财务部ERP系统操作手册.doc

财务部ERP系统操作手册.doc

《财务部ERP系统操作手册.doc》由会员分享，可在线阅读，更多相关《财务部ERP系统操作手册.doc（39页珍藏版）》请在冰豆网上搜索。

解决方案

江门瑞怡乐甜味厂有限公司

ERP系统操作手册

文档作者：

古世文

创建日期：

2013-11-17

确认日期：

文档编码：

ATTN-SUNLIKE-CHIC-002

当前版本：

V1.0

审批签字:

天心公司项目经理

瑞怡乐公司项目经理

拷贝数量 _____

文档控制

更改记录

日期

作者

版本

更改参考

2013-11-17

古世文

V1.0

文档建立

审阅

姓名

职位

签字

分发人员

编码

姓名

地点和位置

引言

前期通过对江门瑞怡乐甜味厂有限公司（以下简称瑞怡乐）的需求调研、系统配置、操作培训、流程优化等阶段，现对这些阶段所在ERP系统里实现的功能进行详细描述，构成了该操作手册。

其中重点描述瑞怡乐的销售方面、财务方面、电商方面、生产方面、采购方面、仓库方面和物流方面的业务流程、组织形式在ERP系统里的操作方式，同时该文档也列示一些ERP系统的关键性操作和功能要点。

该方案中，我们将明确：

系统基本功能

各业务流程的系统操作

关键性操作说明

业务报表反映

参考相关文档：

《财务部-ERP操作手册》

通用性

快捷键使用

l在系统里，打开任何单据时，可以提供以下的快捷键使用：

ØF1打开当前单据的系统说明，以便操作员可以查看该单据的栏位说明和操作方法；

ØF2“新增”单据按钮快捷键；

ØF3“速查”窗口快捷键；

ØF4“删除”单据快捷键，是对整张单据内容进行删除；

ØCTRL+D组合键，对单据其中一行内容进行删除；

ØCTRL+A组合键，对单据内容完全复制变为新的单据；

ØCTRL+I组合键，对单据任两行之间插入一行；

ØF8“存盘”单据快捷键；

ØF7“打印”单据快捷键；

单据临时保存

l操作员在进行单据录入时，有时单据还没有完全录入完毕，但有其它事情要进行处理，如果此时保存了该单据，则单据会自动进入下一流程环节，就会提供了不完整的单据信息。

系统提供可以不用保存单据，只需将此单据存入临时数据库，操作员也可以将系统退出，下次再登录时，将此临时的单据调出即可，如下的操作：

Ø在单据表头右边的空白位置点鼠标右键，如下图标示：

在此空白区域点鼠标右键

Ø在空白区域点鼠标右键后，会出现如下图所示的菜单：

Ø在出现的菜单列表里选择“当前数据存入临时表”，出现如下图的窗口：

Ø系统会自动在“单号”栏位生成一张临时记录的单号，以便下次调出临时数据时使用，操作员也可以在备注栏位内输入一些信息，以便查询，然后点“确定”即可。

Ø下次登录系统时，则同样可以在单据的表头空白处点鼠标右键调出菜单列表，选择“从临时表导入数据”，在弹出的窗口里选择已经保存了的临时数据即可。

单据默认值设定

l操作员在操作单据，对于一些每次都必须输入且是相同数值的栏位时，系统提供设定单据的默认，减轻输入量。

比如请购单，表头的采购部门、请购部门、请购人员这几个栏位都是要求必输入的，则可以对其设定默认值。

同样在单据表头的空白区域内点鼠标的右键，在弹出的菜单列表里选择“表头栏位设定缺省值”，如下图所示：

l选择菜单后，弹出如下图的窗口：

l在“设定默认值”窗口里，对要设定默认值的栏位里选择上内容，然后确定即可。

操作员以后每次打开此单据时，已设定默认值的栏位都不用再重新输入。

货品查询

l操作员在做单的时候，必须录入货品资料，而在系统里如何能快速快速查找到自己所需的资料呢？

系统提供以下三种查询方式，以请购单为例：

1.默认查询

单据下方属性里的货品查询方式选为“1.默认查询”，如下图所示：

将鼠标放在“品号”栏位内，如下图所示：

然后在“品号”栏位内直接输入该物料的编码或名称关键词或关键词的拼单首字母（助记码），系统会将根据输入的关键词进行过滤，会将包含该关键词的内容显示出来，如下图所示：

