行政工程和安全管理手册.docx
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行政工程和安全管理手册
行政、工程和安全管理手册
（第1版第3次修订）
发布时间:
2010年x月x日实施时间:
2010年x月x日批准人：
一管理体系文件说明
为提高公司的质量保证能力和职业健康安全、环境管理水平，使企业管理进一步实现科学化、规范化，更好地遵守国家、行业有关的法律、法规、标准及其他要求，加速公司的发展，增强市场竞争能力，对内进一步加强企业内部管理，对外树立企业的良好形象，结合公司实际，编制了万新电气有限公司《行政、工程和安全管理手册》。
本手册是指导本公司质量、健康、安全和环境管理体系的纲领性文件，同时为第三方认证提供依据，经审查符合国家法律、法规的要求，现正式批准发布实施，体系覆盖的各级单位及全体员工必须严格遵照执行。
二行政管理制度
1.行政人员岗位职责
（1）负责公司管理体系的策划、运行、改进和归口管理。
（2）负责组织编制、评审修订管理体系文件。
（3）负责文件的控制、收集、登记、更新、传达适用的法律法规和其他要求的文件及其管理。
（4）负责公司记录的归口管理，负责形成公司所有记录文件档案，负责编制公司通用记录格式，负责指导、监督各部门记录表格的形成、使用。
（5）负责推动管理方针的贯彻及管理目标、指标的完成。
a）通过会议、培训等方式宣传管理方针、目标指标；
b）将质量目标分解至相关部门并组织制定落实措施；
c）监督目标指标落实及完成情况；
（6）负责公司信息交流与沟通的归口管理工作，公会、文件传阅和信息沟通。
（7）负责人力资源管理的归口管理、培训工作和人事劳资。
（8）负责组织各部门识别、评价、确定、更新环境因素。
（9）负责公司服务、环境运行活动的监督检查，负责内审和管理评审的组织工作。
（10）负责工作环境的监督管理。
（11）负责公司办公设备、用品管理和物品发放。
（12）负责识别并实施公司各项持续改进活动，包括对不符合、纠正预防措施的归口管理。
（13）负责组织公司相关数据的收集、分析和利用。
（14）负责公司行政后勤管理工作。
2.会议管理规定
（1）总则：
为改进作风，减少会议量、缩短会议时间，提高会议质量，特制订本制度。
（2）会议分类及组织
a）公司公会：
主持人为总经理、副总经理、会议记录人员；参与人为公司中层；
b）部门例会：
主持人为部门负责人；参会人：
部门人员；
c）其它会议根据具体情况安排；
（3）为避免会议过多或重复，公司正常性会议一律纳入例会制，原则上要按例行规定的时间、地点、内容、组织召开。
参会人员及相关部门接到会议通知后，应做好有关准备工作。
包括拟好会议议程、提案、汇报总结提纲、发言要点、工作计划草案、决议决定草案、落实会场、布置会场等。
（4）会议记录人员需要做好会议纪要，上报公司领导并分发给各参会人员。
行政部门监督会议决议的落实情况。
3.文件管理规定
（1）总则：
为使文件管理制度化，增进文件处理的质量及效率，畅通信息沟通渠道，特制订本规定。
（2）本规则所称文件管理，指公司各部门、中心之间及公司内部与外界来往的文件（包括信函、传真、电报、签呈等），自收（发）文至归档全部过程的办理与控制。
（3）工作职责
a）总经理负责对外发文及对全公司发文的审批；
b）行政部门为公司层文件管理的归口部门，负责对往来文件进行核稿及收发、拆封、分文、校对、监印、记录、档案管理等事宜；
c）各部门负责本部门对公司层、本中心内部发文及对客户发文的审批和管理；
d）行政部门负责起草文件和文件政策的落实；
（4）有关规定的表格公文及公司人事令等，可依实际需要印为固定格式使用。
（5）如传真发文须立即电话确认对方是否收到文件及询问文件是否齐全或清晰，并确认是否发到对方相关人员。
