某财务办公自动化系统设计与实现.docx
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某财务办公自动化系统设计与实现
大连理工大学城市学院
本科生毕业设计（论文）
院（系）：
管理学院
专业：
信息管理与信息系统
学生：
杨晨昕
指导教师：
毕建涛
完成日期：
2016年6月1日
大连理工大学城市学院本科生毕业设计（论文）
某财务办公自动化系统设计与实现
总计毕业设计（论文）45页
表格5表
插图20幅
摘要
随着信息技术的发展，办公自动化领域也在悄然发展，融入到我们的生活和工作中。
当然，新的技术也在随着经济和业务的拓展日新月异的发展，与其同步前行，掌握办公自动化技术已然成为进行社会工作的必备知识和技能，同时在各行各业中办公自动化也正在逐步替代原有的办公方式，使得无纸化办公成为可能。
。
Excel作为办公自动化软件的代表，简洁的界面，多重的功能，方便的操作使得它成为目前使用比较广泛的办公软件。
但是目前看来，大多数Excel使用者，对Excel的使用大部分处于使用公式，数据透视表这类的典型基本功能。
而若想其能实现办公自动化，就需要靠代码和其他辅助工具。
ExcelVBA正好是这样的角色。
ExcelVBA作为集成在Excel中的工具，虽然其不能自主开发办公自动化程序，但它能通过VBA代码在后台实现自动进行表格的操作。
而ExcelVBA又是在VB语言的基础上形成的，语法结构与VBA相似。
语法结构的相同，又使得VBA很容易被理解，它不像VB语言繁琐，稍微懂得编程语言的人很容易上手。
同样，对编程不懂的人，从业务角度也能编制ExcelVBA办公自动化小工具，只需要后天进行学习即可。
当然，办公自动化也少不了数据库的存在，在财务中业务的复杂繁多，一个业务可能会有好多的财务数据要进行处理和整合。
数据库能否建立的得当也很重要。
本系统，首先在用户体验中能够很轻松方便的处理财务的事务，开发过程也较简单，实践度也高，能够在财务办公中得到很有力的帮助，提高了工作的效率，也能节省了企业成本。
非常适合一些小企业或者业务数量比较中等的企业进行日常的数据处理，减少了重复工作的时间和精力。
关键词：
办公自动化；Excel；ExcelVBA；数据库；财务
Abstract
Withthedevelopmentofinformationtechnology,officeautomationisalsoquietlydeveloping,intoourlifeandwork.Ofcourse,thenewtechnologyisalsowiththeexpansionoftheeconomyandtherapiddevelopmentofbusiness,insynchronizationwiththefrontrow,masterofficeautomationtechnologyhasbecometheessentialknowledgeandskillsinsocialwork,aswellasofficeautomationinallwalksoflifearebeinggraduallyreplacetheoldwayofoffice,makingpaperlessofficepossible..
Excelasarepresentativeofficeautomationsoftware,simpleinterface,multiplefunctions,easeofoperationmakeitbecomemorewidelyusedofficesoftware.ButnowitseemsthemajorityofExcelusers,mostoftheuseofExcelformulasinuse,thebasicfunctionsofatypicalkindofPivotTables.Andifyouwantittoachieveofficeautomation,weneedtorelyonthecodeandotheraids.ExcelVBAisjustsucharole.
ExcelVBAasanintegratedtoolinExcel,althoughitcannotbedevelopedofficeautomationprogram,butitcanachieveautomatictableinthebackgroundthroughVBAcode.AndExcelVBAisbasedonVBlanguageontheform,structureandsyntaxsimilartoVBA.Thesamegrammaticalstructure,butalsomakesVBAeasilyunderstood,itisnotcomplicatedVBlanguage,knowalittleprogramminglanguage,itisveryeasytouse.Similarly,peoplewhodonotunderstandtheprogram,fromabusinesspointofviewcanbepreparedExcelVBAofficeautomationgadget,youonlyneedtolearntobeacquired.
Ofcourse,officeautomationandultimatelytheexistenceofthedatabase,complexfinancialservicesinmany,abusinessmayhavealotoffinancialdatatobeprocessedandintegration.Thepossibilityofestablishingadatabaseproperlyisalsoimportant.
