浅析EXCEL在会计中的应用实际应用版完整版.docx

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浅析EXCEL在会计中的应用实际应用版完整版

Documentserialnumber【NL89WT-NY98YT-NC8CB-NNUUT-NUT108】

浅析EXCEL在会计中的应用实际应用版

浅析excel在会计中的应用

摘要:

自2002年起随着计算机技术的不断得到普及和发展。

计算机开始应用到各个领域。

与此同时会计的信息化也已逐渐成为社会发展必不可少的条件，而excel作为会计工作中常用电子表格的软件。

它所具备的很多功能除了例如数据图表的处理、自动管理、编辑、分析等多种功能。

对于会计工作excel是可以准确方便地处理会计信息工作，是目前会计管理工作中常用软件。

在日常会计工作会计人员会经常的需要提供各种各样的会计分析数据。

而excel的电子表格可以有效地通过表格来解决会计工作中的各种问题，它也可以利用编程的数据等处理一些问题，使数据结果可以一目了然，简单快捷，可以大大的提高会计工作的管理信息。

因此excel在会计工作中的应用是十分普遍广泛的。

关键词：

Excel会计应用

Abstract：

Since2002,withcomputertechnologycontinuestogainpopularityanddevelopment.Itbeginsappliedtovariousfields.Atthesametimeaccountinginformationtechnologyhasgraduallybecomeanindispensableconditionofsocialdevelopment,accountingandexcelasacommonspreadsheetsoftware.Ithasmanyfeaturesinadditiontoavarietyoffunctionssuchasdataprocessing,automaticmanagementofthechart,editing,analysis,etc.Foraccountingexcelcaneasilyhandleaccuratejobaccountinginformation,managementaccountingiscommonlyusedsoftware.Dailyaccountingaccountingstaffwilloftenneedtoprovideavarietyofaccountingdataanalysis.Theexcelspreadsheetcanbesoeffectiveintheactualaccountingworktosolveproblemsinavarietyofformsthroughwhichyoucanalsousetheprogramdataandtheliketodealwithsomeissues,sothatthedataresultscanbeclear,simpleandquick,cangreatlyimproveaccountingmanagementinformation.Thereforeexcelapplicationintheaccountingworkisverycommonextensive.

Keywords:

Excel、accounting、application

引言：

根据我国现代会计的发展研究表明，我国会计具有一定独立性，同时还具有比较完整的方法体系和学科理论。

它具备了很多职能，例如会计决策、会计预测、会计规划、会计评价和会计控制等等。

在这些职能当中它运用了许多种的会计计算方式，其中包含了算术的平均、求和、和计算净现值等。

Excel表格数据处理功能可以有效快速准确的处理这些会计中常见的问题。

它的操作不仅简单快速、同时还精准无误。

它不仅功能强大并且适用的范围比较广泛。

将其应用在报表的处理中、工程的计算中、统计分析中和财务处理以及对图表的制作方面等，可以减少会计的工作量提高效率。

因此Excel是当前会计应用发展的重要软件。

一、研究背景

在论述Excel在会计中的应用前提下我们首先要了解什么是Excel及Excel这个软件平台所具备什么特点及有什么功能？

（一）Excel的定义

1987年，世界上第一款运营在Windows的软件Excel软件诞生，它是一种电子表格软件不仅能够记录数据更能计录数据，还能够进行数据计算，显示图形图表并对数据进行管理。

是目前最为常用的电子表格软件，他涉足各行各业，在生活或者工作中占有有非常重要的地位。

（二）Excel平台的特点

Excel电子表格软件是目前办公最为常用的一种制表软件，他不但实用而且灵活简便，并且还可以非常清晰明了的对表格中的数据进行分类管理。

他具有筛选、和自动刷新功能，当输入新的数据时系统会自动更新使相关的数据随之变化。

同时它还具备其他软件所不具备的图形处理功能，他可以通过折线形和柱形图并配以文字数据的相关说明更加形象的表达出数据的变化。

非常方便直观的通过数据对会计工作进行分析计算。

不仅如此Excel还有函数计算功能，是会计工作的数据统计汇总、分析能够更加明了清晰。

另外，Excel还可以输出或者输入多种格式的数据文件例爱可以如从其他的会计软件数据库中引出相关数据到自己的电子表格中，这样大大提高了工作人员的办公效率，减少了录入数据所损耗的时间和错误率。

