物业管理企业信息化管理.docx

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物业管理企业信息化管理

物业管理公司信息化管理

一、物业管理企业信息化建设的意义

    随着信息化的深入发展，必然会给企业带来经济和社会生活各个领域的深刻变化，这种变化是前所未有的。

物业企业的不断增多，行业竞争将越来越激烈，物业管理企业信息管理化建设是行业发展的必然趋势。

为了适应新的发展形式，加速物业管理企业现代化管理进程，物业管理信息化是现代企业管理的重要内容。

通过培训，让更多的企业了解信息化管理在今天物业企业中的重要性，了解信息化建设必须具备的软、硬件环境，即先进的设施设备和企业经营理念，用人理念，服务理念，促进物业企业通过信息化手段来提升管理能力，增强企业的竞争优势。

二、物业管理工作中应用信息化管理的必要性

    当前物业管理工作大多还应用“传统”的管理方式与方法，从而造成了许多的问题和不便。

例如，住户入住时的签报纪录、统计、汇报都是手工三级记账，这样不仅工作量大、而且还易出差错；各种类型的房屋管理之间的入住和变动情况不能准确、及时汇报，以至管理公司与管理处之间的资源调配无法科学、及时地进行，无法实现资源最优配置；资源管理不清，退、调、换、损、买、卖等特殊业务容易出问题，可靠程度低；类型的划分、类别的划分没有科学依据，类型转换和数据统计分析实现困难，工作量大；企业领导无法对业务过程进行严格控制，价格体系混乱，很难对业务人员的实际工作进行全面的考核。

由于物业管理涉及的管理范围较为广泛，管理内容繁杂，加上政策性等变动因素，日常工作需要耗费大量人力和物力，而采用现代化计算机管理手段（如：

专业的物业管理软件）是一种行之有效的解决办法。

三、物业管理公司信息化建设的总体目标：

    以先进的计算机和通信技术为主要手段，以实现企业关键业务应用为导向，搭建一个覆盖全物业的业务管理平台，并达到以下目标：

1、实现物业公司业务管理的标准化；

2、实现物业公司业务管理的一体化；

3、实现资源共享、信息共享、高效协同的处理机制；

4、为物业公司建立一个及时有效的工作流程控制协同管道，建立高质量、高效率的信息网络；

5、为领导提供一个方便有效的事件跟踪和监督手段。

主要表现形式：

1、建立功能完善的日常业务管理系统

系统包括房产信息管理、客户信息管理、租赁业务管理、财务收费管理等功能模块,能实时了解各管理处实时财务收费管理情况。

2、建立实时交互的日常办公管理系统

通过实施物业管理信息系统（收费版），把日常业务、事物、协作等信息在企事业单位的部门、群组、个人之间进行及时高效、有序可控、全程共享的沟通处理。

提供协同工作、公文管理、文档管理、公共信息、办公管理，电子邮件、系统管理等应用模块，从而达到高效、全面的管理效果。

3、建设先进的基础信息化平台

通过适用、稳定的技术，实现对现有系统的有效整合；

通过标准接口，实现二次开发和对未来系统的整合

四、物业企业在管理中解决信息化管理的步骤

第一步、财务收费的计算机化

    在物业企业日常的财务收费工作中,计算费用、手工开票收费、收费统计、欠费催交等工作量较大,而且容易出错。

而通过计算机管理,则可以实现计算费用简单快捷、直接打单收费、日常须用的收费统计报表自动生成、欠费资料一目了然,可以减轻财务人员较大的工作负荷。

第二步、财务收费的真正信息化

     随着物业企业管理的规模越来越大,物业企业的财务收费逐步要求能保证清晰、准确、及时、可控，用手工操作和简单的计算机管理已经达不到管理需求了,主要表现在既要解决计算费用、打单收费、收费统计、欠费催交等繁重的工作问题,又要解决物业企业在业绩考评、总部监控等环节上管理需求,在银行托收、欠款统计、催交、应收实收的对比分析、收费率的综合统计分析等方面均要求全面信息化。

而通过财务收费的真正信息化，特别是采用基于广域网上的集中化管理后,企业投入的人力将会有所减少、资金回收的及时性、准确性将得到加强、对提高各管理处的收费率起到明显的好处、为总部对各管理处在收费方面的监控提供了一个较好的平台。

