讲师讲义.docx
《讲师讲义.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《讲师讲义.docx（24页珍藏版）》请在冰豆网上搜索。
讲师讲义
《有效会议技巧》讲师手册
开场及热身活动【授课时长：
60分钟】
单元一：
概述【授课时长：
40分钟】
目标：
了解课程目标和内容，掌握会议的基本概念，类型及会议要素。
1.对低效率会议的报怨5
2.低效率会议的高成本5
3.工作会议是管理方式的体现15
4.会议的三维立体图10
5.会议角色及任务5
单元二会议准备【授课时长：
60分钟】
1.案例分析5
2.5W1H准备技巧30
3.会议规则5
4.会议类型比较5
5.会议准备演练15
单元三会议技巧【授课时长：
40分钟】
1.程序技巧10
2.任务技巧10
3.人际技巧10
4.技巧评点5
5.有效会议准则5
单元四棘手情况处理【授课时长：
40分钟】
1.棘手人物处理20
2.棘手情况处理20
阶段
教学内容
备注
开场白：
课程目标
大家好，欢迎大家来参加今天的有效会议技巧课程。
（讲师开场白及自我介绍）
介绍相关培训背景：
会议在我们的日常工作中，会占据大量的时间，我们很多同事每天都要参加一个以上大大小小的会议。
有效的会议管理技巧，能够帮助我们提高个人工作效率，以及组织的绩效。
通过今天一天的培训，我们能够在以下方面得到提高：
⏹认识工作会议是管理沟通的重要方式
⏹掌握会议中的角色及任务
⏹掌握会议三维图要素及内容
⏹学会运用5W1H技巧来准备会议
⏹学会运用任务、程序及人际技巧来主持会议
⏹学会处理会议中棘手问题
要求学员根据自己主持会议的情况，确定自己最需达到的个人目标。
授课方式：
讲授为主
达到目标：
1、让学员明白学习会议管理的必要性，以及课程本身对学员的帮助在哪里。
课程内容
今天一天的课程内容主要包括以下五个单元，立体剖析会议过程：
在第一单元中，我们主要会了解到与会议相关的一些概念。
第二、三单元会学习到会议准备及会议过程中的许多技巧。
在此基础上，我们会在第四单元中共同来探讨如何处理会议中的一些棘手问题。
课程中会有大量的练习，请大家积极参与，认真完成。
授课方式：
讲授为主
达到目标：
说明一天课程中会涉及到的内容。
课堂纪律
在整个课程中，有一些规则需要大家共同来遵守，包括：
请守时，不要迟到；
手机请调至震动档，如需接听电话，请至培训教室外接听；
空杯心态，积极思考，参与讨论；
授课方式：
讲授为主
达到目标：
要求学员遵守纪律以保证授课效果
热身活动
在课程开始之前，我们先来开一个热身会议，请大家以组为单位
进行，会议的主题是：
找出小组成员之间肉眼无法观察到的16个共同点。
会议的目的是：
帮助参会人员增进相互之间的了解；融洽团队气氛；促进未来沟通和关系的建立。
结果写在大白纸上。
每组必需明确主持人、纪录和人阐述人；人员挑选方式：
每组自由选定，或者由讲师根据某显著特征指定；
会议时间：
8’
每组发言：
4-5’
小组会议期间讲师不断报时，形成压力；
授课方式：
热身游戏30’
达到目标：
帮助学员互相了解，活跃课堂气氛，同时体验一次实际会议，以便之后分析。
活动回顾
小组讨论，同样可设主持人、纪录人和阐述人。
讨论要点：
⏹是什么行为和心态导致你们的讨论结果
⏹用一个比喻形容参加会议的心情
⏹用一个比喻形容主持会议的心情
讲师引导：
本次会议是否有效，为什么有效？
有效会议必备要素：
清晰议题
时间压力
有效的主持过程
所有成员的积极参与
授课方式：
小组讨论5分钟，每组阐述2-3分钟，讲师总结。
20’
达到目标：
体验并分析何为有效会议，为什么有些小组的讨论效率很低，引出后面的课程内容
单元一内容
接下去进入今天课程的第一单元：
会议概述
第一单元会包括以下几部分内容：
⏹对低效率会议的报怨
⏹低效率会议的高成本
⏹工作会议是管理方式的体现
⏹会议的三维立体图
⏹会议角色及任务
授课方式：
