进出管理规定

15．智能停车场管理规定

16．摩托车、自行车管理办法

17．限制养犬规定

18．清洁卫生公约

19．垃圾分类收集处理实施办法

20．小区绿化管理规定

21．商业网点管理规定

22．健身房管理规定

23．游泳池管理规定

24．商铺管理规定

25．便民服务承诺制度

26．有偿便民服务项目一览表

27．体育活动场所公用设施管理制度

28．安全防范系统使用办法

（二）管理运作制度

1．物业前期参与管理制度

2．物业验收管理规定

3．物业接管验收规定

4．客户入住管理规定

5．质量保证制度

6．钥匙托管承诺书

7．房屋综合维修管理办法

8．维修服务承诺

9．治安管理规定

10．消防管理规定

11．消防设备管理制度

12．消防设施、安全标识管理规定

13．消防设施维修制度

14．突发事件处理规定

15．重点部位防火管理制度

16．台风应急规程

17．安管员管理规定

18．安管员交接班制度

19．智能监控中心值班制度

20．智能化系统使用管理规定

21．智能化设施使用管理规定

22．智能化系统维修、养护规定

23．管理处闭路监视系统操作规程

24．背景音响系统操作规程

25．有线电视和智能化网络管线使用管理规定

26．室内安防报警系统及远程抄表系统保养规程

27．管理处安全工作守则

28．管理处工作制度

29．管理处例会制度

30．24小时值班制度

31．管理处主任巡查制度

32．各类信息收集反馈规定

33．回访制度

34．公共设施日常保养规定 

35．房屋修缮制度

36．房屋外观附属设施管理规定

37．房屋本体设施日常巡检规定

38．房屋本体附属设施日常巡检规定

39．房屋薰こ坦芾砑把布旃娑?