因此Excel平台不仅方便操作，而且功能广泛强大，是办公中不可缺少的表格软件。

（三）Excel平台的功能

随着信息产业的发展，Excel作为常用的办公软件也在不断地进行功能更新，操作及应用也简单会计，被越来越多的企业所应用，能够使绝大数办公人员使用，是日常办公工作中应用最为广泛的一种软件，尤其在会计管理方面的应用更为普遍，在小型的企业中由于处理的财务数据比较简单，直接用Excel平台就能实现，而且他在数据核算、筛选、查找等方面的功能，更有利于会计人员对数据的管理，无论是精准度还是节约时间方面都远远超过了传统的手工查账的效率，而在大型企业中Excel作为会计数据处理的辅助工具也具有其强大的功能，因此Excel平台为会计的现代化发展提供了良好的平台，使会计数据处理更加精准化、现代化、科学化。

二、Excel在会计中的发展现况

（一）我国信息化的发展背景

随着会计电算化的发展,几乎所有的企事业单位都需要使用财务软件进行日常的财务处理,Excel作为最基本的办公软件，不仅使用普遍，而且灵活度高,不受格式限制,适合所有的企事业单位，在大型企业中Excel一般作为辅助软件,只是进行简单数据处理和分析;而小企业财务问题少,会计日常工作主要是工资的核算、员工的报销、收入费用的核算,所以Excel是作为主要工具使用的。

在会计电算化工作的普及今天，会计工作人员应该进行不断学习，不能单单依靠传统的数据处理和分析来解决企业中的会计问题，应该在掌握更多计算机数据处理技能的同时，在会计核算的基础之上，为满足社会的需求，为实现全方位的财务分析、预测、决策，就要不断提高会计业务水平。

（二）当前会计信息系统存在的缺陷

会计信息系统它主要包括五个部分：

凭证单元、账簿组织、报表体系、记账方法、账务处理程序。

在数据的加工处理过程中有机相结合，当前会计信息系统仍存在许多的不足，不便于日常维护和使用，而Excel主要体现在以下几个方面：

1、会计信息系统难以完善

会计信息系统具有强大的功能，并且设计比较复杂，设计中要兼顾会计的五个部分，设计难度较大，很难兼顾到每个部分的每个细节，并且必须借助逻辑关系紧密的子系统，难免存在一些纰漏的地方，需要一步一步的进行完善，但是要想做到完美也是一种考验。

2、会计信息管理尚不完整

会计工作是一个非常繁琐实施起来非常复杂的过程，当前的会计信息管理尚不完整，由于会计管理的所需，信息管理还没有形成一个统一的特定系统结构，在软件设计上因不易兼顾导致经常被忽视。

3、企业的信息管理不易维护

企业的信息管理维护起来不是一件容易的事情，如何落实好信息的维护工作，并采取相关有效的措施，充分发挥会计信息系统的功能，以及运用计算机来辅助达成合理有效的管理工作。

（三）Excel在会计工作中所应用到的功能

1、对数据表格的处理

Excel对数据的管理主要是通过表格的形势来表现的，将数据输入到二维表格中，使数据能够比较清楚地表达出来，我们在会计工作中常用的表格功能有以下几方面：

首先工作表的编辑功能，就是将企业人员的基本信息通过二维表格编辑在一起。

而且表格中的每一个单元格都可以选择的，并且可以针对表格的格式进行对应的美观化处理。

还可以在表格中对表格的数据进行计算求和、筛选查找、排序更正、删除添加等等。

2、对表格数据进行分析

在Excel中我们不单单可以对表格进行相关的出路还可以对表格中的数据进行分析，例如我们可以对数据进行函数运算，还可以自定义函数已达到方便实用的功能，当系统提供函数指南帮助用户查找到需要的函数并且是之正确的使用，使数据库的处理功能、数据表格、数据的模拟运算、方差分析、一定平均，等等进行分析处理。

