办公室管理制度.docx
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办公室管理制度
办公室管理制度
一、办公室管理条例
第一章总则
第一条为加强公司管理，维护公司良好形象，特制定本规范，明确要求，规范行为，创造良好的企业文化氛围。
第二章细则
第二条服务规范：
1.仪表：
公司职员工应仪表整洁、大方；
2.微笑服务：
在接待公司内外人员的垂询、要求等任何场合，应注释对方，微笑应答，切不可冒犯对方；
3.用语：
在任何场合应用语规范，语气温和，音量适中，严禁大声喧哗；
4.现场接待：
遇有客人进入工作场地应礼貌劝阻，上班时间（包括午餐时间）办公室内应保证有人接待；
5.电话接听：
接听电话应及时，一般铃响不应超过三声，如受话人不能接听，离之最近的职员应主动接听，重要电话作好接听记录，严禁占用公司电话时间太长。
第三条办公秩序
1.工作时间内不应无故离岗、串岗，不得闲聊、吃零食、大声喧哗，确保办公环境的安静有序。
2.职员间的工作交流应在规定的区域内进行（大厅、会议室、接待室、总经理室）或通过公司内线电话联系，如需在个人工作区域内进行谈话的，时间一般不应超过三分钟（特殊情况除外）。
3.职员应在每天的工作时间开始前和工作时间结束后做好个人工作区内的卫生保洁工作，保持物品整齐，桌面清洁。
4.各部门专用的设备由其部门指定专人定期清洁，公司公共设施则由办公室负责定期的清洁保养工作。
5.发现办公设备（包括通讯、照明、影音、电脑等）损坏或发生故障时，员工应立即向办公室报修，以便及时解决问题。
第三章责任
本制度的检查、监督部门为公司办公室共同执行，违反此规定的人员，将给予50-100元的扣薪处理。
二、办公室物资管理条例
第一章总则
为使办公室物资管理合理化，满足工作需要，合理节约开支，特制订本规定，此规定的执行部门为办公室。
第二章物资分类
1.公司办公室物资分为低值易耗品、管制品、贵重物品、实物资产。
2.低值易耗品：
笔、纸、电池、订书钉、胶水等
3.管制品：
订书机、打洞机、剪刀、美工刀、文件夹、计算器等
4.个人保管物品：
个人使用保管的三百元以上并涉及今后的费用开销的物资；
5.实物资产：
物资价格达300元以上，如：
空调、计算机、摄像机、照相机。
第三章办公用品物资采购
1.公司办公用品物资的采购，原则上由办公室统一购买，属特殊物资经办公室同意，可由申购部门自行购买。
申购物品应填写物品申购单，300元以内物品申购交部门经理同意，办公室批准；300元以上（含300元）部门主管同意，办公室审核，总经理审批。
2.物资采购由办公室指定专人负责，并采取以下方式：
1）定点：
公司定大型超市进行物品采购。
2）定时：
每月月初进行物品采购。
3）定量：
动态调整，保证常备物资的库存合理性。
4）特殊物品：
选择多方厂家的产品进行比较，择优选用。
第四章物资领用管理
1.公司根据物资分类，进行不同的领用方式：
2.低值易耗品：
直接向办公室物品保管人员签字领用
3.管制品：
直接向办公室物品保管人员签字领用
4.贵重物品：
根据专立文件的领用程度来领用
5.实物资产：
由办公室设立实物资产管理台帐，以准确记录固定资产的现状
第五章公司物资借用
1.凡借用公司办公器材，需填写物资借用单，并由部门主管签字认可
2.借用物资超时未还的，办公室有责任督促归还
3.借用物资发生损坏或遗失的，视具体情况照价或折价赔偿
第六章附则
1.新进人员到职时有管理部门通知，向办公室领用办公物品；人员离职时，必须向办公室办理办公物品归还手续，未经办公室认可的，其它部门不得为其办理离职手续。
2.办公室有权控制每位员工的办公物品领用总支出。
