行政工作内容.docx
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行政工作内容
行政工作内容
行政工作内容
行政工作资料
（一）：
一、日常行政事务处理：
1、办公室整洁工作：
每一天日常卫生清洁，定期浇花/树，确保公司良好工作环境；
2、邮件报刊收发工作：
每一天报刊、邮件收发，并定期进行清理、归类；
3、电话接听及来访接待：
接听电话要使用礼貌用语，语言应亲切简练、礼貌、和气，公话严禁私用；对来访者要使用礼貌用语，热情接待，要认真倾听来访者的叙述。
如未能及时有效地解决，应做好相应的记录并跟进落实。
4、文件制发及档案管理：
文件制发后应将文件资料传到达应周知的相关部门和人员，并督导落实。
文件制发后，应先分类整理再按要求进行归档，公司内部综合类档案原则上以季度为周期进行建档。
公司档案管理的基本原则是：
统一领导，分级管理；维护档案的完整与安全；便于公司对档案的有效利用。
5、例会组织与记要：
按要求安排好人员的座次及发言顺序，发言要短小精悍，有效地利用时间，讨论实质性的问题。
会前要交待与会人员将手机设置为会议状态。
6、车辆使用及管理：
提高汽车使用率，合理使用，降低能耗。
公务用车在市内参加各种活动（如统一培训），派车接送；到外地出差，送到火车站或机场。
公司其他员工遇有紧急、重要公务或因路远等务必用车的状况时可酌情批准派车。
公司组织群众活动，酌情安排用车。
7、考勤统计及管理：
每月月底（30日或31日）准时将本月考勤统计出来，并制作报表交财务部门，以便纳入工资结算。
8、水电登记与管理：
每月定期查看并登记水电使用状况，并制作报表交财务部门，同时协助财务部门相关负责人支付和收取相关费用。
9、日常制度监管：
在现有的管理模式中，加大行政督导的执行力度，有效地实施行政制度及监管，及时调整管理方式、方法，建立和谐的工作氛围与高效运作的工作效率。
二、行政管理工作：
2、部门沟通与人员协调：
了解近期的工作重点、业务要点及管理方面的思想。
准确理解公司领导意图、做好上情下达的工作。
以主动谦虚的态度与其他部门人员充分沟通，尽可能及时了解各项业务的进展状况，并将信息及时整理反馈给公司领导，有效地协助上级推进工作。
在日常的工作中，注意与其它部门和同事的协作，协调与各部门之间的关系，建立服务意识。
3、绩效考核：
全面了解，评估员工工作绩效，发现优秀人才，提高公司工作效率，考核范围为公司全体员工。
考核原则是透过考核全面评价员工的各项工作表现，使员工了解自己的工作表现与取得报酬、待遇的关系，获得努力向上、改善工作的动力。
使员工有机会参与公司管理程序，
发表自己的意见。
考核目的、考核对象、考核时间、考核指标体系、考核形式应相匹配。
以岗位职责为主要依据，坚持上下结合，左右结合，定性与定量考核相结合。
考核可采取上级评议、同级同事评议、自我鉴定、下级评议、外部客户评议等。
三、外部沟通
1、政府职能部门沟通：
作为公司与政府部门沟通的窗口，我们应以热忱态度与政府部门建立起真诚信任的关系，端正自己的位置，灵活处理。
2、合作伙伴（客户）沟通：
要注意多方了解与业务相关的事务，以做到准确理解对方的意图、帮忙进行有效的沟通与传达，但在处理事务时注意以公司利益为重。
3、注重礼尚往来：
节日礼品、贺卡等，在重要的节日（如圣诞节、新年、春节、或重要合作伙伴[客户]的公司纪念日等），应在征求总经理意见之后，以礼品或贺信及时致意，维护与合作伙伴（客户）的友好关系。
在业务合作中，适时提醒总经理并根据总经理要求为其安排与合作伙伴的定期沟通活动或简单的就餐，与合作伙伴（客户）建立经常性的沟通。
以促进彼此的了解与进一步的合作。
四、企业文化建设（除个性注明外，企业文化建设工作由公司顾问分管负责）
1、核心价值观
2、企业精神
3、企业道德
4、经营理念
5、企业VI设计（章程、简介、统一标识）
6、公司大事记（由行政人事部负责）
7、员工行为准则/员工手册
8、员工活动组织（由行政人事部负责）
9、节日福利物资组织与发放（由行政人事部负责）
五、外联工作
1、证照年检及资质审核（如：
营业执照、税务登记证、车辆年检等）
