助理工作手册修改.docx
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助理工作手册修改
助理工作手册
一、助理的部门归属
助理实行双轨制管理。
直属领导是分行经理，上级领导是运营部，由公司总经理拥有最高管理权。
但分行经理只负责助理的日常事务管理，对助理的考评持参考意见
助理的调转、留用、辞职、辞退由公司统一安排，区域经理与分行经理无权安排
运营部负责助理的招聘、培训、工作指导、行为规范的管理，以及拟定助理的考核管理制度等相关制度的基础工作。
二、助理的职位要求
女性，大专以上学历，年龄22-35周岁，熟练操作OFFICE办公软件，工作细心，亲和力强，有良好的沟通能力及吃苦耐劳精神。
三、助理的角色与职责
助理工作可以说是琐碎而繁杂的，工作细，责任大，要求助理要有认真细致的工作态度，同时也要求助理有一定的领导能力和协调能力。
助理的定位应该是服务与管理的双重，文员、秘书、管家
Ø助理是文员
助理是分行的文员，助理要将公司的各类文件掌握熟练，及时传达给分行的经理及经纪人，配合分行做一些文字、表格的基础工作，同时还要根据总部的要求及时配合总部做各项数据的汇总，上传及校对工作；
Ø助理是秘书
助理是分行的秘书，要起到及时提醒分行经理工作行程，如公司系统发布会议通知，而分行经理又不在店，就应该及时电话通知或提醒，协助分行经理做好分行的店务管理；
Ø助理是行政
助理是分行的后勤管家，负责分行的各项费用上缴，办公用品、业务文本和单据的领用及管理，同时也是各种办公设施、电脑等相关办公用品的维护及修缮申报；
Ø助理是出纳
助理是分行的出纳，仿佛一个公司的财务人员，要对分行的财务收入和支出做现金日记帐，也就是我们的基金帐本，助理还要承担收款，刷POS机，检查开据的收据是否正确，同时将收取的款项存入总公司存款，因此助理的工作责任心非常重要；
Ø助理是政委
助理是分行的政委，如果说分行是一支部队的话，那么分行经理就是团长，而助理则是这支部队的政委，助理是这支部队的思想工作者，在后方协助经理做经纪人的思想工作，更好的作战；
Ø助理是军师
助理是分行的军师，如果说分行是县衙门的话，分行经理就是县官，而助理则是他的军师，当出现管理问题或业绩纠纷时，助理能够根据自己对公司文件流程的熟练掌握，能够帮助分行经理的分行管理提供理论支持或出谋划策；
Ø助理是监察
助理是分行的监督者，助理是公司分配给这支部队的纪律管理者，帮助分行经理做好纪律的督导工作，分行有影响公司声誉、影响分行正常管理、违反公司管理制度的行为一律直接向公司总经理或运营部反馈，而不应姑息养奸，对一些不良的行为习惯睁一只眼闭一只眼，坚决维护公司利益；
Ø助理是企划设计
助理是分行亚文化的建设者，因此助理者要做到有一定的设计思路，能够通过对分店的文化墙的形象设计，配合分行亚文化的建设，起到提高分行经纪人的工作积极性，提高分行的凝聚力的作用。
助理的定位应该是服务与管理的双重定位，文员、秘书、行政、出纳是服务型，但政委、监察、企划是管理型。
助理应该随着工作的不断深入，将自己的工作综合能力从服务型助理提升到管理型程度，为自己的个人素质提升以及在公司平台上的发展做储备。
四、助理日常工作明细
日常工作
工作内容
工作范畴
归属责任人
固定
协助分行经理进行分行的卫生、日常行为规范管理
店务管理
分行经理
分行的物品的申请、发放管理
店务管理
分行经理
配合组织早夕会管理做会议记录
店务管理
分行经理
新下发文件、公告及时通知分行人员并打印在早会宣导
店务管理
分行所有人员
协助分行经理进行系统房源、网络房源的管理