3.本办法由人事部解释、补充、修改时亦同，经总经理批准颁行。
三、传真使用管理办法
（一）、总则：
为加强公司传真使用管理，特制定本办法。
（二）、使用范围
1.本办法适用于公司使用传真机的各种情况。
2.使用范围包括本地、国内、国际传真。
（三）、传真的接收管理
1.传真件的接收纳入公司收发管理办法范围内，由收发员统一接收。
2.传真件接收后，填写收件登记簿，并及时分发收件部门和人员。
涉及公司事务的原件在行政部留存，业务部门留复印件。
3.公司传真机应随时处地开机接由状态。
（四）、传真的发送管理
1.各部门和人员发送传真，由收发员统一发送；重要文件可由当事人亲自发送。
2.传真发送，须经领导批准，填写发文登记簿表，并及时发送出去；因故不能发送，应及时通知有关当事人迅速另行处理。
3.传真原件留存行政部。
（五）、附则
传真电话不能被占为普通电话使用，以免延误传真收发。
四、公司值班管理条例
一、总则：
为保障公司正常工作秩序不间断和财物安全，特制定本制度。
二、管理体制
1.员工值日：
公司依据自身情况，设立公司或部门值日制度；
2.部门主管值班：
公司依据自身情况，设立公司部门主管值班制度。
三、管理要点和内容
（一）.员工值日。
1.目的：
维护公司日常工作秩序，及时联络、处理事务；
2.一般以工作时间为责任时间；
3.值班要点：
1）.巡察办公场所保洁情况；
2）.电话记录、处理、转送；
3）.领导交办任务。
（二）.部门主管值班
1.目的：
以公司业务工作为主；
2.一般以下班时间或节假日为值班时间；
3.值班要点：
1）.接待下班后来客；
2）.处理未完成工作；
3）.处置下班后的突发、紧急事件；
4）.值班人员接打值班电话，应记录来电时间、单位、授话人、主要内容；
5）.值班接待来宾要记录来访时间、单位、来访人、主要内容，提出处理意见；
6）.值班人员要按规定准确填写值班日志。
四.值班规定
1.遵守值班纪律，按时交接班，有事须先请假，以便安排临时代替人员；
2.值班时坚守岗位，不得聚众打牌、看电视、嗑睡；
3.在规定的时间做好防盗、防火等工作，尤其加强对重点部位的监管；
4.接待来宾外松内紧、热情招呼，具有高度警惕性，善于鉴别来人意图，要守口如瓶，不能随便乱说；
5.值班人员密切关注领导活动行踪，遇到紧急情况即能取得联系，须将公安、消防、医院、供水、供气、供电、通讯等部门及火车、飞机、出租车的地址、电话、路线等信息置于明显处，以备应急需要；
6.遇到紧急事件，首先要冷静，敢于负责，一方面大胆采取应急措施，以免贻误；另一方面及时汇报主管领导或和公安部门报警。
五.接听值班电话应注意：
1.礼貌相待：
不论打进、接入，应主动通报公司名称、职务、姓名，如对方未通报，应客气询问清楚；
2.使用语言文明，切忌粗声粗气；
3.对重要或较长的电话内容，可请对方复述一遍；
4.对要求打公司领导的电话，首先问清对方的单位名称、职务、姓名，然后婉转回答“请您稍等，我给您找一下”之类的话再处置；
5.对打听事情、咨询类担心条态度和蔼、礼貌对待、恰到好处地回答；
6.除紧争情况随时报告外，一般将若干电话内容集中到一起，有条理地予以报告；
7.加大节假日值班力量，由公司部门主管带班，征求下属中同意后排定值班表，印发各有关部门和人员；
8.根据需要，可安排公司单身职工多兼值班工作，并给予适当的加班补贴。
某某公司
办公室管理办法
为维护良好的办公秩序，进一步规范工作人员的行为，提高工作效率，特制定本办法，希望大家严格遵守，互相监督。
1办公室工作秩序
1.1严格遵守分公司作息时间安排，不迟到、不早退，有事先向主管领导请假，禁止无故旷工；
1.2上班时着装整齐、服装统一、坐姿端正。