4.证件、图书、档案管理规定
（1）总则：
为加强本公司文书存档立卷工作，特制定本规定。
（2）归档的文件材料按年度立卷，本公司内部机构在工作中形成的各类有保存价值的文件材料及图书、证件，都必须按照本制度的规定，分别立卷归档。
（3）公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整性。
结案后及时交专职（兼职）文件人员归档。
因工作变动或离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。
（4）归档范围大致分为：
行政档案、人事档案、客户档案、工程档案、图书、证件。
（5）对存档文件进行编号，在记录表上详细记录其名称、存档日期、份数、页数、主要内容、存档人。
对存档文件按照时间或者性质等进行归类，以便随时便捷的翻阅。
对电子档案应建立相应的查询系统，方便各部门查询。
（6）因工作需要借出证件、图书、档案，需经总经理批准后到档案管理人员写明借阅人、借阅时间，归还时间方可借出；对图书的借阅需要档案管理人员批准，写明借阅人、借阅时间、归还时间方可借出。
必须按时归还，如因故离职需归还借出资料，管理员做好归还记录。
5.印章管理规定
（1）总则：
为规范公司用章，特制订本规定。
（2）印章的使用
a）各中心、部门篆刻印章需在公司领导的批准后方可刻制；
b）刻制印章后及时到行政办公室备案；
c）使用部门需经公司领导的审批签字后到相关部门盖章，印章管理人员需对盖章做好记录，并对盖章文件进行备案；
d）因工作需要将印章借出，需经上级领导许可，到相关部门办理借用手续，使用完毕及时归还；
6.机动车辆管理规定
（1）总则：
为规范公司车辆的使用，特制定本规定。
（2）机动车辆属于公司的固定资产，统一由行政部门管理。
（3）行政部门负责统一调配车辆，对车辆维修保养状况、行驶里程及燃油核算进行管理。
（4）机动车辆使用范围
a）公司领导用车；
b）各部门公务用车；
c）外出办理限时完成的公务用车；
d）与本公司有工作联系外部人员需要接送用车；
e）员工因重病、急病需要送医院或回家用车；
f）其他特殊情况用车；
（5）使用车辆的手续
a）公司领导用车可直接通知行政部门安排；
b）各部门用车须填写申请表交行政部，由总经理批准后根据公务缓急统一安排；
（6）车辆管理
a）安排车辆首先保证领导和各部门公务用车，遇有车辆周转不开情况时，行政部门需根据轻重缓急、路程远近与实际情况妥善安排；
b）车辆由专职司机驾驶并保管、维护，除司机因事、因病不能出车外，任何人不得将车开回家中；
c）逢周末或法定节假日，司机必须在放假前将车辆放回公司，钥匙交值班人员保存。
节假日期间确有公务需要使用车辆的，需向管理人员说明情况；
d）外单位人员借用公司车辆，需总经理签字批准；
e）机动车油票视同现金管理，须经总经理签字后方可支用；
f）驾驶员要严格遵守交通规则和操作规程，严禁酒后开车，严禁疲劳驾驶；
g）驾驶员不得直接接受个用车要求，不得私自出车。
私自出车产生后果由本人负责；
h）驾驶员要认真保养车辆，定期检查车辆状况，做好日常保养维护，定期更换机油及易损件，并做好车辆维修、保养记录，保证车辆干净整洁运行正常；
i）驾驶员根据办公室安排完成出车任务；
j）凡公司车辆外出，因驾驶员违章造成交通事故并致使车辆损坏，经交管部门认定是我方驾驶员责任的，驾驶员（责任人）须承担事故处理费用的80%；
k）出现酒后驾车视为自动离职行为；
7.员工就餐管理规定
（1）员工每天按照公司规定时间就餐，就餐时间为12:
00至13:
00。
（2）除特殊情况外，员工不得在办公室用餐。
（3）就餐员工应注意餐厅的卫生，讲究秩序，不要随便乱扔乱倒饭菜，保持餐厅的卫生。
（4）就餐时要爱护餐厅的桌椅，不要随便移动，不得损坏公物。
