Word排版常用技巧.docx

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Word排版常用技巧

Word排版常用技巧

一、字体运用技巧

了解和熟悉字号、字体与字形是计算机排版的基础知识。

1、字号

字号是字的大小规格。

一般采用“磅数制”和“号数制”来表示。

（1）磅数制

磅数制又称点数制，1磅=0.35mm。

（2）号数制

字的大小用号来表示，如5号字、4号字等。

在排版中用号数表示比较方便，共有22种字号。

公文排版中一般用3号或4号字，图书正文排版一般使用5号字，期刊正文使用5号或小5号字。

公文大标题排版用2号或3号字。

2、字体

常用印刷字体主要有：

宋体、仿宋、楷体、黑体四种。

图书正文排版一般使用宋（XX）体，期刊正文排版一般使用XX体，公文正文排版一般使用仿宋体。

公文大标题使用黑体或标题宋体。

（1）宋体：

宋体字的字体方正稳重，秀丽清晰，阅读醒目，是千百年来在书刊等应用中被人们优选出来的一种字体，所以书刊、报纸、杂志的正文大都采用此种字体（书刊一般字体大一些且行距也相对大一点，多使用竖画略粗一点的XX字体，不过现在有些杂志或书籍也使用细等线体，而报纸由于行距较密且字体较小，因此多采用报宋字体）。

特点：

横细竖粗，“撇如刀，点如瓜子，捺如扫”，笔法严谨，带有装饰性的点线，字形方正典雅，严肃大方，是美术字体之首。

宋体是与印刷术同龄的出版字体，最适用于包括电视字幕在内的任何媒体。

当你不知道选择哪种字体的时候，就选择宋体。

西方拼音文字的印刷体都沿用了中文宋体的韵味并公认为是国际化字体。

这种最普通、最平淡的字体其实是最美、最永恒的字体。

正文多用五号宋体字。

（2）仿宋：

笔画粗细一致，讲究顿笔，挺拔秀丽，适合手写体的仿宋体，当时称为新宋。

是现代宋体的一种。

特点：

字身秀长、宋楷结合、横斜竖直、粗细一样、间隔均匀，起笔顿顿，落笔顿顿。

仿宋体是早期中文打字机的专用字体，由于那种打字机多用于国家机关，因此仿宋体至今仍是红头文件的专用字体。

印刷品中使用仿宋体给人某种权威的感觉，一般用于观点提示性阐述，电视字幕不多用。

主要用于书、报、杂志及古籍和诗词、仿古文献正文和小标题。

（3）楷体：

楷体字的字体典雅，笔画圆润，结构匀称，流畅自然，字体娟秀，带书卷味。

特点：

形体方正，笔划平直，规矩严谨，丰满秀丽。

它是近、现代印刷品中追求书卷味的产物，适用于书、报、杂志及各级教材的中小标题，低幼读物和启蒙教材正文等；在专业书籍中多用于主观文字当中。

（4）黑体：

笔划横平竖直，粗细一致，笔划较粗，方头方尾形成方黑一体而得名。

特点：

由宋体结构，笔划单纯，相互大方，醒目粗壮。

黑体字在字架上吸收了宋体字结构严谨的优点，在笔画的形状上把横画加粗且把宋体字的耸肩角削平为等线状，形成横竖笔画粗细一致，变宋体字的尖头细尾和头尾粗细不一的笔画为方形笔画，因而独具一格，给人一种粗实有力、严肃庄严、朴素大方的感觉。