树立良好的分公司形象和个人形象。
1.3办公时间专心致志，严细认真，不做私事。
1.4办公室谢绝吸烟、严禁大声喧哗，吵闹、严禁闲聊。
营造良好的工作环境。
1.5不擅自离岗、串岗，不乱动同事物品，不该看的不看，不该问的不问，不该外传的不传。
1.6未经同意不得随意翻看同事的文件、资料等。
借用本部门或其他部门同事的东西，使用后及时送还或归放原处。
1.7维护公共卫生，禁止随地吐痰和随手乱扔杂物，保持良好的工作环境。
1.8禁止在办公期间吃零食、打扑克、玩游戏、听MP3等。
1.9办公物品摆放整齐，办公桌上不得摆放与工作无关的物品。
2正确、迅速、谨慎地打、接电话
2.1电话来时，听到铃响，尽快取下话简。
通话时先问候，并自报公司、部门。
对方讲述时要留心听，并记下要点。
未听清时，及时告诉对方，结束时礼貌道别，待对方切断电话，自己再放话筒。
2.2接电话时，使用文明用语：
您好请谢谢对不起再见等。
接拨电话言语尽量简洁，做到长话短说。
2.3工作时间内，禁止使用公司电话打私人电话或用公司电话聊天，包括打入的电话。
2.4对不指名的电话，判断自己不能处理时，可坦白告诉对方，并马上将电话交给能够处理的人。
在转交前，应先把对方所谈内容简明扼要告诉接收人。
2.5在同事办公桌上电话铃响，而本人又不在时，帮忙接听并将电话内容向同事转述。
2.6办公室传真机由专人负责，出现问题及时通知专业人员维修。
3业务客户接待工作及其要求
3.1在规定的接待时间内，不迟到、不缺席。
3.2一般在接待室接待客户，有特殊情况除外。
3.3有客户来访，马上起来接待，并让座。
3.4来客多时以序进行，不能先接待熟悉客户。
3.5对事前已通知来的客户，要表示欢迎。
3.6应记住常来的客户。
3.7接待客户时应主动、热情、大方、微笑服务。
4电脑、打印机、复印机的管理
4.1公司各部门、科室都配有电脑、打印机，本科室人员使用本科室电脑、打印机，未经其他科室人员同意，不得动用。
私自动用者，出现问题，负全部责任，并且分公司将予以相应的处罚。
4.2所有员工应遵守公司的保密规定，输入电脑的信息属公司机密，未经批准不准向任何人提供、泄露。
4.3复印机由办公室负责，打印机由各科室负责，出现问题及时通知专业人员维修。
不得打印、复印个人资料。
4.4所有员工应爱护各种设备，降低消耗、费用。
对各种设备应按规范要求操作、保养。
发现故障，应及时报请维修，以免影响工作。
5办公物品的购置、领用
5.1各部门办公室所需的设备、文具等，除公司另有安排外，必须由公司办公室统一负责购买。
特殊文具公司办公室无法采购者，可以经总经理批准由各部门自行采购。
购回的物品，由公司办公室经管人员负责统一登记造册，办理领发手续。
5.2办公物品的领用，分为个人领用与部门领用两种。
“个人领用”系个人使用保管的物品，“部门领用”系本部门共同使用的物品。
对“部门领用”的物品，各部门应指派专人负责，其他人不得随意领取。
大件物品的购买、领用，须按公司规定的开支审批权限，经有审批权的领导批准后才能办法。
未经核准或未按规定擅自发放办公物品的，对经管人员给予按价赔偿的处罚。
5.3对办公用品建立个人台帐，对低值易耗品建立部门及个人认领台帐。
6卫生
6.1办公室有专人负责办公室的清扫工作。
6.2个人办公桌范围内卫生自己负责。
7值班
7.1采用各科室轮流值班制度。
按顺序值班（见附表1《办公室值班顺序表》），各科室由科长指定专人轮流值班，值班人员认真填写《值班记录表》（见附表2《值班记录表》）。
7.2值班人职责：
下班后，保证门、窗关闭；关闭各种电器电源，包括电脑、打印机、复印机、电灯等；办公室内物品是否放置整齐有序；检查门是否上锁。
