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书信写作
总论
书信是日常生活中常用的文体，是用以交涉事宜、传达信息、交流思想、联络感情、增进了解的重要工具。
书信一般可分为商务信件或公函（BusinessLetterorOfficialCorrespondence）和私人信件（PrivateLetter）两大类。
值得注意的是，英语书信的写法与汉语书信有一些明显区别，应特别加以区分。
一、书信的写作格式
英语书信通常包括下面几个组成部分：
信端、信内地址、称呼、正文、结束语、签名、附件、再启等。
下面我们将逐个进行介绍。
1.关于发信日期的写法，应注意以下几点：
①年份应完全写出，不能简写。
②月份要用英文名称，不要用数字代替。
③月份名称多用公认的缩写式。
但May,June,July,因为较短，不可缩写。
④写日期时，可用基数词1，2，3，4，5，……28，29，30，31等，也可用序数词lst,2nd,3rd,4th,5th,……28th,29th,30th,31st等。
但最好用基数词，简单明了。
2.日期可有下列几种写法：
①Oct.20,2004
②10May.,2004
③3rdJune,2004
④Sept.16th,2004
其中，①最为通用。
3.称呼（Salutation）
给外国人写英文信时，称呼用语要注意以下几点：
①对没有头衔的男性一般称呼Mr.。
Mr.用在姓氏之前或姓氏和名字之前，不可只用在名字之前，例如对的称呼，应该是：
Mr.或Mr.White,不可是：
Mr.Phil。
若称呼多个男性，则在姓名前用Mr.的复数形式Messrs.。
对一般以人名为名称的公司和企业常用这种称呼，例如：
Messrs.BlackandBrothers布莱克兄弟公司。
②对女性一般称呼Mrs.，Madam或Miss。
Mrs.用在已婚女子的丈夫的姓氏之前，或姓氏和名字之前，一般不用在名字前Madame此词可以单独使用或加在丈夫的姓名之前Mrs.没有复数形式。
若称呼多个女性，则在姓名前用Mme.的复数形式Mmes.而对以女子名字为名称的公司、企业可用Mesdames称呼。
Miss多用于未婚女子，此词可缩写为Ms，用于姓氏之前或姓氏和名字之前，一般不用于名字之前。
③对收信人的称呼，也可用头衔或职位的名称，不分性别。
例如Professor（缩写为Prof.），Doctor（缩写为Dr.），General（缩写为Gen.）。
这些称呼都放在姓氏之前或姓氏和名字之前，如Prof.（Phil）White等。
④对外公函中对收信人的称呼，可用Gentlemen（而不是Gentleman），DearSir（s）和MydearSir（s）等。
Gentlemen之前不能加Dear，后面也不能带姓名。
用Sirs时，前面常用Dear一词，但也可单独用Sir。
若收信人是妇女，则无论已婚或未婚，都可单独使用Madam或其复数Mesdames。
⑤对外国高级官员的称呼，如国家元首、政府首脑、部长、大使、公使和特使等，可用（Dear）Sir，（Dear）Mr.Chairman，（Dear）Mr.Premier，（Mydear）Mr.Ambassador，YourExcellency（复数为Excellencies）。
⑥对君主制国家的国王和皇帝等男性君主，可以Sir称呼，对女王、女皇和皇后等女性君主，可用Madam称呼。
有时也用YourMajesty称呼以表示。
客气和尊敬YourMajesty可兼指男性和女性，其复数为YourMajesties。
⑦对王室成员，如太子、王子、亲王和公主等，一般可用（Dear）Sir或（Dear）Madam但在正式尊称时，一般用YourHighness（复数为Highnesses）。
收信人称呼：
先生（男人）Mr./Esq.
夫人（已婚）Mrs.
小姐（未婚）Miss
夫人、小姐统称Ms.
夫妇俩人Mr.andMrs.
两位或两位以上男子Messrs
两位或两位以上女子（已婚）Mesdames
两位或两位以上小姐（未婚）Misses
常见的头衔（汉英对照）如下：
教授Professor
博士Doctor（Dr.,Ph.D.）
医学博士MedicalDoctor（M.D.）
总统或校长President
主席或董事长Chairman
副主席或副董事长ViceChairman
副总统或副校长VicePresident
首相PrimeMinister
总理Premier
省长或州长Governor
市长Mayor
参议员Senator
大使Ambassador
秘书长SecretaryGeneral
一秘FirstSecretary
二秘SecondSecretary
院长Director,Dean
副院长ViceDirector
系主任Dean,Head,Chair
馆长ChiefLibrarian,Curator
阁下Excellency
神甫Father
4.信的正文（BodyoftheLetter）
信的正文每段第一行应往右缩进约四五个字母。
在写事务性信件时，正文一般开门见山，内容简单明了，条理清楚。
在写私人信件时，信写好之后若有什么遗漏，可用P.S.表示补叙。
5.结束语（ComplimentaryClose）
结束语是写信人表示自己对收信人的一种谦称，只占一行，低于正文一二行，从信纸的中间或偏右的地方开始写。
第一个词的开头字母要大写，末尾用逗号。
结束语视写信人与收信人的关系而定。
私人和公务信函--常用句式
常用的起首语：
1）ThankyouforyourletterdatedDec.22,1969.
