2采购招标管理办法.docx
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2采购招标管理办法
材料设备采购
管理办法
1．目的
通过规范材料设备采购程序，形成各部门和环节的有效制衡和协作，以保证采购活动满足数量、质量、成本、交货期和服务方面的要求。
2.适用范围
项目部确定自行采购的材料设备。
3．执行原则
3．1“检控并重，以控为主”，控制的关键是选择合格的供应商；
3．2必须体现项目部统一的定价、付款和质量原则；
3．3体现运作效率与权力制衡。
4.职责
4.1采购部：
预算合约部、材料科
4.1.1负责制订和完善材料设备采购管理制度和流程。
4.1.2收集市场信息，建立材料设备和供应商信息库。
4.1.3负责对供应商进行评审、考核，建立供应商档案和合格供应商名册。
4.1.4协助生产部门制定项目总体的材料设备采购计划。
4.1.5负责组织制定各类材料设备的采购准备文件。
4.1.6负责材料设备采购合同的谈判和拟订。
4.1.7负责材料设备采购合同的报审和修改。
4.1.8负责组织材料设备的进场，通知相关人员进行进场检验。
4.1.9参与协调施工过程中与供应商的关系。
4.1.10负责跟踪记录材料设备的使用情况。
4.1.11督促相关部门收集整理各种质量合格证书和检验试验文件。
4.1.12负责协调材料设备的保修服务工作。
4.1.13负责对供应商进行考核评价。
4.1.14负责提出材料设备采购的计划成本。
4.1.15收集整理市场材料设备价格变化动态，对报价进行监督审查。
4.1.16负责汇总材料设备价款及变更，及时调整工程总造价。
4.2生产部、技术部
4.2.1参与制订项目总体采购计划。
4.2.2负责提出材料设备需用计划。
4.2.3参与制作相关的采购准备文件。
4.2.4参与进场材料设备的检验和试验。
4.2.5负责监督材料设备的保管、标识及进入库管理工作。
4.2.6负责组织和协调设备安装施工。
4.2.7负责反馈材料设备使用情况和供应商的服务情况。
4.2.8负责组织设备的竣工报验。
4.3财务部
4.3.1参与对供应商的银行信用及财务状况调查。
4.3.2参与制订合同的付款条款。
4.3.3汇总材料设备资金需用计划。
4.3.4负责对供应商进行材料设备价款支付。
4.3.5负责对采购价格的监督并随时接受公司领导的问询。
4.4项目经理
4.4.1监督和指导材料设备采购全过程工作的开展。
4.4.2负责选择重要材料设备供应商。
4.4.3负责审核材料设备采购合同。
4.4.4负责处理材料设备进场和施工过程中的重大事件。
4.4.5负责审核供应商考核结果。
4.4.6负责审查材料设备履约完成证明，对材料设备价款支付出具决定意见。
5．工作程序
5.1材料设备采购计划
5.1.1采购部负责组织相关部门制订项目的《材料设备总体采购计划》，报主管审批。
5.1.2生产部根据工程进度和现场施工需要，预先提出《材料设备需用计划》，报送到项目经理通过后，由采购部正式启动采购程序。
5.2选择合格的供应商
5.2.1收集产品和供应商的资料和信息
5.2.1.1采购部负责收集各类材料设备的市场信息，建立专项数据库，数据库中每项必须收集不少于3家供应商以上的产品信息。
5.2.1.2采购部负责向各类材料设备厂家询价，索取产品说明书、样本等资料和信息，并进行分项编目、登记、保管，以备查用。
5.2.1.3技术部负责了解政府对材料设备使用的政策、法规。
5.2.2制作采购准备文件
5.2.2.1由采购部组织参与、生产部制作《材料设备采购清单》，明确采购的详细需求作为采购实施的依据，其内容应包括相关图纸、设备型号、性能要求、技术参数、品种、加工要求、数量、交货期、验收标准、现场安装要求、质量保修条件等。
5.2.2.2预算合约部及相关工长负责提供材料设备的数量、计划采购成本等。
5.2.3供应商资格预审
5.2.3.1材料设备要求供应商递交各类证明文件包括：
企业介绍、企业的资质证明资料（营业执照、生产许可证、资质证书等）、产品的质量证明资料（合格证、、检测报告等）。
5.2.3.2采购部填写《供应商资格评审表》，上报主管审批后确定入围的供应商，入围的供应商不得少于3家。
5.2.4报价和审价
5.2.5.1当供应商样品符合要求或考察合格后，则可通知各供应商报价；
5.2.5.2采购部负责具体的谈判，并报送项目经理核查。
5.2.5.3采购直接负责人在谈判前应首先完成网上询价工作，并书面记录网上价格情况。
5.2.5选定供应商
5.2.5.1采购部负责向主管提交材料设备检测报告或考察报告。
5.2.5.2采购金额在万元以下的，由主管选定供应商；采购金额在万元以上的，由主管提出选择建议，上报项目经理审批确定。