8本办法自颁布之日起实施。
某某公司
年月日
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印信管理制度
员工着装管理规定
关于公司制服、工作服和其它劳保用品发放的规定
员工工作服装制发及穿着办法、使用年限
公司警卫人员值勤准则
值班室管理制度
工业安全管理准则
卫生管理准则
值班管理制度
总台值班管理规定
企业总机管理制度
企业电话机线管理制度
电话管理制度
长途电话管理办法
电脑室管理规定
企业计算机管理制度
计算机安全管理制度
员工姓名牌管理办法
员工识别证使用准则
识别证使用细则
保险库管理办法
保密制度
技术保密合同书
员工打卡管理规定
员工上下班遵守细则
公司来宾参观接待办法
公司图书管理办法
办公室布置要点
办公室主任工作责任制度
中小型企业行政事务管理事务
一、印信管理制度
第一条印信的种类
（一）印鉴：
公司向主管机关登记的公司印章或指定业务专用的公司印章。
（二）职章：
刻有公司董事长或总经理职衔的印章。
（三）部门章：
刻有公司部门名称的印章。
其不对外单位的部门章可加注“对内专用”。
（四）职衔签字章：
刻有经理及总经理职衔及签名的印信。
第二条印信的使用规定
（一）对公司经营权有重大关连、涉及政策性问题或以公司名义对政府行政、税务、金融等机构以公司名义的行文，盖总经理职章。
（二）以公司名义对国营机关团体、公司核发的证明文件，及各类规章典范的核决等由总经理署名，盖总经理职衔章。
（三）以部门名义于授权范围内对厂商、客户及内部规章典范的核决行文由经理署名者，盖经理职衔签字章。
（四）各部门于经办业务的权责范围内及对于公民营事业、民间机构、个人的行文以及收发文件时，盖部门章。
第三条印信的监印
（一）总经理职章及特定业务专用章得由总经理核定本公司的监印人员。
（二）总经理职衔签字章得核定由管理部主管为监印人员。
（三）经理职衔签字章及部门章得由经理指定监印人员。
第四条印信盖用
（一）文件需用印时，应先填写“用印申请单”（附表1），经主管核准后，连同经审核的文件文稿等交监印人用印。
（二）监印人除于文件、文稿上用印外，并应于“用印申请单”上加盖使用的印信存档。
第五条各种印信由监印人负责保管，如有遗失或误用情事，由监印人全权负责。
第六条监印人对未经判行文件，不得擅自用印，违者受处。
第七条印信遗失时除立即向上级报备外，并应依法公告作废。
第八条本办法经呈总经理核准后施行，修改时亦同。
二、员工着装管理规定
第一条为树立和保持公司良好的社会形象，进一步规范化管理，本公司员工应按本规定的要求着装。
第二条员工在上班时间内，要注意仪容仪表，总体要求是：
得体、大方整洁。
第三条男职员的着装要求：
夏天着衬衣、系领带；着衬衣时，不得挽起袖子或不系袖扣；着西装时，要佩戴公司徽。
不准穿皮鞋以外的其他鞋类（包括皮凉鞋）。
第四条女职员上班不得穿牛仔服、运动服、超短裙、低胸衫或其他有碍观瞻的奇装异服，并一律穿肉色丝袜。
第五条女职员上班必须佩戴公司徽；男职员穿西装时要求戴公司徽。
公司徽应佩戴在左胸前适当位置上。
第六条部门副经理以上的员工，办公室一定要备有西服，以便有外出活动或重要业务洽谈时穿用。
第七条员工上班应注意将头发梳理整齐。
男职员发不过耳，并一般不准留胡子；女职员上班提倡化淡妆，金银或其他饰物的佩戴应得当。
第八条员工违反本规定的，除通报批评外，每次罚款50元；一个月连续违反三次以上的，扣发当月奖金。
第九条各部门、各线负责人应认真配合、督促属下员工遵守本规定。
一月累计员工违反本规定人次超过三人次或该部室员工总数20%的，该负责人亦应罚100元。
三、关于公司制服、工作服和其它劳保用品发放的规定
