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未企办公软件培训

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（未来企业家协会内部培训资料）

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《office办公软件基础教程》

目Word基础教程

第一章文档的基本操作一、新建和保存文档【4】二、打开和关闭文档【5】第二章编辑文本

录EXCEL基础教程

一、启动与退出excel【23】二、新建工作表【23】三、格式化工作表【23】四、输入内容【24】五、数据运算【26】六、数据排序、筛选【26】七、使用图表分析数据【28】

一、输入文本【6】二、选中文本【7】三、复制和移动文本【7】四、选择和替换文本【8】五、撤销和恢复撤销【8】第三章格式化本

PPT基础教程

一、启动与退出powerpoint【29】二、Powerpoint的窗口界面【29】三、Powerpoint演示文稿的新建【29】四、插入工具【32】五、设计工具【34】六、动画工具【35】七、幻灯片放映工具【37】

一、格式化字符【9】二、格式化段落【12】三、项目符号和编号列表【14】第四章文档的排版

一、页眉、页脚和页码【15】二、设置文档的背景和水印【15】第五章文档表格

一、创建和删除表格【16】二、修改表格【17】三、设置表格格式【18】第六章使用图形对象

一、插入图片【19】二、设置图片对象格式【20】三、插入剪贴画【20】四、插入艺术字【20】五、插入图示、绘制图形【21】六、插入文本框【22】

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言

《office办公软件基础教程》作为华中农业大学未来企业家协会内部培训所用教材，为华中农业大学未来企业家协会相关工作人员查阅大量相关培训教程，结合实际应用经验所整合的一份office办公软件培训教程。

本教程定位在office办公软件（word、excel、powerpoint）的基础功能介绍和常用技巧讲解。

本教程不包含深奥的理论知识，只是简单介绍office办公软件中的常用工具的功能和使用方法、技巧。

旨在为初学者提供实用性的学习资料。

仅凭本教程完全无法全面深入的学习和应用好office办公软件，我们希望能够通过本教程和培训，让初学者掌握office办公软件的基本工具。

更重要的是初学者自己在掌握一定基础后自觉的学习和应用，在应用中更真切的体会office办公软件强大的功能。

牢固掌握office办公软件的常用工具操作，不仅对办公软件的进一步学习大有裨益，而且，常用工具在绝大多数的软件中都是想通的，因此，对于日后photoshop、coreldraw等软件的学习都是很有帮助的。

在此，感谢网络平台上分享的相关教程，为《office办公软件基础教程》提供了很多参考和学习资料。

由于时间和编者水平均极为有限，教程中难免有漏洞甚至错误，万望赐教。

交流邮箱：

wlqiyejia2010@未来企业家协会工作人员2010年12月4日

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WORD基础教程

第一章文档的基本操作

一、新建和保存文档

1、新建文档启动word程序，它就会为您自动创建一个空白文档，但这并不意味着，要创建一个新文档，就要启动一次程序，word为您提供了多种创建新文档的方法。

在程序窗口直接按下快捷键Ctrl+N或按下常用工具栏上的“新建空白文档按钮”就能新建一个最常用的空白文档。

除此之外，您还可以执行“文件（F）子菜单”，下的“新建（N）……菜单”回车打开“新建文档”任务窗格，此时焦点自动跳转到任务窗格，这里提供了多个选项链接，用Tab键切到需要的选项回车，就能创建一个新文档了。

特别提示：

“根据现有文档……链接”，这个选项实际上是打开一个当前文档的附本，编辑此文档，不会影响到原有文档的内容。

2、保存文档方法一、保存一个普通文档在文档窗口，按下快捷键“Ctrl+S”或工具栏上的“保存”按钮，也可以执行“文件（F）子菜单”下的“保存（S）菜单”，弹出“另存为”对话框，请在“保存位置（I）:

组合框”中选择保存路径，在“文件名（N）:

可编辑文字”处键入文件名，然后按下“保存（S）按钮”或直接回车就完成文档保存了。

按下“Ctrl+S”或工具栏上的“保存”按钮，也可以执行“文件（F）子菜单”下的“保存（S）菜单”，程序将自动为您把该文档的最新内容以原有的路径和文件名保存下来，方法二、保存一个加密文档打开“另存为”对话框后，用Tab切到“返回下拉不可用”，然后用左右光标到“工具菜单按钮”，上下光标找到“安全措施选项（C）……菜单”回车，弹出“安全性对话框”，在“打开文件时的密码（O）:

可编辑文字”处键入一个密码，这个密码将用于打开文档，另外，还可以在“修改文件时的密码（M）:

可编辑文字”处再键入一个密码，这个密码将用于修改文档。

完成设置和编辑后，依次按下确

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定按钮，当弹出“确认密码对话框”时，请按提示再次键入修改文件时的密码，在这里还会听到另一个提示“请注意:

密码一旦丢失或遗忘，则无法恢复。

（请记住:

密码需区分大小写）。

”

二、打开和关闭文档

1、打开文档方法一、从“资源管理器”打开文档在资源管理器中找到.doc文档，直接回车打开。

方法二、使用菜单命令打开文档在程序窗口，激活菜单时听到Alt“文件（F）子菜单”下光标到，“打开（O）……菜单”回车弹出“打开对话框”，您可以通过“查找范围（I）组合框”找到想打开的文档，Tab切到“打开（O）按钮。

菜单用途说明如下：

“以副本方式打开”：

执行此菜单命令时，Word程序会在被选中文档的相同目录下创建一份完全相同的文档，同时打开这个新创建的文档供您阅读和编辑。

例如您选中一个名为“123.doc”的文件，然后执行“以副本方式打开（C）菜单”命令，那么程序就会自动创建一个名为“副本

（1）属于.123.doc”的文件并打开它，即使在您退出时不保存，这个新创建的文档也会被自动保留下来。

“以只读方式打开”：

所谓只读，就是只能读取，不能更改，选中文件并执行“以只读方式打开（R）菜单”命令后，Word文档会禁止您对打开的Word文档进行编辑和修改，从而有效保护该文档的原始状态。

当然，在只读模式下打开的文档，您可以通过“另存为”操作，将其另存为一份全新的可以编辑的Word文档。

“打开并修复”：

当word文档发生损坏，不能正常打开时，您可以执行“打开并修复（E）菜单”命令，这样，word程序也许能修复一些损坏并不严重的文档并且打开它们。

方法三、打开最近使用过的文档。

Alt激活菜单后，右光标找到“工具（T）子菜单”上下光标找到，“选项（O）……菜单”回车打开“选项对话框”，在“选项卡列表”中找到“常规选项卡”，然后Tab切到“列出最近所用文件（R）:

复选框”并选中它，，再用Tab切到“个（E）5数字显示框”，在这个组合框里可以用上下光标来选择数字，这里的数字，定义

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的是在您的word程序的“文件（F）子菜单”中显示最近打开过的.doc文档的个数，做过上述设置后就可以象访问“文件（F）子菜单”中的其他菜单一样，访问到您最近打开过的doc文档名并在“文件（F）子菜单”中直接回车打开文档。

2、关闭文档方法一、关闭当前文档而不退出word程序在程序窗口按下快捷键ctrl+w或ctrl+F4,当然也可以执行“文件（F）子菜单”下的“关闭（C）菜单”命令，此时关闭的只是当前文档，而并不退出应用程序，您还可以在程序窗口进行其他操作。

方法二、关闭当前文档同时退出word程序直接按下快捷键Alt+f4；当然也可以通过执行“系统（空间）子菜单”下的“关闭（c）菜单”命令或“文件（F）子菜单”下的“退出（X）菜单”命令，这个操作是同时关闭当前文档和Word程序。

第二章编辑文本

一、输入文本

1、输入文字在word中，有两种输入模式，一是插入模式，一是改写模式。

默认是插入模式的。

在插入模式下输入一个字符，那么它将显示在光标当前指向字符之前，而光标将和它指向的字符一起后移一个字符的位置。

改写模式则是另外一种情况，在改写模式下，键入的字符将覆盖光标当前指向的字符，同时光标后移指向下一个字符。

按下键盘上的insert键，插入模式将转换为改写模式，再次按下insert键时，又能回到插入模式。

Word有自动换行的功能，写满一行后，光标会自动移向下一行，所以您在输入过程中，不必为换行做任何操作。

若需另起一段，请按下回车键。

在输入过程中，难免有错字，这样我们就要用到backspace（退格键）和delete（删除键）按下delete键，了，删除光标当前指向的字符，按下backspace键，光标当前指向的字符会覆盖前一个文字，也就是说光标当前指向字符的前一个文字被删除掉了。

2、插入符号

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在输入文档过程中，会碰到一些无法用键盘键入的符号，就需要使用word的插入符号和插入特殊符号功能来完成工作了。

