会议管理制度.docx

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会议管理制度

会议管理制度

一、目的及适用范围

1.为全面掌握公司各方面情况,及时解决实际工作困难与难题,公司各级应定时召开不同层次的工作会议。

2．会议是公司处理重要事务、实现科学决策的重要途径,也是信息沟通、协调关系的重要手段。

3.为加强各中心、部门之间及时的交流和沟通，加强对各项工作的及时检查和信息反馈，提高会议的效率与效果，从而达到工作经验共享，相互学习,相互提高，特制定本管理制度。

4．适用范围:

本管理制度适用于公司各部门及分（子）公司。

二、职责定义

1.行政人资部:

①制订和修订公司会议管理制度;

②负责各类会议的组织及会务工作；

③根据需要，配合各中心、部门例会及专题会议的会务工作;

④负责公司会议场所和设备的日常维护和管理；

⑤负责会议资料的归档管理。

2.各部门及分（子）公司（以下统称“单位”）：

①负责按本制度定期或不定期组织召开本单位会议；

②负责本单位会议记录整理及归档工作。

三、会议类型

（一）公司年会

１．目的:

为与公司全体员工共同总结、回顾公司上一年度的工作、明确新一年度的工作任务和措施。

通过对已取得业绩的总结，增强员工的集团荣誉感，通过对未来年度内关键事项或事关全局的焦点、热点问题充分讨论，集中全体员工的智慧，并最后形成公开、民主的决策。

2.会议成员构成：

公司全体员工。

3.会议召开：

会议每年召集一次,安排在春节前或后两周左右召开，如果遇其他情况不能如期召开，则由总经理另行决定会议召开时间。

4．会议召集和主持：

公司年会由总经理召集主持；如公司年会后有年会活动,则由行政人资部负责组织。

5.会议事项：

①总结、回顾公司上一年度工作;

②表彰上一年度先进集体和个人；

③计划公司新一年度的工作任务和措施。

6.会务工作:

公司年会会务工作由行政人资部负责，由行政人资部根据工作需要协调总公司及各部门配合；会务具体工作包括组织年度总结会议的通知、筹备、组织、摄像摄影资料收集等等。

（二）公司年度经营总结会

1.目的:

为与公司全体管理人员共同总结、回顾公司上一年度的工作、明确新一年度的工作目标和任务。

　2．会议成员构成：

由总经理、副总经理、总经理助理、各部门负责人、各分（子）公司负责人、各事业部负责人构成,在总经理认为有必要的情况下，可以指定部门副经理以下级别人员或子公司有关人员参加，听取他们的意见。

3.会议召开：

会议每年在年会前召集一次,与春节前的最后一次经营管理办公会安排在同一时间。

4.会议召集和主持:

由总经理召集主持。

５．会议事项:

①总结、回顾公司上一年度工作；

②明确各部门、分（子）公司新一年度的工作目标和任务。

6、会务工作：

由行政人资部负责会议的通知、筹备、组织、摄像摄影资料收集等等。

（二）经营管理办公会

1.目的:

经营管理办公会是公司日常经营管理事项的决策机构,审议、决议公司内外经营事项,落实公司远期及近期工作规划。

2．会议成员构成:

经营管理办公会由总经理、副总经理、总经理助理、各部门负责人、各分（子）公司负责人、各事业部负责人构成，在总经理认为有必要的情况下,可以指定部门副经理以下级别人员或子公司有关人员参加，听取他们的意见。

3.会议召开:

会议一般每月的月30日或次月５日前召集一次,安排在公司会议室召开,如果适逢节假日,或遇其他情况不能如期召开，则由总经理另行决定会议召开时间。

4．会议主持:

会议由总经理或总经理指定一名副总经理召集并主持召开,如总经理遇特殊事务不能参加，由总经理指定副总经理主持。

５.审议事项：

包括经营方针与计划事项；公司组织机构与制度事项;公司财务事项;项目经营事项；办公事务事项;月度述职。

6.决议方法：

经营管理办公会审议的所有事项，应在充分听取与会人员意见的基础上由总经理最终决策并形成决议。

7.决议执行与实施报告：

①经营管理办公会一经形成决议，由相关部门经理负责,及时贯彻决议内容，并负责本部门的执行工作；决议内容如需变更，其决定权在总经理;

