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绪论

一、秘书的概念：

在我国现代主要指党和政府机关、企事业单位、社会团体、军队，院校内的一种行政职位，主要通过掌管文书、辅助决策、处理日常事务来实施辅助管理、综合服务的工作人员。

二、秘书学的研究对象、性质和特点。

1、研究对象：

秘书、秘书工作及其规律、秘书机构设置。

2、秘书学的性质：

属社会科学类，是行政管理学的一个分支，并且与其他相关学科相互影响渗透，共同发展。

3、特点：

我国秘书学具有很强政治性、实践性、科学性。

第一章秘书工作的任务、性质、特点和基本原则

一、秘书工作的主要任务

1、辅助决策

2、协调工作

3、文书处理和撰制

4、调查研究

5、信息工作

6、会务工作

7、信访工作

8、文书立卷和档案管理

9、查办工作

10、印信、证章的管理

11、值班和接待工作

12、机关内部事务和管理

13、机要保密工作

14、领导人临时交办的工

二、秘书工作的性质（及内涵）

1、从属性（可以没有秘书的领导，但不能没有领导的秘书）

2、辅助性3、参谋性4、综合性

三、秘书工作的特点

最重要特点：

（一）双层次性

（1）实践层次（受命而行）

（2）思维层次（与领导同步、思维方式要与领导处于同一层次）

从全局、从发展、从长远、立足点高、视野宽、视角新。

（二）形成一系列特点

（1）被动性与主动性的对立统一

（2）事务性与政治性的对立统一

（3）机要性与群众性的对立统一（4）经常性与突击性的对立统一

四、秘书工作的基本原则：

不失职、不越权。

（一）两种倾向要反对：

1、反对越权倾向

1）无意越权：

由于经验不足、主动过分等原因造成的。

2）有意越权：

“二首长作风”、会造成违法乱纪、谋取私利。

2、反对失职倾向

（二）两种特殊倾向，特殊对待

1）宁可越权，而不失职

A.当事情危急，关系到人民群众生命财产安全时，即使领导不在，秘书也要挺身而出，先斩后奏，处理问题。

当明知领导有严重错误偏差时，事关大是大非，提倡秘书犯言直谏，敢于说真话。

B.当明知领导有严重错误偏差时，事关大是大非，原则上提倡秘书犯言直谏，敢于说真话。

2）宁可失职而不越权。

当情况复杂，一时难以判断，事情又不特别火急，领导又不在场时，秘书人员不要轻易表态，处理问题。

第二章秘书工作的三大职能

第一节秘书工作的基本作用

一、枢纽作用

纵向上，秘书工作起着承上启下、上情下达、下情上达的作用。

横向上，秘书工作沟通左右，联系内外。

二、助手作用：

秘书是领导手脚的延伸

三、参谋作用：

四、信息传递作用：

五、协调作用

六、门面窗口的作用：

第二节秘书工作的办事职能

一、办事是秘书部门的基础职能

办事职能：

秘书直接协助领导管理，并处理具体事务，即办事职能。

秘书通过从事事务性的工作，为领导、其他部门和群众服务，其根本目的及作用在于组织的运转和提高效率。

二、秘书工作办事职能的特点

1、办事高效运转

2、职责范围边界的不确定性。

这一特点对秘书工作者提出了较高的要求：

第一：

不要被规章制度设定的职责范围限制要主动承当更多工作。

第二：

如果工作事务涉及到职能部门，就要相互协调好。

第三：

要有完成其他临时工作的思想准备。

三、怎样提高秘书的办事效率

主要途径和方法：

1、理顺体制，合理设置吧办公室结构

2、提高秘书人员的素质

3、采用科学的管理方法

4、分清职责，使各环节有机配合

5、精简会议、精简文件：

杜绝文山会海

6、依法办事、加强调查

7、办公设备现代化

第三节秘书工作的参谋职能

一、参谋是秘书部门更为深层的职能任务

秘书为领导机关决策活动提供有关的信息、咨询和建议，增强决策的科学性，即参谋职能。

办事是基础，参谋是更高的要求，两者统一在为领导提供综合服务的整体中，互相渗透又互相交叉。

参谋具体体现在办事，而办事之中也有参谋。

二、参谋职能的实质和特点

1、实质：

为领导决策提供直接的服务。

2、特点：

（1）参谋内容具有综合性

（2）参谋活动具有限制性（3）参谋工作具有随机性

三、参谋职能的基本内容

1、起草文件与领导讲话稿：

这是直接为领导政务工作参谋服务的高层次工作，是秘书参谋只能的重要职能。

要求既要准确的领会和把握领导的意图，又要创造性的贯彻领导意图，并能提出自己的建议和构想。

2、公文拟办（名解）：

既是事务性工作又是重要的参谋性工作。

拟办指的是秘书部门对部分收文准备如何办理所提出的请示性、建议性初步意见及如何处理该文的参谋建议供领导人参考。

PS:

拟办意见如果切实可行，便能起到辅助领导准确迅速地处理文件的作用。

这就是秘书人员通过拟办文件程序行使实质上的参谋职能。

3、核稿：

是指在送交领导审批、签发之前，对文件草稿的全面审查。

这也是一项参谋工作核稿是撰制公文的关键环节，其任务在于文字内容上把关，即政策关和文字关。

4、调查研究和信息处理工作（体现在为领导的决策工作提供参考依据和反馈意见，是秘书辅助工作的前提和基础）。

通过该任务实现参谋职能的关键在于：

（1）所提供的信息服务是超前还是滞后。

（2）所提供的信息是否经过综合处理---新、精、深（从表面现象挖掘深层次）

5、督察工作。

重点：

（1）各级党政部门在贯彻党的方针、路线、政策及其在这方面做出的重要

的会议决议、工作计划、重大决策的工作部署的贯彻落实情况。

（2）各级部门领导的批示、交办事项的贯彻落实情况。

6、议事制度：

指每隔一段时间，秘书部门要召集一些同志，议一议目前的中心工作和任务，通过讨论，集思广益，提出一些建议或意见供领导参考。

7、预案提案工作：

在办文、办会、办事、办信中，秘书部门都要提前提出参考预案及其也是秘书部门参谋只能的一项基本内容。

第四节秘书工作的协调职能

一、协调是秘书工作的一项主要职能

协调是管理的一项重要职能，就是指通过协调工作是一个组织中所有单位、所有人员之间的活动同步化、和谐化。

目的在于是组织内外各部门、各运转环节不发生矛盾冲突、不失控、不重复。

保证相互之间建立起良好的配合关系，最大限度地调动每个成员的积极性，去实现组织的共同目标。

二、协调职能的内容和意义

1、协调职能的内容：

工作协调、人事（人际）协调

2、协调职能的意义：

为管理工作的正常运转创造良好的内外环境，表现在两个方面：

其一、协调工作能推动秘书工作向深度、广度发展。

其二、协调工作是秘书辅助领导进行管理和决策的重要方式，是保证领导做出正确决策和进行管理的非常必要的基础工作。

三、协调职能的实施步骤

1、调查阶段：

收集并分析情况，掌握实施协调工作所需要的全部背景材料，这是协调工作的基础。

2、制定计划：

计划包括确定协调目标、拟定协调步骤、选择协调的方式方法等。

3、确定协调人员：

把握两原则：

（1）协调人员和协调对象的身份要相称；

（2）协调人员的能力和协调任务的难度要大体适应。

4、（确定）选择协调方式方法：

根据协调内容和对象的特点：

协调的方式、方法：

会议协调、书信协调、电话协调、交谈协调。

5、确定协调时机和地点：

正确选择协调时机是提高协调工作成效的必要条件，地点选择比较简单。

6、实施的执行阶段：

要求协调人员做到随机应变，将原则性和灵活性结合起来，做到即遵循原则又灵活处理。

7、评估阶段：

评估的主要内容是协调工作目标的达成情况及协调人员在实施协调过程中的工作表现。

你是怎样理解秘书工作的三大职能（办事、参谋、协调）？

（论述题）

第三章秘书辅助决策与现代领导决策

一、决策的含义：

（一）两个层面的意思：

1、一般地说决策就是做出决定，即决策者经过多种考虑和比较后，对应当做什么和应当怎么做所做出的决定。

2、科学的说，决策就是对两个以上的备选行动方案进行选择的过程，其目的是为了有效地达到目标。

★

（二）决策四要素：

（1）要有目标

（2）要追求优化（3）决策要付诸实施（4）决策是选择的过程

二、领导决策的特点：

1、传统领导决策的特点：

个体经验决策。

（1）大多数决策由领导者个人掌握。

（2）凭领导者个人的直觉感受和经验进行。