在菜单栏找到“插入（I）子菜单”，执行其下的“符号（S）……菜单”打开“符号对话框”或者执行“特殊符号（Y）……菜单”打开“插入特殊符号”对话框。

3、插入当前日期和时间执行“插入（I）子菜单”下的“日期和时间（T）……菜单”，打开“日期和时间”对话框，在“语言（国家/地区）（L）:

”列表中选择地区语言，然后在“可用格式（A）:

”列表中选择各种当前时间的格式。

二、选中文本

1、选中文本第一、选中光标当前指向的字符左右光标逐字朗读时，听到需要选中的字符，按下Shift+右光标即可选中。

第二、选中光标当前所在的行上下光标逐行朗读，当光标来到需要选中的行时，按下Home键将光标移到行首，然后再按下Shift+End键，这样就可以选中整行了。

第三、选中整篇文档按下快捷键Ctrl+A或者执行“编辑（E）子菜单”下的“全选（L）菜单”均可选中整篇文档。

2、取消选中在选中状态下，按下任意一个能移动光标的键都能取消选中，只不过，按下不同的键，取消选中后，光标指向的位置有所不同。

三、复制和移动文本

1、复制文本选中要复制的文本，按下快捷键Ctrl+C或者按下常用工具栏上的“复制按钮”即可完成文本复制。

2、剪切文本选中要剪切的文本，按下快捷键Ctrl+X或者按下常用工具栏上的“剪切按钮”都是剪切文本的方法。

3、粘贴文本

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将光标移到需要插入剪贴板内容的位置，按下快捷键Ctrl+V或常用工具栏上的“粘贴按钮”即可完成文本的粘贴。

四、查找与替换文本

1、普通查找按下快捷键Ctrl+F，或执行“编辑（E）子菜单”下的“查找（F）……菜单”，打开“查找和替换”对话框，在“查找内容（N）:

可编辑文字”处键入要查找的文本回车后，按下Esc键退出“查找和替换”对话框，此时焦点自动回到文档窗口。

2、普通替换按下快捷键“Ctrl+H”或执行“编辑（E）子菜单”下的“替换（E）……菜单”，打开“查找和替换”对话框，在“查找内容（N）:

可编辑文字”处键入文档中需要删改的文本，然后Tab切到“替换为（I）:

可编辑文字”处，键入用以替换的文本，填写好两个编辑框后，如果只需要替换一个查找对象，请按下“替换（R）按钮”如果需要替换所有查找到的对象，请按下“全部替换（A）按钮”。

3、高级查找和替换“查找和替换”对话框中的查找选项卡和替换选项卡下都有“高级（M）按钮”按下该按钮后，“查找和替换”对话框会多出一些选项和按钮供您更进一步地详细设置查找和替换的条件。

五、撤消和恢复撤消

1、撤消按下快捷键“Ctrl+Z”可以一步一步的撤消刚才的操作。

按下一次，撤消一个操作步骤。

执行“编辑（E）子菜单”下的“撤消键入（U）菜单”也可以完成撤消操作，和使用快捷键一样，执行一次撤消一个操作步骤。

当您需要一次撤消多个操作时，应用工具栏按钮是最佳的选择，在常用工具栏上找到“撤消下拉”，上下光标展开下拉框，这里罗列着您最近的操作步骤，只要同时选中这些步骤，您就可以一次撤消多个操作了。

在这个列表中，选中用下光标，取消选中用上光标，需要注意的是，下光标选中时，当前朗读条目处于选中状态，而上光标取消选中时，当前朗读条目仍然处于选中状态，只有继续按上光标读到新的条目时，刚才读过的条目才会被取消选中，完成选中后，按下回车键，这样，刚才选中的所有操作都被撤消了。

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2、恢复撤消按下快捷键“Ctrl+Y”来恢复被撤消的操作，按下一次，恢复一个步骤。

当然，执行“编辑（E）子菜单”下的“恢复（R）菜单”也可以恢复撤消操作，和快捷键一样，执行一次，恢复一个步骤。

另外您还可以在常用工具栏找到“恢复下拉”，上下光标展开下拉框，在这里罗列着您最近的撤消操作，只要同时选中这些步骤，就可以一次恢复多个撤消操作。

这里的选中方法和前面的“撤消下拉”完全一样。

第三章格式化文本

一、格式化字符

1、使用格式工具栏格式化字符选中要设置格式的文本，Alt激活菜单栏，Ctrl+Tab跳转到格式工具栏，回车按下按钮就能实现相应功能。

下面罗列并简要说明格式工具栏上各按钮的功能：

“样式和格式……按钮”：

用于打开“样式和格式”任务窗格。

“样式组合框”：

列出现有的可用样式。

“字体组合框”：

列出所有中英文字体。

“字号组合框”列出所有字号。

：

需要特别说明的是表述字号的方式有两种，一种是汉字的字号，如初号、小初、七号、八号等，在这里“数值”越大，字符的尺寸越小，八号是最小字号；另一种是用国际上通用的以“磅”为单位的磅值来表示的字号，如5、5.5、10、12、48、72等，数值越小，字符的尺寸越小，数值越大，字符的尺寸越大，72是最大字号。