Thissystem,firstintheuserexperiencecanbeveryeasyandconvenienttohandlefinancialaffairs,thedevelopmentprocessisrelativelysimple,practicaldegreeishigh,canbeveryeffectivehelpinthefinancialoffice,andimproveworkefficiency,butalsosavesbusinesscosts.Idealforsmallbusinessesorbusinessrelativelymoderateamountofroutinebusinessdataprocessing,reducingtheduplicationofworktimeandeffort.
KeyWords：
OfficeAutomation；Excel；ExcelVBA；Database；Financialaffairs
1引言
办公自动化作为一个与计算机孕育而生的事物，随着大数据时代的到来越来越突显出它的重要性与强大的存在价值。
这个时代最不缺的就是数据，但如何处理，如何提高处理数据的效率是我们亟待解决的问题。
企业首当其冲，拥有数据却不能合理快速的处理，效率的低下会导致企业无法在经济全球化的浪潮上处于领先。
办公自动化的到来会很大程度上解决这个问题。
1.1系统开发背景
面对信息化浪潮带来的冲击，企业信息化的趋势正在席卷全球，办公自动化的发展成为企业信息化建设的任务之一，也成为社会各个行业普遍面对的问题，掌握计算机知识，利用计算机软件实现办公自动化，已经成为当代从业人员的必备条件。
随着计算机和因特网的普及，办公自动化已经成为政府部门、各类企业和科研单位的必备工具。
[1]对于企业用户来说，办公自动化是一个好帮手，是企业的“管家”。
但是，其实很多企业用户并不是真正的了解办公自动化系统，亦或是了解得不够全面，更有一些小微企业用户甚至不知道办公自动化系统到底是做什么的，有什么功能和作用，而事实上办公自动化确实对于企业管理来说是一个很大的帮手。
[2]因此，推广并使用办公自动化工具是很有必要的。
1.2论文的内容结构
在本文中，首要介绍了当下社会信息化建设的现状下，办公自动化的现状和发展的重要性。
本文共分为八章，具体内容安排如下：
第一章：
引言，介绍本课题的应用背景以及论文的大致结构。
第二章：
对所做的办公自动化系统应用的关键技术进行介绍。
第三章：
对办公自动化系统从需求上、可行性上、业务流程上、数据流程上以及系统功能流程上进行分析与论证。
第四章：
财务办公自动化系统的系统结构和数据库设计。
第五章：
财务办公自动化系统的各个模块截图和代码功能介绍。
第六章：
结论，对该财务办公自动化系统进行分析与总结。
第七章：
本篇论文中所引用到的文献资料。
第八章：
致谢，对在本次毕业论文中指导帮助我的指导老师和同学表示感谢。
2关键技术介绍
2.1VisialBasic
VisialBasic是在原有的Basic语言基础上发展而来的，Visual指的是开发图像用户界面对的方法，Basic指的是广为流行的BASIC计算机语言。
VB具有简单易学的特性，只要稍有计算机语言基础就可以很快掌握它。
可视化的编程环境的“所见即所得”功能，是界面设计如同积木游戏一样，从而使编程成为一种享受。
强大的多媒体功能可以轻而易举的开发出多媒体应用程序。
当然在网络功能中也提供了快捷别写Internet程序的能力。
[3]
VB能快速发展，有着以下特点：
1．面向对象
VB采用了面向对象设计思想，它基本思路是把复杂设计问题分解为个个能够完成独立功能——相对简单对象集合。
所谓“对象”就是个可操作实体如窗体、窗体中命令按钮、标签、文本框等面向对象编程就好像搭积木样员可根据和界面设计要求直接在屏幕上“画\"出窗口、菜单、按钮等区别类型对象并为每个对象设置属性。
2．事件驱动
在Windows环境下是以事件驱动方式运行每个对象的都能响应多个区别事件，每个事件都能驱动段代码——事件过程该代码决定了对象功能通常称这种机制为事件驱动事件可由用户操作触发也可以由系统或应用触发例如单击个命令按钮就触发了按钮Click（单击）事件该事件中代码就会被执行若用户未进行任何操作（未触发事件）则就处于等待状态整个应用就是由彼此独立事件过程构成。