店务管理
分行经理
分行新人的公司管理制度的培训与指导
店务管理
分行所有人员
各种文件、制度、表格的打印、存档、更新
店务管理
分行所有人员
分行钥匙箱的管理
店务管理
分行所有人员
打印房源纸（A3房源纸需总部设计处打印）
店务管理
分行
合同签署的辅助工作（录入合同、存取款项）
合同管理
分行、公司
合同备件的管理（保管、存档、审件、租赁转件）
合同管理
分行经理
业务文本及合同文本的领用、发放、登记
行政管理
分行、公司
公司管理制度的监督与反馈
行政管理
总监
协助分行经理办理人员入职、离职、调转手续
人事管理
人事部
分行的考勤管理，（请假表、销假表、未打卡说明及时填写）
人事管理
分行所有人员
财务账号、各种款项及工资提成核对
财务管理
公司
分店设备的简单维护与修理
资讯管理
分行
外网管理（天健、购房者、搜房、安居客、58同城）
广告宣传
分行
统计、上报各类汇总表格（公司、区域、分行）
数据汇总
公司全体人员
每天
检查分行值班人员卫生，督促保持
店务管理
分行经理
上传每日业绩统计、早夕会
数据统计
运营
协助统计分行量化或其他数据
数据统计
分行经理
统计广告及网络效果调查表
数据统计
运营部
每周
每周一上传人员情况汇表
数据统计
人事部
每周四10点前上传电话表
数据统计
运营部
每周一上传限时变动、联赛统计表
数据统计
运营部
每周与分行经理组织一次彻底地大清扫
店务管理
分行经理
每月
每月6日前递交考勤汇总表（附请假、销假表、未打卡说明）
人事管理
人事部
每月1日前将租赁存款凭条原件及收款收据送租赁专员
数据统计
运营部
每月1日10点前上传联赛统计表
数据统计
运营部
每月1日10点前必须录入合同并提交
数据统计
运营部
每月2日12:
00上传人员情况汇总表（另离职人员汇总表）
人事管理
人事部
每月1-6日上传晋降级表（原件）
人事管理
人事部
每月1-6日上传福利申请及福利变更表（原件）
人事管理
人事部
每月1-6日经纪人证报名及备件递交（助理审件）
人事管理
人事部
每月6-10日核对分行所有人员基本工资及提成
薪资管理
财务部
每月最后一周申请水电费
行政管理
行政部
每月最后一天下班前上传电子考勤汇总表及考勤数据
人事管理
人事部
随机
随时查看内网邮件及公告并及时做好工作
五、各级助理的岗位工作职责标准
Ø实习助理：
需要学习以下知识并做好新人七天作业，由老助理还需在作业上点评，并在复试时候把七天作业交予考试主管
业务知识掌握情况调查表
项目
分项（是否学习）
学习程度
学习时间
公司简介
□行业介绍、公司简介发展介绍，
□熟练掌握□较好□一般□弱
第一天
□助理手册学习、了解工作职责及工作内容
□熟练掌握□较好□一般□弱
第一天
□文件学习
□熟练掌握□较好□一般□弱
第六天
□公司各部门职能，创始人，总经理是谁
□熟练掌握□较好□一般□弱
第一天
内网系统
□录入合同
□熟练掌握□较好□一般□弱
随机
□邮件使用
□熟练掌握□较好□一般□弱
第二天
□如何看公告及文件中心文件
□熟练掌握□较好□一般□弱
第二天
□房客源录入及查看修改信息
□熟练掌握□较好□一般□弱
第一天
□使用3DHome画户型图
□熟练掌握□较好□一般□弱
第一天
硬件学习
□传真机使用（复印、打印、扫描）
□熟练掌握□较好□一般□弱
第五天
□考勤机使用（录入、导出数据）
□熟练掌握□较好□一般□弱
第五天
□POS机如何使用
□熟练掌握□较好□一般□弱
第五天
□西科姆报警系统的使用
□熟练掌握□较好□一般□弱
第五天
网络使用
□天健网、安居客、搜房、购房者、58同城使用