br>40．房屋设施安全管理规定

41．配电房管理规定

42．电梯管理规定

43．电梯机房管理制度

44．管理处电梯值班检查制度

45．电梯安全操作规程

46．电梯维修保养工作规程

47．电梯紧急事故处理规程

48．环境绿化管理规定

49．园林绿化管理规定

50．绿化养护工作制度

51．园林绿化管理流程

52．绿化养护工作制度

53．垃圾中转站清洁制度

54．垃圾收集处理规程

55．社区文化管理制度

56．社区文化活动开展流程

57．居民文化活动组织管理规定

58．社区文化活动计划

59．重大参观考察活动规定

60．小区宣传栏管理制度

61．宣传栏及小区标语管理规定

62．管理处人员文明服务准则

63．员工行为规范

64．客户投诉处理制度

65．财务管理制度

66．收费管理制度

67．财务公开监督制度

68．现金管理制度

69．本体维修基金管理使用、续筹管理规定

70．支票、票据管理制度

71．会计核算制度

72．税收管理规定

73．业务收入管理制度

74．工作人员着装规定

75．员工考勤制度

76．关于用工和辞工的规定

77．计算机系统管理制度

78．档案管理制度

79．广告招牌管理规定

80．合同签订管理规定

81．小区经费管理制度

（三）内部管理岗位职责

1．管理处主任岗位职责

2．智能监控中心主管岗位职责

3．调度员岗位职责

4．小区事务主管岗位职责

5．会计岗位职责

6.出纳员岗位职责

7．管理员岗位职责

8．电脑操作员岗位职责

9．社区文化服务员岗位职责

10．商铺主管岗位职责

11．商铺服务员岗位职责

12．弱电工程师岗位职责

13．水电维修工岗位职责

14．房屋维修工岗位职责

15．保洁员岗位职责

16．绿化工岗位职责

17．安保班长岗位职责

18．安管员岗位职责

19．安管巡逻员岗位职责

20．安管员门卫岗位职责

21．安管宿舍卫生值日员职责

22．消防员岗位职责

23．停车场管理员岗位职责

（四）员工考核程序及标准

1．员工绩效考核程序

2．员工月度考核标准

ISO9002质量体系文件目录

（一）质量手册内容目录

1．手册封面（批准页）

2．质量手册目录

3．质量手册说明

4．质量手册发放控制页

5．质量手册修改页

6．术语

7．阳光物业管理有限公司简介

8．质量方针和目标

9．组织机构及职责权限

10．质量体系要素

11．管理职责

12．质量体系

13．合同评审

14．设计控制（本公司无此项）

15．文件和资料控制

16．采购

17．顾客提供产品的控制

18．产品标识和可追溯性

19．过程控制

20．检验和试验

21．检验测量和试验设备的控制

22．检验和试验状态

23．不合格品的控制

24．纠正和预防措施

25．搬运、储存、包装、防护和交付

26．质量记录的控制

27．内部质量审核

28．培训

29．服务

30．统计技术

（二）程序文件目录清单

1．管理评审程序

2．物业管理方案控制程序

3．合同/标书评审程序

4．文件与资料控制程序

5．物品采购控制程序

6．服务采购控制程序

7．业主提供的产品控制程序

8．物业管理服务标识和可追溯性程序

9．服务过程控制程序

10．分承包服务项目控制程序

11．服务工作计划控制程序

12．物品管理程序

13．设备管理程序

14．应急情况的处理程序

15．采购物品的验证控制程序

16．服务质量的评价控制程序

17．检验、测量和实施设备控制程序

18．检验状态控制程序

19．不合格品控制程序

20．不合格服务控制程序

21．纠正和预防措施程序

22．业主（住户）投诉处理程序

23．物品搬运、贮存、防护和交付程序

24．质量记录控制程序

25．内部质量审核程序

26．员工培训程序

27．信息反馈控制与服务程序

28．统计技术应用程序

（三）作业指导书

（1）管理处内部运作管理规程

（2）房屋及公共场地管理工作手册

（3）供配电管理工作手册

（4）给排水设备管理工作手册

（5）制冷设备管理工作手册

（6）电梯管理工作手册

（7）安全消防管理工作手册

（8）智能设备管理工作手册

（9）房屋（设施）养护和修缮工作手册

（10）安全保卫工作手册

（11）《环境管理工作手册》之清洁工作手册

（12）《环境管理工作手册》之绿化工作手册

（四）ISO9002质量体系记录目录清单

1．物业合同签署记录

2．合同评审记录

3．物业接管项目资料记录