3．软件Software集成式开发
VB为编程提供了个集成开发环境在这个环境中编程者可设计界面、编写代码、调试直至把应用编译成可在Windows中运行可执行文件并为它生成安装VB集成开发环境为编程者提供了很大方便。
4．结构化设计语言
VB具有丰富数据类型是种符合结构化设计思想语言而且简单易学此外作为种设计语言VB还有许多独到之处。
5．强大数据库访问功能。
VB利用数据Control控件可以访问多种数据库VB6.0提供ADOControl控件不但可以用最少代码实现数据库操作和控制也可以取代DataControl控件和RDOControl控件。
[4]
6．多个应用向导
VB提供了多种向导如应用向导、安装向导、数据对象向导和数据窗体向导通过它们可以快速地创建区别类型、区别功能应用
7．联机帮助功能。
在VB中利用帮助菜单和F1功能键用户可随时方便地得到所需要帮助信息VB帮助窗口中显示了有关举例代码通过复制、粘贴操作可获取大量举例代码为用户学习和使用提供方便。
2.2Excel宏
宏是Excel能够执行的一系列VBA语句，他是一个指令集，可以使Excel自动完成用户指定的各项动作组合，而且宏的录制和使用方法相对而言也比较简单。
录制宏命令时，Excel会自动将已录制的命令组合重复执行一次或者回放，从而实现重复操作的自动化。
也就是说，宏命令本身就是一种VBA应用程序，它是储存VBA模块中的一系列命令和函数的集合。
当知心宏命令所对应的任务组合时，Excel会自动启动该VBA程序模块中的应用程序。
当一个宏录制了用户想要进行的全部操作，而应用程序再次执行这个宏时，它将以准确的顺序执行用户上次执行的全部操作。
如果宏记录中有一个严重的错误，那么改正这个错我的唯一办法是重新录制这个宏。
可是在重新录制这个宏的过程中有一个严重的错误，那么改正这个错误的唯一办法就是重新录制这个宏。
可是在重新录制这个宏的过程中又有可能引发新的错误，这会给用户带来很大麻烦。
为了避免这种麻烦，软件开发者在宏记录器中增加了编辑宏的功能，方便用户改正错误或进行其他变动而无需重新录制宏。
宏的执行效果可以通过运行宏命令来实现，宏命令的运行过程比录制宏简单的多。
宏是一些代码，用来简化重复的工作。
正因为宏的这种特性，使得曾经一些恶意的软件编程人员研发出了极具破坏性的宏病毒。
为了安全性考虑，Excel内置了安全性机制，机智是不允许启用宏的。
也就是说，如果有一些宏是一启动就执行的话，Excel是不允许的，而且是一些防病毒也会对带有宏的Excel文件进行检查。
当Excel逐步发展过程中，Excel从2010版后对宏的安全性相较于之前的Excel版本有了进一步的提高，当录制好宏之后，如果将宏保存在当前的工作簿，并且以普通的xlsx格式保存时，Excel会提示无法保存宏的对话框，为此Excel提供了启用宏的工作簿格式——xlsm格式来保存带有宏的工作簿，使得与不带有宏的工作簿进行明显的区分。
[5]
2.3ExcelVBA
VB的全称是VisualBasic，是一门重要的开发的语言。
微软开发目的是简化过去人们在使用C++开发标准Win32应用程序的复杂性而出现的，它的开发方式以及内置的Win32空间库使得应用程序开发人员能够非常快的开发独立可执行的应用程序，或其他一些程序库。
VBA与VB尽管一字之差，但两者是截然不同的的开发工具，但又有相同之处。
VBA的全称是VisualBasicApplication，是VB的子集。
与VB相比，VBA轻便的多。
同样的，VBA的语言是VisualBasic，但它使用的仅是VB中的一个子集，具有与VB类似的语法。
然而，VBA并不是可以开发独立可执行应用程序的，VBA开发的程序是寄生于其他已有的程序（如Word、Excel等程序）的内部。
也就是说，要想使VBA程序得以运行，必须先打开Word、Excel等程序。
简单来说，虽然VBA不能自主开发应用程序，但它在办公自动化中有很多特点和功能：
1.可以是重复性的工作自动化，减轻工作负担；
2.可以进行复杂的数据操作分析；
