绿云宾馆管理软件审核.doc
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帐务审核 1
第一节 消费帐管理 1
1.1消费帐查询 2
1.2消费帐主单 3
1.2.1消费帐主单 窗口 3
1.2.2新建消费帐 4
1.2.3帐务处理 4
第二节应收帐管理 4
2.1应收帐户查询 4
2.2新建应收帐 5
2.3应收帐户主单 6
2.3.1应收帐户主单窗口 6
2.3.2应收帐与档案 7
2.3.3帐务处理 8
2.3.3.1应收帐务主单 8
2.3.3.2定金输入及定金单打印 9
2.3.3.3信用卡操作 9
2.3.3.4入帐 11
2.3.3.5调整 11
2.3.3.6转帐 12
2.3.3.7清户 13
2.3.3.8核销 13
2.3.4帐务处理实例 17
2.4审核应收帐 21
2.5应收帐务查询 22
第三节夜间稽核 23
3.1夜审系统操作步骤 23
3.2房租审核及入帐 26
3.3费用审核 27
4.4报表专家 27
帐务审核
第一节消费帐管理
消费帐即宾馆工作帐，可用于输入没有使用电脑的收银点的现金收入。
收银点每天营业结束后，可把现金收入在总台输入该账号，再用部分结账结掉该费用，本日的该收银点的营业收入就可反映在总报表上了。
这样的收银点如：
美容室、洗衣房、楼面电话等。
消费帐也可以用于记录酒店内部的各种费用开支，如内部长话费（在电话计费模块定义自动转账）、会议室、宴请客人费等。
每一个部门均可有一个固定帐号。
1.1消费帐查询
执行审核→消费帐管理，打开如下窗口。
该窗口默认显示所有消费帐列表，包括有效的、结帐的、挂帐的等。
系统用一个字母表示消费帐的状态，同宾客帐务：
状态
含义
I
有效
O
本日结帐
S
临时挂帐
D
昨日结帐
功能按钮介绍:
窗口右边是常用功能快捷按钮，大多是跟帐务相关的，只需单击这些按钮或使用按钮前的快捷键（如1，2等）就可使用相关功能，介绍如下：
〖新建〗：
新建一消费帐主单；
〖联房〗：
打开『联房设置』窗口，增删联房；
〖主单〗：
打开消费帐主单，可修改主单信息；
〖入帐〗：
打开『入帐』窗口，可快速入帐；
〖固定支出〗：
打开『固定支出』窗口，可增删固定支出；
〖帐务处理〗：
打开帐务主单，可进行帐务处理；
〖允许记帐〗：
打开『定义允许记帐费用』窗口，可选择设置允许记帐费用；
〖定义帐户〗：
打开『定义帐户』窗口，可增删子帐户；
〖打印帐单〗：
打开『单据打印』窗口，可打印各类已经设置好的单据。
查询:
右上角，输入查询条件，回车，显示查询结果。
右下角，组合查询，系统弹出『宾客查询组合条件』窗口，可以进行相关查询.（如下图所示）
1.2消费帐主单
1.2.1消费帐主单 窗口
『消费帐户』窗口，选中一条记录，点击窗口右边快捷菜单”主单”，打开如下窗口。
图
1.2.2新建消费帐
操作步骤：
（1）、『消费帐户』窗口，单击〖新建〗，打开新建消费帐主单，整个窗口类似与后面讲到的AR帐主单；
（2）、输入【本名】，选择【来源】、【市场】，输入【担保人】、【担保单位】等信息；
（3）、单击〖存盘〗，系统自动生成消费帐号。
1.2.3帐务处理
需要处理消费帐帐务时，消费帐主单下，单击〖帐务处理〗，打开帐务主单（或在『消费帐户』窗口中选中目标账户单击窗口右侧的快捷功能按钮〖帐务处理〗）。
消费帐处理同前台帐务处理，请参见《前台收银》说明。
图
第二节应收帐管理
2.1应收帐户查询
在系统主窗口下，执行应收→AR管理，打开『AR管理』窗口，系统默认显示所有AR帐户。
图
功能按钮介绍:
窗口右边是常用功能快捷按钮，大多是跟帐务相关的，只需单击这些按钮或使用按钮前的快捷键（如1，2等）就可使用相关功能，介绍如下：
〖新建〗：
