文件管理制度解析.docx

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文件管理制度解析

山东XXXX有限公司

文件管理制度

TKH/综字-031-2012

替代TKH/综字-020-2008

一、适用范围

1、集团下发的文件、通知；

2、集团对公司批复的呈报；

3、政府部门下发的公文、通知、法律法规、电报、信函、资料；

4、公司报政府部门的报告、申请及上级领导的批复件；

5、公司管理制度、规定、流程、通报、嘉奖、通知、会议纪要、公司内部呈报；

6、部门内部管理规定、流程；

7、出差人员参加会议带回的非技术性文件、资料及本公司在会议上的发言材料；

8、外部来信来访及处理结果，公司大事记，反映本公司生产经营情况、先进人物事迹及公司领导工作等的音像制品；

9、技术文件、工艺文件、质量文件、程序文件、销售合同、发货记录、用户信息、采购合同、供方质量协议、供方管理记录、过程管理记录、质量管理记录、设备资料（含软件）不在本范围。

二、职责

1、综合部是公司上述文件的管理部门，主要负责：

（1）非人事类来文（项一、1～项一、4）的签收、传阅、发放、存档；

（2）文件的文号分配、合规性审核，文件发放、登记、归档；

（3）定期组织文件修订、作废，作废文件的监督收回及销毁，项一、1～项一、8文件的备案，人事类文件归档目录的保存；

2、人事部是公司人事类文件的归口管理部门，主要负责：

（1）公司人事类文件的起草及向集团呈送，发放、登记、归档；集团下发的人事类文件规定的签收、传阅、归档；

（2）及时向综合部报送人事类归档文件目录；

3、各职能部门或流程主导部门负责文件起草、传阅、会签、执行及本部门日常工作形式文件、资料的归档；

三、收文管理

1、所有来文要严格按照签收、阅批、分发、归档的程序办理；

2、来文签收

按附件1格式填写记录。

在签收和拆封时需注意检查封口和邮戳。

对开口和邮票撕毁函件应查明原因，对密件开口和国外信函邮票被撕应拒绝签收。

3、来文阅批与分发

文件管理部门按文件内容和性质在一个工作日内呈送公司领导（或分管领导）阅批，根据批示意见传阅或复印分发，需其他部门办理的文件转交相关部门负责人。

阅批文件一般不超过两天，阅完签名，原件转回综合部（人事文件转人事部）。

传阅密级文件应遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家或公共场合，也不得将文件转借他人阅看。