讲授为主
达到目标：
帮助学员了解第一单元中的主要内容。
对低效会议的抱怨
提问学员：
大家喜欢开会吗？
如果不喜欢的话，原因是什么？
讲师总结：
哈佛商学院的一项对高管人员的调查表明，人们不喜欢开会的主要原因如下：
⏹跑题：
83%
⏹准备不足：
77%
⏹低效率：
74%
⏹缺乏倾听：
68%
⏹会议长度：
60%
⏹缺乏参与：
51%
授课方式：
提问，讲师总结
达到目标：
让学员重视自己主持的会议由于某些技巧不足而可能导致的后果。
低效率会议的高成本
讨论研究结果：
研究表明，主管人员平均投入会议的时间为总工作时间的30%，高级管理人员甚至达到50%。
低效率会议耗时，耗力，耗财。
学员计算：
每年在会议中浪费的自己的时间。
每年在会议中浪费的别人的时间。
讨论得出结论：
低效率会议=“犯罪”
授课方式：
计算，讨论
达到目标：
通过讨论强化低质量会议的危害。
会议评估表
请学员用5分钟时间完成会议有效性评估表：
引导词：
请用以下评估表测评你经常主持的会议，并在符合你情况的描述项前打勾——强调评估的项是学员自己主持的会议。
从答案中可以看出自己平时不太注意的方面，以便日后改进。
授课方式：
完成练习，讨论
达到目标：
学员评估自己的会议管理能力。
界定会议
提问学员：
会议的定义是什么？
讲师总结，会议就是：
⏹三人以上
⏹聚在一起
⏹展开有组织的讨论
⏹有效达到明确目的
授课方式：
提问，讲解
达到目标：
让学员理解会议的定义
会议和沟通渠道
先提问学员，除了会议以外，我们在日常工作中还会用到哪些沟通渠道？
请学员分组讨论，各种沟通渠道的优点和缺点，每组派代表发言。
之后由讲师总结。
授课方式：
小组讨论，讲师总结
达到目标：
理解会议与其他沟通渠道的特点
会议的独特优势
介绍沟通学中有关语言与身体语言关系的研究结果：
在有效沟通中，所传递信息的55%是通过身体语言传达的，38％是通过语调完成的，只有7％取决于所使用的言辞。
结论是：
开会具有电子邮件、电话、信函等方式不可比拟的优势。
强调：
有效主持工作会议是需要技巧的。
授课方式：
讲授为主
达到目标：
理解会议的独特优势
会议的作用
讨论：
为什么要开会？
两人一组列出召开工作会议的原因。
讲师总结会议的作用（可播放视频）
⏹发放消息型
⏹互通消息型
⏹解决问题型
⏹做出决定型
其中前两类属于信息沟通类，后两类属于决策讨论类。
授课方式：
录像+讨论
达到目标：
让学员明白会议在我们工作中所起的作用
会议三维立体图（三要素）
提问：
会议的组成部分。
讲师总结：
会议包括三个要素，我们形象称其为会议三维图：
包括会议任务task，会议程序process，会议成员people。
一个成功的会议是同时对会议三要素的成功管理。
讨论式讲解各要素包括的内容，请学员举例说明：
会议任务：
是否完成会议既定目标
会议程序：
是否有完整的会议过程，以便有效完成会议任务
会议成员：
是否充分发挥各成员的作用，创造积极的会议气氛
授课方式：
提问，讨论
达到目标：
理解会议包括哪些要素，作为一个会议主持人应统筹考虑。
会议成员-会议角色及任务
引导学员讨论自己对会议的管理是否是单枪匹马一个人。
强调一个会议应有不同的人对会议三要素进行管理。
讲解会议角色分配：
主持人：
完成会议讨论任务
确保会议达到预期目的
确保高质量讨论内容
协助人：
监控会议程序
贯彻会议规则/纪律
确保与会者平等参与
记录人：
笔录会议决议
备份会议记录
讲解中引导学员讨论自己是如何做的。
强调：
现实情况经常是一线主管一人充当三种角色，任务非常艰巨。
但虽然是一人兼三职，仍需完成三种角色任务。
授课方式：
讨论，讲解
达到目标：
理解会议角色的不同分工。
学员自我评估
请学员回顾以往主持的会议，检测自己是否完成了：
主持人的任务？
协助人的任务？
记录人的任务？
请学员分享自己的案例。
授课方式：
学员讨论
达到目标：
学员评估自己在会议角色方面做得如何
单元二内容
