酒店管理系统用户手册.doc

酒店管理系统用户手册.doc

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目录

一、快速入门

1.1、名词解释

1.2、启用步骤

1.3、日常运行步骤

1.4、日常接待业务操作步骤

二、各功能模块操作方法

（一）系统主界面

（二）预订管理

1.预订房间

2.预定退房

3.退出系统

（三）前台管理

1.开房操作

2.换房操作

3.交款操作

4.退房

（四）查询管理

1.商品查询

2.库存查询

3.房卡查询

4.账户查询

5.交接班查询

（五）财务管理

1.客人结账

2.记账收款

3.打印账单

4.日记账报表

5.夜审

（六）客户管理

1.客户信息

2.客史管理

（七）经理查询

1.今日预订情况表

2.今日退房情况表

3.客房资料统计表

4.在店客人统计表

5.离店客人统计表

6.夜审记录

（八）系统设置

1.系统权限

2.新增用户

3.用户资料

4.房间管理

5.更新收支

6.系统设置

（九）会员管理

1.会员注册

2.会员查询

3.会员修改

4.充值

5.注销

6.会员优惠

（十）帮助

1.帮助信息

2.关于

（十一）其他管理

1.计算器

2.万年历

3.世界闹钟

4.公共信息

5.留言板

6.注销

一、快速入门

1.1、名词解释

房间项目：

房间项目也可以理解为房间的种类（例如可分为标准房间、豪华包间等）。

具体到某个房间类型都有其相对应的房间，而每个房间就具体到某一来店登记的宾客，一般把房间提供给一个客人后，在当前客人未退出占用状态前暂时无法提供给另一个客人消费。

此项目在系统设置中设置，在宾客开单时使用。

计费设置：

计费设置主要是提供计算收取在店宾客消费费用的方法。

主要包括：

（1）全场打折设置：

如果启用了全场打折，那么在宾客结账时将根据设置好的打折比率进行打折优惠；

（2）全天计费：

此设置作用于设置房间的计费方法，宾客登记后，房间将按此设置的方法开始计费。

此项目在系统设置中设置。

客户设置：

客户是本店的VIP客户、其他客户的统称。

可设置客户等级（例如：

协议单位、团体客户、散客等）还可为每种客户等级设置打折比例。

操作员设置：

操作员是指使用本系统的本店员工，管理员可为其分配相应的操作权限。

来宾登记→散客开单（团体开单）：

每个客户发生消费前必须进行登记（建立客户帐），给客户安排一个房间（房间）等房间项目，房间项目必须是在“系统设置”模块中的“房间项目”中已经设置，系统只能对已设置的房间项目（房间）进行登记。

来客登记→更换房间：

假如因为店内原因或客人要求，造成客人当前占用的项目必须终止提供，但客人的消费并未终结，为此，可以通过更换房间来将客人资料及消费信息在不进行结帐操作的情况下转到另一新项目下。

例如：

换房间（房间）。

项目状态：

房间的当前使用状态。

例如：

空房、脏房、预定等状态。

收银结账→宾客结帐：

终结客户当前的消费活动，并进行收款及自动还原房间项目（房间）的占用状态为可预定状态。

用于查询已结帐客户（历史客户）的结帐信息，并形成各种分类的旅客详细结帐信息，如：

客户结帐记录、历史客户资料、押金记录、换房记录、结帐客户消费累计表、已结帐客户“消费项目明细表”、已结帐客户“接待对象消费明细表”、已结帐客户“结帐方式消费明细表”、已结帐客户“结帐单位消费明细表”等。

1.2、启用步骤

第一步：

执行“系统维护→系统设置”菜单，设置相关项目。

1.房间项目设置

2.商品项目设置

3.操作员设置

4.计费设置

第二步：

开始使用。

1.3、日常运行步骤

第一步、双击图标打开本系统

第二步、输入正确的用户名及密码进行登录

第三步、登记模块：

来宾登记→预订管理

第四步、登记模块：

来宾登记→顾客开单（团体开单）

第五步、点单模块：

点单消费→增加消费

第六步、收银模块:

收银结帐→宾客结账（确认或询问客人是否为本店客户）

第七步、查询模块:

查询来宾信息、收银明细、打印营业情况日、月报表、统计分析营业收入及宾流量等。

第八步、客户管理模块：

管理客户的基本信息、消费信息。

第九步、维护系统→数据备份

第十步、维护系统→系统设置

1.4、日常接待业务操作步骤

第一步、登记模块：

来宾登记→散客开单（团体开单）

第二步、收银模块：

收银结帐→宾客结账

二、各功能模块操作方法

系统主界面

（图1）

1来宾登记

1.1客户开单

功能建立宾客消费帐，本模块为每位来店宾客指定一个房间（房间），是宾客消费的开始。

（图2）

（图3）

*在选定某一处于“空房”或“预订”状态的房间后，通过点击菜单“散客登记（团体登记）→登记”（或直接点击主窗口中的“房间预定”快捷按钮）菜单进入登记客户资料界面。

*进入“客户资料”界面后（如图2、3），可以看到有关选定开单房间的基本信息及一些基本费用。

*填写来宾人数（必须填写）、押金金额（根椐本店情况而定），系统将自计算相应的费用。

*填写完之后，点击“确定”按钮将完成开单任务，点击“取消”按钮将取消此次开单操作。

1.2更换房间

功能：

假如因为店内原因或客人要求，造成客人当前占用的房间（房间）必须终止提供，但客人的消费并未终结，为此，可以通过更换房间来将客人资料及消费信息在不进行结帐操作的情况下转到另一新项目下。

例如：

换房间（房间）。

（图4）

*在选定需要更换的房间后,通过点击菜单“来宾登记→换房间”进入更换房间界面（如图4）。

*进入“更换房间”界面后可以看到当前待调换的房间号（即：

原房间）,在“调整为”后的文本框中输入要调整到的目标房间。

*填写完之后，点击“确定”按钮将完成更换房间任务，点击“取消”按钮将取消此次更换房间操作。

（注：

如果待更换的房间和目标房间在同一房间类型中，可通过拖放的方式进行调换）

1.3修改登记

功能：

如果在顾客开单时填写有误，或者用于修改来宾姓名、押金金额等可通过此项操作完成。

*在选定需要修改登记的房间后,通过点击菜单“来宾登记→登记”进入修改登记界面。

*进入修改登记界面后，相应的文框将显示出顾客登记时的数据，更改需要修改的项目。

如：

来宾人数、押金金额。

*填写完之后，点击“确定”按钮将完成修改任务，点击“取消”按钮将取消此次修改操作。

1.4房间状态

功能此项操作可手动修改处于非占用状态的房间状态为”空房”、“预订”、“停用”、“脏房”等状态。

1.5预定管理

功能：

此项功能可以完成增加预订、修改预订、删除预订，预订情况的查询、导出、打印等功能。

（图5）

*通过点击菜单“来宾登记→预订管理”菜单（或直接点击主窗口中的“预订管理”快捷按钮）进入预订管理界面。

*增加预订：

点击预订管理窗口中的“增加”按钮进入预订登记窗口，在预订登记窗口中填写预订人信息并指定其预订的房间类型及房间、确认宾客预计到达的时间和最后保留时间，还可选择“到达保留时间是否自动取消预订”。

填写完之后点击“确定”按钮将完成此次预订，点击“取消”按钮将取消此次预订操作。

（注：

最后保留时间是指若宾客在预订到达的时间没有到达，最多还能廷长到的时间。

此时间做为自动取消预订的条件）。

*修改预订：

若要修改某条预订信息可在预订管理窗口中选择一条要修改的预订信息，然后点击预订管理窗口中的“修改”按钮进入修改预订登记窗口，修改相应内容（操作方法类似于增加预订）后点击“确定”将保存修改后的信息，若点击“取消”按钮将取消此次修改预订登记操作保持原有的数据不变。