对尚未传达的文件不得向外泄露内容；

4、综合部对文件负有催办、检查、督促的责任，承办部门接到文件函电应立即指定专人办理。

如需备查，应按有关保密规定，并征得综合部同意后，予以复印或摘抄；

5、来文原件应在阅签或处理完成后，七个工作日内编号、归档；

6、出差人员参加会议带回的非技术性文件及资料应在七个工作日交综合部进行登记编号、归档。

四、发文管理

1、以下类型文件应下发公司红头文件，红头文件的格式见附件2。

（1）公司重大经营管理制度；

（2）转发上级文件或根据上级文件精神制定的公司文件；

（3）公布公司机构变动、干部任免事项或员工解除劳动关系等；

（4）公司其他重大事项；

2、以公司名义上报集团的呈报及公司内部呈报按附件3格式，不盖章；

3、公司级管理制度、规定、流程等文件应由综合部分配文号，由相关部门起草，综合部审核，总经理、董事长批准后由综合部发放、存档。

行文正文加盖公司章。

（1）文号格式为TKH/××字—×××—××××

部门简称流水号（三位）年份（四位）

部门简称：

综（综合部）、人（人事部）、技（技术部）、工艺（工艺部）、供（采购部）、制（制造部）、质（质检部）、财（财务部）、市（市场部）、浇注（浇注式互感器事业部）

流水号为001-999，采用唯一编码，与年份不关联。

（2）对原有文件的补充修订，文号格式为原文号后加“（修×）”字，“×”为流水号。

业务流程起草部门为流程主导部门，管理制度、规定起草部门为主要职能部门。

4、部门内部规定由综合部分配“内字”文号，承办单位起草，业务关联部门、综合部审核后报主管副总、总经理签批。

签批后的文件到综合部（人事规定同时到人事部）存档、发放。

部门内部文件不得与公司文件相抵触。

行文正文加盖综合部章。

（1）文号格式按TKH/××内字—×××—××××；

部门简称流水号（三位）年份（四位）

部门简称：

同3、

（1）

流水号为001-999，采用唯一编码，与年份不关联。

（2）对原有文件的补充修订，文号格式为原文号后加“（修×）”字，“×”为流水号；

5、公司通报、质量通报、嘉奖令、通知等短期执行的文件，由综合部分配“临字”文号，承办单位起草，总经理或董事长批准后发放，此类文件不盖章。

（1）文号格式按TKH/××临字—×××—××××；

部门简称流水号（三位）年份（四位）

部门简称：

同3、

（1）

流水号为001-999，采用唯一编码，与年份不关联。

（2）质量通报的起草部门为工艺部，其他通报、嘉奖令起草部门为综合部。

6、公司例会纪要、部门专项会议纪要不编文号，不盖章，按部门、时间先后分类归档。

7、文件发放程序

包括拟稿、审核、签发、用印、装订、发放等程序。

（1）拟稿

a．符合国家政策、法律法规和公司的有关规章制度。

如提出新的规章制度，应与原有相关制度衔接，并加以说明；

b．拟稿要有拟行文的文号；

（2）审核

文稿签发前，应由起草部门负责人审稿（必要时组织会审）后送综合部审核，审核时如发现不妥之处，应退回起草部门进行修改。

审核要点：

a.是否需要行文；

b.是否符合国家政策、法律法规，与公司发过的文件是否冲突或重复；

c.文件格式是否符合规定（见附件1，附件3，附件6）；

d.文字、词语、标点符号是否正确，逻辑是否合理。

（3）签发

拟发文件必须签发后方能生效。

红头文件按附件5格式签字作为签发证明，其他文件在签批稿签字齐全后视为签发。

签发后的文件不得再作任何修改，如确需修改，必须重新送签。

各类文件签发权限如下表所示：

文件类型

签发人

红头文件

董事长

呈报

总经理、董事长

公司级管理制度、流程

总经理、董事长

部门内管理规定、流程

总经理

通知、通报、嘉奖令等短暂执行的文件

总经理或董事长

（4）发放

文件签发后，由综合部负责印制、盖章、装订、登记、发放，收件人应在附件1《山东XXXX有限公司来文（发文）处理记录单》上签字。

新发文件为代替原有文件者，应同时将被替代文件按发放登记表逐件收回，并在收回文件的页面显著位置盖“作废”印章。

新发文件为原有文件的补充或对原有文件的更正的，应与原有文件联合使用。

五、文件宣贯

收到文件后，部门负责人应在三天内组织本部门人员进行文件宣贯、培训、执行，并将文件在部门宣传栏张贴公示，培训记录交综合部与原文件一起存档。

综合部应对文件的宣贯、执行情况进行督办，对未按要求进行宣贯、执行的部门予以相应的处罚。

六、文件立卷与归档

1、文件签批稿与行文正文作为一份文件，正文在上，签批稿在下，装订后存档。

文件签批单、文件发放记录及培训记录与文件一同存档；

2、各部门日常业务工作中形成的资料，由本部门负责按照内容、名称、作者、时间顺序、分门别类进行立卷归档。

立卷时要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全，保持文件、材料的完整性；

要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。

重点工作、重点会议形成的文件材料要及时立卷归档；

上年度形成的文件材料，要求在下年度三月份以前整理完毕。

4、各类文件须建立电子版档案，具体规定见《电子信息管理规定》（正在起草中）；

5、各类文件、资料的档案留存期限分永久、长期、短期三类。

永久为50年以上；长期为“16-50”年；短期为15年以下。

具体规定参照执行集团下发的《管理制度汇编》档案管理中的要求。

七、文件修订及销毁

文号为TKH/××字—×××—××××和TKH/××内字—×××—××××）的文件，应在每年三月一日组织修订，修订的经历应与新文件同时存档。