第三步、物业管理的各方面工作基本信息化

    物业企业随着财务收费实现信息化管理后,势必要求在各项专业管理工作上达到信息化管理的标准。

困扰绝大部份物业企业的难题在于:

1、客户服务上达不到有针对性服务（如在接受服务时及时区分优良客户、一般客户、有经济困难的客户、钉子户等）、及时性的服务、人性化的服务、可监控的服务等要求。

比如:

在客户服务方面,大部份企业希望达到在接受服务时及时了解客户的详细资料,包括客户（含业主、户主及住户成员）的档案、欠费记录、以往服务请求的历史资料等,以采用不同方法进行处理和达到人性化服务的目标;在接受服务请求后实行流程化管理,如工作指派、处理过程、回访记录等,以达到服务跟踪、提高服务的及时性、提高服务的可控性等目的；作为管理处负责人、公司领导等不同层次的管理层均逐渐需要以不同的方式及时了解客户服务的统计资料。

2、ISO的实施工作量较大的问题

    ISO的实施对企业确实有很大的好处,但如果没有电脑的辅助,工作变得非常烦琐，耗费人力资源较大，因此对于很大一部份物业企业来讲,实施ISO的现状是应付式的,不能起到其真正的作用。

如果能通过物业管理信息化系统,把工作记录录入电脑,即可生成ISO报表,又可以生成统计分析表,ISO的普及程度和给管理带来的好处将大大提高。

3、品质监控的问题

    如今,较大的物业企业,均成立了品保部。

但目前各大物业企业的品保部的职责绝大部份是组织ISO的实施和完成月检、季检、半年检、年检等工作，以满足ISO质量管理体系的要求。

而公司最需要其完成的工作,如:

公司下达的各项管理指标贯彻问题、及时监控各管理处在日常管理上的品质问题,却无法真正落到实处。

如果能通过物业管理信息化系统,品保部能及时掌握公司的下达的各项管理指标贯彻问题,实时了解各管理处的运作情况,品保部才真正发挥其品质监控的职能。

4、工作提示问题

    物业管理事务较为繁杂,及时了解本日事务显得甚为重要。

如：

客户服务过程中需要我处理的事情、我报告的客户服务请求的处理情况、合同到期情况、客户欠款情况，等等。

归根到底，信息化是一个长期、艰巨、复杂、系统的企业大工程，需要企业的长期努力与参与。

∙1、适合多种物业管理类型

∙深圳方圆通物业管理软件|物业管理系统适合多种物业管理类型包括住宅小区、商住楼、商铺、写字楼、工业厂房、房屋租赁、综合大型物业等多种物业类型。

∙2、实现物业管理企业三级组织架构的集中式网络化管理

∙深圳方圆通物业管理软件|物业管理系统实现大型物业管理企业的集团总部、区域分公司、分公司所属多管理处三级组织架构的集中式网络化管理。

分散在各地的管理处或分支机构通过VPN突破地域限制实现跨区域管理（既支持局域网也支持广域网，无论在公司内部还是外地出差或在家办公，只要能够上网就可使用方圆通物业管理软件）；通过使用终端服务部署方圆通物业管理软件实现集中化管理，有效降低系统维护成本，提高系统安全性。

这样的瘦客户机/服务器计算体系（Thin-Client/Server计算体系）软件部署方式使得软件在运行性能、安全性、易维护性、客户端操作的方便性、实时性以及降低成本等各方面取得最佳平衡。

∙3、软件采用MSSQLServer2000大型数据库系统

∙深圳方圆通物业管理软件|物业管理系统采用微软公司的MSSQLServer2000大型数据库系统作为后台（SQLSEVER2000是一个能够同时支持数千个并发用户的企业级数据库服务器，可以处理TB级的数据，满足超大数据量的需求），软件结构为成熟的C/S多层架构，且性能卓越，单表在百万级记录，单个小区有上万个住户的条件下，软件整体（前后台）运行性能仍比较平稳。

