合同管理补充规定.docx

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合同管理补充规定

合同管理补充规定

1总则

1.1目的

为进一步完善公司《经营、分包合同管理办法》和《采购合同管理规定》，规范公司各部门合同的签订、履行和管理工作，加强经营数据统计工作，降低公司经营风险，特制订本补充规定。

1.2范围

本补充规定适用于公司各部门的合同签订、履行和管理工作，包括：

产品销售合同、采购合同、委托加工合同、贸易合同和其他非经营性合同（不含基建合同）等。

1.2.1产品销售合同：

公司对外销售产品、提供服务等签订的加工、定做、修理、改造等合同。

1.2.2采购合同：

公司签订的原材料、备件等购买合同。

1.2.3委托加工合同：

公司签订的整机委托生产合同。

1.2.4贸易合同：

公司签订的货物购销等合同。

1.2.5非经营性合同：

除以上合同外的其他合同（主要是指公司非生产经营目标签订的合同）。

2职责

2.1企业管理部是公司合同的归口管理及审核部门，并负责监督、指导相关部门的合同管理工作。

2.2各合同承办部门须设专人管理本部门合同，并按规定进行合同交接、管理和归档等工作。

2.3公司各部门必须严格遵守合同管理的基本流程（合同评审—合同签订—合同交接—合同执行—合同归档）。

3合同评审

3.1采购合同

3.1.1采购单价无变化的常规合同

3.1.1.1每单合同额在50万元以下（含50万）的，除按原合同审批流程执行外，由合同审核部门主管副总审批。

3.1.1.2每单合同额在50万元以上的，由合同审核部门、主管副总审批后并报总经理审批。

3.1.2采购单价有变化的合同

3.1.2.1采购单价有变化的合同由主管采供的副总经理审批。

3.1.2.2每单合同额在10万元以下（含10万）且与原采购单价变动范围在10%以内且每单合同上浮总额不超过5000元（含5000元）的合同报合同审核部门主管副总审批。