3.通过DataAccessObjects（DAO）和ActiveXDataObject（ADO），能够将外部数据库中的数据与Excel集成；
4.能够定制Excel的外观，如菜单、工具条等；
5.可以动态创建工作簿，动态地改变单元格外观等定制工作，创建自定义函数来简化公式和计算；
6.支持自动化功能，自动化功能可以使得通过VBA能控制其他支持自动化的程序，如在Word中显示Excel统计报表。
[6]
3系统分析
系统分析主要包括需求分析、可行性分析、业务流程分析、数据流程分析、功能分析。
3.1需求分析
随着计算机的发展，无纸化办公已成为一个趋势。
而要实现无纸化办公，最重要的莫属于要实现办公自动化了。
财务与数字、人有关，但是如果达到一定的数量，凭纸质表格已经无法胜任，若为其购置一套相关的ERP设备又显得太小题大做。
Excel表格是目前运用范围最广的办公自动化软件，能录入数据和处理数据，一定程度上方便了工作，但繁琐的打字录入多次点击处理又觉得太多麻烦，重复性操作太多，故而ExcelVBA这个技术可以通过编码的形式，在后台操控Excel表格，把一些繁琐的步骤模块化、功能化。
这就运用到了OA（OfficeAutomation）系统管理。
[7]
例如在可口可乐共享服务中心中，有个Infoshare组负责可口可乐的ExcelVBA的OA系统开发和维护。
不光可乐，其他生产管理企业基本都认为企业OA办公管理系统在运行和使用中，作为系统或者公司管理平台，能否真正满足了企业的管理，是非常重要的。
而每个企业所需要的OA办公管理系统都是不同的，因为系统是根据企业内部的管理需求而开发的，所以具有独特性。
[8]在这样的开发需求背景下，可口可乐共享服务中心运用的OA办公管理系统是利用ExcelVBA技术进行开发维护的。
因为使用OA工具的人们，不一定懂得编程，而Excel作为一个强大的办公软件，使用面广，易操作，而且后台可控，这些就使得使用者与开发人员进行能近一步的沟通，将企业的相关需求嵌入到OA工具中。
因此，能让OA办公管理系统的建设定位在这个层面上,才能使企业办公变得更加高效。
如图3.1所示：
图3.1鱼骨图
3.2可行性分析
可行性分析，就是系统分析阶段的一个重要环节，需要在这个环节中明确所做系统或项目的开发必要性和可行性。
开发的项目是否迫切，是否有足够的资源和条件。
本章节将主要从技术可行性、经济可行性和管理可行性三方面进行分析。
3.2.1技术可行性
技术可行性是指从项目实施的技术角度，对项目的设计技术是否合理，并进行评估。
本系统只要依托Excel软件，通过VBA进行后台开发，因为VBA代码的自身优势和特点，模块化的代码很使开发人员以及之后的维护人员可以很容易的根据代码对功能实现升级或删除，亦可在原有基础上增加新的模块功能；前台来说，因为Excel自身控件，可将后台模块化的代码被指定在自己身上，实际使用Excel办公自动化工具的人，可以根据提示点击控件，完成自己对表格的处理。
甚至操作人员不懂得后台VBA亦可对Excel办公自动化小工具进行使用。
所以从技术可行性上来讲，本系统开发是满足要求的。
3.2.2经济可行性
经济可行性方面针对企业我们肯定更多的会考虑成本的问题。
企业若想实现办公自动化，固然是好事，方便业务的同时也能减少人力成本。
但小企业斥资购进一套大型的办公自动化系统，可谓是不太明智。
而用ExcelVBA进行开发，真的是物美价廉。
无需投入过多的资金支持，顶多购买一套正版的Office办公软件，几台性能不错的PC机即可。
加上VBA语法结构较为简单，懂得VB的开发人员无需学习，知道需求后即可进行开发，若无基础仍可自学数周，即可基本达到开发要求。
综上所述，运用ExcelVBA开发成本低、质量好，且在中小企业可运用，在大型企业的一些业务中亦可胜任。
所以从经济可行性方面看，该办公自动化符合要求。
3.2.3管理可行性
管理可行性是在管理功能的基础上将其细化，使得每个部分可控可管理。
以ExcelVBA为基础的办公自动化小工具，最大的优点就是模块化，后台代码根据功能被分为好多模块，通过前台界面的控件调用，易于管理维护。
被选的控件可以根据需求被指定为其他的模块代码，可重复利用高，编码人员的管理也方便。