3、可以对照数据制定相应的图表

首先Excel对图标表具有强大的处理功能，他可以将表格中的数据制成相应的图表例如条形图、柱形图、折线图、散点图、、等等还有常见的二维图和三维图。

这样可以使用户一目了然的看到数据的变化以便更好更快捷的对数据进行分析管理。

三、Excel在会计中的应用

随着会计的不断发展，尤其是会计电算化的飞速发展，当前大多数企业的会计工作都引进了财务会计软件，如新中大、用友等。

设计这些软件的初衷就是为了使会计工作更好的进行，所以软件的设计主要针对会计的处理，包括很多会计的专业功能，有利于会计记账、会计核算、后期查询归类及会计分析工作，使得会计处理更简单快捷，能够极大的减轻会计人员的工作量，但是会计软件虽然方便，但是他也不是适用所有的企业单位。

例如一些中小企业，本来会计工作就不是太多，没必要使用成熟的会计软件，使用Excel完全可以胜任当前的会计工作，如简单的制作工资表，核算工资；员工的报销登记；公司收入与费用的核算等。

越来越多的中小企业开始认可Excel的强大功能，开始运用Excel进行会计工作及日常工作的处理登记工作。

但是在一些大型企业，由于会计工作比较复杂，必须用到很多的科目凭证等，只运用Excel已经不能满足这些企业的发展需要，必须使用相应的会计财务软件进行会计财务工作。

（一）Excel财务会计中的运用

在财务会计中使用excel,一般是处理会计日常问题，提高会计人员的工作效率,辅助会计软件处理简单的会计业务。

通过以下几点我们分析研究excel在财务会计中是如何运用的。

1、用Excel编制会计报表

在会计工作中编制会计报表是必备的工作需要，但是由于他的种类复杂，数据量大，出错率较高给会计编制作业带来了很大的工作量，是财务工作中最为繁重的手工劳动。

但Excel的出现改善了这种现状，用XLS格式来编制的会计报表，不仅简单快捷、界面直观、设置简便而且可以非常容易的对数据进行维护同时还具有一定的数据保护作用。

一般会计报表可以从静态和动态两方面来分，按时间来分有月报表、季度报表、年度报表，有些企业根据不同的需求设置各种类型的报表，如个别会计报表、汇总报表、内部会计报表和外部会计报表等。

财务软件的种类也繁多，但在单位实施的过程中会有一定的差异，尤其是些行政事业单位部门，其政策性要求较强，报表中有些的会计科目会随时间的推移发生一定的变化。

这些财务软件的成本一般都比较的昂贵，中、小型企业财务难以接受，故利用Excel来制作会计报表，在一定程度上可以满足企业报表特殊需求，尤其是针对一些临时性报表来说。

如下就以资产负债表为例，简要说明XLS格式在报表编制和维护的应用。

首先，创建一个新工作表，双击工作表标签使其成为当前工作表，再对工作表进行重命名，名称为“××月份资产负债表”即可，并根据报表进行设置页面的设置。

然后，填写报表的主要内容，并对单元格的位置、大小以及格式等进行相应的设置，构建报表的基本框架，于是，报表的雏形就诞生了。

其次，也是相当重要的部分，设置数据的函数关系，例如，在资产负债表中，资产、负债、所有者权益存在着恒等不变的关系，即资产+负债=所有者权益，在对资产、负债、所有者权益进行合计时，切记要先输入“=”号，选择相应的数据清单，选择合适的函数，完成会计报表内数据的设置，一旦数据区的数据发生变动，相应的合计栏内也发生变化。

最后，谈及数据的安全性，要考虑到对会计报表的数据进行保护，防止他人恶意篡改。

具体方法：

选择工具栏的保护功能即可。

2、用Excel填制记账凭证

记帐凭证的填制会计工作的第一步是取得原始凭证,此时会计工作人员就能据此做出会计分录,从而填制记帐凭证.用EXCEL来填制记帐凭证是非常方便的,在会计中有三种凭证:

收款凭证、付款凭证及转帐凭证.

