程序文件编写常见问题及对策.docx
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程序文件编写常见问题及对策
程序文件编写常见问题及对策
1问题
本人在制造企业持续工作了40年，前三十年在国营航空企业，后十年在广州的大型民营企业。
七十年代，本人任工艺技术员时编写了很多工艺操作规程；八十年代中期，本人曾主持过工厂的质量管理手册的编写；最近十年，本人一直任一家大型日化民营企业的副管理者代表，专职ISO体系管理，为该企业导入ISO9001：
2000以及环标、环境/职业健康国际标准，建立日益庞大的体系文件系统和IT操作平台。
在长期的工作实践中，组织编写和审核了各种各样的人编写的各种各样的程序文件和作业指导书。
即使公司提供了文件模板，但是在实践中，真正编写得好的文件可以说少之又少。
常见主要问题表现如下：
1.1名称
问题
对策
文不对题：
很多人把标题即文件名称设计得非常大，而实际上要描述的内容只是文件名称所涉及的范围中的一部分。
如将“集团营销系统固定资产管理程序”写成了“集团固定资产管理程序”。
采用能望文生义且与文件适用范围相吻合的文件名称。
1.2目的
问题
对策
抽象不具体：
很多人习惯于抽象描述，没有搞清楚文件的真正目的。
如《集团利润分配管理程序》将“集团财务部门为本方股东起草向非本集团控股的合资公司董事会提交的合资企业利润分配方案、集团财务部门为本集团股东起草向本集团控股的合资公司董事会提交的合资企业利润分配方案”这样具体的目的描述成“利润分配的过程与结果，是关系到所有者的合法权益能否得到保护，企业能否长期、稳定发展的重要问题，为此，企业必须加强利润分配的管理和核算，特编制本程序。
”
在目的条目中：
去除不着边际的言辞，识别并确定真实的目的。
1.3适用范围
问题
对策
只说部门不说业务：
很多人习惯于仅描述所涉及的部门范围，不描述所涉及的业务范围。
要知道，每个部门所涉及的业务范围都很多，如果不加以明确，则将造成理解困难。
如“招投标管理程序”，因为企业采购物资范围非常广泛，可以有厂房/设施设备的设计、勘探、施工、安装调试、监理，还有生产原料辅料包材，还有管理项目的咨询、认证，到办公用品、备品备件；而且采购项目的金额也有大有小，审批授权层级也有所不同。
因此如果不分门别类地细致描述招投标管理的范围，势必造成程序编写混乱，理解混乱、执行混乱。
在适用范围条目中说明：
1.涉及的部门
2.涉及的业务
3.业务的项目/金额范围（如果涉及）
1.4定义与术语
问题
对策
专业用语不符合标准：
有很多人不采用标准术语，造成理解误会。
在术语与定义条目中尽量引用国际/国家/行业标准化的用语
外文缩写没有中文解释：
有些人在文件中大量引用英文缩写，没有写出其中文意义，造成理解障碍。
在术语与定义条目中将英文缩写翻译成中文
1.5相关文件
问题
对策
缺失：
很多人没有检索和引用其它相关文件。
而一般来说，程序文件一定会与其它文件相关，如程序的上游文件和下游文件，以及过程中的相关文件。
如果引用缺失或知道了也不引用，将难以全面描述本程序的过程，甚至造成与其它程序的内容相冲突。
在本条目中列出相关文件的编号与名称，思路为：
1.按照流程的先后步骤，从头到尾，一步一步、一个一个地找出与流程各步骤相关的文件。
2.特别要重视“流程起点”和“流程终点”的相关文件。
引用错误：
很多人出现相关文件的引用错误。
这是因为程序随时都有更新的可能，因此在引用相关文件时，一定要找到它们的最新版本。
认真核对，保证链接的是最新有效版本的相关文件。
1.6风险与控制
问题
对策
每个程序，特别是复杂程序，在其某些/某个环节都可能存在风险，需要识别和控制。
有不少人在本条目中要么看不到风险点或胡乱地写一气，给人感觉：
凌乱、缺失、不合适/无效。
识别和确定风险及控制手段的方法：
1.按照程序步骤一步一步地寻找风险
2.按照程序如何满足高中低各层需求寻找风险
3.评估找出的风险并按重要性排序