（5）就餐时不要大声喧哗、打闹。
8.工服管理规定
（1）员工在办理录用手续后，到行政部办理工服领取手续，同时缴纳相应的押金，押金条由个人保管。
（2）因工作原因造成工服破损的，应及时自行修补，破损严重的告知行政部，并根据工服情况进行更换。
因个人原因造成工服破损或丢失的，应照价赔偿。
（3）工服使用年限由行政部进行核定，员工工服使用期满后报行政部，由行政部根据工服使用情况统一进行调配。
（4）工服的使用
a）公司所有员上班时间必须穿工服；
b）工服要自己负责清洗，保证上班时工服干净整齐；
c）工服的检查权：
行政部和各部门主管、经理及以上领导有权对工服进行检查及对着装不规范进行纠正；
9.日常报销管理规定
（1）总则：
为规范日常报销程序，特制订本规定。
（2）日常报销主要包括通讯费报销、交通费报销、物资采购报销、办公费报销。
（3）交通费报销
a）员工外出办事在公司没有车辆安排情况下，应乘坐公交车，遇特殊情况，经总经理确认，可以乘坐出租车；
b）出租车费的报销费：
报销应注明承办具体事宜，单据经总经理批准后进行报销；
c）其它报销均应遵循财务制度进行报销；
10.出差报销管理规定
（1）总则：
为进一步加强对差旅费的管理，适应当前的物价水平，结合我公司具体情况，修订公出人员差旅费标准。
（2）公司公出人员可乘坐火车硬卧、轮船三等舱，长途汽车凭据报销。
严格控制公出人员乘坐飞机，需乘坐飞机的应事先经总经理批准同意。
（3）乘火车需购买硬席卧铺票。
符合本规定而不买卧铺票的，可依据实际乘坐火车票硬座价差额发给个人补贴；乘坐火车时伙食补助40元。
火车运行时间白天8个小时内不许补火车卧铺。
（4）公出人员住宿费、市内交通费、补助费、杂费按实际天数计算标准补助限额，超出部分自理，不超出标准的可报销后发给公出人员。
公出人员往返旅程期间按实际天数每日补助标准如下（包含宿费、市内交通费、补助费、杂费等）。
补助标准
直辖市
180元/天
260元/天（两人）
省会城市（含经济特区）
160元/天
220元/天（两人）
地级市（含县级市、县、村）
120元/天
200元/天（两人）
（5）在本市区外出需在外就餐者，每日补助10元（含交通费），其他城市当日往返补助30元。
（6）公司员工陪同总经理外出的，实报实销，每天补助40元。
（7） 因工作需要超出差旅费标准的，需总经理事先批准方可实报实销。
（8）外出期间，在非工作地不许滞留。
（9）财务严格按照公出人员申请公出目的地及合理的行车线路予以审核报销。
如中途有变化的需事先请示总经理批准，否则发生费用自理。
公出人员报销票据必须符合国家有关票据报销规定。
公出人员回来后两个工作日内，到财务部门报销，由财务部门在结算后两个工作日之内发放差旅补助结算余额。
11.资源节约管理规定
（1）总则：
为防止资源浪费，加强成本控制，特制订本规定。
（2）节约用电、用水。
（3）下班后最后离开办公室或者离开房间人员应检查所有电源开关、水闸并随手关闭房内所有闲置电源及未关或未关紧的水闸；
（4）电脑在未使用情况下应关闭显示屏或者关闭主机；
（5）如厕、洗手后随手关闭水闸，节约水资源；
（6）节约使用纸张，非对外正式文本均可使用废纸，将另一面作废内容划斜线以示作废，尽量使用双面打印；
（7）节约使用笔、文件夹等一切低值易耗办公用品；
（8）使用电话应长话短说，简洁明了，禁止使用公司电话聊天；
（9）作废报纸、杂志书刊、墨盒、硒鼓等废旧物品应收集以废品卖出；
12.卫生管理规定
（1）总则：
为保证公司有一个干净、整洁、舒适的办公环境，提高工作质量和单位形象，特做此规定。
（2）办公桌物品摆放标准
a）文件上文件应摆放整齐；
b）笔筒内的笔、尺子、剪刀等办公用具品应整齐摆放；
c）所有个人私人物品如相片、挂件、口香糖、纸巾、透明胶等请放在抽屉里；