（一）公司制服的发放，必须是本公司的正式调入职工和已正式办理了招工手续的合同制职工。
借调人员、聘用人员和临时工（含试用）的制服发放，先公司垫付，然后以在本公司服务的实际工作年限折旧报销。
（二）各类人员工作服装
1.公司的干部、职工（含借调、聘用和临时工）按其所从事的工种发放工作服装。
2.凡是从事工种工作的职工，按工作时间最长的工种发给工作服装。
（三）制服、工作服和其它劳保用品的制作（购买）和管理。
1.公司制服、工作服和其它劳保用品由公司总务部统一加工制作（购买）和发放。
2.对于公司制服和工作服装，任何部门和个人不得随意更改。
3.对于调离公司的人员（含借、聘、临工），要求收回服装不足使用年限部分的成本费。
成本费的计算公式：
每年摊销费=服装价格÷使用年限
4.制服要按公司要求统一着装，妥善保管，遗失自费补做。
（四）本规定从下文之日起执行，具体有关细则由公司人培部负责解释。
（五）员工制服、劳保用品使用年限表附后。
四、员工工作服装制发及穿着办法、使用年限
（一）兹订定本公司员工工作服装制发及穿着办法。
（二）工作服装的制发：
1.工作服装的制作由管理部统筹招商承制，按员工实有人数加制10%至15%以备新进人员之用，分支机构如有特殊原因可比照此项办法在当地招商承制，但必需将制作计划预算会管理部后办理。
2.每一员工每年制发夏冬服各一套为限列入年度预算。
3.员工到职完成保证资料后即可领取工作服（临时工及包工均不发服装）。
4.制发服装时由各部门依据人数造具领用名册盖章领用。
5.工作服数量
夏服：
男性员工：
浅蓝色短袖衬衣一件，深灰色西裤一条。
女性员工：
浅蓝色短袖衬衣一件，深灰色短裙一条。
冬服：
一律制发深灰色茄克一件同色长裤一条。
数量：
男女性员工每年制发夏、冬服装各一套。
6.套量：
工作服装大小尺码由承制商制成样装由员工套量而定。
（三）换季：
每年以四月、十一月为换装时间。
（四）服装穿着规定：
1.穿着工作服即代表本公司之精神，必须保持整洁，假日可免穿着。
2.为方便工作，工作服可以着出厂外。
（五）使用年限：
1.工作服穿着及保管以一年为期，按领用之日起算。
2.工作服如未达使用年限遗失或故意损坏者，应按原价赔偿。
3.离职员工如领用服装未届保管年限应即缴还，如未缴还者，在其薪资内扣还。
（六）工作服装制发费用由各部门按实发数量分摊。
（七）各部门未达该期营业目标不赚钱时，及全公司未达到营业总目标均不制发上项工作服装（如经总经理核准者不在此限）。
表3.9.3机械工业公司各单位举办营缮工程申请书
部室主管核签
主办单位工程费预估
财务单位预算编列意见
副总经理核判
总经理核定
五、公司警卫人员值勤准则
（一）总则
第一条本公司为使警卫人员值勤执行任务有所依据，特订定本准则。
第二条警卫人员的服勤，系代表本公司执行职务。
第三条警卫勤务应每日24小时执行不辍，其各班服勤时间，由警卫课订定呈准公布实施。
第四条警卫人员的职责规定如下：
1.工厂及办公处所各种事故之预防，警戒及厂区（房）巡逻事项。
2.工厂及办公处所突发事故之应急措施。
3.进出工厂及办公处所的外宾及员工之管制，联络登记事项。
4.进出工厂车辆的管制事项。
5.进出工厂物品的查验及放行。
6.防止窃盗，协助维持工厂及办公处所秩序。
7.其他交办事项的处理。
第五条警卫人员除前条各项职责外应恪守本公司一切规定，尤应严遵下列守则：
1.应绝对服从上级命令，切实执行任务，不得偏袒徇私。
2.平时应谨言慎行，执行职务时态度和蔼严正，不亢不卑。
3.服勤中应整肃服装仪容，对于应急及防身器具等应经常佩带，或储备齐全，以应不时之需。
4.服勤中应时刻提高警觉，遇有重大灾变时，更应临危不乱，果断敏捷，作适当之处置，并立即报告上级。