∙4、软件高度的稳定性、可扩展性与可维护性

∙深圳方圆通物业管理软件|物业管理系统是基于方圆通通用基础开发平台开发而成，该通用开发平台由深圳市方圆通软件公司自行开发、具有完全自主知识产权！

平台采用面向对象的设计方法设计而成，横向进行模块化设计，纵向进行分层设计，使得软件功能具有较高的重用性，从而大大提高软件的稳定性、可扩展性与可维护性。

为高效、低成本的系统维护打下坚实基础！

∙5、ISO9002的管理思想全面融入物业管理软件系统

∙深圳方圆通物业管理软件|物业管理系统按照ISO9002规范设计，将ISO9002的管理思想全面融入物业管理软件系统中。

全面规范业务处理流程，加强过程控制。

做到凡事有章可循，凡事都有记录，凡事有人负责，凡事有人监督。

并结合建设部关于物业管理方面的要求，融合了各类物业管理公司的优秀经验和管理智慧，全面支持物业管理公司通过ISO质量体系论证及参加各级安全文明小区的评比。

∙6、自定义数据分类

∙深圳方圆通物业管理软件|物业管理系统的数据分类，采用树导航，可自定义分类且树节点无级数限制，分类树节点及数据分类记录可随心所欲进行整理（如转移，删除、增加，修改）。

∙7、方圆通物业管理软件界面赏心悦目、操作方便快捷

∙深圳方圆通物业管理软件|物业管理系统使用界面扁平化设计，颜色搭配协调，使得界面赏心悦目。

软件控件排列布局整齐合理，使内容一目了然。

软件常用功能设有快捷键，这些常用功能可以通过键盘访问，使得软件操作想用键盘用键盘，想用鼠标用鼠标，操作方便快捷，有效提高工作效率。

∙8、功能覆盖物业公司大部分的常规业务

∙深圳方圆通物业管理软件|物业管理系统内含13个常用的业务功能模块（房产管理、客户管理、收费管理、客户服务、租赁管理、行政人事、保安消防、车辆管理、仓库管理、设备管理、清洁绿化、社区文化、IC卡管理），2个系统功能模块（权限管理、系统管理），功能覆盖物业公司大部分的常规业务。

全面应用方圆通物业管理软件各功能模块，将极大的提高物业管理公司的物业管理水平，降低物业管理的成本，提高服务的有效性、及时性从而提高客户服务的满意度，增强物业管理公司的竞争力。

方圆通软件公司提供个性化的二次定制开发服务，为客户量身定做完全适应自身管理特点的物业管理软件。

∙9、与MSOffice的无缝连接

∙深圳方圆通物业管理软件|物业管理系统提供与MSOffice的无缝连接，可将查询、报表数据导出到Excel程序，进行进一步数据分析。

∙10、强大的数据筛选

∙在物业管理中房产资料、业主资料、住户资料、各类文件档案、工程设施维护、维修、装修服务、各类收费记录等等信息的数量随着时间的推移而不断累积，当累积超过一定数量后，如果软件没有提供数据分类自定义功能，没有提供功能强大、使用方便的数据筛选工具，要想从几万条记录、十几万条记录甚至百万条记录中找到自己想要的记录，是很费精力的，深圳方圆通物业管理软件|物业管理系统提供了完全自定义数据分类功能以及拥有功能强大而又使用方便数据筛选器，能快速从众多数据中找到所要数据，极大提高工作效率。

∙11、企业内部信息共享与沟通，提高协同工作能力

∙网络化的物业管理软件|物业管理系统，能够实现系统内部信息及数据资源的共享，以加强企业内部的信息沟通，提高整个企业的团队协同工作能力和工作效率。

∙12、全面的统计分析，为科学决策提供依据

∙在物业管理的市场竟争中，计算机快速、自动、强大的统计汇总功能和丰富的报表打印系统，使各项数据的统计汇总、分析表格一应俱全，物业公司领导可以随时查阅最新的详细情况，并依次快速、准确地做出决策，提高物业公司的管理水平与竞争力。

由于不同物业公司在经营管理上差异性，决定了对统计分析查询报表的不同需求，方圆通软件公司提供个性化的二次定制开发服务，充分进行数据挖掘，为客户量身定做完全适应自身管理需求的统计分析报表。

∙13、功能全面的权限管理及操作日志功能，确保数据安全

∙方圆通物业管理软件|物业管理系统网络版提供功能全面权限管理模块，实现各操作员灵活又快捷的授权，确保对保密或较敏感数据不外泄。

通过日志审查实现对保密或较敏感数据的修改提供日志跟踪，记录每次修改的情况即什么人在什么时间用哪台电脑进入哪个功能模块对哪个管理处数据做了什么操作全部记录在案。

确保各项数据操作有案可查，有效追踪非法操作。