d）桌面下物品应摆放整齐，不能杂乱堆放，应把桌面下所有物品整理好放到纸箱里；
e）长时间离开座位和下班时请把桌面物品按规定摆放整齐，下班时请把椅子归位摆放好；
f）每周一次由行政部定期组织全体员工对办公室进行全面的大扫除，每一位员工应予以配合；
13.保密制度
（1）总则：
为进一步做好公司的保密工作，确保公司商业和技术的安全，特制定本制度。
（2）保密文件涉及以下类型
a）文件的收发、传递、印刷、复印、起草以及信函、刊物、资料等；
b）召开涉密会议的文件、资料、录音、记录等；
c）公司人事秘密、人事档案、重要信访档案、印信及业务秘密等；
d）技术开发资料的所有文件，档案及电子程序；
（3）公司电脑的使用特别规定
a）技术部电脑禁止技术部以外人员使用，如不经电脑拥有者同意一经发现立即开除；
b）私自不经同意复制公司文件资料者，一经发现立即开除；
c）公司的移动存储设备需分配的使用人严格保管，禁止借出其他人使用；
（4）文书保密
a）秘密文件在印发前，要按照公司规定确定发放范围；
b）秘密文件由行政部专员打印，对打印过程中形成的清样、废件、废页要及时销毁；
c）秘密文件个人不准复印，必须复印秘密文件时要经专员同意，并将复印件按原件要求管理；
d）根据工作需要确定文件发放的部门，一般只对部门，不对个人。
对借阅的文件，严格规定借阅手续，秘密文件无人在时不得在桌上摆放，借阅的密级文件不得过夜和带出公司；
e）秘密文件传递必须通过专人送达，不准在无保密接口的传真机上传递；
f）因公外出人员，个人不准随身携带秘密文件、资料。
如遇特殊情况必须携带的秘密文件，须经总经理批准，并采取对秘密文件安全保密措施，做到人在文件在，文件不离人，保证文件的绝对安全；
g）外事活动不得携带秘密文件；
h）对秘密文件建立清查、清退制度，做到每天回收，每周清理，每月核对，发现问题及时追查处理；
i）不需留存的文件，派专人护送到指定场所监销；
（5）会议保密
a）召开涉密会议需要做好保密工作，包括事先通知到与会人员做到不泄露会议内容等；
b）严禁无关人员进入会场；
c）与会人员不得以任何形式对外泄露会议的内容，秘密的事项不得公开报道；
d）会议结束后，要注意对会场进行认真检查，文件、资料要妥善处理；
e）因违反保密制度造成失、泄密事故的，视情节轻重，由直接责任人、或部门领导分别承担责任，给予批评教育和相应惩罚处分，直至追究法律责任；
三人事管理制度
1.总则
为了体现本公司“高效务实/公开诚信/鼓励创新/大胆尝试”的企业文化精神，使公司的人事管理有章可循，根据国家、地方有关法律法规，结合公司实际情况，特制定本管理制度。
本制度适用于公司各部门、所属管理中心及部门的所有员工。
2.招聘与辞退管理规定
（1）公司在定岗、定职、定编的基础上，根据岗位职能的需要设置职务、职级。
（2）员工的职务依据岗位职责和能力、学历、专业技术水平确定，职级依据职务和能力确定。
（3）招聘程序
a）用人部门根据需要填写《员工增补申请表》（须注明缺员情况及所需人员的要求、条件、人数）报行政处，行政处根据公司编制决定是否报总经理审批，经总经理审批通过后人事部方可安排招聘事项；
b）招聘采取本人自荐、他人推荐、登报、网络招聘及人才交流会招聘等形式；
c）人事部约应聘人员面谈，并审核其各种证件（身份证、学历证、照片、专业证书等）；
d）用人部门和行政负责人面试，主管及以上人员、技术部人员或财务人员须经总经理面试；
e）应聘人根据通知到人事部报到，同时接受规章制度等培训；
（4）人员报到
a）人事部签发《试用通知单》，公司录用的员工试用期最长不超过6个月（主管以下人员1-3个月，主管以上人员和技术部人员3-6个月或按双方协商而定）；
b）试用期间员工由于各种原因而决定离开，可以提出辞职，但须提前7天（不包括法定节假日）通知公司；
