档案数字化外包服务采购采购需求仅供参考最终以招标文件模板.docx

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档案数字化外包服务采购采购需求仅供参考最终以招标文件模板

采购需求

采购编号：

SXZC-FGK20020

（仅供参考，最终以招标文件为准）

前注：

1、本采购需求中提出的服务方案仅为参考，如无明确限制，投标供应商可以进行优化，提供满足采购人实际需要的更优（或者性能实质上不低于的）服务方案，且此方案须经评标委员会评审认可；

2、投标供应商应当在投标文件中列出完成本项目并通过验收所需的所有各项服务等全部费用。

中标供应商必须确保整体通过采购人及有关主管部门验收，所发生的验收费用由中标供应商承担；投标供应商应自行勘察项目现场，如投标供应商因未及时勘察现场而导致的报价缺项漏项废标、或中标后无法完工，投标供应商自行承担一切后果；

3、如对本招标文件有任何疑问或澄清要求，请按本招标文件“投标供应商须知前附表”中约定方式联系濉溪县公共资源交易中心，或接受答疑截止时间前联系采购人，否则视同理解和接受，投标供应商对招标文件、采购过程、中标结果的质疑，应当在法定质疑期内一次性提出针对同一采购程序环节的质疑。

一、采购项目名称及内容

项目名称：

档案数字化外包服务采购

采购内容:

1.综合类档案整理；2.条目著录；3.数字化加工；4.全宗整理、层架标签；5.综合类档案装订上架；6.诉讼档案随案生成；7.数据备份。

项目概算：

不高于33万元／年,服务期限三年。

二、工作内容

1.采购需求

负责我院诉讼、文书等综合类档案进行集中外包，预计服务数量约为：

94万页档案数字化加工、5万条目录信息著录需求，人员需驻场三年。

服务流程包括卷宗从库房核对登记出库、拆卷、整理编码、目录著录、扫描、修图、挂接、核对归还等。

中标方需在规定时间内完成相应服务要求且通过验收，采购人提供加工场地及相关配套，投标人需自带加工设备。

2.服务要求

（1）扫描要求

扫描色彩模式：

采用彩色模式进行扫描。

扫描分辨率：

不低于300dpi，对材料中有多色、红头、印章、插有照片图片、清晰度较差等无法辨识清晰的页面，要提高分辨率，要求扫描后的图像清晰，不失真、完整、不影响利用效果。

图像存储：

采用JPEG格式进行不加密存储。

其他要求：

扫描图像应与原纸质档案保持一致。

扫描时做到不缺页、不重页、单页图像内容完整。

（2）图像处理要求

纠偏：

对出现偏斜的图像应进行纠偏处理，以达到视觉上基本不感觉偏斜为准。

对方向不正确的图像应进行旋转还原，以符合阅读习惯。

去污：

扫描产生的图像中影响质量的杂质，如黑点、黑线、黑框、黑边等要去除，处理时要在不影响可懂度的前提下展现档案原貌。

图像拼接：

对大幅面档案进行分区扫描形成的多幅图像，要拼接为一个完整的图像，以保证图像整体性。

裁边处理：

采用彩色模式扫描的图像应进行裁边处理，去除多余的白边，以有效缩小图像文件的容量，节省存储空间。

（3）目录著录要求

诉讼档案目录著录要符合最高人民法院《人民法院诉讼档案管理办法》、《人民法院电子诉讼档案管理暂行办法》（法〔2013〕283号）等规定和采购人要求。

档案系统已有目录要进行校对、缺项补齐，确保正确。

（4）还原装订要求

档案恢复装订时，应尽可能利用原孔进行穿线装订，以左齐下齐整理整齐，并保持档案的排列顺序不变，做到安全、准确、无遗漏，不得出现页次颠倒、漏页、错页，装订时如发现无装订边，可能会压字，危害文件内容时，应适度镶边后再装订。