2、外部事务办理
六、行政后勤工作
1、办公用品及物资采购
2、办公用品及物资管理及发放
3、管理成本控制
七、突发事务处理及其他交办工作
八、招聘信息发布工作
行政工作资料
（二）：
1、负责本部门的行政管理和日常事务，协助总经理搞好各部门之间的协调，落实公司规章制度，沟通内外联系，保证上情下达和下情上报，负责对会议文件决定的事项进行催办，查办和落实，负责全公司组织系统及工作职责研讨和修订。
2、公司各项规章制度的修订，制定及检查监督运用刚柔并济的管理模式，制定一套贴合公司自身的管理制度，运用权利和组织系统，强行进行指挥控制命令硬性管理来到达目的。
3、总务管理，没有后勤的保障，就保证不了生产稳定正常的进行。
首先要制定相关制度。
加强对宿舍食堂水电办公用品零星修缮部分固定资产卫生、环境、车辆的管理。
4、强调公司精神，建立公司的企业文化企业文化不但能反映出企业生产经营活动中的战略目标，群体意识价值观念和道德规范，还能凝集企业员工的归属感用心性和创造性，引导企业员工为企业和社会的发展而努力，同时企业文化还具有两种约束力，一种是硬的约束力制度，一种是软的约束力无形的，就是活跃企业的文化生活，良好的生活环境和业余文化生活。
5、塑造企业形象
1）企业精神形象，它对于员工有强大的凝聚力.感召力，引导力和约束力，能增加员工对企业的信任感，自豪感和荣誉感。
2）企业环境形象因为创造良好的企业环境，是企业生产活动顺利进行的前提和基础，而充分认识企业环境的特征又是创造良好企业环境的基础。
3）企业员工形象，制定《员工日常行为规范》，困为良好的员工素质和形象，是企业形象的重要构成要素，也是企业文化的具体落实。
员工良好的仪表装束、言谈举止、工作潜力、科学文化水平、精神风貌、工作效率等都会给社会公众一个整体印象。
行政工作资料（三）：
1.坚决服从分管副总经理的指挥，认真执行其工作指令，一切管理行为向主管领导负责;
2.严格执行公司规章制度，认真履行其工作职责;
3.负责行政后勤、保卫工作管理制度拟订、检查、监督、控制和执行;
4.负责组织编制年、季、月度行政后勤、保卫工作计划。
本着合理节约的原则，编制年、季、月度后勤用款计划，搞好行政后勤决算工作，并组织计划的实施和检查;
5.负责员工生活费用管理和核算工作。
建立健全员工生活费用成本核算制度，制定合理的生活费用标准，对盈亏超标准进行考核;
6.负责做好公司经营用水、电管理工作。
认真抓好水、电的计量基础管理工作，定期检查和维修计量器具，抓好电器设备和线路的保养维修工作，加强用水、电费用核算，及时交纳水、电费;
7.负责员工就餐的卫生管理工作。
定期地询问公司员工对就餐质与量的要求，以确保员工就餐的安全。
8.负责公司内部治安管理工作。
维护内部治安秩序，搞好治安综合治理，预防犯罪和治安灾害事故的发生，保护公司财产的安全，确保生产、工作的顺利进行;
9.负责建立和完善安全职责制。
建立以防火、防盗、防灾害事故为主要资料的安全保卫职责制，做到组织落实、制度落实和职责落实;
10.严格门卫登记制度。
一切进出公司的物资，严格门卫检查、验证，物证相符方能进出，凡无证或证物不符门卫有权扣留，由保卫科查处;
11.建立和完善后勤岗位职责制，加大考核力度，提高服务质量提高;
12.加强部门人员的培训教育工作。
协同人事、企管等职能部门，做好管-理-员、炊事员、保卫人员、维修工等日常安全教育和职业道德教育工作，定期开展岗位优质服务评比活动;
13.按时完成公司领导交办的其他工作任务。
行政工作资料（四）：
1.综合协调
1.1贯彻执行公司各项方针、政策、指令，负责监督、协调、检查各部门的实施状况；
1.2搞好信息的采集，为各部门带给切实有效的信息服务工作；
1.3负责组织、承办公司有关会议，并构成和发布会议纪要；
1.4负责制订公司的规章制度、工作程序和管理标准；指导、协调各部门工作；
1.5负责汇总、制定公司年度、月度绩效考核实施并进行检查督促工作；
1.5负责协调、沟通公司内外关系，来信来访和对外宣传，处理公司办公日常事务，树立公司形象；
1.6完成公司领导临时交办的各项工作。
2.公文处理
2.1负责公司内外文件的收发、签阅、办理和归档；