“加粗按钮”：

按下一次，选中文字被设置成加粗格式，再次按下则取消加粗。

“倾斜按钮”：

按下一次，选中文字被设置成向右倾斜的格式，再次按下则取消倾斜。

“下划线下拉”上下光标为字符添加下划线同时选择下划线的线型和颜色，：

再次按下可取消下划线。

“突出显示下拉”为文本添加背景颜色从而使这段文本在整个文档中得以：

突显。

按下一次，为文本添加背景色，再次按下则可以取消文本的背景色。

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“字体颜色下拉”：

设置文字的颜色，word文档的文字默认是黑色。

“上标按钮”和“下标按钮”：

使选中文字显示为上标或下标格式，再次按下则取消上标或下标格式。

2、使用“字体”对话框格式化字符按下快捷键“Ctrl+D”或执行“格式（O）子菜单”下的“字体（F）……菜单”打开“字体”对话框，字体对话框中有三个选项卡，此时焦点默认在“字体选项卡”上，在这里，不仅有格式工具栏上的字符格式选项，还有一些字符效果复选框，不过，这些效果在公文和普通文档中并不常用，读屏软件也不能在文档中识别这些效果，所以就不再作进一步的说明了。

3、使用快捷键格式化字符加粗快捷键：

Ctrl+B。

再次按下则取消加粗。

下划线快捷键：

Ctrl+U。

再次按下则取消下划线。

特别提示：

按下快捷键只能给被选中的文本添加一条与文字同色的下划单线，不能选择线形和颜色。

倾斜快捷键：

Ctrl+I。

再次按下则取消倾斜。

下标快捷键：

Ctrl+等号。

再次按下则取消下标上标快捷键：

Ctrl+Shift+加号。

再次按下则取消上标。

更改字母大小写快捷键：

Shift+f3。

按下一次，被选中单词的首字母大写，按下两次，被选中单词所有字母大写，第三次按下，被选中单词回复到小写。

将所有字母设为大写：

Ctrl+Shift+A按下一次，被选中字母全部大写，再次按下，被选中字母回复到小写。

4、设置字符间距执行“格式（O）子菜单”下的“字体（F）……菜单”，或者直接按下快捷键“Ctrl+D”打开“字体”对话框，切到“字符间距选项卡”，在该选项中，有如下项目可供设置：

在“缩放（C）可编辑文字”处，既可以直接键入数字，也可以用上下光标选择百分比，改变字符在水平方向上的缩放比例，这里改变的是字符的宽度，而不是字符的高度。

在“间距（S）:

组合框”中：

上下光标选择不同格式，同时还可以通过在“磅值（B）:

数字显示框”中键入或选择磅值来调整字符间隙，这里设置的是字符间的水平间距，不改变行间距。

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“位置（P）:

组合框”：

提供三个选项，标准、提升、降低，选择提升或降低会使选中字符不再与未选中字符处于同一水平线，它们将高于或低于未选中的文字，同时，行间距会被自动撑高以适应字符位置的变化。

“为字体调整字间距（K）:

复选框选中”，能在应用字符缩放时自动调整字符间距以适应您的设置。

5、设置动态文字效果执行“格式（O）子菜单”下的“字体（F）……菜单”，或者直接按下快捷键“Ctrl+D”打开“字体”对话框，找到“文字效果选项卡”，上下光标在列表中选择需要的效果，不过，读屏不能识别文档中的动态文字效果，公文和普通文档也不使用这些效果。

6、设置首字下沉首字下沉多用于报刊、杂志和网页。

它以突出显示段落的第一个字符的方式，吸引读者阅读该段落，目前，读屏软件不能识别首字下沉效果。

但这并不影响您设置首字下沉。

光标指向需要设置首字下沉的段落（无需选中该段落）执行“格式（O）子菜单”下的“首字下沉（D）……菜单”，打开“首字下沉”对话框。

“无（N）单选按钮选中”表示不应用首字下沉。

“下沉（D）单选按钮选中”表示段落的第一个字符下沉后其它文字以环绕的方式排列在它的右侧和下方。

“悬挂（M）单选按钮选中”表示段落中的首字符下沉后，其他文字只能排列在它的右侧而不能出现在它的下方，也就是说其他文字会呈现悬挂缩进的视觉效果。

“字体（F）:

可编辑文字”，用于选择或键入下沉的文字的字体格式。

“下沉行数（L）:

数字显示框”用于选择或键入下沉字符的跨行情况，选择或键入“2”表示下沉字符的高度是两行正文的高度，选择或键入“3”则表示下沉字符的高度是三行正文的高度，以此类推。

“距正文（X）:

厘米数字显示框”用于选择或键入下沉字符与段落中其他文字的水平间距。

7、更改文字的方向执行“格式（O）子菜单”下的“文字方向（X）……菜单”回车打开“文字方向主文档”对话框，这里提供了以下三个选项：

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“水平non-@单选按钮”选中，表示文档中的文字以从左到右的方式排列，这是word默认的文字排列方向。

“上到下@单选按钮”选中，表示文档中的文字以从右向左纵向的方式排列，这是中文的传统排列方式，我国内地一般不使用。

“水平@单选按钮选中”表示文档中的每个汉字向左倾斜九十度，这个设置，会给视觉阅读带来不便，但不影响读屏软件的朗读，请与前面的“水平non-@单选按钮”严格区分。

二、格式化段落

1、设置段落对齐方式段落对齐包括水平对齐和垂直对齐。

水平对齐是段落在文档的左右边界之间的横向排列方式，而垂直对齐则是段落在文档的上下边界之间的纵向排列方式。

第一、设置段落的水平对齐方式：

水平对齐有左对齐、右对齐、居中对齐、分散对齐和两端对齐五种方式。

设置段落的水平对齐方式，有三种方法：

方法一、使用工具栏按钮设置水平对齐方式选中需要设置的段落，按下工具栏上的“左对齐按钮”“右对齐按钮”“两、、端对齐按钮”“居中按钮”和“分散对齐按钮”来分别完成相应的设置。

、方法二、使用菜单命令设置水平对齐方式执行“格式（O）子菜单”下的“段落（P）……菜单”，打开“段落”对话框，此时焦点默认在“缩进和间距选项卡”，Tab键切到“对齐方式（G）:

组合框”上下光标选择需要的对齐方式，然后回车或按下对话框中的“确定”按钮即可完成设置。

方法三、使用快捷键设置水平对齐方式左对齐快捷键：

Ctrl+L。

右对齐快捷键：

Ctrl+R。

居中对齐快捷键：

Ctrl+E。

两端对齐快捷键：

Ctrl+J。

分散对齐快捷键：

Ctrl+Shift+J。

第二、设置段落的垂直对齐方式垂直对齐有顶端对齐、居中、两端对齐和底端对齐四种方式。

要设置段落垂直对齐方式请执行“文件（F）子菜单”下的“页面设置（U）……菜单”打开，“页面设置”对话框，找到“版式选项卡”中的“垂直对齐方式（V）:

”

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组合框，用上下光标选择需要的对齐方式。

纵向对齐在普通文档中并不常用，所以word没有提供快捷键和工具栏按钮。

2、设置段落缩进段落缩进控制的是文字与左右页边距线之间的关系，段落的缩进有“左缩进”、“右缩进”、“首行缩进”、“悬挂缩进”四种方式。

左缩进是段落中每一行的行首字符和稿纸左边距线之间留出一段空白距离；右缩进是段落中每一行的行尾字符和稿纸右边距线之间留出一段空白距离。

3、设置行距、段前和段后间距行距是当前行文字的底部到下一行文字底部的距离，默认情况下，word会自动调整行距以容纳行内的字符和图形。

当然您也可以根据自己的需求对行距进行设置。

执行“格式（O）子菜单”下的“段落（P）……菜单”打开“段落”对话框，在“缩进和间距选项卡”下有如下选项可供您设置：

段前（B）:

数字显示框：

设置选中段落首行与上一段末行的距离。

默认为0行。

段后（E）:

数字显示框：

设置选中段落末行与下一段首行的距离。

默认为0行行距（N）:

组合框：

设置选中段落各行字符的垂直距离，默认是单倍行距，如果在行距（N）:

组合框中选择了“最小值”或“固定值”，则需要用Tab切到“设置值（A）:

数字显示框”然后选择或者键入磅值。

三、项目符号和编号列表

1、在输入文本时创建项目符号和编号列表在行首键入星号，按下Tab键或空格键，随后输入任意文本，