4.对重要风险制定控制/规避措施，如设定考核对象/目标/指标、指定专人操作等。
1.7流程图及其说明
问题
对策
本人几十年来编写和审核了太多的程序文件和作业指导书，对于“流程图及其描述”中出现的问题归纳如下：
1.没有流程意识：
仅关注本部门业务，不关注其它部门与此相关业务，致使不能审视业务流程全过程是否有效高效；
2.有一定的流程意识：
但流程的起点与终点设置不当或掐头去尾，或者流程中间断链；
3.专注于流程步骤，轻视各步骤如何操作，太过简单且格局不够高。
1.采用Visio软件编写流程图（附件1）
2.最好编写爱丽斯流程图（附件2）：
左边为原则/表单，中间为作业活动，右边为操作者，简单清晰信息量大。
3.编制流程图步骤：
找出本流程的上游流程文件；
识别和确认起点；
识别和确认终点；
识别和确认中间各点；
识别和确认各点的操作者和操作时所使用的表单和/或操作指引；
把上述各点链接起来，绘制成爱丽斯流程图；
在流程图下方按照各点的顺序对各点的操作加以解说；
检视整个流程，找出其中的关键风险点，设置控制人/控制目标/指标。
2程序/作业指导书模板——附件3－4
附件1：
流程图模板
附件2：
SAP系统开账审批流程模板
附件3：
程序/作业指导书模板
请在此输入公司名称
请在此输入文件名称
文件编号：
X-X-XX
文件版本：
X/X
文件类型：
作业指导书
部门
编制
填写编制人姓名
审核
填写审核人姓名
批准
填写批准人姓名
发布时间
实施时间
修改记录
版本
修改时间
修改人
批准人
修改内容说明
执行时间
5号字
1目的
2适用范围
3术语和定义
3.1ABC:
XXXXXXXXXX
3.2ABC:
XXXXXXXXXX
4相关文件/表格
《名称》（编号）
5文件管理
文件责任部门：
文件负责人：
（当文件负责人离职、离岗时，本文件由部门第一负责人负责管理。
）
文件培训人：
文件解释部门：
6工作流程图
风险控制点
风险描述
风险控制措施
XXXXX流程说明一览表
任务名称
节点
任务简述、任务重点、知识点、任务时限
文件策划
1D
◊任务简述
XXXXX
◊任务重点
XXXXX
◊知识点
XXX
◊任务时限
X个工作日
◊任务简述
XXXXX
◊任务重点
XXXXX
◊知识点
XXX
◊任务时限
X个工作日
◊任务简述
XXXXX
◊任务重点
XXXXX
◊知识点
XXX
◊任务时限
X个工作日
◊任务简述
XXXXX
◊任务重点
XXXXX
◊知识点
XXX
◊任务时限
X个工作日
——结束——
附件4：
程序/作业指导书模板
请在此输入公司名称
请在此输入文件名称
文件编号：
文件版本：
文件类型：
部门
填写部门名称
编制
填写编制人姓名
审核
填写审核人姓名
批准
填写批准人姓名
批准之日起实施
修改记录
版本
修改时间
修改人
批准人
修改内容说明
执行时间
xx/xx/xx
填写说明：
1时间格式为年/月/日，如07/11/11,
2在此处详述修改的关键点
3新编写的文件不需要填写此栏目
4文件编号和文件名称更改时必须在此描述清楚，如描述“文件编号从WI-R-03A/0版改为WI-R-04A/0版，内容保持不变”等
5编写时删除填写说明
6红色部分均需删除
xx/xx/xx
1目的
2适用范围
3术语和定义
3.1
3.2
4相关文件和表格
4.1
4.2
填写说明：
1请将相关附件和表格以“对象图标”的方式插入在此栏目之中。
2插入流程如下：
菜单“插入-对象-由文件创建”，在该界面选择“选择显示为图标”，然后打开“更改图标”窗口，更改题注为相应的表格或文件名即可。
3在使用时删除此填写说明。
5文件管理
文件责任部门：
文件负责人：
当文件负责人离职、离岗时，本文件由部门第一负责人负责管理。
文件培训人：
文件解释部门：
6工作程序
程序步骤/流程
责任部门
操作规定
附录
附录A
附录B
填写说明：
无附录时删除此表格
——结束——
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