□熟练掌握□较好□一般□弱
第三天
□网络变更及网络管理制度学习
□熟练掌握□较好□一般□弱
第三天
人力资源部
□办理入职、离职、调转手续的管理规定
□熟练掌握□较好□一般□弱
第二天
□员工考勤及晋降级制度
□熟练掌握□较好□一般□弱
第四天
□人力资源表单讲解
□熟练掌握□较好□一般□弱
第二天
□请假、销假如何办理
□熟练掌握□较好□一般□弱
第二天
□保险及公积金的办理
□熟练掌握□较好□一般□弱
第四天
财务部
□意向金、委托购买款项及退回流程
□熟练掌握□较好□一般□弱
第四天
□POS机使用注意事项
□熟练掌握□较好□一般□弱
第四天
□实收业绩表、中介费收入的核对及整理
□熟练掌握□较好□一般□弱
第四天
□店内基金领取、基金帐本记帐
□熟练掌握□较好□一般□弱
第三天
行政部
□水电费申请及报销时间
□熟练掌握□较好□一般□弱
第三天
□物品申请流程，特别是新店
□熟练掌握□较好□一般□弱
第三天
□分店物品报废、报修申请流程
□熟练掌握□较好□一般□弱
第三天
资讯部
□相关工作（更换管理者权限、系统使用）
□熟练了解□较好□一般□弱
第三天
转件流程
□买卖合同转件及注意事项
□熟练掌握□较好□一般□弱
第二天
□租赁合同转件及注意事项
□熟练掌握□较好□一般□弱
第二天
□委托购买转正的条件和流程
□熟练掌握□较好□一般□弱
第四天
表格上传
周一上传哪些表格
□熟练掌握□较好□一般□弱
第二天
月初上传表格
□熟练掌握□较好□一般□弱
第二天
固定时间上传表格
□熟练掌握□较好□一般□弱
第二天
临时表格□广告□派报
□熟练掌握□较好□一般□弱
第二天
其他
□PPT使用
□熟练掌握□较好□一般□弱
第五天
□Phtotshop使用
□熟练掌握□较好□一般□弱
第五天
□各种业务文本、合同文本的使用和管理
□熟练掌握□较好□一般□弱
第三天
有机会带新助理到公司转一次件，各部门人员职能介绍一下
第七天
指教新人如何与店经理、经纪人沟通
第六天
1.初级助理
上岗第一个月主要工作及需要重点学习内容
1）给大区主管发助理花名册，能够配合分行经理及经纪人的工作，上传公司及区域各项表格；
2）熟悉分行人员及本区域人员，给本区域其余分行助理打电话认识一下；
3）熟悉分行各项设备使用及相关注意事项，如考勤机、打印机、POS机等硬件的使用；
4）整理分行各种表格，了解分行及区域各项表格上传时间及要求，重要表格如分行实收业绩表、签约业绩表、晋降级表、财务实收表、工资校对表及人员统计表一定要有留档，如没有留档，需要求原分行助理提供；
5）熟悉公司文件和流程及相关日常使用表格打印、存档；
6）简单了解公司各部门人员及职能，并实地走访一遍；
7）到公司行政部将考勤机更换管理者权限；
8）学习使用绘图软件，以便对新上岗经纪人进行培训；
9）加强EXCEL表格的学习和使用；
10）了解分行各项物品存放，做到心里有数，以便定期申请；
11）如实逐级上报分店出现的各种问题，以便公司领导了解分行情况
上岗第二月主要工作及标准
1）分行的正常工作能够完全配合，上传表格要求准确及时；
2）单据领用要求必须领用人亲笔签字，坚持原则；
3）EXCEL表格使用熟练，能够根据区域经理或分行经理的工作需要制定出相应的表格；
4）学会管理监督分行卫生；
5）配合分行经理管理分行纪律；
6）熟练掌握内勤各部门人员及相关职能；
7）熟练掌握公司各项流程，对分行经理的工作能够提供帮助；
8）能够准确地提供各项使用表格；
9）分行的钥匙管理严谨，有详细的钥匙明细表并有严格的领用登记；