（5）数据挂接要求

档案数字化过程中形成的目录数据库与图像数据库，经质检确认合格后，通过网络挂接入采购人档案管理软件。

中标方必须保证目录数据和图像文件的一一对应关系，确保扫描图像与案卷目录、卷内目录全部100%挂接正确，数字化加工成果能在采购人档案管理软件中有效检索和显示。

3.数据验收要求

以抽检的方式检查所有数据，包括目录数据、图像文件及数据挂接的总体质量。

抽检的比率不得低于本项目加工总量的5%。

目录数据库与图像文件挂接错误，或目录数据、图像文件之一出现不完整、不清晰、有错误等质量问题时，抽检标记为“不合格”。

抽检部分的合格率大于等于95%时，予以验收“通过”。

合格率＝抽检合格的总页（条）数/抽检案卷总页（条）数×100%。

其他质检内容符合下列范围，标记合格，否则不合格。

档案装订：

检查所有档案的装订还原情况，差错率≤1‰；

扫描图像：

漏扫率≤0.2‰；

图像质量：

图像质量情况完好率99%；

图像格式封装：

图像文件的命名差错率≤1‰；

著录：

以案卷（文件）为单位，关键字段正确率100%，其余字段录入错误率≤5‰；

条目与图像挂接：

挂接正确率100%；

档案原始材料：

100%不缺失。

验收“通过”的结论，必须经采购人验收小组审核、签字后方生效。

4.数据备份要求

验收合格后及时备份，为保证数据安全，备份可采取在线、离线相结合方式实现多套备份。

数据备份也要进行检验，主要包括备份数据能否打开、数据信息是否完整，文件数量是否准确等。

5.保密要求

本项目实施期间，严格遵守国家保密规定和采购人保密要求，不得以任何方式将采购人的档案实体、档案信息、各类清单等传播到服务场地之外，非经采购人允许，不得将与本项目无关的人和物带入现场，档案实体和电子档案载体不得丢失、泄密、损坏。

（1）保密措施

中标方在投标书中必须详细描述保密措施；

所有工作人员上岗前必须签订保密责任书；

企业承诺不含外资背景，所有人员不含外籍人员；

不允许加工方转包中标项目，一经发现立即终止合同。

（2）保密责任

在档案数字化加工过程中，如因中标方原因造成的泄密事故，由中标方承担全部责任。

（3）信息安全

严格遵守有关保密、档案法律法规和采购人的有关规定。

数字化加工工作必须在指定的场所内进行，确保场所正常秩序和安全。

不得遗失、损坏档案，如有违反有关法律法规的，将追究相关责任人责任。

项目工作人员必须具备一定的档案业务知识和档案整理操作能力及档案数字化加工的实际操作经验。

签订保密协议，加强对工作人员的保密教育。

加工产品单位须在合同中进行责任约定（签订安全保密责任书）；在工作期间必须遵守采购人相关保密制度，严格执行《档案数字化工作档案安全管理及保密要求》的规定。

建立严格的保密制度，加强管理，杜绝工作人员对档案及档案信息的私自复制行为。

工作人员不得以任何形式将各项档案资料带出指定工作现场，工作人员不得携带手机进入现场不得以任何形式进行泄漏、传播档案信息，不得无故查看、讨论档案内容。

扫描加工场地要做好安全及保密，具备保密设施，保证档案原件的安全和保密。

不允许私自使用有移动存储设备，任何加工数据不能私自带出工作区域，加工设备不允许接入互联网。

废弃纸张不得自行销毁，提交采购人在指定地点处理。

项目完成经验收后，加工操作终端上的数据必须在采购人项目负责人的现场监督下销毁，设备经检验确认后才能撤回。

6.软件监管要求

依据《纸质档案数字化技术规范》、《档案著录规则》，项目实施过程中需使用专业流程管理软件进行管理，对档案出库、加工、上架入库等整个过程进行流程监管，能够打印相关交接记录等。

该系统能够满足数字加工过程中包括档案整理、档案扫描、数据校对、光盘刻录、档案装订、品质检查等关键节点的监管要求。

系统有独立的集中式数据存储（需要将初始扫描件、修图件、成品件分离）、采用FTP数据传输、流程高度自定义、档案高度类型自定义、工作量统计、备备查卷、质检、抽检等功能。