总结前一单元要点。
接下去进入今天的第二单元：
会议准备
主要包括以下几部分的内容：
⏹案例分析
⏹5W1H准备技巧
⏹会议规则
⏹会议类型比较
⏹会议准备演练
授课方式：
讲授为主
达到目标：
帮助学员了解第二单元中的主要内容。
案例讨论
请学员阅读案例，并小组讨论：
⏹为什么会发生这样的状况？
⏹这样的状况给企业带来哪些后果？
⏹如何改进？
会议通知正文：
通知
兹定于下周一下午18：
00召开公司高层会议，请各部门经理准时参加。
总经理办公室
XX年X月X日
以上会议通知可根据实际情况增减内容
小组讨论要点：
会议议程不明，没有明确主题，会议时间选择不当等
授课方式：
小组讨论
达到目标：
由案例讨论结果引出接下去要展开的有关会议准备的内容。
会议准备5W1H
介绍5W1H内容：
WHY，WHO，WHEN，WHERE，WHAT，HOW
以下讲解联系5W1H对会议三要素的作用。
WHY：
保证会议任务
WHO：
保证会议任务，人际关系
WHEN，WHERE：
保证会议任务，会议程序
WHAT：
保证会议任务
HOW：
保证会议程序，人际关系
（可结合视频讲解）
授课方式：
讲授为主
达到目标：
了解会议准备中应考虑的5W1H
以下情况下，开会是资源的浪费
组织会议前自问：
能否不开？
会议合并？
次数减少？
时间缩短？
人员减少？
强调以下情况下，开会是一种资源的浪费：
⏹主持人没有时间为会议作充分准备
⏹与会者没有时间为会议作充分准备
⏹必要人物不能出席
⏹会议没有时间对问题展开讨论
⏹书面形式比开会更有效
学员回忆以前主持的会议，哪些会议不该召开？
举一个典型的例子。
授课方式：
讲授，学员举例
达到目标：
引导学员回顾自己是如何做会议准备的。
WHY
WHY，主要考虑会议具体的目的是什么？
介绍会议目的和会议主题，强调两者的不同。
会议目的：
通过开会预期达到的结果
会议主题：
会议核心议题
会议目的应提前告知与会人员，以便他们准备。
授课方式：
讲授为主
达到目标：
掌握会议准备的第一个W-WHY，并理解会议目的和主题的区别。
练习
学员两人一组完成练习：
按会议的两种类型（信息沟通类和决策讨论类），根据所给情景，写出会议的主题和目的。
完成后两人互换，分析对方的答案是否可以更好地改进，并提出改进方案。
授课方式：
练习
达到目标：
通过练习进一步认识会议的主题和目的。
WHO
引导学员回顾自己主持的会议由哪些人参加，每次会议是否考虑到如何选择与会者，考虑哪些因素？
其中主持人应该有影响力。
之后列出必须要参加的人员和选择性参加的人员。
考虑：
了解情况的人；有權做決定的人；重大關係的人（執行者或關心此會議的人）
讲师总结考虑因素：
职位，会议中发挥的作用，会后发挥的作用
学员回顾最近一次主持的会议中是否缺少某些关键人物或邀请了一些不必要的人员。
授课方式：
讨论式讲解，举例说明
达到目标：
掌握会议准备中的WHO，学会选择与会者的考虑因素。
WHEN&
WHERE
引导学员回顾自己如何准备WNEN，WHERE。
考虑方面：
--“何时开会最有效达到会议目的
--“在哪里开会最合适？
”
--“座位如何摆放？
”
--“需要哪些设备？
”
--“需要哪些食物准备？
”
讨论WHEN与WHERE应避免的情况，引导学员举出会议因此失败的例子。
可对应之前的案例。
讲师总结，安排会议时应避免：
⏹在用餐时间开讨论决策型会议
⏹在临近下班时间仓促开会
⏹在刚上班时间开会
⏹在大家疲劳时间开会
⏹没有及时提前通知会议时间与地点
⏹在嘈杂地点开会
小组讨论，用图对比说明信息型会议与决策型会议座位摆放的不同及原因。
授课方式：
讨论式讲解，举例说明
达到目标：
掌握会议准备中的When&Where。
学会安排合适的会议时间和地点。
WHAT
引导学员讨论自己如何做议程安排的。
考虑方面：
--“会议讨论什么主题？
”
--“议程有哪些？
”
--“每项议题的时间分配？
”
请学员发言，在制定议程时有什么需要注意的？