10）基金账本要熟练登记，出入账条理清晰，每月月计并有分行经理签字确认，同时要求发送分行全体人员进行公示；
11）如实逐级上报分店出现的各种问题，以便公司领导了解分行情况
2.三级助理的工作标准
1）分行的正常工作能够完全配合，上传表格要求准确及时；
2）单据领用要求必须领用人亲笔签字，坚持原则，并能为分行经理准备好完整的合同签署档案袋；
3）EXCEL表格使用熟练，能够根据区域经理或分行经理的工作需要制定出相应的表格；
4）分行卫生有序管理；
5）分行纪律有序管理；
6）熟练掌握内勤各部门人员及相关职能；
7）能够看出分行经理租赁合同签署的一些简单问题，转件成功率80%以上；
8）能够准确地提供各项表格；
9）如实逐级上报分店出现的各种问题，以便公司领导了解分行情况；
3.二级助理的工作标准
1）能够保证并准确完成初级助理和三级助理的工作标准；
2）单据管理清晰明确，无论何时都与分行经理有明确交接并有领用签字，以便有据可查；
3）EXCEL表格使用熟练，能够根据区域经理或分行经理的工作需要制定出相应的表格；
4）分行卫生不需要分行经理督促，或可以通过分行经理的力量进行管理，保证每个星期进行一次彻底的大清扫（如分行经理无法配合卫生清扫，需沟通区域经理）；
5）能够独立签署租赁合同，对于买卖合同也可以在分行经理指导下进行签署，了解买卖业务的手续，了解简单的合同管理规范，对相关风险能够提醒分行经理掌控；
6）到手续部实习一次/随经纪人跟单一次，做到对公司的主要业务流程有所掌握（待定）；
7）工作职能能够做到或正在向管理型助理接近；
8）能够对新助理进行培训，并能将助理工作认真细致地对新助理进行讲解；
9）如实逐级上报分店出现的各种问题，以便公司领导了解分行情况；
4.一级助理及特级助理的工作标准
1）成功进入管理型助理的角色，即使分行经理休假期间也完全可以保证分行工作的正常进行；
2）能够独立签署租赁合同，可以配合分行经理独立签署买卖合同，对相关风险有所掌握；
3）能够与协助区域助理主管协调管理本区域内其他助理，合理分配本区域内助理的工作并进行工作指导；
4）如实逐级上报分店出现的各种问题，以便公司领导了解分行情况；
5.助理主管的工作标准
1）能够完全胜任管理型助理的工作，保证与区域经理的沟通顺畅，并极力协助区域经理管理好区域内的助理工作，营销工作；统筹策划区域内的各项工作，对突发事项有应变处理能力；
2）负责汇总区域内实收业绩，并要求审核无误，各分店最晚于2号下班前必须上传至区域助理主管处，区域主管最晚于每月3日9点前将审核无误的实收业绩黏贴在一个表内发至大区主管处；每月26号区域内如有新助理试传实收业绩，直接发至区域主管处进行检查修改；
3）如实上报区域内出现的各种问题，及时掌握区域内助理的思想动态，并汇报与大区主管处，以便公司及时的了解到区域内的情况。
每月至少区域内巡店一次，,抽查分店合同文本、财务账户、各种表格及文件制度的更新等，并及时报给给大区主管。
要求检查项：
Ø表格管理：
业绩管理表、实收业绩表、晋降级表、考勤汇总表、工资校对表，财务中介费收入表、按揭流水号表、钥匙登记表助理必须留存；
Ø合同管理：
合同领用登记表必须使用，由领用人亲笔签字登记、助理休息必须使用《合同交接表》与店长进行交接、文件柜钥匙需由助理保管；
Ø签署合同后收据、银行回执、POS机小票需复印存档；
Ø银行存款单必须事先将账号、用户名填好，并在左上角写明买卖中介费、意向金、定金、租赁中介费；
Ø店内基金账本记账明确；要留有凭条及小票以便财务查账，要有领用人签字。
Ø分店人员着装和分店卫生卫生重点检查：