5.2.5.4采购部负责将选择结果通知各供应商，同时要求中选的供应商前来办理有关合同事宜。
5.3合同谈判与签订
具体的执行程序和规定见《合同管理办法》。
5.4材料设备进场检验
5.4.1检验方式
5.4.1.1由采购部组织生产部门、库管、供应商联合验收验证，填写相关的表格和签字确认，办理入库手续。
5.4.1.2对重要的材料设备要现场录像或照相，作为将来备查的依据。
5.4.2不合格材料设备的处理
5.4.2.1报废
当材料设备不合格特性严重，采购负责人通知供应商报废。
5.4.2.2返工
当材料设备不合格时，材料设备部与供应商谈判后，办理退货手续。
5.4.2.3回用
材料设备的不合格特性不会给成品质量带来影响时，可以作让步处理。
回用有两种处理方法，一种是不降价回用；一种是降价回用。
决定是否回用由技术部出具意见，决定是否降价由采购部出具意见，最终报主管审批通过后执行。
5.5供应商的考核与评价
5.5.1采购部负责对供应商进行考核与评价，生产部、技术部负责反馈有关供应商的施工配合、产品使用质量等情况。
5.5.2采购部针对各家供应商建立《供应商档案》。
5.5.2.1供应商档案包括：
供应商基本情况和《供应商履约过程记录表》两大部分。
5.5.2.2在供应商完成合同以后一个月内，采购部完成对供应商的考核，如果供应商出现重大质量问题、进场时间严重滞后影响施工进度等重大事故，作为供应商考核的否决性指标。
5.5.2.3考核完毕后将考核结果上报主管审查。
5.5.2.4凡是考核不合格的供应商，在以后的采购项目中不再录用。
5.5.2.5考核合格的供应商进入《合格供应商名册》，并在竞争报价一致的情况下享有优先权。
5.5.2.6采购活动结束后，所有采购档案和过程文件，由采购部统一管理。
6罚则
6.1相关人员在样品检测和考察中接受供应商行贿，但未给公司造成损失时，给予警告处分，调离原岗位，并处以元到元的罚款；
6.2相关人员接受供应商行贿，不能客观公正、公平地评价、选择供应商时，调离原岗位，处以元到元的罚款；给公司造成重大经济损失时，应予除名，并追究其法律责任。
6.3负责材料设备进场检验人员不能严格把关，让不合格材料设备进入现场时，处以元到元的罚款。
6.4采购的各类记录不齐全，导致重要的过程文件缺失或遗漏的，追究当事人的责任并处以元到元的罚款。
6.5对供应商考核不公正的，追究责任并处以元到元的罚款。
7.附则
7.1本办法由采购部组织制订并负责解释。
7.2本办法的修订权在采购部。
7.3本办法自年月日起执行。
材料设备需用计划
工程名称：
需采购物品名称：
需要进场时间：
需用数量：
依据图纸编号：
是否纳入了采购总计划：
申请部门要求：
生产部签字：
时间：
审核人意见：
主管签字：
时间：
材料设备采购清单
工程名称：
采购材料设备名称：
计划单价：
计划总价：
采购数量：
规格型号：
技术参数：
性能要求：
图纸依据：
验收标准：
现场安装的技术要求：
质量要求：
付款要求：
进场时间及批次要求：
生产部
签字：
时间：
预算合约部
签字：
时间：
使用部门
签字：
时间：
主管审查意见：
签字：
时间：
供应商资格评审表
工程名称：
供方：
法人代表：
地址：
电话：
注册资金：
资质等级：
营业执照编号：
生产许可证号：
提供产品的范围：
生产（经营）能力：
财务状况及银行信用情况：
质量保证（检测标准）：
商业信誉（服务态度、供货情况）：
评审意见：
审批意见：
评审主管领导：
年月日
年月日
供应商报价审核表
采购发起部门
采购内容及使用部位
网上价格参考
采购部门
询价情况
单位1：
负责人及联系方式
单位2：
负责人及联系方式
单位3：
负责人及联系方式
单位4：
负责人及联系方式
预算部意见
负责人签字
生产部意见
负责人签字
财务部意见
负责人签字
项目经理意见
注：
部门负责人签署意见时注明选择意向及原因。
供应商履约过程记录表
供应商名称
材料设备名称
合同金额：
履约情况
供货数量及时间
产品质量
服务质量及效率
批次
供货数量
进场时间正点率
合格率﹪
满意率﹪
重大事项记录：
事项
时间、记录人
审核人（签字）：
合格供应商名册
编号
供应商名称
产品名称
法人代表
公司地址
联系电话
档案编号
考核时间
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
材料设备采购总体计划表
序号
采购项目
计划成本
进场时间
采购时间
质量要求
是否招标
备注
编制人
编制日期
审核人
审核时间
总工程师
审批时间
总经济师
审批时间
总会计师
审批时间
总经理
审批时间
升级会员 