*删除预订：

在预订管理窗口中选择一条要删除的预订信息，然后点击预订管理窗口中的“删除”按钮，系统将给出提示“删除后将不能恢复，确定删除吗？

”，点击“确定”将永久删除所选中的预订信息，点击“取消”将不做任何操作并返加预订管理窗口。

*查询预订：

在预订管理窗口中“房间号/姓名”后的文本框中输入被预订的房间号或预订人的姓名后点击“查询”，数据表中将显示出符合查询条件的预订信息，当然可以点击“过滤”按钮选择过滤条件从而指定查询范围。

点击“刷新”按钮数据表中将显示所有预订信息。

1.6退出系统

功能此项操作可中断本系统的运行并退回到操作系统。

*点击菜单“来宾登记→退出系统”,系统将提示“真的要退出系统吗？

”，点击“是”将中断当前所的操作并退出本系统，点击“否”将返回到本系统。

（注：

退出系统前请先确认对未保存的操作进行保存，否则系统将取消未保存的操作）

2收银结账

2.1宾客结账

功能本模块将自动统计每个登记客人在店时所发生的所有消费额和应付款额，并完成结帐收银操作。

（图6）

*在主窗口中选要结账宾客的房间后，点击菜单“收银结账→宾客结账”（或点击主窗口中的“宾客结账”快捷按钮）进入宾客结账界面。

*此窗口主要包括:

结账房间信息区、付款情况区。

（注：

结账房间信息区：

用来显示当前结账房间的账单号、房间编号、宾客姓名，付款情况区：

中分别有消费金额、应收金额、已收押金、优惠金额、实收金额、宾客支付、找零等，其中：

“已收押金”是指已经收取的“预付款”等金额的合计额；“结算金额”是指经系统计算应收的结账金额，即：

“消费金额－已收押金=结算金额”；“宾客支付”是指客人结账时交付给收银员的金额，如果大于结算金额，则在其后显示找零金额；“优惠金额”是指系统根设置的打折比率自动计算出的让利于宾客的金额及抹零金额等的统称。

最后的“入账金额=消费金额－优惠金额”由系统自动计算。

消费消单区：

用来显示选中房间的消费清单。

*点击“结账”按钮后就完成了结账操作，也就意味着终止了此宾客此次在本店的消费行为，并自动关闭本窗口。

*点击“取消”按钮将取消此次结账操作并自动关闭本窗口。

3业务查询

3.1结账单查询

功能根据结账时间、宾客姓名、账单号、房间号来查询已经的结账的账单

（图9）

*点击菜单“营业查询→结帐单查询”进入“结帐单查询”界面。

*选择账单时间后，填写起始时间和终止时间后点击查询按钮，在结账状态信息里会显示这一段时间的结账单内容。

*选择姓名/房间号/账单号后，填写内容后点击查询按钮，在结账状态信息里会显示某个宾客、某房间、某个账单号的结账单内容。

3.2全部宾客信息查询

功能根据输入的宾客姓名、证件编号、房间号查询来宾的信息内容。

（图10）

*点击菜单“营业查询→全部宾客信息查询”进入“全部宾客信息查询”界面。

*输入宾客姓名、证件编号、房间号后，点击查询按钮，在所有来宾信息里会显示宾客的信息内容。

*点击近日来客按钮可以查询今天到店的宾客内容。

3.3在店宾客消费查询

功能查询在店的宾客某时间内的消费。

（图11）

*点击菜单“营业查询→在店宾客消费查询”进入“在店宾客消费查询”界面。

*选择入住时间，填写起始时间和终止时间，点击查询按钮在店宾客消费里会显示所选时间里的在店宾客消费明细。

*选择房间号，填写后点击查询按钮在店宾客消费里会显示所选房间号的