门玻璃、物品摆放、房源纸更新、地面，死角、派报使用情况
4）会议安排（每月至少4次会议）
A.根据大区情况，区域主管每月开会一次，对工作的总结及计划
B.每月月末公司召开全体助理会
C.每月区域内至少召开助理会两次，主题由区域主管确定
5）区域统筹管理
A.每月制定广告条数分配计划；
B.根据区域助理情况分配区域内汇总工作；
C.掌握区域内助理情况，及时发现并反馈问题；
D.协助区域经理进行工作安排；
E.定期组织区域内新老助理培训；
F.区域内文化建设（如文化墙、区域周刊、半月刊，每日战报等）；
G.安排区域内助理休息，要保证区域每个商圈都有助理在岗；
H.安排区域内助理互帮互助，结对串休（2-3位助理为一组）（如：
帮忙传广告、录入合同等）；
I.定期回访区域内维修与物品发放情况；
J.将区域助理会召开时间地点上报个大区助理主管，同时告知区域经理，以便掌握助理的在岗情况；
K.助理主管根据每月考勤情况对区域内助理进行扣分处理，脱岗每次扣2分，旷工扣3分；（脱岗定义：
区域助理或分行经理都不知道该助理的去向，并外出时间超过20分钟）
六、助理绩效考评
助理绩效考评的目的是为了更好的提高助理的工作积极性，校正工作态度，在工作中不断提高自己的工作能力，从严要求自己，以达到在能力和技能上持续提高。
同时通过绩效考评优胜劣汰，对助理中达不到工作要求或者是工作态度不积极的助理实行末位淘汰制，随时更新助理团队的新鲜力量，提高助理的团队素质。
（一）绩效考核每月执行一次，考核内容包括量化和质化的考核，具体内容见附件
附表一：
店助考核评比权重表（例）
区域名称
分行名称
助理姓名
人事部
行政部
资讯部
财务部
按揭部
工程部
培训部
区域经理
分行经理
助理互评
助理主管
运营部
助理考试
总监
突出贡献
总分
学府区域
远洋风景
孙香
5%
5%
5%
5%
4%
4%
4%
6%
6%
15%
12%
10%
10%
4%
5%
100
各项基础分
3
3
3
3
3
3
3
3
3
9
6
8
7
3
0
60
1、公司内勤各部门考核（42%）
实行量化考核，基础评分，典型事项加减法，各部门如有特殊事项表现优异可由部门经理给予加分（由各部门经理综合评定），如因某项工作错误各部分给予扣分，每错误一次扣0.5分。
因按揭部、工程部与培训部对助理工作接触不多，但在很多工作上也需要助理的积极配合，因此对助理的考评同样具有话语权，工作不力的情况下部门经理有权根据部门职员意见加分扣分，但需对扣分行有明确说明。
内勤各部门考核评分表（例）
区域名称
分行名称
助理姓名
基础分
加分项
扣分项
合计
备注原因
公司直管
远洋风景
孙香
2、区域经理的考核（6%）分行经理的考核（6%）
因考虑营销工作繁重，营销对助理的考核是按照质化的考核标准来界定，对助理的工作实行以下评分标准。
考核重点则按职业素质、沟通管理、店务管理三方面进行考核，基础评分1分，根据工作表现各项考评突出实行加分，各项表现不足执行扣分，如表现突出根据贡献加分。
如分行经理或区域经理打人情分，则次月考评分数全体下浮30%作为浮动指数，如连续累计两个月没有公正评分，则其余月份全部按指数下浮30%分数考评。
评分
职业素质
沟通管理
店务管理
高效高质的完成本职工作加0.5—1分（事实陈述）
工作态度积极，认真细致，能主动将工作想在前面，在做好本职工作的同时能很好地配合协助分店或区域的工作。
能够有效地与区域经理、分行经理沟通分行事项，积极反馈分行问题，凭借良好的沟通能力使公司的制度流程能够获得分行的拥护贯彻执行。