4．验收交接表

5．验收楼宇缺陷整改表

6．安全检查记录

7．整改通知书

8．消防设备清单

9．消防演习报告

10．消防器材卡

11．消防设备检查保养表

12．消防值班记录

13．消防报警处理记录

14．入伙通知书

15．住户登记表

16．退租清单

17．保安值班记 录

18．保安哨位巡查记录表

19.警械警具配备登记表

20．出入证件办理登记表

21．物品搬运放行单

22．保安排班表

23．保安员月训练表24．水池、水箱情况登记

25．水泵运行记录

26．机电设备月检表

27．变配电运行记录表

28．发电机试机记录

29．抄表单

30．空调运行记录

31．电梯检查表

32．清洁工工作考评表

33．消杀药品投放记录

34．绿化工作记录表

35.绿化工作考评表

36.装修改进申报表

37.装修巡检记录

38.临时施工证发放记录

39.出入证件

40.公用设施登记表

41.公用设施完好率统计表

42.邮件发放登记表

43.停车场检查登记表

44.停车场车辆出入登记表

45.维修单

46.维修记录

47.设备完好率统计

48.工程项目审批表

49.工程验收结算表

50.大修项目计划表

51.标识登记清单

52.应急情况处理记录

53.社区文化活动计划表

54.社区文化活动记录表

55.管理费交费记录

56.付款通知书

57.未交费处理报告

58.物品需求计划表

59.物品采购计划表

60.物品入库验收记录

61.分供应调查评价表

62.合格分供应名单

63.分供应年度评审表

64.分包项目质量检查记录

65.库房物品盘点清单

66.发料单

67.文件主清单

68.文件发放记录

69.文件修改申请表

70.外来文件登记表

71.文件呈批传阅表

72.传真登记表

73.机电设备台帐

74.设备卡

75.计量设备检验记录

76.考评记录

77.考评总结报告

78.内部质量审核计划

79.内部质量审核检查表

80.不合格报告

81.内部质量体系审核报告

82.住户意见调查表

83.住户意见分析处理表

84.住户投诉登记表

85.住户投诉处理表

86.管理评审计划

87.管理评审报告

88.纠正和预防措施报告

89.年度培训计划

90.培训档案记录

ISO9001物管部工作手册

第一节任务和岗位设置

一、任务

物管部是实施公司辖区范围内的工程管理，保障设备、设施正常运行的职能部门。

物管部的管理具有严密的科学性和较高的技术性，它是为用户创造安全、文明、舒适、方便的商住环境的基本保证和坚强后盾，是反映公司服务水准、良好形象和声誉的重要标志。

物管部的职责范围如下：

l、负责公司管辖范围内商住房的电力系统、消防系统、电梯系统、空调系统、给排水系统的运行管理、维护保养和故障检修以及保安保洁等。

2、负责公司公共设施、设备的维修保养。

3、负责用户室内二次装修的申批、监管。

4、负责对用户室内设施、设备提供有偿维修服务。

5、负责大楼外委工程的监管工作。

6、负责公司管辖范围内的保安、消防工作。

7、负责公司管辖范围内的保洁工作。

8、负责公司管辖范围内的土建维修工作。

二、物管部组织结构图

第二节物业管理部岗位职责

（一）物业管理部经理

1、在公司总经理的领导下，全面负责物管部的各项工作。

2、负责公司所辖房屋建筑，公共设施，机电设备、消防设备等技术和管理工作；

3、负责制定本部门的各项管理制度及应急措施，确保质量管理体系在本部门有效运行；

4、负责向经营户及消费者提供日常维修、保安、保洁、仓储维修等服务。

5、负责对本部门各班组的工作进行检查，指导；

6、负责经营户及消费者装修申请、审批工作及较大规模的装修验收工作；

7、负责参与楼宇工程验收交接工作及制定楼宇工程验收实施计划。

负责组织新接物业的机电设备运行调试工作；

8、负责对本部门发生的重大事故，组织调查分析及处理工作；

9、对采购物资和提供服务的供方进行评价；

10、负责审核本部门提交的物品申购报告，交主管领导审核的并报总经理批准；

11、负责本部门水、电等各专业技工的工作技能的培训及考核计划的制定，并配合物管部组织实施；确保其正常运行。

12、监督、组织实施与物业管理有关的计量检测设备的定期校准工作。

13、全面规划公司服务设施、消防设施的添置、安装、调试、运转和维修等工作，为质量管理体系的正常运作提供保障；

14、负责收集设施、设备运行原始记录，并进行统计分析，为提高运行质量提供依据。