在财务工作中，会计工作要严格的按照岗位责任制来工作的，要通过财务机构的内部进行合理分工，要由专人来负责每一项的会计具体工作，所以，这就需要面临的是怎样可以把这些专人负责的分散数据统一至同一个工作薄上，以及可以方便查阅到每项的数据问题是哪项的负责人填制编辑的。

其方法体现在①通过会计组里的财务工作人员建立起定制的工作薄，建立各个分会计组所需要工作表的框架。

②把这个工作薄建立成为工作薄的共享区，通过这个步骤可以为后面的操作做好铺垫，同时，它也是追踪数据的来源和数据合并基础。

建立共享工作簿的方法步骤是，首先要单击菜单里的“工具”，然后再单击“共享工作簿”，再选择选项卡“编辑”，允许多用户同时编辑，再选择允许复选框“工作簿合并”，最后选择“确定”，当出现提示的窗口时，单击保存工作簿，完成。

3、用Excel检索记账凭证

电算化软件中内置对记账凭证的检索功能很方便凭证的查找，但是，唯一的缺陷是检索的记账凭证无法按发生额的大小进行排序，而Excel软件自带的排序、筛选功能给凭证的检索带来了极大的便利，可以对记账凭证的重要性进行筛选并排列出来。

具体方法如下：

（1）在“凭证查询”后点击输入查询条件为“全部”，把查询的结果导入Excel软件系统，运行以“凭证”命名的工作簿，打开“会计分录序时账”工作表。

（2）选择“发生金额”列后，再点击排序按钮，使得所有凭证的发生额金额由大到小进行排序。

（3）单击“数据”菜单下的“筛选”项目，选择“自动筛选”。

（4）点击“科目代码”旁的下拉箭头，选择“自定义”功能，在弹出的窗口中输入“会计科目等于10101”，即可对某一具体会计科目的发生额的大小顺序进行排列。

（二）Excel在管理会计中的运用

在管理会计中，会计工作必须由会计人员来完成，会计数据不允许随意的修改，更不允许非会计人员任意修改财务数据。

Excel在管理会计中运用，可以很好的解决这个问题，通过Excel加密，只有会计人员能够接触到加密的Excel数据，这样就很好的避免了非会计人员对会计数据的干扰。

可以通过设置登录权限、对Excel表格中的数据进行加密处理，有权限的会计人员才能进入到会计Excel表格中处理工作，这样就很好的保护了会计数据的安全，对权限进行设置时，分为几步①第一步，点击Excel左上角的文件，弹出菜单选项，选择保存。

②第二步，点击工具建，选择弹出菜单的常规。

③第三步，单击密码设置，设置密码，密码要输入两遍，并保持两遍一致，为了防止忘记密码或者点错按键导致密码无法登陆，最后选择确定。

④第四步，要单击保存键。

⑤第五步，如果在出现提示，选择单击“是”键盘，最后打开工作簿来替换掉现有的工作簿以后，可以完成操作了。

Excel中不仅包含日常的登记管理功能，还包括很多的可以说是中高端功能，这些中高端功能就能运用到管理会计中，例如有些高级筛选功能，智能分类功能，求和等函数功能，还有合并多个工作表进行汇总得出总表等。

除了求和外，还能自定义公式，方便快捷的得出想要的数据。

这些功能看似简单，其实使用起来有很大的作用，并且要求会计人员能够熟练的掌握Excel的操作，熟悉各项功能。

Excel包括一个核算数据的功能，可以对会计数据进行核算，把会计数据输入到Excel表格中后，可以运用函数功能，对数据进行加减等，进而得出该输入数据的总和或者是差值。