2）ManythanksforyourletterofSept.5，1997.
3）AthousandthanksforyourkindletterofJune5,1997.
4）YourkindletterofNovember22tharrivedthismorning.
5）Yourletterwhicharrivedthismorninggavemegreatcomfort.
6）Inreplytoyourletterdated4thJuly,Iwanttosay…
7）ThankyouverymuchforyourletterofAugust2andthegiftyousentmeonChristmasEve.
8）WhatatreattoreceiveyourkindletterofMay5th!
9）Itisalwaysathrilltoseeyournicehandwriting.
10）FirstofallImustthankyouforyourkindassistanceandhighattentiontome.
11）WithgreatdelightIlearnfromyourletterofthisSundaythat…
14）Iamverymuchpleasedtoinformyouthatmyvisittoyourcountryhasbeenapproved.
15）Iwishtoapplyforteachingpositionyouareoffering.
16）Iamtooexcitedanddelightedatyourgoodnews.
17）Iamveryobligedto;youforyourwarmcongratulations.…
常用的结束语：
1）Awaitingyourgoodnews,
2）Lookingforwardtoyourearlyreply,
3）Hopingtohearfromyousoon,
4）Weawaityourgoodnews.
5）Ihopetohearfromyouverysoon.
6）Welookforwardtoyourreplyatyourearliestconvenience.
7）IlookforwardtoournextmeetingthereinLosAngeles.
8）Yourearlyreplywillbehighlyappreciated.
9）Anyotherparticularswantedweshallbepleasedtosendyou.
10）Thehelpyougivemeissincerelyvalued.
11）Ihopeeverythingwillbewellwithyou.
12）Pleaseletusknowifyouwantmoreinformation.
13）Ihopeyoualwaysenjoyyourself.
14）Iwishyouverysuccessinthecomingyear.
15）Pleaseremembermetoyourfamily.
16）Withbestregardstoyourfamily.
17）Allthebest.
18）Withloveandgoodwishes.
一、申请信
1、申请信主要用于求职或求学,目的是要对方充分了解自己的目的和资格.因此,申请信必须简明扼要,突出重点.申请信可以是针对招聘广告写的,也可以市直接递交给某个单位的.申请信要求语言规范,信息正式,既不能夸张,也不必过于谦虚.申请信的结构一般包括:
申请目标,自述理由,介绍资格,请求面试和期待回音等.语言注意点申请信开篇应点明主题，语言简练。
接着说明做此申请的原因，即自己所具备的申请条件，这一部分需重点明确，论述充分。
最后请求回复并表示感谢时，应采用礼貌、诚恳的措辞。
2、正文主要有３部分:
（1）说明得知消息的来源
（2）介绍自己的个人信息及其个人经历
（3）留下个人的联系方式
3、推荐模板
Date
Dear…,
Iamwritingtoapplyfor…Hereismypersonalinformationforyou.
…
Ifmyapplicationcouldbetakenintofavorableconsideration,Iwouldbemostgrateful.
Enclosedaremyscorereportsonallsubjectsandtworecommendations.
Yourssincerely,
Name…
Date
Dear…,
Iamwritingtoexpressmygreatinterestin…,andI’dliketoapplyas…
….
Iwouldbeverygratefulifyougrantmeaninterview.
Yourssincerely,
Name…
4、常用表达方式:
（1）Iamwritingtoaskwhetheryoucouldsendmesomeinformationaboutyourcollegeaswellasapplicationforms…
（2）IamwritingtoyouinthehopethatImayobtainanopportunitytodograduatestudyinyouruniversity.
（3）Thankyouverymuchfortheinformationyousentmeaboutyourcollegeandfortheapplicationforms,whichIamreturningwiththreelettersofrecommendation,acertifiedcopyofmytranscriptand…
（4）ThankyouforyourenquiryaboutthepossibilityofcomingasaVisitingScholartotheDepartmentof…Weshouldbeverypleasedtowelcomeyouhere,andtoinviteyoutoparticipateintheactivitiesoftheDepartment.