3.1.2.3每单合同额在10万元以下（含10万）且与原采购单价变动范围在10%以内且每单合同上浮总额在5000元以上的合同报总经理审批。

3.1.2.4其余情形的合同须报总经理审批。

3.2委托加工合同

3.2.1每单合同额在50万元以下（含50万）的，由合同签订部门主管副总审批。

3.2.2每单合同额在50万元以上的，由合同签订部门主管副总审批后并报总经理审批。

3.3贸易合同

3.3.1每单合同额在50万元以下（含50万）的，由合同签订部门主管副总审批。

3.3.2每单合同额在50万元以上的，由合同签订部门主管副总审批后并报总经理审批。

3.4非经营合同

3.4.1每单合同额在10万元以下（含10万）的，由合同签订部门主管副总审批。

3.4.2每单合同额在10万元以上的，由合同签订部门主管副总审批后并报总经理审批。

4合同的签订

4.1产品销售合同、委托加工合同、贸易合同必须按规定进行项目评审，待评审通过后方可签订合同，并及时将合同文本交企业管理部一份进行备案。

4.2散热器事业部每月底最后一个工作日将签订的采购合同复印件及评审表一并交企业管理部备案。

4.3客户服务部应在每月底最后一个工作日将本月配件销售及服务明细表报企业管理部备案。

4.4子公司软件公司应于每月底最后一个工作日将销售及采购复印件合同一并交企业管理部备案。

5合同的交接

5.1合同交接必须确保合同文本的完整性，具体包括合同正本、副本、附件、变更协议书及合同评审表等相关资料。

5.2合同交接必须严格办理交接手续，交接部门应编制合同交接登记表，交接表上须注明接收部门，接收日期，签约单位，合同摘要等栏目（各部可根据具体情况设置格式）。

5.3企业管理部接到装备产品销售合同后，须及时将合同商务部分复印件交财务部，技术协议部分复印件通过计划员下发研发中心和装备制造部并按要求办理交接手续。

6合同的管理

6.1各合同承办部门应将合同按签订年份进行分类整理，建立合同台账。

台账内容至少应包括：

合同号、合同种类、签订日期、合同交货日期、合同金额、签约单位、合同付款方式及其履行情况等。

6.2财务部建立的合同台账还须详细记录项目收支、发票开具等情况。

6.3采供处按照公司《采购合同管理规定》对采购合同进行管理。

6.4若已签订合同发生内容变更、作废等情况，合同签订部门必须及时以书面形式通知相关部门并将原合同加盖“作废”标识。

7合同的查阅

7.1合同属公司商业机密，查阅已归档合同按公司档案管理相关规定执行。

7.2对于公司未归档的销售合同只允许在企业管理部查阅、借出和复印，按公司档案管理相关规定办理手续。

7.3采购合同在相关部门合同管理员处查阅、借出和复印，按公司档案管理相关规定办理手续。

8合同的归档

8.1在合同任务执行完毕后必须及时进行归档，具体归档程序按公司档案管理办法执行。

8.2产品销售合同应每半年归档一次（归档应在当年8月份前和下年一季度内完成）。

8.3采购合同由专人负责归档，每半年归档一次（归档应在当年8月份前和下年一季度内完成），合同应以供货商为单位进行归档（包括包装、运输等合同）。

其他情况遵照公司《经营、分包合同管理办法》和《采购合同管理规定》相关内容执行，如有不一致，请以本规定为准。

9合同的变更和解除

9.1合同在履行过程中，需要进行变更或解除时，应与对方协商一致进行变更或解除。

法律有特别规定或合同有特别约定的，依据法律规定或合同约定执行。

9.2变更、解除合同的审批权限和程序，与合同订立的审批权限和程序相同。

9.3业务部门承办人在收到对方要求变更或解除合同的通知后，应及时提请所在部门、合同管理部门处理。

9.4变更、解除合同应当采用书面形式。

10其他事项

10.1、若涉及关联交易等事项，根据公司《关联交易规则》相关规定的审批流程执行。

10.2企业管理部每半年对合同相关规定进行检查。

10.3本规定自公布之日起施行，解释权归企业管理部。

企业管理部

2011年5月9日

附表一：

合同评审表

用户名称

合同号

产品名称规格

产品数量

生产编号

合同工期

评审工期

油漆颜色

刀/模具

参加评审人员：

用户要求：

其他注意事项：

研发部门意见：

评审人员

评审意见

签字

业务经理

市场部主任

主管经营副总

企业管

理部主任

总经理

说明：

1、此表为装备、散热器、软件产品和贸易合同设备销售用评审表。

2、新签合同均需填写该评审表，该表由业务经理负责填写。

3、合同评审时需研发、财务、工艺及装备相关人员参加。

4、与标准合同金额有差异或其他特殊情况，按照产品报价相关办法审批。

5、该表与正式合同一并转企业管理部备案。

附表二：

外购（协）合同执行评审表

施工单号

合同号

外供产品名称（类别）

合同额

外供方

合同期限

经办人

签订日期

付款计划

付款记录

预付款额

时间

实际付款

审批

时间

发票报销

1

2

3

备注：

评审人员

评审意见

评审人

采供处主任

主管副总

研发中心审核人员

企业管理部主任

财务总监

总经理

说明：

1、此表为外购（协）、委托加工和贸易合同设备购入用评审表。

2、每单合同定价高于工艺核价5%以下（含5%）且金额小于等于1000元的合同，由合同签订部门主管副总审批后合同方可生效。

2.每单合同定价高于工艺核价5%以上且金额大于1000元的合同，报其主管副总审核并报总经理审批后合同方可生效。

3、新设计项目或研发新增选型零部件，需研发中心设计人员审核。

附表三：

非经营性合同评审表

合同名称

考勤管理系统采购合同

合同号

甲方

西安启源机电装备股份有限公司

乙方

合同金额

1380元

合同期限

主要条款：

详见合同内容

其他需注意事项：

评审人员

评审意见

签字

经办人员

部门主任

主管副总

总经理

说明：

1、公司产品销售、外购（协）之外的合同评审使用该合同评审表。

2、该表和合同文本一并交企业管理部一份备案。

附表四：

合同变更审批表

编号：

合同甲方

合同乙方

合同编号

合同签订时间

申请变更方

申请变更时间

变更理由

变更项目

1.合同价款：

□总额增加□总额减少□单价增加□单价减少

2.供货内容：

□规格型号□设备数量□服务□其它

3.付款方式：

□预付款□发货款□质保金□其它

4.技术条件：

□设备组成□主要参数□重要备件□其它

5.供货周期：

□工期缩短□工期延长

6.其它项目：

□其它

具体变

更内容

接收部门

年月日

西安启源机电装备股份有限公司

变更人

部门主任

主管副总

总经理

说明：

该表适用于已生效合同或合同未生效但已投产项目的合同变更。