c）如果员工的工作无法达到岗位要求，公司可终止员工的试用并予以辞退；
d）试用人员享受试用工资，其他有关事宜待转正后再行办理；
e）试用期内员工一般不批准一周以上事、病假，如有特殊情况，试用期将相应延长；
f）试用期第一个月工资按员工实际出勤天数计算，最多以本月全额工资为限；
（5）转正程序
a）试用期满由本人提出转正申请；
b）由部门管理人员填写《员工转正审批表》交人事部审核，经人事部审核后报总经理审批；
c）决定解除劳动合同的，人事部必须在试用期结束前将签发《解除劳动合同通知单》，办理清退物品及工作移交等事宜；
（6）辞职
a）职工在合同期内因故不能或不愿继续履行合同而提出辞职的，应提前30天填写《员工辞职审批表》报直属上级送总经理审批；
b）未经批准前，须守职尽责，凡擅自离岗者，均按旷工处理；
c）批准权限：
任何员工辞职需要经总经理批准；
（7）辞退
a）合同期内公司因经营困难等非员工过失而辞退员工时，应提前30天通知本人，并根据国家有关规定给予经济补偿金；
b）职工因违反公司有关规定或达不到公司要求而予以辞退的，须经总经理批准。
此类辞退不事先通知本人且不予发放补偿金；
3.考勤制度
（1）考勤由行政部负责具体实施，每月底行政部将考勤汇总情况报总经理审批后，送财务部审核。
（2）考勤按月计算，日期为每月一日至最后一日。
（3）员工请假须填写请假单（病假可电话通知），由部门领导签署意见，获得批准并安排好工作后，方可离开工作岗位，同时将请假单交行政部。
（4）如遇急事、急病请假，务必于上班前或上班后15分钟内，致电所在部门负责人（不允许用信息请假），请假结束后上班第一天内补办请假手续。
（5）不管任何事由离开工作岗位，均应告之部门领导并经批准。
（6）员工请假需要经总经理批准。
（7）迟到或早退
a）吃到或早退5分钟以上15分钟以下者，每次扣除工资10元；
b）迟到或早退15分钟以上，半小时以内者，每次扣除工资20元；
c）迟到或早退半小时及以上者按旷工处理；
（8）病假
a）员工到医院看病，每次给假情况、月看病次数，由部门领导根据员工病情掌握；
b）员工休病假按实际病休天数扣除50%的岗位工资。
当月累计病休5天以上由主管领导酌情核减当月奖金，每月连续病休10天以上一个月以下的只享有基本工资；
c）职工患病或非因公负伤医疗期间只享有基本工资的80%，医疗期满仍不能正常上班的，公司有权与其解除劳动合同；
d）员工确有特殊原因可以请事假，由总经理审批；
（9）事假按实际休假天数扣发日岗位工资并由总经理酌情核减当月奖金，每月连续事假超过10天或半年累计事假一个月以上的，公司有权与其解除劳动合同；
（10）职工凡有下列情况之一者，按旷工处理
a）用不正当手段骗取、涂改、伪造休假证明者；
b）未请假或请假未批准擅自不上班者；
c）迟到、早退情节严重者；
d）不服从工作安排，经教育执意不上班或不接受分配任务者；
e）打架斗殴致伤造成病休者；
f）无故不上班者；
g）旷工半天扣除当日工资，旷工一天扣除当月工资20%；旷工二天扣除当月工资的50%；旷工三次以上者，视为自动离职，公司不负责其一切善后事宜；
h）员工因公负伤的治疗和修养期为工伤假，要有指定的医院出具的病休证明；
i）员工享有婚假、丧假、产假（均为有薪假期，奖金免发）；
j）员工转正后且符合法定结婚条件者，经人事部批准可享受七天有薪婚假（再婚者无婚假），和七天无薪婚嫁；
k）员工直系亲属（父母、配偶、子女、配偶父母）死亡时，经领导批准可给予3天假期，外市员工丧家为7天，丧假期间发放全额工资；
l）女员工产假为三个月带薪假期，男员工享受10天陪护带薪产假；
m）女员工初婚怀孕流产的，享受3天带薪假期；
n）连续病假、产假、婚假、工伤假均包括公休日和法定节假日，事假、丧假不包括公休日和法定假日；