厚重、抢眼。

多用于标题制作，有强调的效果。

但电影、电视唱词字幕字号较小，用宋体有时容易让人看了眼花，用清瘦型的黑体做唱词已被普遍接受。

3、字形

字形是指字的形状。

如方形、长形、扁形、粗笔、细笔等。

二、版面基本术语

1、版面结构与版心

版面结构由版面、版心及版式组成。

版面：

指在书刊或报纸的一面中，图文部分和空白部分的总和。

版面由版心、天头、地脚、订口（里口）、切口（外口）等组成。

各部分位置见图0：

图0

版心：

版面的文字部分和图表部分。

版心尺寸受开本大小制约。

各种标准开本对应标准版心尺寸。

版心的基本参数有：

字号、行距、每页行数和每行字数。

版式：

排版的格式。

包括：

①版心尺寸、行数/版、字数/行；

②正文的字体与字号；

③各级标题的字号、占行及排版形式（居中、前空、回行等）；

④插图、插表的排版形式；

⑤页码、书眉、脚注形式；

⑥正文以外的附件部分的排版形式（附表、附图、参考资料等）。

2、排版说明术语

①通栏：

正文行长度与版心宽度相等。

②分栏：

正文行长度为版心宽度的1/2（双栏）,1/3（三栏）等。

分栏排时，栏间留空称为栏间距。

期刊、报纸常用分栏排。

③跨栏：

正文分栏排时，随文的插图、表格在一栏中排不下时，需伸展到另一栏称为跨栏或叫破栏。

④背题：

标题起在页末行，下面无正文相随，称为背题。

背题是排版的禁忌，可通过减行或加空来避免背题。

三、排版常用技巧

1、设置纸张和文档网格

写文章前，不要上来就急于动笔，先要找好合适大小的“纸”，这个“纸”就是Word中的页面设置。

从菜单中选择【文件】|【页面设置】命令，显示“页面设置”对话框，选择【纸张】选项卡，如图1所示。

图1

通常纸张大小都用A4纸，所以可采用默认设置。

有时也会用B5纸，只需从“纸张大小”中选择相应类型的纸即可。

很多人习惯先录入内容，最后再设纸张大小。

由于默认是A4纸，如果改用B5纸，就有可能使整篇文档的排版不能很好地满足要求。

所以，先进行页面设置，可以直观地在录入时看到页面中的内容和排版是否适宜，避免事后的修改。

考虑到阅读报告的LD们，对于密密麻麻的文字阅读起来比较费力，还可以调整一下文字。

通常，很多人都采用增大字号的办法。

其实，可以在页面设置中调整字与字、行与行之间的间距，即使不增大字号，也能使内容看起来更清晰。

在“页面设置”对话框中选择“文档网格”选项卡，如图2所示。

图2

选中“指定行和字符网格”，在“字符”设置中，默认为“每行39”个字符，可以适当减小，例如改为“每行37”个字符。

同样，在“行”设置中，默认为“每页44”行，可以适当减小，例如改为“每页42”行。

这样，文字的排列就均匀清晰了。

2、设置样式

现在，还是不用急于录入文字，需要指定一下文字的样式。

通常，很多人都是在录入文字后，用“字体”、“字号”等命令设置文字的格式，用“两端对齐”、“居中”等命令设置段落的对齐，但这样的操作要重复很多次，而且一旦设置的不合理，最后还要一一修改。

熟悉Word技巧的人对于这样的格式修改并不担心，因为他可以用“格式刷”将修改后的格式一一刷到其他需要改变格式的地方。

然而，如果有几十个、上百个这样的修改，也得刷上几十次、上百次，岂不是变成白领油漆工了？

使用了样式就不必有这样的担心。

样式是什么？

简单地说，样式就是格式的集合。

通常所说的“格式”往往指单一的格式，例如，“字体”格式、“字号”格式等。

每次设置格式，都需要选择某一种格式，如果文字的格式比较复杂，就需要多次进行不同的格式设置。

而样式作为格式的集合，它可以包含几乎所有的格式，设置时只需选择一下某个样式，就能把其中包含的各种格式一次性设置到文字和段落上。

样式在设置时也很简单，将各种格式设计好后，起一个名字，就可以变成样式。

而通常情况下，我们只需使用Word提供的预设样式就可以了，如果预设的样式不能满足要求，只需略加修改即可。

从菜单选择【格式】|【样式和格式】命令，在右侧的任务窗格中即可设置或应用格式或样式，如图3所示。

要注意任务窗格底端的“显示”中的内容，在图3中，“显示”为“有效格式”，则其中的内容既有格式，又有样式。

例如，“加粗”为格式，“标题1”为样式，“标题1+居中”为样式和格式的混合格式。

对于初学者来说，很容易混淆。

为了清晰地理解样式的概念，可在如图3所示的“显示”下拉列表中选择“有效样式”，则显示如图4所示的内容。

这时，将只会显示文档中正在使用及默认的样式。

图3

图4

“正文”样式是文档中的默认样式，新建的文档中的文字通常都采用“正文”样式。

很多其他的样式都是在“正文”样式的基础上经过格式改变而设置出来的，因此“正文”样式是Word中的最基础的样式，不要轻易修改它，一旦它被改变，将会影响所有基于“正文”样式的其他样式的格式。