分行卫生非常干净，保持好，办公环境及时清扫，每周都能做到大清扫，店内物品摆放整齐，员工着装规范，分行的文化墙设计新颖更新及时。
基础分
1分
工作态度认真，能够做好本职工作，但主动性稍差，需要分行经理或区域经理提醒去配合分行和区域的各项工作。
与分行的沟通顺畅，能够将公司的制度流程执行下去。
分行卫生整齐，但不是很干净，文化墙不突出，业绩板没有及时更换。
有失职情况扣0.5—1分
工作态度一般，或态度虽认真但本职工作做不明白。
与分行的沟通不良，工作得不到分行经理和经纪人的配合。
店务管理混乱，卫生不合格，文化墙不及时更新，敷衍了事。
3、助理互评（15%）
实行的是量化和质化的双重管理，基础分制度，典型事件加减分，质化指标从职业素质上进行考评，量化考评在各区域汇总人员互相监督扣分（未按时上传从职业素质中扣分，表格错误从业务技能中扣分），由区域内助理互评决定加减分，能够主动积极承担更多工作并及时准确完成可在职业素质项加0.2分，长期汇总考勤和长期汇总广告上传并审核无误可在职业素质项酌情加分，最高2分，无故推卸扣1分。
如区域主管打人情分，则对区域主管本人考评扣2分，次月本区域考评整体下浮20%作为浮动指数，如连续累计两个月没有公正评分，则其余月份全部按指数下浮30%分数考评，或撤换区域主管。
评分等级
职业素质
业务技能
店务管理
各方面做表现优秀加1-2分，（需事实陈述）
积极（主动热情协助区域经理和分行经理工作，认真、细致积极完成自己工作，知错能改，自律性强，自我要求严格，不违反公司的相关规定）
熟练（房地产基本知识、公司文件和流程很熟练的知道Excel、PPT办公软件很熟练，能够根据上级领导的意图及时制作表格）
各项单据、业务文本管理井井有条（有详尽整齐的领用及追踪记录），店内卫生没有死角，电脑内表格规范，公司常用各项表格打印并经常更新
基础分3分
工作态度认真，能够做好本职工作，但主动性稍差，偶尔需要其他助理提醒去配合分行和区域的各项工作，没有反馈
一般（房地产基本知识、公司文件和流程大概了解，Excel、PPT等办公软件等常用软件基本掌握，但不能及时制作出符合需求表格）
各项单据、业务文本管理不出错，店内卫生可以，但细节不重视，电脑内表格虽然有，但不规范，常用表格偶尔没更新
2分以下
对于表现不佳进行扣分1-2分（需事实陈述）
工作态度一般，或态度认真但本职工作做不明白，或消极怠工，工作需要领导耳提面命，责任心差。
不熟练（房地产基本知识、公司文件和流程不了解，Excel、PPT办公软件运用很生疏，仅限于能够填充表格，经常乱改表格）
各项单据不按要求领用，业务文本浪费，电脑内表格随意保存找不到，常用表格没有打印或不全或不更新，卫生更是不合格
4、助理主管考评（12%）
助理主管的考评是完全的质化考评，通过其他渠道如总监、区域经理、分行经理、和其他部门经理对助理的总体反馈经过信息的筛选评估对助理工作进行考评，也可能通过抽查、巡店及助理到总部的工作状态进行了解，这就要求助理主管在平常的工作中与各部门及相关人员及时沟通了解助理的日常工作情况，对助理的工作要有全盘了解。
评分
职业素质
业务
店务管理
高效高质的完成本职工作加1-2分
（陈述事实）
工作态度积极，认真细致，能主动将工作想在前面，在做好本职工作的同时能很好地配合协助分店或区域的工作
熟练（房地产基本知识、公司文件和流程很熟练的知道Excel、PPT办公软件很熟练，能够根据上级领导的意图及时制作表格）
区域经理和助理主管的工作要求
基础分
2分
工作态度认真，能够做好本职工作，但主动性稍差，需要分行经理或区域经理提醒去配合分行和区域的各项工作
一般（房地产基本知识、公司文件和流程
升级会员 