5.服勤中应严守岗位，不得擅离职守或酗酒、闲聊、阅读书报、睡觉等失职情事。
6.应熟记厂内各处之水、电、燃料、开关、门锁及消防器材放置地点，以免临急慌乱，对重要路口电灯、门窗、篱墙等有缺损时，应即建议厂务单位处理。
7.应管制入厂人、物、车辆，对未挂识别证或未办妥入厂手续者，一概不准入厂，并绝对禁止携（夹）带违禁品入厂，除工厂需料外对危险或易燃品应严拒携入。
8.应遵照巡逻路线按时或不定时巡逻工厂各处。
9.交换班时，应将注意事项交代清楚，并将服勤中所见重要事项或事故，以及巡逻时间等登列）入“警卫日志簿”，检附有关资料逐日分呈厂单位及警卫课核阅。
（二）人员管制
第六条辅导员工遵守各项规定，并制止不法行为的发生，维持工厂及办公处所秩序。
第七条确实管制员工上下班，迟到、早退、加班人员的考勤卡纪录。
第八条员工在勤务中因公或事（病）假离厂时，应切实查验公出申请书或请假记录卡，始允其外出，并在公出单或到工卡上记录离厂，回厂时间以备查考。
各级人员公出或事（病）假之核准权责由各厂订定列表送警卫室执行。
经副理以上人员由警卫登记进出。
第九条上班时间内除公事接洽外，一律谢绝会客。
第十条外界来宾到厂接洽业务或参观访问，以及厂商的营业、采购、检查、安装人员等应至警卫室办理入厂手续，发给来宾证，并联络有关单位接待。
非经厂单位人员接待，不得任其进入厂区。
第十一条协力厂商长期派驻工厂人员，得凭厂务单位发给之识别证进出工厂。
第十二条假日加班人员或因事需进厂者，应凭厂务单位所送之名单核对相符后，准予进厂。
但本厂课长（含副课长）以上人员得于登记后进厂。
第十三条公司或其他各厂同仁得凭识别证办理登记后进厂。
第十四条厂内住宿人员，在勤务时间外，凭住宿证进出工厂，但夜间不按规定时间出入厂者，应即通知舍监室处理。
（三）物品管制
第十五条物品放行应凭核准的放行单核对无误始得放行。
经警卫签认后之放行单由警卫室按顺序装订保管。
放行物品的分类（如材物料、半成品、成品、用品、资产、废料、机械设备等）及授权核准人员由各厂订定列表送警卫室执行。
第十六条各协力厂商交货时所随带他家厂商物品的运出，在进厂时先由警卫人员查验登记于离厂时再经警卫人员依原登记查对符合后始予放行。
第十七条离厂人员经警卫查获有私带公物或他人物品之嫌者，暂扣留物品，并以下列程序处理：
1.记录携带人所属单位、姓名、时间、地点。
2.由携带者亲书理由，注明品名、数量，由何处取得等。
3.情况严重时，不得让当事人离厂，应速呈报处理。
第十八条厂内住宿人员携带人个物品出厂时，按下列所定处理：
1.携带行李、包裹、提箱等大件物品者，应凭舍监室开立之放行单放行。
2.携带一般日常用品者，由警卫人员查验后放行。
第十九条本公司员工及一般外宾不准携带照相机进厂，遇有特殊情况，如参观、访问或外籍人员携带照相机者，应按厂单位主管所示处理。
第二十条同仁进入工厂上班不准携带与本公司产品相似的产品，厂内住宿人员如因需要，经厂务单位开立证明单者（注明品种、型号）准予携带进厂。
但携带出厂者，应凭厂务单位开立的物品放行单，经查验无误后放行。
（四）车辆管制
第二十一条本厂各型车辆（汽车、机车）出厂凭厂单位的核派单放行。
第二十二条外宾车辆进入工厂，除随车人员按本准则第十条及第十一条办理外，依下列所定处理：
1.持有证明来厂交货或提货之车辆，准予驶入厂区内有关处所。
2.一般接洽业务或参观访问，以及厂商之营业、采购、检查、安装等人员所乘车辆，一律按指定位置依序停放，不照规定者，警卫应即时纠正。
第二十三条公司或其他各厂车辆进厂
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