“标题1”~“标题9”为标题样式，它们通常用于各级标题段落，与其他样式最为不同的是标题样式具有级别，分别对应级别1~9。

这样，就能够通过级别得到文档结构图、大纲和目录。

在如图4所示的样式列表中，只显示了“标题1”~“标题3”的3个标题样式，如果标题的级别比较多，可在如图3所示的“显示”下拉列表中选择“所有样式”，即可选择“标题4”~“标题9”样式。

现在，规划一下文章中可能用到的样式。

对于文章中的每一部分或章节的大标题，采用“标题1”样式，章节中的小标题，按层次分别采用“标题2”~“标题4”样式。

文章中的说明文字，采用“正文首行缩进2”样式。

文章中的图和图号说明，采用“注释标题”样式。

规划结束之后，即可录入文字了。

首先，录入文章第一部分的大标题，如图5所示。

注意保持光标的位置在当前标题所在的段落中。

从菜单选择【格式】|【样式和格式】命令，在任务窗格中单击“标题1”样式，即可快速设置好此标题的格式，如图6所示。

图5

图6

用同样的方法，即可一边录入文字，一边设置该部分文字所用的样式。

注意在如图3所示的“显示”下拉列表中选择“所有样式”，即可为文字和段落设置“正文首行缩进2”和“注释标题”样式。

当所需样式都被选择过一次之后，可显示“有效样式”，这样不会显示无用的其他样式。

文章的部分内容录入和排版之后的效果如图7所示。

为了方便对照，图中左侧列出了对应文章段落所用的样式。

图7

在录入和排版过程中，可能会经常在键盘和鼠标之间切换，这样会影响速度。

对样式设置快捷键，就能避免频繁使用鼠标，提高录入和排版速度。

将鼠标指针移动到任务窗格中的“标题1”样式右侧，单击下拉箭头，如图8所示，单击【修改】命令。

显示“修改样式”对话框，如图9所示。

图8

图9

单击【格式】按钮，选择【快捷键】命令，显示“自定义键盘”对话框，如图10所示。

此时在键盘上按下希望设置的快捷键，例如【Ctrl】+【1】，在“请按新快捷键”设置中就会显示快捷键。

注意不要在其中输入快捷键，而应该按下快捷键。

单击【指定】按钮，快捷键即可生效。

图10

用同样的方法为其他样式指定快捷键。

现在，在文档中录入文字，然后按下某个样式的快捷键，即可快速设置好格式。

文档中的内容采用系统预设的样式后，格式可能不能完全符合实际需要。

例如，“标题1”样式的字号太大，而且是左对齐方式，希望采用小一点的字号，并居中对齐。

这时可以修改样式。

将鼠标指针移动到任务窗格中的“标题1”样式右侧，单击下拉箭头，如图8所示，单击【修改】命令。

显示“修改样式”对话框，如图9所示。

选中“自动更新”选项，单击【确定】按钮完成设置。

这样，当应用了“标题1”样式的文字和段落的格式发生改变时，就会自动更改“标题1”样式的格式。

选中采用了“标题1”样式的某段文字，例如“一、中国互联网络宏观状况”，然后利用“格式”工具栏设置字号和居中对齐。

注意文章中所有采用“标题1”样式的文字和段落都会一起随之改变格式，不用再像以前那样用格式刷一一改变其他位置的文字的格式。

因此，使用样式带来的好处之一是大大提高了格式修改的效率。

3、对文章的不同部分分节

文章的不同部分通常会另起一页开始，很多人习惯用加入多个空行的方法使新的部分另起一页，这是一种错误的做法，会导致修改时的重复排版，降低工作效率。

另一种做法是插入分页符分页，如果希望采用不同的页眉和页脚，这种做法就无法实现了。

正确的做法是插入分节符，将不同的部分分成不同的节，这样就能分别针对不同的节进行设置。

定位到第二部分的标题文字前，从菜单选择【插入】|【分隔符】命令，显示“分隔符”对话框，如图11所示。

选择“分节符”类型中的“下一页”，并单击【确定】按钮，就会在当前光标位置插入一个不可见的分节符，这个分节符不仅将光标位置后面的内容分为新的一节，还会使该节从新的一页开始，实现既分节，又分页的功能。

图11

用同样的方法对文章的其他部分分节。

对于封面和目录，同样可以用分节的方式将它们设在不同的节。

在文章的最前面输入文章的大标题和目录，如图12所示，然后分别在“目录”文字前和“一、中国互联网络宏观状况”文字前插入分