Outlook邮件管理技巧.docx

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Outlook邮件管理技巧

三、管理技巧

你的正在被越来越多的电子所充斥，面对大量的，怎样才能实现高效的管理呢？

如何才能快速找到所需的呢？

以下给大家介绍一些Outlook的相关功能和操作技巧。

1. 为添加后续标志

后续标记功能可以帮助你用不同的颜色来标记不同类型的。

1、在收件箱的列表区里，对单击后面灰色的小旗子。

2、单击鼠标右键可以选择所需的颜色标志。

在“搜索文件夹”中，标有后续标记的可以按照颜色的不同分门别类的显示出来，供你快速浏览和查找。

2.为重要添加提醒

利用标志，我们还可以对重要的或需要在指定时间处理的添加“定时提醒”。

右击标志，选择【添加提醒】命令，弹出“后续标志”窗口。

在“标志”后选择对进行标志的理由（默认为“需后续工作”，选择该标志后，会出现在“标有后续标志的”的中），在“标志颜色”后选择适当的颜色，在“到期时间”后的两个下拉列表中分别设置提醒的日期和时间。

这样，当指定的到期时，Outlook会自动弹出提示框帮你提醒。

3. 使用“搜索文件夹”查找

在文件夹视图中，单击“搜索文件夹”，选择“标有后续标志的”，利用它可以方便的找到标有后续标志的。

1、右键单击“搜索文件夹”，选择【新建搜索文件夹】。

2、在“新建搜索文件夹”对话框中，双击“特定人员发来的”，在联系人列表中选择特定的联系人。

如果在联系人中没有的话，可以直接在下面“收件人”里手工填写。

4. 使用“查找”按钮搜索

方法一：

1、单击常用工具栏上【查找】按钮。

2、在“查找”栏中，填写发件人的信息（比如：

E-mail地址、姓名）。

在【搜索围】里选择要搜索的位置。

单击【立即查找】。

3、查找条件可以保存为搜索文件夹，单击查找工具栏上的【选项】按钮，选择“将搜索另存为搜索文件夹”。

方法二：

在标题上单击右键，“查找全部”，选择【来自发件人的】。

5. 新建电子文件夹

随着时间的推移，收件箱里的会越来越多，虽然可以用查找功能来整理这些，但每次都这样做依然很麻烦。

建议大家建立新的文件夹来存放同类的。

比如你可以将好朋友发来的全都存放在名为“朋友的来信”的文件夹中，这样，你就可以很快从自定义的文件夹中找到这一类了。

执行【文件】→【新建】→【文件夹】命令，打开“新建文件夹”对话框，输入新文件夹的名称，并指定新文件夹要放在哪里。

建立好自己定义的文件夹后，我就可以将分类保存了。

打开收件箱，先选择，然后按住鼠标左键不放并拖曳至相应的文件夹图标上，释放鼠标即可。

6.实现的自动分拣

现实生活中寄出的信件，是经过邮局的拣信和分信处理，才投递到我们的信箱中。

Outlook也提供了“自动分拣”的功能，它可以帮助我们执行的分类。

执行【工具】→【组织】命令，打开“组织”窗口。

接下来你就可以在“组织”窗口中设置分拣的规则了。

单击【规则和通知】按钮，或直接执行【工具】→【规则和通知】命令，可以创建更复杂的电子自动分拣规则。

你可以直接选择某一种规则向导，通过模板快速创建分拣规则，也可以直接由空白规则开始进行创建。

例如在此我们选择“将某人发来的移至文件夹”这一模板，指定将发件人为“老”的转移到名为“老”的文件夹中。

最后，你可以选择“立即对已在‘收件箱’中的运行此规则”一项，对收件箱中的曾经收到的所有运行此规则进行分拣。

最后要说明的是，Outlook允许我们设置多条分拣的规则，这些规则都列在“规则和通知”对话框中的列表里，优先级由上到下依次排列。

我们可以对某条规则的容进行修改，只要点击选中这条规则，然后单击【更改规则】按钮即可。

今天先写到这儿，下次我们接着聊有关Outlook联系人的管理方法和操作技巧~~