2.2负责完成公司领导交办的文件的起草、制文和发文；
2.3负责公司内外文件资料的打英复印；
3.档案管理
3.1负责公司行政档案的管理，做好立卷、归档、分类、保管和保密工作；
3.2负责公司执照、印章的管理，严格使用程序和手续。
4.人事管理
4.1本着以人为本的管理体系；
4.2体现公平、合法为基准，以业绩导向，取优劣汰，赏罚分明为管理宗旨；
4.3储备公司发展需要人才库，进行前瞻性人力资源计划；
5.后勤服务
5.1负责公司通讯设施的管理与前台服务热线的接听和电话转接；
5.2负责公司办公用品的购买、登记和发放；
5.3负责公司报刊、资料的征订和信函的发送；
5.4负责公司安全、卫生的监督、管理工作；
5.5负责公司领导和员工的后勤保障工作；
5.6负责公司对外接待工作。
行政工作资料（五）：
1、协助执行公司的各项规章制度和维护工作秩序；
2、负责公司员工的考勤管理；
3、负责公司全体员工的后勤保障工作，包括发放办公用品、印制名片、办理餐卡、定水、定票、复英邮寄等事务；
4、负责接待来宾，接听或转接外部电话；
5、负责与工作资料相关的各类文件的归档管理；
6、完成上级安排的其他工作
行政工作资料（六）：
1、根据党的方针政策，上级机关的决议、指示以及公司党委、行政的决定，起草、办理各类文文件；负责印章、介绍信的妥善保管与使用。
2、负责公司总经理办公会议、党委会议及公司工作会议等的会务管理工作。
3、负责公司党委、行政决定事项的督办。
4、负责保密工作的实施与开展。
5、负责人民来信、群众来访的接待、处理。
6、负责党务、政务信息工作。
7、负责重大外事活动的安排、来宾接待、重要领导来公司活动安排及协调对口接待工作。
8、负责对外的联络工作。
9、负责公司内人员因公出国的审查呈报工作。
10、负责公司档案管理工作。
11、负责公司法律事务工作。
12、负责公司计划生育事务工作。
13、负责公司机关小车队车辆管理工作。
14、负责完成公司领导、上级机关交办的其他工作。
行政工作资料（七）：
一、公司管理制度的编制、审议、推行、监督。
（1）组织制定企业各项规章制度，作息制度、考勤制度、奖惩制度等制度提交公司总经理审议。
（2）在公司各部推行公司制度，根据实际状况进行调整以更适应企业管理要求。
（4）确定各部门的工作资料和分工，明确各部门在运行链中的所应具备的`职能。
（5）制定各部门或各岗位的绩效奖惩办法和评估标准。
二、人力资源管理
（1）新进、在职、临时、兼职人力资源管理办法的制定。
（2）新员工的招聘、培训、上岗制定劳动管理办法。
（3）协助总经理进行重要岗位人员的引进、薪资结构的制定。
（4）制定在职人员的人力资源管理办法。
（5）制定在职人员的定岗定位、升职、降迁及薪资管理办法。
（6）了解公司内部员工的思想动态，及时掌握和调整员工心态。
三、企业档案资料管理
（1）人力资源数据管理资料的汇集管理
（2）企业固定资产登记管理
（3）企业各种专利、设计、图纸、重要文件的管理。
（4）企业各种登记证书、工商资料的管理。
（5）企业每年度的总结、计划、发展状况分析资料的管理。
四、薪酬管理
（1）薪酬标准基本方针的拟定。
（2）薪酬诸规定的解释运用。
（3）时资、日资、月薪、年薪管理办法的拟定。
（4）薪酬管理办法的分析研究改善。
（5）月薪、日薪人员晋薪加级签转办理事项：
五、考勤管理
（1）人员差假、勤情事件登记办理。
（2）人员差假、勤情资料汇编事项。
（3）人员动态管理工作。
（4）人员辞职签呈手续的转办：
六、劳务管理
（1）企业员工劳动合同的签定：
（2）建立工会
（3）劳工保险：
（4）劳务安全管理：
（5）劳务政策的基本方针。
（6）员工的招募及生活安排。
七、员工培训
（1）就职人员就职前实习及讲习教育方针。
（2）就职前训练的拟定。
（3）就职一般技术工作的筹办。
（4）在职人员专长技术训练工作筹办。
（5）在职人员兴趣训练筹办。
（6）在职人员一般行政工作筹办。
（7）在职人员专长行政训练工作筹办。
（8）训练绩效总结分析汇报。
八、其它业务
1、辅肋高级管理人员在人事、预算制定、文档管理等办公事务中的工作;