新建AR帐主单；
〖帐务处理〗：
打开帐务主单，可进行帐务处理；
〖入帐〗：
打开『入帐』窗口，可快速入帐；
〖主单〗：
打开应收帐主单，可修改主单信息；
〖档案〗：
打开『档案』窗口，可查阅相关信息；
〖允许记帐〗：
打开『定义允许记帐费用』窗口，可选择设置允许记帐费用；
〖定义帐户〗：
打开『定义帐户』窗口，可增删子帐户；
〖联房〗：
打开『联房设置』窗口，增删联房；
〖催帐信〗：
打开『催帐信』窗口，可打印已经设置好的催帐信；
〖对帐单〗：
打开『对帐单』窗口，可打印已经设置好的对帐单；
查询:
右上角，快速查询，输入查询条件，回车，显示查询结果。
可以输入的常用条件：
帐号、名字等。
注意：
在宾客将账务转到AR账户时候只有AR账户的〖允许记帐〗定义后才能转账。
2.2新建应收帐
操作步骤：
（1）、『AR管理』窗口，单击窗口右侧快捷功能〖新建〗按钮，打开『创建AR』窗口或者在系统主窗口下执行应收-创建AR打开『创建AR』窗口（如下图所示）
（2）、输入【本名】，选择【类别】、【等级】，输入其他相关信息；
（3）、单击〖存盘〗，系统自动生成AR帐号。
注意：
【等级】若是有限额，可设置限额，在存盘后点击主单窗口上的【信用】可录入限额。
2.3应收帐户主单
2.3.1应收帐户主单窗口
『AR管理』窗口，单击右〖主单〗按钮，打开AR帐主单，如下图所示。
图
【类别】应收帐户类别，是酒店对应收帐的一种分类。
一般分两大类：
应收帐和信用卡。
应收帐包括公司、旅行社以及员工帐等；信用卡包括国内卡和国外卡。
应收帐是一般意义上的挂帐，即单位与酒店签订挂帐协议，可以先消费后结帐，一般月结。
这些费用由各个营业点在结帐时通过“转AR”的结帐方式到相关的AR帐户下；而信用卡的产生是各个营业点一旦用信用卡结帐，该笔费用就自动生成到相关的信用卡AR帐户下，每种信用卡对应一个AR帐户。
酒店可凭借信用卡AR帐户与银行对帐。
注意：
如建立信用卡AR帐，除在前台系统中新建帐户之外，必须在维护系统中相应位置与信用卡AR帐进行关联，此时方可用相关的信用卡结帐。
【等级】一般分两等：
有消费限额和无消费限额。
若选择有消费限额，前台转帐至该应收帐时，系统将根据【信用限额】中的金额，判断是否能继续转帐，若判断结果：
目标转帐费用＋已有帐务>信用限额
则系统将提示：
“超出限额！
”。
图
2.3.2应收帐与档案
不管是公司、旅行社还是订房中心，档案的附加信息中都包含一个信息，就是应收帐号。
系统中一个单位可对应两个应收帐号，如下图所示。
财务部门建立应收帐后，相关授权部门可在档案主单下，执行修改，『修改xxxx档案-xxxx』窗口中附加信息中，在选择对应的AR帐号。
（如下图所示）
图
2.3.3帐务处理
2.3.3.1应收帐务主单
『AR管理』窗口，双击打开应收帐务主单，如下图所示。
图
帐务主单可分成四个部分加以说明：
左上、右上、顶行、底行。
左上：
显示帐户。
右上：
显示AR帐户基本信息。
底行：
默认显示有效帐务明细，要求明确每条帐务所包含的信息。
其中帐务前带有标记的为未经审核的AR帐。
未经审核的AR帐无法对其进行帐务处理。
审核操作：
双击该未审核的AR帐。
顶行：
重要信息区，灰色显示表示未定义，亮色显示需引起重视（表示有定义信息）。
2.3.3.2定金输入及定金单打印
操作步骤：
（1）、帐务主单下，单击工具栏上〖入帐〗按钮，弹出『入帐』窗口。
（如下图所示）
（2）、【姓名】处输入姓名，【代码】处输入人民币现金在系统中的代码，【金额】处输入定金数量；
（3）、输入【单号】等信息，单击〖入帐〗。
系统默认打印定金单，操作员可根据实际情况选择，有些酒店的定金单由收银员手工填写。
2.3.3.3信用卡操作
信用卡操作包括设置消费信用额度、取消信用额度。