这一功能能够快速的核算一些数据，并且准确度非常高，便于后期检验。

核算员工的报销项目，使用Excel能够起到很好的归纳总结，比手工记账方便快捷，账目一目了然。

（三）Excel在会计数据中的运用

1、保护数据

在会计工作中，除会计工作人员以外，其它的工作人员是不能随意修改财务数据的。

但是，如何才可以避免非会计工作人员修改数据这就要通过Excel的应用，为其提供多级的数据功能保护，也利用这些功能，可以对工作簿设置权限的开启，对工作表中的数据可以进行密码保护，这样就可以防止非工作人员对数据的查看或者是更改。

一般在设置的权限时，分为几步：

①第一步，在单击文件的菜单中，点保存或者是另存为的口令。

②第二步，在单击工具的菜单里有一个常规选项。

③第三步，单击打开权限密码的编辑框里，然后输入密码，再次输入新密码，编辑框里会出现重新输人密码，最后再单击确定键。

④第四步，要单击保存键。

⑤第五步，如果在出现提示，选择单击“是”键盘，最后打开工作簿来替换掉现有的工作簿以后，可以完成操作了。

2、共享数据

在企业会计工作中，必须明确分工，分别设置权限，一个岗位职能有一个权限或者两个互相之间没有利益关系的权限，要由专人来负责每一项的会计具体工作，严禁一人身兼数职且拥有相互之间有经济利益的权限，防止内部人员群私舞弊利用职务便利损害公司利益。

所以，这就需要面临的是怎样可以把这些专人负责的分散数据统一至同一个工作薄上，以及可以方便查阅到每项的数据问题是哪项的负责人填制编辑的。

其方法体现在：

①通过会计组里的财务工作人员建立起定制的工作薄，建立各个分会计组所需要工作表的框架。

②把这个工作薄建立成为工作薄的共享区，通过这个步骤可以为后面的操作做好铺垫，同时，它也是追踪数据的来源和数据合并基础。

建立共享工作簿的方法步骤是，首先要单击菜单里的“工具”，然后再单击“共享工作簿”，再选择选项卡“编辑”，允许多用户同时编辑，再选择允许复选框“工作簿合并”，最后选择“确定”，当出现提示的窗口时，单击保存工作簿，完成。

（四）Excel库存管理中的应用

首先，在工作表的标签处显示月份，在表的开始要设置“表头”信息，包括有日期、摘要、规格、上期结存、本期收入、本期发出、本期结存等，按顺序输入上期结存名称规格，单价、数量和金额，以审核入账的增值税发票为依据，在收入栏内填写相应的单价、数量、金额等内容后，再按发票顺序输入销售量，经

审核无误后，对规格型号进行调整，使得存货的分类尽可能的精炼到最少，此时，再把工作表中的数据按“规格型号”排序，即可得到以“规格型号”的分类。

Excel在管理会计中的运用还有很多，需要会计人员不断的去开发发现，Excel能够很好的为企业会计人员服务，为管理会计服务，能够大大的提高会计核算的效率，为会计人员提供更高效的数据汇总分析，极大的提高会计的工作效率。