2、名片、表单、宣传品等印刷事务;
3、准备有关行政问题解决方案、年度报告等文件;
4、管理公司内部相关的文件;
5、安排落实领导要求的各项任务，带给相关服务和后勤保障;
6、参与公司后勤管理规范，并监督执行，确保行政后勤管理的顺利进行;
7、负责公司办公家具、设备、用品的选购与使用管理;
8、负责公司各类设备、设施维护、水、电、气、热、等能源后勤保障工作;
9、进行宣传与安全检查，管理公司用水用电状况;
10、安排活动用车，并统计人员用车的费用;
11、对公司人员交汇申领办公用品进行记录、发放、管理及流程优化;
12、会务的安排。
行政工作资料（八）：
人事行政工作资料
1.制定、执行公司人力资源规划;
2.制定、执行、监督公司人事管理制度;
3.招聘：
制定招聘计划、策划招聘程序、组织招聘工作;安排面试、复试、综合素质测试;
4.绩效考评：
制定考评政策、统计考评结果、管理考评文件、做好考评后的沟通工作、不合格员工的辞退;
5.激励与报酬：
制定薪酬政策、晋升政策;组织提薪评审、晋升评审;
6.公司福利：
制定公司福利政策、办理社会保障福利;
7.人事关系：
办理员工各种人事关系的转移;
8.教育培训：
组织员工岗前培训、协助办理培训进修手续;
9.与员工进行用心沟通，了解员工工作、生活状况。
行政工作资料（九）：
1、负责办公室日常办公制度维护、管理。
2、负责办公室各部门办公后勤保障工作。
3、负责对全体办公人员（各部门）进行日常考勤。
4、在公司未建立人力资源部门之前，建立初步的人事管理制度，并履行人事管理职责。
5、处理公司对外接待工作。
6、组织公司内部各项定期和不定期群众活动。
7、协助总经理处理行政外部事务。
8、按照公司行政管理制度处理其他相关事务。
行政工作资料（十）：
行政部门日常工作安排
行政文员：
行政文员工作涉及面较广，事务较繁琐，对完成工作的质量效率也有必须的要求。
那么，行政文员就应具备的基本素质和技能要求有哪些呢
他应能独立操作计算机，熟练操作Word、Excel、PowerPoint等办公自动化软件及Internet邮件收发和处理技巧。
熟练运用各类办公自动化设备。
同时应具备良好的记忆力以及对时间的分配和沟通协调潜力，还要有较强的保密意识。
具有良好的文字组织和语言表达潜力，中英文打字速度快，能熟练操作五笔输入等汉字输入法。
掌握常用英语口语，有较好的英语阅读和写作潜力。
文员：
办公室文员（会议、文书、印信、档案、接待、宣传栏、文件报纸收发）工作职责：
1.接听、转接电话;接待来访人员。
2.负责办公室的文秘、信息、机要和保密工作，做好办公室档案收集、整理工作。
3.负责总经理办公室的清洁卫生。
4.做好会议纪要。
5.负责公司公文、信件、邮件、报刊杂志的分送。
6.负责传真件的收发工作。
7.负责办公室仓库的保管工作，做好物品出入库的登记。
8.做好公司宣传专栏的组稿。
9.按照公司印信管理规定，保管使用公章，并对其负责。
10.做好公司食堂费用支出、流水帐登记，并对餐费做统计及餐费的收纳、保管。
11.每月环保报表的邮寄及社保的打表。
12.管理好员工人事档案材料，建立、完善员工人事档案的管理，严格借档手续。
13社会保险的投保、申领。
14统计每月考勤并交财务做帐，留底。
15管理办公各种财产，合理使用并提高财产的使用效率，提倡节俭。
16.理解其他临时工作.
秘书：
秘书是掌管文书并协助机关或部门负责人处理日常工作的人员。
1998年5月，国家劳动部（现劳动和社会保障部）在其新颁布的《秘书职业技能标准》一书上将“秘书”概念定义为：
专门从事办公室程序工作，协助领导处理财务及日常事务，并为领导决策及实施服务的人员。
目前我国秘书从业人员约达2300万人。
我国外资企业秘书分三类：
初级秘书——以接电话、发传真、收发信件等服务型为主;
中等秘书（一般性秘书）——用英文写一般信函、起草报告和准备会议等。
多为大专或本科毕业。
高级秘书（经理助理）——能起草重要的合同文本、懂法律、税务知识，有应急处理潜力。
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