讲师总结：
⏹议程应提前分发，使与会者有备而来
⏹与会者可在会前及会议开始时合理提议增减议题
⏹重要议题应留有充分时间
⏹常规议题先讨论（时间简短）
⏹重要议题之间应穿插一些简单议题
⏹一次会议不要安排太多重要议题
⏹会前合理划分每个议题的讨论时间
讲师举例说明，穿插录像分析。
授课方式：
讨论式讲解，举例说明
达到目标：
掌握会议准备中的What，学会制定议程的原则。
HOW
在如何安排会议时，还应考虑到以下几个方面：
--“如何让大家作最好准备？
”
--“哪些内容需提前通知？
”
--“会议规则有哪些？
”
其中会议规则是非常简单，但是可以明显使得会议更加有效的。
关键是要坚持执行，帮助大家形成习惯。
授课方式：
讲授为主
达到目标：
掌握会议准备中的What，学会制定议程的原则。
会议规则
会议规则处理方式：
⏹规范每一位与会者行为
⏹严格执行
⏹作为纪律宣布
⏹张帖在会场
会议规则举例：
⏹不迟到、早退、半途离席
⏹不私语
⏹不独占发言、高压性发言、插他人之话、发言不偏题
⏹倾听他人
⏹不人身攻击
⏹不流于情感，为反对而反对（理智、冷静思考）
⏹随时记录会议重点（提议、决议、注意事项等）
请学员集思广益哪些会议规则非常有效。
授课方式：
讨论式讲解，brainstorming
达到目标：
了解会议规则的重要性。
会议类型比较
小组讨论，分析两种类型的会议在准备时的区别。
考虑要素：
与会人数，与会者，交流方式，会议室布置，主持风格，会议重点，成功关键。
请各组派代表发言，讲师总结
授课方式：
小组讨论
达到目标：
了解不同类型会议在准备时的区别。
会议准备综合检测单
场景练习，以小组讨论的方式准备即将召开的会议。
讨论内容：
用5W1H技巧准备会议
确定议程
学员用工作单作笔记。
讲师严格掌握时间。
10分钟。
完成练习后，请一组在全班展示，讲师协助分析，着重检查会议准备5W1H的掌握。
授课方式：
练习，讨论
达到目标：
练习5W1H的准备技巧，巩固学习效果。
单元三内容
总结上一单元的要点。
第三单元包括以下几部分主要内容：
⏹程序技巧
⏹任务技巧
⏹人际技巧
⏹技巧评点
⏹有效会议准则
授课方式：
讲授为主
达到目标：
帮助学员了解第三单元中的主要内容。
程序技巧
引导学员回顾自己主持会议遵循的会议程序。
引导学员讨论举例会议程序经常出现的问题。
教员讲解，举例、演示各技巧。
开始-控制-结束-行动计划及会后跟进措施
开始举例：
近來公司的營運狀況因為受到經濟不景氣的影響,使得本季的營收目標達成率只有70%。
因此今天召開會議主要討論兩大問題,第一就是如何刺激原市場的買氣,第二討論新市場的擴展計劃。
首先將由業務部周经理為我們說明目前市場狀況,再由各位一起討論,然後各區市場督導會一一提出配合方案,最後由行銷部門整合后提出執行方案。
本次會議的進行時間預估為1.5小時。
希望今天經由在場各位的相互討論及創意激蕩,能夠產生一套完整有效的業績提升計劃,现在开始
会议中安排一人记录大家的承诺，会议结束时总结跟进措施，包括什么事，什么时候完成，什么人负责，什么时候Check，如何Check。
利用程序技巧自我检测单自我检测日常会议中程序技巧的使用。
授课方式：
举例及讲解。
达到目标：
帮助学员掌握程序技巧的几个步骤以及注意事项。
任务技巧
会议中主要会应用到的任务技巧包括以下4个方面，帮助更到地实现会议目标：
⏹提供信息与建议
⏹提问技巧：
--开放式
--封闭式
--抛砖引玉式
⏹补充拓展他人想法
--补充他人发言
--拓展他人发言
⏹澄清，复述技巧
举例：
开放式问题：
“关于……你是什么看法？
”“对于……你是怎么个想法？
”
“为什么……”“是什么……”
封闭式问题：
“谁……”“哪一个……”“什么时间……”
“你是否……”“刚才你说的是不是……”
抛砖引玉式问题：
“这个事情倒是很有趣……”“如果我没有听错的话……”
“那么您的观点是……”“我有点儿明白您的意思了，您是说…”