决策的成功与否主要取决于领导者个人的聪明才智、生活阅历和判断分析能力。

（3）谋划和决断的合一（谋断合一）指的是谋划和决断都是领导者的事情。

随着社会生产的发展，科学技术的进步，个人知识和才能越来越不能适应现代领导决策的需要，现代领导决策已经从传统领导决策转向现代科学决策。

2、现代领导决策的特点（即科学决策），从传统的个人决策走向群体决策

群体决策的作用

、群体中存在较多的综合性的知识和信息。

可以起到集思广益、提高决策质量的作用。

、群体决策可以从多种角度提出不同的方案，是方案的考虑更加全面和周密。

、群体决策成为大家的决议，是更多人感到对问题的解决负起更大的责任和信念。

、执行者如果参加决策的制定，有助于理解决策、执行决策，更能有效地防止决策实施过程中所产生的偏差。

（2）群体决策成为共同决定后，决策程序，决策工作科学化。

A.完整的科学的决策过程包括七个步骤：

B.现代领导决策是科学的决策，要以科学的思考、科学的计算和预测为依据，并且运用现代科技手段来进行。

C.建立有效的决策体制：

现代领导决策体制由决策中心、信息系统、参谋咨询系统、执行系统、监管系统、反馈系统等构成。

三、秘书在现代领导决策中的辅助作用

1、信息的收集整理深度加工作用2、沟通协调作用3、督察作用

四、秘书辅助决策的特点：

1、超前性2、受限制性3、经常性4、全过程性5、思维的同层次性

五、秘书辅助决策应遵循的原则

1、秘书在辅助决策过程中应遵循国家和政府的法律、法规和方针、政策。

（辅助决策对秘书工作者的法律素养提出了很高的要求。

）

2、应遵循“谋断分家、只谋不断”的原则。

“谋”指参谋服务；“断”指决策活动中最佳方案的最后抉择。

决策活动中，领导负责对所有拟定的方案进行最后的选择，起“断”的作用，秘书不是领导，在决策活动中，秘书只起参谋作用，不能代替领导抉择、拍板。

应严格遵循“谋断分家、只谋不断”的原则，做到既不失职又不越权。

3、应遵循有效决策的原则

★六、决策程序和秘书辅助决策工作的具体内容

1、目标阶段和秘书的辅助工作

怎样协助领导选择决策目标：

（1）围绕一定时期领导的中心工作来选择

（2）按照领导意图，善于阐发和扩展领导的意图，使领导意图更加明确具体。

（3）围绕工作的重点、特点来选择决策目标。

（4）从发展变化的动态情况中选择决策目标

2、信息阶段和秘书的调查研究

信息是决策的基础和前提，（信息阶段的首要环节是收集各方面的情报和企业的情况。

收集信息、调查研究是为例提供信息依据并矫正决策目标。

）

收集信息和调查研究的几个方面：

（1）决策的理论依据、重大问题决策都需要深入理论研究和可行性论证

（2）提供方针政策上的依据

（3）对实际情况进行分析掌握，开展广泛深入调查研究

（4）对历史经验和他人经验的借鉴

（5）国际信息的收集

对所收集信息的要求：

（1）准确、及时、完整、适用

（2）对信息情报进行科学的加工分析。

（3）按不同类型要求来收集信息。

3、设计方案阶段和秘书的任务

设计方案就是对在信息阶段所收集到的信息情报的基础上进行科学分析，提出多种备选方案。

方案设计体现出秘书辅助决策的水平和价值。

（一）设计方案的步骤：

（1）轮廓设计：

设想各种各样可供选择方案，保证备选方案的多样性和全面性

（2）具体设计：

充实每个方案的具体内容

（二）设计方案应遵循的原则：

（1）目标原则

（2）可行性原则（3）可选择性原则

（4）限制性原则（5）创造性原则

4、评审阶段和秘书的辅助工作（也被称为可行性论证阶段）

评估的