（5）AndIamlookingforwardyourearlyreply
（6）Ifyouwanttoknowmoreaboutme,pleasecontactmeat…
Sample
Directions:
Writealettertoauniversitytoapplyforfurtherstudy,writeabout100words.Youdonotneedtowritetheaddress.
July20,
DearSirs,
（1）Iaminterestedingraduatestudyinphysics,withtheultimategoalofteachingatthecollegelevel,andwouldliketotalkwithyouabouttherequirementsofyourdepartment.
（2）AftermygraduationfromPekingUniversityin2000,IworkedforseveralyearsbeforemymarriageasateacherinOpenCollege.DuringthattimeIcompletedthreegraduatecoursesatZheJiangUniversity,butdidnotfinishmymaster’sdegree.（3）Aresumeofmybackgroundandexperienceisenclosed.
Icouldprobablymanagealmostafullscheduleifnecessary.However,Iwouldprefertobeginonamorelimitedbasisifthiscouldbearranged.
（4）Iwillcallyourofficeinafewdaysforanappointment.
Yourssincerely,
Kim
时间
称呼语
（1） 说明想要申请的部门
套语Iaminterestedin…对…十分感兴趣
开头直接表明自己有意向继续深造
（2） 然后简述个人经历
从北京大学毕业后,结婚前在OpenCollege当了几年老师
（3）Aresumeofmybackgroundandexperienceisenclosed.
并说明已附上简历.
（4）表示会亲自拜访
落款
July20,
DearSirs,
（1）Iaminterestedinattendingyourcollegetopreparemyselfforacareerinteaching,probablyatthesecondarylevel,andwouldliketakethechancetotalkwithyouaboutcertificationrequirementsandtheprogramsopentomeatOpenUniversity.
（2）Asmytwochildren（agedfourandsix）stillrequireconsiderableattention,Iamnotfreeatpresenttoattendschoolonafull-timebasis.However,Iwouldliketobeginassoonaspossibleifapart-timeprogramcanbearranged.
（3）IamagraduateofLondonUniversity,classof1996,whereImajoredinEnglishandminoredinmathematics.Mychoiceofteachingfiledwouldprobablybeoneofthesetwosubjects.
（4）Enclosedisaresumeofmybackgroundandexperience.Iwillcallyourofficeinafewdaysforanappointment.
Faithfullyyours,
Jane
时间
称呼语
（1）说明写信的目的是为以后的教师生涯做准备
preparemyselfforacareerin为…作准备
（2）说明自己的具体情况
由于两个小孩需要照顾,现在还不能上全天课,希望能上业余的课程
（1） 介绍自己的学历
minoredin辅修…
（4）结束语Enclosedisaresumeofmybackgroundandexperience. 已附上自己的经历和学历情况
二、请求信
1、请求信是对收信人提出请求，并希望对方满足该要求。
写请求信的重点是要写清楚为什么要请求他人做某事，请求他人做某事的原因。
写请求信时首先要说明写作意图，一定要注意语气要礼貌，用词要规范；然后具体展开说明请求的原因；最后表示希望对方予以答复。
2、正文主要有3个部分：
（1）介绍自己、提出请求
（2）说明原因及其它事项
（3）表达谢意、期盼答复
3、推荐模板
Date,
Dear…,
Iama…,Iwonderifyoucouldspraresometimetohelpme….
….
Lookingforwardyourearlyreply
Yourssincerely,
Name…
Date,
Dear…,
Iamwritinginthehopeofyourassistanceto…
Firstly…Secondly…Finally…
Thankyouforyourtime!
Yourssincerely,
Name…
4、常用表达:
（1）Couldyouplease...?
（2）Couldyoupossibly...
（3）Woulditbepossibleto...
（4）Iwouldbegratefulifyoucould...
（5）Wouldyouminddoing...
（6）Iwonderifyoucould...
（7）Couldyou...
（8）Canyou...
（9）Iwouldlikeyouto...
（10）Wouldyouminddoing...
5、Sample
Directions:
YouwanttostudyfurtherforaMaster’sdegreeandyouarepreparingfortheentranceexam.SinceyouhavedifficultyinEnglish,youshouldwritealetteraround100wordstoaskforhelpfromyourgoodfriendTim.Youdonotneedtowritetheaddress.
July7,
DearTim,
（1）IamquitesorrythatIhavetoaskafavorofyou,withthehopethatyouwillbekindtohelpme.
（2）IhavebeenlookingforwardtoapplyingfortheentranceexaminationforMAcandidatesforalongtimebecauseIwanttopursuefurtherstudies.UnfortunatelyIfind
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