7.售后要求

中标方须提供从项目整体验收合格之日起，提供三年的免费质保期服务,且售后服务团队能够及时按质按量提供有效保障服务。

无论在质保期内还是质保期满后，中标方负责对其实施的项目提供24小时不间断技术支持服务，提供电话、传真、电子邮件、现场多种方式技术支持服务，全方位响应需求。

能2小时内响应，并最迟在第2个工作日内排除错误，2个工作日内不能解决的，必须采取临时应急等措施，最大可能地保证濉溪县人民法院档案电子数据的正常使用。

8.其他要求

（1）人员要求

投标人对服务团队管理须有完善的制度规范，保证工作认真负责、服务态度热情、工作内容保密等各项规定。

且能够根据不同的工作内容，投标人应制定不同的注意事项以及工作制度。

服务人员须态度端正、作风优良，熟悉需要服务的岗位业务流程，熟练掌握电脑操作、打印机或扫描仪等办公设备的使用，服从法院规定的规章制度。

工作时间应按照院方要求的标准执行，项目服务人员需为中标方正式员工，社会保险由投标人承担，并自行负责其派驻人员的一切工资、福利、工伤、疾病等一切责任。

（2）报价要求

报价需包含人员工资、税金及其它相关费用，全部由中标方承担，采购人不再支付其它任何费用。

三、评分标准

本项目评分方法采用综合评分法进行评审。

本项目价格分值占总分值的权重为20%，技术分值占总分值的权重为50%，商务分值占总分值的权重为30%。

评分因素

评分标准

经济

部分

（20分）

投标

报价

（20分）

统一采用低价优先法，即满足招标文件要求且投标价格最低的投标报价为评标基准价，其价格分为满分20分。

其他投标供应商的价格统一按照下列公式计算：

投标报价得分＝（评分基准价/投标报价）×20%×100

技术

部分

（50分）

整体方案

（15分）

投标人针对法院系统档案规范化管理要求，对诉讼、文书等综合类档案卷宗的扫描、整理、装订和归档服务能够提供完善方案，且方案具备科学性、合理性、规范性、可操作性等，投标人需在投标文件对上述流程进行描述。

由评委会综合对比，优秀的得11-15分，良好的得6-10分，一般的得1-5分，无服务方案得0分。

保密安全

（10分）

投标人有充分的法院系统外包服务管理经验，能够通过相应的制度、流程、软、硬件设备等加强对诉讼档案卷宗的扫描、整理、装订和归档服务过程中的保密控制，确保档案实体、电子数据安全管理，投标人需在投标文件对上述流程进行描述。

由评委会综合对比，优秀的得8-10分，良好的得4-7分，一般的得1-3分，无服务方案得0分。

专业技术设备

（10分）

1.投标人提供3年内采购的先进可靠的专业档案数字化服务设备，包括档案消毒、扫描仪、高拍仪等设备，尽量避免老旧设备在数字化加工过程中对档案原件造成二次损坏，需提供设备采购发票以佐证。

评标委员会根据各投标人所提供的设备进行综合对比，优秀的得4-5分，良好的得2-3分，一般的得1分，无专业设备得0分。

2.档案加工过程中需要使用法院系统专用档案数字化加工管理软件，软件需对数字化过程进行监控，具备安全控制、双重校对、图像处理（自动纠偏、去污、去白边）、OCR识别等功能，全部具备得5分，每缺少一项功能扣1分。

专业人员

（10分）

1.管理人员要求

需具备系统集成与服务高级项目经理聘用证书及档案管理师（高级）证书，得2分。

2.技术人员要求

（1）项目团队需配备保密专员，具备依法成立，并具有相应资质机构颁发的有关涉密人员培训合格证书，得2分；

（2）售后运维服务团队至少有二人或以上具有ITIL运维管理相关证书的，每提供一个得1分，共2分；

（3）项目团队人员每有一人具有档案管理师（中级）及以上证书的得1分，满分2分；

（4）外包服务团队具备省级及以上档案行政主管部门培训，获得岗前合格证，4（含）人以上得2分，2-3人得1分；1人得0.5分，无技术人员不得分。

说明：

项目人员须为投标人在职人员，提供相关证书及开标前半年供应商为其缴纳社保的证明材料扫描件放入投标文件，同一人具有多个证书的不重复计分（按证书得分最高的计分）。

售后服务

（5分）

1.投标人应提供完整的售后服务方案、服务标准、服务方式、服务内容、紧急情况维护响应能力、售后服务机构距离远近等做出承诺，能够提供完善保障措施，需在投标文件进行描述。

要求的服务标准、服务流程、服务方式、服务内容、紧急情况维护响应能力。

由评委会综合对比，优秀的得2分，良好的得1分，一般的得0.5分，