（五）Excel在函数运算中的应用

在Excel的软件中，它的函数就是指对一些预定义的公式。

利用参数特定的数值，再按照特定的顺序来进行计算。

财务人员直接通过对它们的某个区域里的数值加以运算。

主要表现在几个方面，例如：

在确定贷款的支付数额方面、处理分析日期值和时间值方面、计算平均值方面、在确定单元格里数据的类型方面、在显示排序方面、运算文本的数据方面等。

在Excel的软件中，它所包含的函数共有的种类达11种，这其中也包含了许多财务方面的函数。

运用财务函数可以进行对于财务的一般计算，比如，可以对净现值和投资的未来值、确定贷款支付的数额，也可以对息票和债券的价值。

在这里，财务的函数一般可以分四大类，即：

偿还率计算函数、折旧计算函数、投资计算函数、债券和其它的金融函数，这些函数都在财务分析中起到了很大的作用。

如果会计工作人员可以灵活并正确的使用，利用Excel的软件对财务函数进行计算，便可以在很在程度上减轻会计人员在日常工作中对于计算指标的工作量。

（六）Excel的图表应用

编制财务分析时，通常用文字和数字来表述。

使用Excel提供的图表功能可以更直观、表现数据间的相对关系，使数据的变化趋势或比较更加一目了然。

一般运用柱形图比较数据间的大小关系，用折线图反映数据间的趋势关系，用饼图表现数据间的比例分配关系。

四、Excel在会计应用中存在的问题

Excel在会计应用过程中起到至关重要的作用，能够更好的完成会计工作，给会计工作带来极大的便利，提高会计人员的工作效率和工作准确性。

但是excel在企业的会计应用中也存在各种各样的问题，这些问题主要包括：

财务处理模型不健全,降低了Excel使用效率、部分财务人员业务素质过低，Excel合理应用受到局限、自身功能较少解决不了较多的会计问题等。

（一）财务处理模型不健全,降低了Excel使用效率

很大一部分企业的管理者只注重企业的经营发展，对于企业的财务会计管理重视程度不够，很少会下大力度对财务会计管理工作进行研究，他们只关心生产和销售环节，抓生产，促销售，而忽略了企业管理中非常重要的一部分-财务会计管理，导致大部分企业尚未建立起诸如时间价值、风险价值、边际成本、预算管理等科学概念，造成财务处理模型不健全。

在不健全的财务处理模型下，Excel的使用效率不会太高，不能充分发挥Excel在会计工作中的作用，导致Excel的效率下降，最终导致企业会计工作的工作效率降低。

（二）部分财务人员业务素质过低，Excel合理应用受到局限

业务素质低的财务人员，不能充分发挥财务管理的职能作用。

在基于亲属关系和政治关系人的关系发展初期的中小企业要比他们基本上不信任的群体其他人。

尤其是在绝对灵敏度的金融行业，就业的重要指标是“忠诚度”，要与家族势力公平竞争，对于无血缘、乡缘关系的财务管理人来说是特别难的事情。

这个家族企业的文化，严重影响中小企业的企业财务管理的选择。

所以，专业的财务人员尤其是高素质的专业财务人员都想到大企业发展，来发挥自身的价值，很少人会留在规模小的企业里，这就导致小企业很难留住高素质专业人才，留下的是一些专业素质不高的人员，缺乏高素质人才，小企业的会计财务工作只能说勉强能够维持下去，想要快速发展会很难，这就导致Excel在小企业的应用受到限制，不能充分发挥Excel的作用，导致Excel不能很好的为企业财务会计工作服务。

（三）自身功能较少解决不了较多的会计问题

Excel作为办公软件应用比较普遍，但是由于Excel的功能范围较少一些财务问题还是处理不了的只能作为辅助工具处理一些常见的会计业务，对于大型企业会计运营中复杂业务还是有一定的困难，因此他只适用于中小企业一些操作简单、维护更新方便的一些会计问题，但是在中小企业大多数会计人员并不是专业的会计人员，同时他们对计算机应用的基础也是比较薄弱的，因而当这些企业的账务处理发生变化时，由于会计人员没有一定的技术维护基础，会使企业的账务出现停顿时的困难，因此账务处理系统适合有一定计算机应用能力的中小企业

会计人员使用。

五、如何解决Excel在我国会计工作中存在的问题

（一）建立财务处理Excel模型

企业会计操作流程中要求会计人员对会计工作能够做到快速反应。

建立财务处理Excel模型非常的有必要。

该模型的建立将同类型会计处理流程进行了归纳总结，在最大程度上提高了企业会计工作效率。

在财务处理Excel模型的基础上根据相关需要对微小的调整往往起到事半功倍的效果。

需要注意的是，在对财务处理Excel