2人一组练习复述与澄清技巧：
根据提示，分别写出复述及澄清的表述。
问：
“刘经理，作为研发部门的测试经理，你对西安这个项目有什么看法？
”
答：
“比较复杂”
复述：
澄清：
问：
“王经理，作为测试部门的技术支持经理，你认为测试部门对这个项目的技术支持度会有多大？
答：
困难重重。
我们部门再不能这么干下去了。
复述：
澄清：
利用任务技巧自我检测单自我检测日常会议中任务技巧的使用。
授课方式：
讲解，举例，练习
达到目标：
帮助学员掌握任务技巧的几个方面。
人际技巧
人际技巧包括以下三个方面：
⏹言辞鼓励
⏹鼓励性身体语言
⏹体恤情绪
具体说明可以参考Handout。
引导学员讨论自己是如何处理人际因素的，并请学员在上述三点举例说明。
体恤情绪技巧的练习：
找到座位旁边的搭档，用体恤情绪的言辞给予对方反馈，每人至少给予对方在三个特定场景下的体恤语言，两人交换进行。
人际技巧中还要特别注意会议中的聆听：
当倾听另外一个与会者发言时，需要注意以下事项：
⏹他或她说的是什么问题？
⏹他或她感觉怎样？
⏹他或她对哪些方面进行了强调或作了较充分的说明？
⏹他或她的兴趣或注意力何在？
⏹他或她运用了什么样的词句、比喻，或形象化的描述？
⏹他或她的身体语言传达了什么信息？
利用人际技巧自我检测单自我检测日常会议中人际技巧的使用。
授课方式：
讨论式讲解，练习
达到目标：
帮助学员掌握人际技巧的几个方面。
技巧评点一：
集思广益
集思广益技巧，目的是在短时间内收集尽可能多的想法，具体的步骤如下：
1.一人负责记录
2.每人依次、每次贡献一个想法
3.跳过暂时没有想法的成员
4.对贡献的想法不加评判
5.允许重复
6.进行到有足够量的想法时为止
授课方式：
讲授为主
达到目标：
了解会议中常用的两种技巧-集思广益技巧。
技巧评点二：
小组决策
小组决策技巧—集思广益后，小组会获得许多想法，如需要在众多想法中做出决策，具体的步骤如下：
1.集思广益活动后，小组成员就达成的标准给各想法排序
2.累加各成员的排序结果，算出每个想法的得分
3.排除最低得分的一个或几个想法
4.对剩余想法用上述方法继续排序
5.最后剩下的想法即是最后决定
按要求设立标准，每项打分，得出最后得分。
还可设立权重。
想法或方案
标准
成本
周期
可行性
…
最后得分
1
2
3
4
授课方式：
讲授为主
达到目标：
了解会议中常用的两种技巧-小组决策技巧。
有效会议准则
带领学员总结目前讲过的内容，总结有效会议准则：
⏹会议目的要清楚明确，议题三个最适宜。
⏹与会人员要精选，四至十人最理想。
⏹会前有资料，以免空口讲白话。
⏹避免马拉松会议，一小时为宜，二小时为极限，准时开始，准时结束。
⏹主席应带动讨论，激发创意，立场中立，化解冲突。
⏹开放心胸倾听，尊重别人不同的意见，分享他人的想法与感受。
⏹会议务必达成决议。
⏹会议记录要忠实和完整，三天内分发给每位与会者及相关人士。
⏹追踪会后各项决议的行动及结果。
授课方式：
讲授为主
达到目标：
补充总结有效会议的准则。
单元四内容
总结前一单元要点
在单元四中，我们主要会学习到一些问题人物和棘手情况的处理，我们会采用小组讨论的方式，每组选择一种问题人物及一种棘手情况，列出解决方案。
完成后每组派代表分享，讲师总结。
问题人物：
⏹事不关己者
⏹夸夸其谈者
⏹挑起争论者
⏹连讽带刺者
棘手情况：
⏹与会者陷入僵局或手足无措
⏹与会者陷入缄默
⏹与会者不正视问题，或只专注于一个问题而排除其他问题
⏹与会者不断地重复已提出的观点
⏹产生冲突时
预测之前案例中的问题人物及棘手情况，并考虑解决方案。
（可结合视频讲解）
授课方式：
小组讨论
达到目标：
掌握会议中问题人物和棘手情况的处理。
行动计划及结束
请学员根据本课程的学习写出下一步行动计划。
此课程教会大家第一步，同时大家拥有了一个工具箱。
在此课程上我们作了一些练习，接受了反馈，但是要提高技巧必须在课外继续练习、反馈。
升级会员 