15、组织领导工程技术人员的岗位培训。

（二）设施设备组组长

1、在物管部经理的领导下，全面负责设施设备组的各项工作。

2、安排执行所辖设备的定期保养规定及参与执行有关的技改项目。

3、监督执行部门的工作指令。

4、负责跟踪工作单的作业情况。

5、定期组织班组员工进行技术和安全生产等业务知识交流。

6、做好本班组的技术档案、维修保养记录和交接班记录等原始记录的管理与存档。

7、负责监督、跟踪相关外委项目的进展情况。

8、及时反馈常用物料、维修零件、工具等材料的品质情况。

9、负责公司维修设备、

材料的采购。

10、负责本小组的劳动纪律考核，并每月上报综合部。

（三）强、弱电维修员

1、在设施设备组组长的领导下，管理强、弱电系统所辖设备。

2、制订并监督执行强、弱电系统的设备定期保养规定及技改项目方案。

3、填写本系统的操作要求和工作指令。

4、提出本系统的备料计划，协助采购专业性较强的工具或零件。

5、负责本系统的外委项目（含外委工程、代维修工程以及仪器、仪表、工具送检）的洽谈审定，监督并验收。

6、负责与相关业务主管部门进行业务联系。

7、负责本系统各类图纸和资料的收集、分类。

8、负责管辖范围内弱电系统（包括消防系统和通讯系统）的日常运行、保养、维修。

9、负责配合电信部门对直线电话、专线电话的开通及维修联系。

10、负责配合电信部门对用户电话系统的维护。

11、负责对消防系统中水系统和风系统的设备进行定期检查和维护保养。

协助水电维修组对消防系统中的电气部分进行维护保养。

12、负责管辖范围内所有公共设备的应急维修。

13、设备责任人每周一次巡查责任设备；每月一次清洁责任设备及周围环境卫生。

（四）空调给排水维修员

1、在设施设备组组长的领导下，管理空调及给排水系统所辖设备。

2、制订并执行空调及给排水系统的设备定期保养规定及技改项目方案。

3、填写本系统的操作要求和工作指令。

4、提出本系统的备料计划，协助采购专业性较强的工具或零件。

5、负责本系统的外委项目（含外委工程、代维修工程及仪器、仪表、工具送检）的洽谈审定，监督并验收。

6、负责与相关业务部门进行业务联系。

7、负责本系统各类图纸和资料的收集、分类。

8、负责空调系统（包括风机）的日常运行和维护保养。

协助水电维修组对空调系统中相关的电气设备进行维护保养。

9、负责给排水系统（包括阀门、管道）的维护保养。

协助水电维修组对给排水系统中相关的电气设备进行维护保养。

10、在非供冷期内设备责任人每周一次巡查责任设备；每月一次清洁责任设备及周围环境卫生。

11、负责大楼管辖范围内所有公共设备的应急维修。

（五）电梯维修员

1、负责监视和掌握各电梯的运行状态，保证电梯的正常运行；

2、完成电梯的定期保养；

3、电梯机房发现故障时，应立即进行检修，并做好记录，如无法修理，应立即与厂家联系，同时做好记录；

（六）水电维修员

1、负责低压配电室、电梯机房、楼层电气小室的日常运行、维修、保养。

2、负责管辖范围内所有公共设备的应急维修。

3、每月两次发电机试运行。

4、负责大楼立面照明灯具的启、停。

5、负责用户室内水电设备的有偿维修服务。

6、负责电气设备、各配电箱（柜）表面清洁。

7、设备责任人每周一次巡查责任设备；每月一次清洁责任设备及周围环境卫生。

（七）给排水维修员

1、在设施设备组组长的领导下，负责管理给排水系统设施设备；

2、负责对给排水系统设施设备进行保养、维修；

3、负责本系统各类图纸资料的收集、保管；

4、负责每天两次巡 

视给排水设施设备，并做好记录；

（八）土建维修管理员

1、在物管部经理的领导下，负责房屋的维修，并管理杂工。

2、制订房屋的定期保养规定及改造方案。

3、负责房屋维修外委项目的洽谈审定，监督并验收。

4、负责与相关业务部门进行业务联系。

5、负责房屋建筑结构各类图纸和资料的收集、分类。

6、负责室内二次装修的初审。

（九）保安消防管理员

1、在公司物管部经理的领导下，全面负责保安消防组行政管理工作，组织和引导部属员工学习法律法规和业务技术知识，培养和提高改进的整体政治思想素质和业务工作能力；

2、督促保安人员严格执行公司有关规定，对成绩突出人员给与奖励，对工作失职人员进行教育和提出处理意见，维护公司和客户利益，预防各类事故发生；

3、认真学习《消防安全规定》、《消防法》、《重庆市消防安全条例》，贯彻执行上级有关指示精神和消防工作方针，坚守岗位，负责编制消防工作计划，定期向领导汇报有关工作及存在的问题，提出整改意见；