对于收回的作废文件，过时文件，综合部应在每年三月一日清理造册，由主管副总审核，总经理批准后由专人在有人监督的情况下进行销毁。

八、本文件由综合部起草并负责解释。

自签批之日起执行，未尽事宜按集团及公司相关规定执行。

附件：

1、山东XXXX有限公司来文（发文）处理记录单

2、红头文件的格式要求

3、工作呈报格式

4、山东XXXX有限公司文件备案表

5、山东XXXX有限公司发文签批单

6、文件制度格式

山东XXXX有限公司

二0一二年六月四日

编制：

审核：

审核：

批准：

附件1：

山东XXXX有限公司来文（发文）处理记录单

文件名称

发放单位

文件编号

发放时间

附件2：

红头文件的格式要求

1、文件一般由文件字号、标题、正文、附件、印章、主题词和词目、呈报单位、拟稿单位及印发日期、抄送（抄报）单位等部分组成。

（1）文件字号。

文件字号由发文单位代字、年份和序号组成。

发文单位标示下空五行，用三号仿宋字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为001）；

（2）标题。

文件字号下空两行用二号加粗黑体字，可分一行或多行居中排布，回行时，要做到词义完整，排列对称，间距恰当；

（3）正文。

正文用三号仿宋字，每自然段退格两字，回行顶格，数字、年份不能回行；

（4）附件。

文件如有附件，应当在正文下一行左空2字，用三号仿宋字标识“附件”，后标全角冒号和名称；附件如有序号使用阿拉伯数字顺序编号，附件名称后不加标点符号。

附件应与正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号，附件序号和名称前后标识应一致；

（5）主题词和词目。

主题词用小三号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号，词目量一般不超过七个，词目之间空一字；

（6）成文时间：

成文时间右空4字，用汉字将年、月、日标全，“零”写为“○”；文件在落款处不署发文机关名称，只标识成文时间；

（7）印章：

加盖印章应上距正文2mm-4mm，端正、居中下压成文时间，印章用红色。

采用下套方式，即仅以下弧压在成文时间上；

（8）印发机关和印发时间：

位于报送、抄送机关之下（无报送、抄送机关在主题词之下）占一行位置，用三号仿宋字。

印发机关左空一字，印发时间右空一字。

印发时间以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识；

（9）页码：

用四号半角阿拉伯数码标识，页码居右空一字，空白页和空白页以后的页不标识页码；

（10）文件装订要整齐牢固，不漏页、错页、粘页。

印章盖在年月日的中上方，上沿不压正文，下沿略压年月日，如正文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采用调整行距、字距的措施加以解决，不得采取标识“此页无正文的方法解决。

（11）正式文件中不显示签批内容，在年月日处加盖公章标明有效性。

2、文件纸为A4型纸，单倍行距，在左侧装订。

3、文件文字从左向右横写竖排，原则上每页25行，每行30字。

4、具体格式如下文所示：

XX字〔×××〕××号

×××××××××××××

××××××××

各部室、车间：

×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

附件：

1.×××××××××××××

2.××××××××××××

××年××月××日

主题词：

××××××

××××××××××××年××月××日印

附件3：

工作呈报格式

工作呈报

呈报（单位）：

※※※※※20※※（※※）20※※年※月※日

呈报：

※※※※※

分管领导批示：

总经理批示：

董事长批示：

呈报主题：

关于※※※※※呈报

呈报内容：

当否，请领导批示。

呈报单位（部门）负责人：

呈报人：

附件4：

山东XXXX有限公司文件备案表

序号

文号

文件类型

文件名称

发文部门

发文时间

备注

附件5：

山东XXXX有限公司发文签批单

主办部门

签发

领导会签:

领导意见：

综合部审核意见

密级

定密依据

期限

文号

日期

标题

附件

发送范围

主送

呈报

抄报

主题词

拟稿

审核

份数

附件6：

山东XXXX有限公司

××××××××××××

TKH/×字-×××-×××

替代TKH/×字-×××-×××

×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××

一、×××××××××××

1、×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××

（1）×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××

2、×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××

（1）×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××

（2）××××××××××××××××××××××××××××××××××××××

二、××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××

附件：

1、×××××××××××××××

2、×××××××××××××××

山东XXXX有限公司