此种过滤方式，因考虑到显示资源的问题，所以系统只会显示出前50笔包含此关键词的资料。

2.组合查询

组合查询的方式可以同时根据编码、名称、规格等几个栏位信息一起过滤，前提是要在单据下方的“属性”里将货品查询方式选为“2.组合查询”，如下图所示：

然后在单据里的品号栏位里，点击栏位里右边的按钮，会弹出如下的窗口：

这样可以在相应的过滤栏位里选择或输入内容，系统会根据这样的多级过滤条件进行查询，如下图所示：

系统会将所含有该关键词的内容全部过滤出来，只需在对所需的物料前面的“选择”栏位进行双击，可以多选。

然后再点右下角的确定即可。

²栏位说明：

大类：

编码的总归类，分为制成品、半成品、原料、物料；

中类：

请参阅《编码原则》文档；

品号：

物料编码，请参考《编码原则》文档；

品名：

物料名称，可以输入其中某一关键词。

3.默认模糊查询

单据下方属性里的货品查询方式选为“1.默认查询”，如下图所示：

然后在单据里的品号栏位里，点击栏位里右边的按钮，会弹出如下的窗口：

第一次打开此窗口时，系统会将操作员权限内的所有货品资料过滤出来。

然后在窗口上方的“条件”菜单里选择“查找”，如下图所示：

选择“查找”菜单后，会出现如下图所示的窗口：

然后操作员可以在左边的查询栏位内容输入关键内容查询过滤，如下图：

此种方法是比较高效的查询方式，系统会自动将本次操作的过滤关键词保存，下次再进入此窗口时，显示速度会加快。

建议在所有单据里查询货品时都采购此方式。

我的工作台

l用户每次登录系统时，都会自动显示“我的工作台”界面，如下图：

如此选项没有勾上时，进入系统时不会自动显示我的工作台

l如登录系统时，没有显示“我的工作台”，则可以直接在系统左上角的菜单框里输入“我的工作台”拼音首字母，也可以直接带出菜单，如下图：

或可以直接点击此快捷图标

l对于操作用户，可以直接在左边的“我的单据”里查询有哪些单据（需审核的）已经被审核或还是在审核中的，如下图说明：

未审单据：

当前操作员输入的需走审核流程且“未审核”的单据；

在审单据：

当前操作员输入的需走审核流程且未终审、但已进入审核过程的单据；

终审单据：

当前操作员输入的需走审核流程且已终审的单据；

退审单据：

当前操作员输入的需走审核流程的但被退审的单据；

²在查询未审核单据、终审单据、退审核单据等信息时，如显示内容不齐全，则要注意下方的过滤设置条件查询窗口里的日期有没有选择正确，如下图：

l对于部门经理、公司领导或职能部门，需要对单据进行审核时，可以在“我的工作台”上点选“我的审核”，如下图：

l要查看有哪些单据需要审核时，则点击“待审核”按钮，会出现如下图：

l对于待审核单据的详细内容，可以直接双击单据号码栏位里的单据号，系统会自动跳转到该单据的详细信息，比如现在双击单据号码为：

SO3B240001这张单，结果显示如下图：

l如对该单据是审核同意或是不同意时，可以点击下面的“审核”，如下图：

l此时选择“同意”或“不同意”，系统会再次弹出提供输入留言窗口，如下图：

l如有备注信息输入后，确定即可。

l要查看已经审核了哪些单据，或要对某张单据进行反审核时，则可以在“我的工作台”左边选择“已审核”，如下图：

l可以双击该单据号码进行后，再在下方点选“反审核”，也可以在此页面上的“同意/不同意”上单击右键选择“反审核”。

如果要反审核之前已经审核通过的单据时，前提该单据还没有流转到下一流程.