同时，前台使用人员对照Excel的前台界面对于业务熟悉的他们可以根据业务点击相应的控件，完成自己想要办公自动化工具实现的功能，也方便使用人员的管理。
根据上述，该办公自动化工具在管理可行性上也是很好的。
以此可以得出，从技术、经济、管理上三方面来讲，本系统的开发都是可行的。
3.3业务流程分析
所谓业务流程分析是以管理信息系统（MIS）的基本目标，识别与MIS相关的各主要管理业务。
从信息流的观点，弄清各业务的发生（事件）、执行（过程）与结果（数据），并最后生成业务流程图。
在业务流程图中，重中之重是要标出与该业务相关的报表、单据的来源、去向与应用。
业务流程图的图形符号如图3.2所示。
图3.2业务流程图的表示符号
本财务办公自动化系统是为某饮料厂的业务服务的：
首先，各地方厂商根据总部要求绘制符合本办公自动化软件处理的两张标准化Excel表格，一张为SAP表，一张为明细表。
之后，两张表进入制成的ExcelVBA小工具中，系统会根据代码自动把两个表中的有效内容整合，生成一张结果表。
紧接着，生成的结果表根据总部需求对其进行差异化的处理，形成不同的表格，最后生成的结果表为最终结果，将交给总部人员。
由总部人员交由管理层进行审批并报告。
上述业务描述的业务流程如图3.3所示。
图3.3某财务办公自动化软件的业务流程图
3.4数据流程分析
数据流程分析就是把数据在系统中的流向过程抽象出来，不考虑系统本身是否有缺陷，专门考虑业务中对于数据的处理是否得当，从而发现解决数据处理中的毛病。
数据流程分析包括对数据的手机、传递、处理和储存的分析。
数据流程分析一般会用到以下描述工具—DataFlowDiagram（DFD图）、数据字典、判断树、判断表等。
3.4.1数据流程图
数据流程图的符号如图3.4所示。
图3.4数据流程图的符号
某财务办公自动化系统数据流程图如图3.5所示。
图3.5某财务办公自动化系统数据流程图
3.5系统功能分析
本财务办公自动化系统总体上分为两个模块，前台使用模块和后台代码模块。
1、该财务办公自动化系统前台共分为八大功能模块，根据整体业务流程自下而上，具体功能如图3.6所示：
图3.6某财务办公自动化系统前台模块功能树
功能树
前台使用模块功能介绍：
清空操作和数据表：
这个是为了本次业务的准确度而设计，以防上次使用后没有完全清空表，导致本次操作的漏洞；
分割模块所需元素：
由于操作前会导入两个处理表格，而最后需要的数据可能只是一些，所以要对导入的两个表格进行分割，在分割好的基础下再进行操作；
生成SAP表汇总金额：
对表的操作，统计表中的金额：
检查清单和下载模版金额：
将处理后的表格与模板进行对比，整理对比形成同一张表格显示；
输出模板：
把经过操作后的模板生成对应的格式，并初步生产结果表；
将新模板导入新下载模板中：
把结果表导入处理，为之后操作进行铺垫；
个性要求：
对不同的厂子的表进行提取或者修饰；
添加会计科目等项目：
由于此表最后需要交由会计部处理、审批，需要根据会计要求，添加相应会计科目，为会计业务处理打下基础。
2、该财务办公自动化系统后台模块共分为五个基本处理功能模块，根据不同的流程进行调用，并发挥其功能。
具体如图3.7所示：
图3.7某财务办公自动化系统后台模块功能树
后台功能模块介绍：
查找最小值：
通过冒泡排序的方法查找最小值，并通过次把金额合计排序好；
输出模板：
对处理完成和整合完成的表格
生成对照表数据：
对于模板中出现的个人或单位，会在Excel中有一个对照表显示，该部分是把对照表信息对应在模板中的值替换；
检查金额：
对模板处理后的数据进行核对，保证准确度；
添加其他相关内容：
由于分属不同的厂，总厂对于分厂数据的提取有特殊性，所以该功能下集成了很多小模块，对于不同需求有不同的解决方案，添加相关需要的内容。
4系统设计
系统设计主要考虑的是为实现某一个系统或子系统，应该设计几个功能模块。
系统设计主要是围绕系统结构设计、数据库设计、数据与信息的代码设计、输入输出设计和软硬件配置等内容来进行的。
在设计过程中，除了要有相应的设计原则外，还要采用正确的
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