4、经常对重点防火部位和易燃易爆物品进行检查，加强消防设施的维护管理，对检查出的隐患督促整改，及时消除隐患，协助主管领导和有关部门建立健全各项安全防火责任制。

5、负责指导监督公司管理物业范围内的安全防范和消防管理工作，协调公安机关处理相关的重大刑事案件和火灾事故；

6、负责应聘保安员的资格审核；

7、负责做好保安，消防用品的采购、验证、监督管理，并对需要维修品提出申请。

8、负责消防器材的管理。

（十）保安员

1、在指定岗位认真值勤，按照公司规定，积极完成工作任务；

2、根据指责规定，负责做好本责任区的防火、防盗、防暴、防破坏、防事故等工作，确保安全；

3、根据值勤要求，夜间检验出入人员证件，防止未经许可的人员、车辆、物资擅自进出责任区，维护责任区内的治安秩序；

4、坚守岗位，认真做好巡逻、检查、防卫、守夜等工作，预防责任区内发生刑事案件和治安灾害事故；

5、协助处理责任区内发生的有关治安事件，及时报告上级并作好值班纪录；

6、服从命令，听从指挥，积极完成上级领导安排的临时性工作任务。

（十一）保洁库房管理员

1、制定分管清洁卫生区域的标准和要求；

2、熟知掌握各类建材、玻璃、不锈钢等所需的清洁剂，并根据所需量进行购买；

3、与社区清洁服务保持联系，注重商场的外部形象；

4、每天对商场各楼进行卫生检查，不低于四次；

5、对原材料进行妥善保管，有计划进行发放，每月盘点一次；

6、协调保洁部和其他有关部门的工作联系，维护公司的内、外清洁卫生形象。

（十二）保洁员

1、熟悉分管清洁卫生区域的情况，掌握清洁工作必要的标准和要求；

2、熟悉掌握各类清洁工具，清洁剂的使用方法，熟知各类建材、玻璃、不锈钢等的保洁方法；

3、严格按清洁规范操作，以防损坏设施、设备；

4、保持分管区域的清洁水准，工作次数每天不少于4次；

5、节约使用清洁原料，爱护使用各种清洁用具；

6、接受主管、领班的监督检查，不断改进工作；

7、对待商家和顾客要热情、大方，为我 们提供方便；

8、文明用语，着装整齐，佩带工作牌上岗。

（十三）库管员

1、在保洁库房管理员的直接领导下，负责处理本小组的日常事务。

2、对入库的物品进行安全检查，熟悉储存物品的分类、性质。

3、负责库房物品的安全保护工作，防止物品丢失。

4、每月进行一次防火检查，消除火灾隐患。

5、负责库房各类帐簿的建立、登记，并保管好记录。

内部管理规定

一、值班管理规定

1、值班员工必须严格坚守岗位，不得私自离岗、串岗。

未经批准擅自脱离岗位者，作违反劳动纪律处理；造成损失的，追究其经济责任。

2、值班员工必须集中精力，保持警觉，认真工作，不得麻痹大意或做任何与值班岗位无关的事情。

3、值班员工必须服从组长的安排，听从调配，执行组长的工作指令。

4、值班员工必须严格执行巡检制度；做到腿勤、眼尖、耳灵、脑活、手快，及时发现隐患，迅速排除故障，保证设备安全运行。

5、值班员工外出作业必须随身携带对讲机，保持联系。

6、值班员工必须掌握并正确实施应急处理方案。

遇突发性事件，应保持冷静，果断处理。

7、值班员工必须做好事故现场的保护工作，收集有关数据和原始记录，等候上级到场处理。

8、值班人员必须做好当班的工作记录，按栏目要求认真如实填写。

二、值班员（巡视值班员）交接班规程

（一）接班员须知

1、上一班设备运行情况；

2、正在检修的设备情况；

3、设备故障的处理经过和结果。

（二）交接班程序

1、按规定时间由交班员工主持交接班。

2、交班员工宣读本班工作情况及设备运行情况，设备故障的处理结果和经过。

3、交接班双方会齐共同对主要巡视内容进行巡检，接班检查，交班随从巡查。

4、报告检查结果。

5、正常：

接班人员签字，交接班结束。

6、不正常：

由交班人员处理，接班人员配合；一时难以完成的，转由接班人员进行。

7、交接班情况记录在交接班记录表中，双方签字认可。

（三）交接班暂停

凡有下列情况不得交接班，必要时立即通知主管到现场处理。

1、巡视记录与实际情况不符时。

2、交接班人数不齐或不在场时。

3、接班人员精神状态不良，包括倦怠、醉酒和伤病等时。

4、设备有故障在抢修中，而又必须交接双方共同处理时。

5、设备运行有异常而又找不出原因或运行情况不明时。

三、供电值班员交接班规程

（一）接班员须知

1、上一班设备运行情况；

2、正在检修的设备情况；3、仪表指示是否正确；

4、设备故障处理的经过和结果。

（二）交接班程序

1、按规定时间由交班员工主持交接班。

2、列队于模拟图板前，交班背对图板，接班面对图板。

3、交班宣读本班工作情况记录及当前运行方式。

4、交接班双方会齐共同巡检设备一次，接班检查，交班随从巡查。

5、报告检查结果。

6、正常：

接班人员签字，交接班结束。

7、不正常：

由交班负责处理，接班配合；一时难以完成的，转接班继续进行。

8、交接班情况记录在当值日志上，双方签名确认。

（三）交接班暂停

凡有下列情况不得交接班，必要时须立即通 知值班主管到场处理。

1、设备记录与实际运行状况不符时。

2、交接班人数不齐或不在场时。

3、当值员精神状态不良，包括疲倦、醉酒、伤病等时。

4、设备有故障在抢修中，而又必须交接双方共同处理时。

5、设备运行有异常而又找不出原因或运行情况不明时。

四、运行记录管理制度

1、巡视值班记录表每班记录一次，电气设备运行记录、每半