l系统提供记录操作员近期时间内操作过的单据，以便操作员可以快速打开单据进行作业，则在“我的工作台”左边选择“最近的工作”，如下图：

l有部分操作员开通了预警提示，不同的操作员有不同的内容。

这部分操作员进入“我的工作台”后，可以在左边的菜单中选择“我的预警”，如下图所示：

l此时对于显示红色的内容，可以双击进入查看即可。

可以根据这些预警的信息进行后续单据处理。

²对于“我的工作台”更详细的操作说明，请参阅文档《Sunlike+ERP+系统维护操作手册》。

整体流程图

财务部

财务部流程

说明：

财务收到客户的款项后先在单客户收款中进行预收款作业，直至仓库部门做了销货单后收到客户全部账款后在单客户收款中进行冲账（其中存在预收款冲账），冲账后会自动产生账户收支记录，现金账户或者银行账号中会自动增加所收账款，最后在总账中进行凭证自动结转，切制销货单凭证，并审核、过账；付款也是一样的动作，在付给厂商的款项后在单厂商付款中进行预付款作业，直至采购部做了进货单之后在单厂商付款中进行冲账（其中存在预付款冲账），冲账后会自动产生账户收支记录，现金账户或者银行帐号中会自动扣减所付帐款。

最后在总账中进行凭证自动结转，切制进货单凭证，并审核、过账。

涉及单据和用途

单据别

用途

预收款

在确认客户订单之前，客户会先给予我们一笔预收款

单客户收款

销货给客户，处理预收款项和冲销客户收款

账户收支

影响到银行、现金帐号的进出

预付款

预付给供应商的款型

单厂商付款

付款给供应商

凭证自动结转

结转凭证

一般凭证

手动录入凭证

审核凭证

审核凭证动作

凭证过账

凭证过账动作

预收款：

当销货之前客户预付一部分款项时做此动作：

1、选择《资金管理》模块，选择收款-单客户收款

2、进入单客户收款界面后选择需要进行收款的客户；填写预收金额并选择现金或者银行账户，通过现金方式就选择现金账户，通过银行转帐的方式就选择银行账户；勾选上是预收款这个选项，系统才会识别为该笔款项为预收款。

点击存盘

输入预收款金额并选择现金或者银行账户

选择预收款客户

勾选是预收款

3、点击速查弹出窗口选择保存好的收款单，双击进入查看。

根据日期选择收款单号，双击进入查看，提示是否放弃已修改数据，点击是

点击速查查看收款单据

单客户收款：

当仓库做完销货单后客户付清应付账款后做此动作：

1、进入资金管理模块，选择收款-单客户收款

2、进入单客户收款界面，根据销货单选择收款客户，系统会自动带出对该客户的应收账款

3、若对该客户有预收款，则在预收/付款会以红色的金额显示对该客户的预收账款，我们需要点击预收/付款通过选择对该客户做的预收款作业冲销该笔预收款

对该客户的预收款会以红色的金额显示

点击选取过滤出该客户的预收款记录

点击预收/付款会弹出对话框选择对该客户的预收款记录

4、点击选取之后弹出对话框进行选择客户的预收款数据

在选择框内双击选中该笔预收款数据，点击确认

5、确认之后数据会带入到预收冲账的界面，显示冲帐金额为对该客户的预收金额，再次点击确认即可

6、当收到客户全部账款后在单客户收款界面选择销货客户后会自动带出对该客户的应收账款，若对该客户存在预收账款，则在预收/付款会以红色金额体现，需要点击进入选择对该客户的预收款进行冲销；并在现金/银行栏位填入该客户的剩余未付金额并选择现金或银行账户，输入完毕后点击冲账即可，点击冲账后未冲金额一栏变为空，并将冲帐金额带入带本次冲销栏位，最后点击存盘即完成了对该客户的冲销了。

3、