②部门经理有义务和责任在适宜时候,把决议实施过程、情况与结果，向总经理报告；公司行政人资部负责会议决议实施的监督及落实。

8．会务工作：

经营管理办公会会务由总经理办公室或行政人资部经理或指定助理负责。

会务工作包括：

会议通知、会议资料准备，包括要求与会各中心、部门在会前提交《工作汇报表》（附表1:

《工作汇报表》），以便会议讨论及决议;会议记录与纪要整理。

（三）项目例会

1．目的：

会议的目的在于促进各中心、部门与项目间的信息沟通,谋求相互间的配合协调,紧密各部门的工作联系。

2.会议成员构成：

项目例会参加人员为各相关部门负责人及其他相关人员。

3.会议召开：

根据项目要求及进度定期安排会议。

4.会议主持:

会议由项目主管领导主持,如主管领导由于特殊原因不能亲自主持会议,可指定其他人员主持。

5.审议事项：

报告上一阶段的工作落实结果,共同探讨下一阶段的工作内容与重点，确定工作目标。

借此,公司各中心、部门与项目部可彼此了解现况,并商讨在工作进展过程中所遭遇的各类问题，与会人员可提供有关的策划意见或向相关部门提出管理建议,促进各部门与项目部更加紧密合作。

6．决议方法：

项目例会审议的所有事项，应在充分听取与会人员意见的基础上由项目主管领导最终决策并形成决议。

7．决议执行与实施报告:

①项目例会一经形成决议,由相关部门经理负责,及时贯彻决议内容,并负责本部门的执行工作。

决议内容如需变更,其决定权在项目主管领导；

②部门经理有义务和责任在适宜时候，把决议实施过程、情况与结果,向项目主管领导报告。

8.会务工作:

项目例会会务工作由项目部门负责，会后应形成会议纪要。

（四）专题会议

1.目的:

为了动员各方力量来配合解决工作过程中出现的一些较重大事项,达到与各中心、部门及分（子）公司更好地协调工作、征求其他部门处理意见。

2.会议成员构成：

参会人员由主要责任部门指定。

如主要责任部门认为需要总经理出席会议,或总经理认为有必要出席会议，则经总经理本人同意可安排总经理出席。

3.会议召开：

①专题会议不受时间、次数的约束，只要对公司有利的重大议题均可召集有关人员开会商讨；

②专题会议为不定期性的临时性会议，当一个专题需要多次的研讨才能定案时，可以相互约定次数与日期，但仍应以一题一会为原则。

４.会议主持：

会议由该专题的主要责任部门召集并主持。

5.审议事项：

工作过程中出现的某一个专门问题。

６.决议方法:

专题会议审议的所有事项,应在充分听取与会人员意见的基础上由召集会议的主要责任部门负责人或该部门主管领导最终决策并形成决议。

7.决议执行与实施报告：

①专题会议一经形成决议,由主要责任部门指定相关人员负责，及时贯彻决议内容，并负责本专业/中心、部门／分（子）公司的执行工作。

决议内容如需变更,其决定权在召集会议的主要责任部门负责人或该部门主管领导；

②各指定相关人员有义务和责任在适宜时候,把决议实施过程、情况与结果，向召集会议的主要责任部门负责人或该部门主管领导报告。

8．会务工作:

①专题会议的会务工作原则上由主要责任部门负责，如需公司职能部门配合,应提前三天通知该职能部门;

②每个专题会议均应形成会议纪要，由主要责任部门整理、装订后交行政人资部归档管理。

（五）晨／夕会

１.目的：

为了加强职业技能教育、增强公司凝聚力、向心力,晨会对一天的工作进行合理安排分工;夕会对一天的工作进行总结与回顾。

2.会议成员构成：

本部门或本门店的全体员工。

3.会议召开:

门店管理每天必须召开晨/夕会；各部门可根据部门工作实际情况安排,是否召开晨/夕会。

晨会召开时间在每天上班前召开，时间控制在１0分钟左右;夕会在下班后的１0分钟内召开,会议时间控制在15分钟左右。

4．会议主持：

由部门/门店负责人主持召开，如部门/门店负责人有事不能主持会议，则由部门/门店负责人指定部门/门店主管主持。

5.审议事项：

晨／夕会应有相应的会前准备（附表2：

《晨/夕会工作记录表》）;晨会主要宣传公司理念、最新政策等,鼓舞士气;夕会主要针对工作中出现的问题进行总结。

6.决议方法:

会议审议的所有事项,应在充分听取与会人员意见的基础上由召集会议的主要责任部门负责人或该部门主管领导最终决策并形成决议。

７.决议执行与实施报告：

①晨／夕会一经形成决议，由相关主管负责,及时贯彻决议内容，并负责本组的执行工作。

决议内容如需变更，其决定权在部门/门店负责人；

②主管有义务和责任在适宜时候,把决议实施过程、情况与结果,向部门/门店负责人报告。

8.会务工作：

晨/夕会会务工作由各部门/门店负责,对会议上形成的决议事项应形成会议纪要。

（六）部门工作会

1.目的：

为了加强部门工作指导、管理与交流，达成部门成员间工作协调、促进部门合作,收集并指导部门员工在工作中遇到的问题。

2.会议成员构成：

本部门全体员工。

３.会议召开:

由部门负责人负责组织定期召开,一般为每周五召开。

4.会议主持:

由部门负责人主持召开,如部门负责人有事不能主持会议,则由部门负责人指定部门主管主持。

5.审议事项:

包括部门工作计划事项；部门与其他职能部门协调事项；部门经营事项;办公事务事项;工作进度；公司安排重要工作事项；部门应知应会学习/上传上达事项。

6．决议方法：

会议审议的所有事项,应在充分听取与会人员意见的基础上由召集会议的主要责任部门负责人或该部门主管领导最终决策并形成决议。

7.决议执行与实施报告:

①部门工作会一经形成决议,由相关主管负责,及时贯彻决议内容，并负责本组的执行工作。

决议内容如需变更，其决定权在部门负责人;

②主管有义务和责任在适宜时候，把决议实施过程、情况与结果,向部门负责人报告。

8．会务工作：

部门工作会会务工作由各部门负责，对会议上形成的决议事项应形成会议纪要。

四、会议管理

（一）会议的基本要求

1.目的明确:

每次会议都应有明确的目的、议题、出席人、主持人、场所、时间、准备事项。

2．节时高效:

用最少的时间解决最多的问题,不开马拉松会、议而不决的会。

3.宁少勿多:

严格限制会议次数和出席会议人数，可以个别联系、小范围协商解决的问题，就不要通过会议来解决。

4.集中精力，勤于动脑，积极发言，并做到简明扼要。

5．克己奉公,出以公心，坚持实事求是原则，大胆发表不同意见。

6.虚心听取不同的意见，不固执己见。

争议问题注意方式、方法和语气。

7.遵守少数服从多数的组织原则。

（二）会前准备

1.会议必要性的审核：

会议召开前应先就需解决的问题、会议时机的选择、会议内容的安排、会议费用的支出等多方面进行分析考虑,尽可能减少会议负担。

某些情况下可利用传阅文件的方式或通过现代通讯手段来代替传统的面对面的会议。

对于经常性的会议,应以例会形势固定下来，以方便参会人员预先合理安排时间，避免因出席会议而影响重要工作。

2.参会人员的确定:

应按解决问题的需要来确定参会者，凡对会议要实现的目标负有主要责任或与会议行动直接相关者、具备专门知识经验有助于议题深化者、对讨论的问题有决策能力者，应考虑确定为参会人员。

3.开会时间的选择：

开会时间的安排考虑与会者中关键人物的最佳时间并结合大多数参会者的方便时间段,避免会议打乱公司工作的正常运行秩序,会议本身的时间根据会议的性质最好控制在3小时之内；

4.开会地点选择与会场布置:

选择会议地点及会场布置要与会议的性质、内容相符合;会场环境应安静无干扰，会场空间安排要避免过分冷清或拥挤;会前应备齐会议中将用到的各种设备;公司办公区会议室的使用由行政人资部统筹管理。

5.会议议程拟定：

议程一般由会议主持人拟订，让参会者知悉各项议题的讨论顺序和时间分配。

6.会议通知的拟发：

根据会前准备拟发会议通知，内容包括会议的名称、时间、地点、参会人员、议题等（附表3:

《会议通知模版》）；会议通知应尽早发给参会者以方便安排时间。

会议如有书面议