●押卡
操作步骤：
（1）、帐务主单下，点击信用，打开『信用授权明细』窗口；
（2）、选择【项目】（即信用卡类型），录入【授权额】、【卡号】、【授权号】、【单号】等；
（3）、单击〖存盘〗，信用授权明细窗口显示有效压卡记录；
图-信用授权明细
（4）、主单【付款方式】、【信用】，显示相应信息。
（如下图所示）
图
●取消押卡
操作步骤：
（1）、帐务主单下，点击【信用】打开『信用授权明细』窗口，系统默认显示有效的押卡记录；
（2）、在『信用授权明细』窗口下，点击窗口右侧的〖作废〗按钮，弹出确认窗口“是否确信将当前记录作废”，单击〖确定〗，取消成功；
图
注意：
勾选『信用授权明细』窗口右边〖显示作废〗多选框，即可显示所有信用卡记录，包括已经取消的记录。
2.3.3.4入帐
应收帐户的费用一般由其他营业点转移过来，但也会存在直接在应收帐户下录入费用的情况，录入费用的方式与录入定金相同，只是【代码】处输入的是酒店营业项目的代码。
AR帐中由入帐产生的帐目在【Tag】处显示为“A”，其他账户转过来的的账目在【Tag】处显示为“P”
2.3.3.5调整
调整功能一般用于修改帐务，输入折扣，或调整错误的入帐。
操作步骤：
（1）、帐务主单下，选中要调整的项目，单击〖调整〗，打开调整窗口；
（2）、【代码】处输入费用代码（3）、【金额】处输入金额，单击〖入帐〗即可。
（4）、如原先入帐人民币现金1000元，调整时输入“-1000”，则该项目在有效帐目中消失；如输入“300”，则有效帐目中该项目金额修改为1300。
其他营业项目操作也是如此。
注意：
对相关帐目所做的调整在双击打开该帐目查看Activity时可以找到。
（如下图所示）
2.3.3.6转帐
用于把应收帐务从一个帐户转到另外一个帐户。
操作步骤：
（1）、帐务主单下，选择目标帐目；
（2）、单击〖转帐〗，弹出转帐窗口。
（3）、若是所有选择费用都转到对方帐户，则直接进行（4）的操作；若只是转所选帐目中的部分，可在【转帐】中输入要转的金额。
（4）、帐号处输入目标帐号，回车，系统自动与当前宾客匹配，弹出查询结果窗口；或按F1打开帐号查询帮助，输入条件选择相应的帐户。
（5）、单击选择目标帐户，单击〖确定〗，【帐户】处显示目标帐户名。
（6）、单击〖确定〗，所选帐务自动转至目标帐户。
注意：
若部分转帐时，系统将自动将某笔费用拆分成两笔。
如为其他帐户转来的帐，在【Tag】中显示为“T”，【摘要】中显示从何处转来的说明。
（如下图所示）
。
2.3.3.7清户
此功能用于该AR帐公司与酒店解除挂帐协议后将AR帐户由有效转为历史。
操作步骤：
（1）、点击〖清户〗，系统提示：
图
（2）、选择〖Yes〗，则该帐户状态变成“O”，其功能类似于宾客退房。
注意：
清户的前提为该帐户余额为0。
2.3.3.8核销
核销类似于宾客帐中的结帐功能，收款核销。
操作步骤：
情况一：
在没有定金的情况下：
（1）、选中要核销的帐目，点击〖核销〗，弹出『核销』窗口。
图
窗口上半部分显示要核销的金额，下半部分显示付款金额（此时没有显示）；
（2）、点击〖付款〗，打开『入帐』窗口。
图
（3）、在【代码】选择相应的付费方式，金额由系统根据核销金额自动生成，点击〖入帐〗。
此时消费和付款金额相等。
图
（4）、点击〖核销〗。
核销完后该帐务在有效帐目中消失，要查询此条记录须勾选AR账务主单左上窗口的【所有】（如下图所示）
情况二：
用定金核销费用：
（1）、选中定金和要核销的帐目，点击〖核销〗，此时系统会自动寻求消费和定金的相等值：
①如消费额大于定金，则系统提示错误。
图
③【
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