o）公司尽量避免超时工作和加班，需要加班的，由各部门主管报总经理审批后方可安排，如当时无法申请，部门主管可根据实际情况先安排，但第二天必须报总经理审批；加班费的基数为员工小时岗位工资（有特殊规定的按相应规定办理），此加班规定只适用于公司聘用的正式员工，不包括临时工人员；
4.分配制度
（1）总则：
为更好的发挥工资、奖金的激励作用，吸引优秀人才，增强企业竞争能力，促进公司发展和经济效益的提高，根据公司的实际情况，制定本制度。
（2）工资：
公司实行岗位聘任职级工资制，按月发放。
职级工资由基本工资、岗位工资、补贴、月考核工资组成。
凡被聘用的员工，按照聘任岗位，以实际工作经验和工作能力确定相应的工资级别。
（3）基本工资：
是为保证员工基本生活需要并适当体现员工对社会和公司贡献积累而设置的。
（4）岗位工资：
遵循规范岗位、明确职责、按劳取酬、拉开距离、以岗定薪、岗变薪变的原则，根据公司不同岗位所承担的责任大小、管理幅度、履行职责难易程度和所需资格条件而综合确定。
（5）考核工资根据员工的出勤、工作业绩每月由人事部和部门经理进行评分计算。
（6）试用期工资
a）试用期员工工资核定按照拟聘岗位相应职级确定；
b）试用期工资为核定工资的70%；
c）试用期只享有基本工资，不享有奖金和相应补贴等。
（7）工资的审批权限，工资的核定、调整由总经理审批，财务部负责具体实施。
5.福利管理规定
（1）总则：
公司按照国家规定为正式员工办理养老、失业等社会保险，并按有关规定为员工办理转移手续。
（2）员工在与公司签订劳动合同后，须将保险转移单据交与人事部，由人事部负责办理员工自进入公司第一个满月的各项保险。
（3）如员工在原单位的保险基数高于公司的基数，其差额部分由个人负担。
（4）员工进入公司前的社会保险需要补缴的，由员工所在原机构一次性补缴，员工进入公司前所欠缴、漏缴的部分，由员工个人或原单位负责缴清。
（5）员工离开本公司，于员工调离本公司次月起公司停止为其缴纳社会保险，并在员工办理完正常辞职手续后，人事部将转移证明交员工个人。
（6）外地户口的合同工，公司将按有关规定办理保险事宜。
6.奖惩条例
（1）总则：
为了加强对员工的管理，监督、促进员工遵守国家法律法规及公司的各项规章制度，充分调动和发挥员工的工作积极性、创造性，改善服务态度，提高产品质量，从而全面提高公司的管理水平，创造良好的公司形象。
根据国家的有关规定并结合公司的实际情况，特制定本条例。
（2）制定原则：
有章可依、有章必依、违章必究；有奖有惩、奖惩严明、赏罚有度；精神与物质奖励相结合，教育与惩罚相结合。
（3）此条例适用公司全体员工（正式工、临时工、实习及试用工）。
（4）奖励条例
a）员工受奖由部门经理向总经理提出申请，经总经理批准后即可给予奖励；
b）各管理中心有奖励情况发生时，须于当月报公司人事部备案，作为当月及年度考核的依据；
c）工作中坚持原则，对违反规章制度或纪律的行为敢于大胆揭发者；
d）工作中发现事故隐患，主动采取措施，避免重大事故的发生有突出贡献者；
e）保护公司财产，同坏人坏事做斗争，抵制歪风邪气，使客户及公司利益免受重大损失者；
f）厉行节约，控制成本有显著功效者；
g）其他对公司有重大贡献者；
（5）惩处条例：
公司对违纪的员工，视情节轻重分别给予处罚，各部门有处罚情况发生时，须于当月报公司行政部备案。
a）有下列行为之一者，予以口头警告并处以50元以下罚款
◆迟到或早退超过5分钟或不按规定打卡签到，每月达三次；
◆上班时间看小说、吃零食、喝饮料、打瞌睡；
◆随地吐痰、乱丢纸屑、杂物；
◆上班时间不按规定穿工服、佩带工牌；
◆上班时间听录音机、看电视；
◆上班时间经常打私人电话或用电话聊天；
◆上
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