X年X月内控检查报告模板.docx
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X年X月内控检查报告模板
传化公路港日常工作检查报告
编号:
2016-001号
检查时间:
201X年X月X日-X月X日
检查人员:
XXX、XXX、XXX
报告整理:
XXX
XXX检查组近日完成了对公司日常工作检查,检查期间为201X年X月至201X年X月,检查容为日常经营工作中的制度执行情况,现就检查情况汇报如下:
XX公司201X年X月至今在日常经营管理面存在较多违规现象,整体工作较差。
XX管理团队,缺乏团队协作精神、执行力较差,互相推诿扯皮现象较多,造成各项工作存在问题。
XX财务团队比前次检查有所进步,财务基础工作有了明显提高,但其他各项工作仍需改进。
三、存在问题
(一).XXXX
1.截止XX月XX日XXXXX(见下表)。
2.截止XX月XX日XXXXX(见下表)。
3.截止XX月XX日XXXXXX(见下表)
(二).多种经营问题:
1.多种经营未按制度规定签订合同,部分合同中没有履约保证金、质量保证金的收取条款(见下表)。
2.ATM机点位(农行、工行)合同于11月4日到期,目前未续签合同。
3.部分点位免费提供给商户使用,流程已审批完毕,但未签订免费使用合同(见下表)。
4.地下停车场灯箱宣传点位共25组100个,与撒木广告签订合同20个,实际使用53个(见下表),与合同审批不符;其余灯箱中部分提供给主力店免费使用,未签订免费合同。
5.地下美车堂在地下车库设立LED广告屏,未签订合同(见下图)。
(三).停车场管控存在问题:
1.空白停车卡台账混乱,不符合台账要求,未对空白卡按进销存管控,实际盘点时,财务部有300余空白停车卡。
2.停车场收费系统用户设置不符合要求,未按收费员真实姓名设置用户名,目前系统存在“收费员1-6”的用户名,责任划分不清(见下图)。
经查询,收费员1为曾玲玲,收费员2为小龙、秀丽两人,收费员3为军军,收费员4为晶,收费员5为宇飞,收费员6为成林。
3.华润超市无偿使用停车场6个车位,未经审批、未签合同(见下图)。
(四).消防设施设备检测招投标围标:
2013年9-10月消防设施设备检测招标业务存在外串通围标行为,有以下四点证明:
1.三家投标单位消防检测案完全一致(见下图)。
2.授权委托书、招标文件领取确认书签字人字体完全一致,三家明显为同一经办人(见下图)。
3.三家投标保证金交纳地点为同一个工行、同一个柜台,三笔保证金汇款时间前后仅三分钟(见下图)。
4.商务标评标结果中有一家单位低于60分,未淘汰出局,评标结果仍然有效(见下图)。
(五).食堂目前属于亏损运营,商管公司累计垫付资金17万元(见下图):
(六).日常业务违规问题:
1.原总经理未经批准,擅自增加优秀部门、员工奖励标准,比集团规定提高一倍(见下表)。
2.公司外部培训未按流程报总部批准(见下表)。
3.出租车费报销弄虚作假,违规报销(见下图)。
(七).公司控薄弱,存在违规问题:
1.财务部未取得发票,支付合同款;2013年10月支付工装采购预付款,未按合同约定取得发票(见下图)。
2.工程部违反采购制度,在未申报资产采购流程、也未询价议价的情况下,直接采购工程设备;财务部监督不到位,配合支付采购款(见下图)。
总部7月3日下通知,要求采购设备,工程部直到8月9日以紧急采购名义借款;总部通知中并未指定供应商,因此应按采购制度进行询价、议价式,不能直接采购。
财务部未核实相关流程、手续,配合工程部支付采购款;采购完毕,未及时按固定资产流程补申报,部门间无沟通、配合。
截止目前该事项仍未处理完毕。
(八).财务基础工作薄弱,问题较多:
1.财务核算工作较差,部分业务核算不符合指引要求,如凭证摘要编写、员工社保核算、能源费核算、低值易耗品核算、客商辅助核算等均不符合指引规(见下图)。
摘要编写不符合规要求
2.财务监督不到位,库存物资管理流于形式;财务部对于采购的工程物资未按进销存核算,也未建立资产明细台账,直接计入当期损益,物资盘点依据库存管理软件中的记录,该记录由库管员进行录入,不符合控管理要求。
3.合同管理不到位,合同台账不健全,未按合同类别建立台账;截止目前,2011-2012年度合同尚未整理归档。
4.业务审核把关不,管理存在漏洞(见下图)
OA审批为每年费用16744元,实际合同第一页为三个月应支付16744元,合同第二页金额变为16740元,全部不相符,财务部无一人发现此问题。
四、管理风险:
(一).呼市万达广场绿植租摆于2013年10月22日到期,截止目前仍未启动招投标工作,工作已重滞后;目前该业务合作仍为原合作单位(赛罕区春霖花店),属于无合同执行,未报立项、未签订补充协议;已重违反公司制度。
(二).根据2013年9月招投标结果,呼市万达广场广场保洁、外广场及地下车库保洁、材养护三个标段均由科利凯恩公司中标,存在较大合作风险(三个标段业务不能由同一家公司执行)。
(三)2011年度呼市商管为了完成指标,签订虚假合同,虚增收入240万元,此事已经查明,目前该笔虚构业务仍未处理,账面显示应收240万元,要求呼市商管及时请示总部,核销该笔业务。
(四)经检查,呼市商管账面应收项目公司2011年9-2012年1月电费324034.31元,应收律师费、仲裁费335963.52元,该事项应及时与项目公司沟通清理,避免公司损失。
五、整改要求
(一).针对欠费问题,要求呼市商管高度重视,财务部、营运部应加强工作沟通配合,财务部应及时对欠费做出预警和跟踪,及时反馈欠费信息;营运部应及时查看、催缴欠费,切实履行工作职责。
(二).对于多种经营中存在的问题,要求呼市商管高度重视,财务部应加强巡场措施,及时发现并反馈多种经营存在的问题;营运部应按制度规格执行,对多种经营中的违规行为及时整改。
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(三).对于停车场管控中存在的问题,要求财务部按规建立空白卡台账,及时登记空白卡进销存情况,做到台账规,账实相符;要求信息部及时修改系统中的用户名,做到责权分明。
(四).对于招投标中的违规行为,要求呼市商管部彻底查实责任人,按公司规定予以处理。
(五).对于食堂亏损问题,要求呼市商管加强采购管理,降低各项成本,无法弥补的亏损应及时请示总部后转入当期损益,在公司指标消化。
(六).对控薄弱和日常业务中的违规问题,要求呼市商管认真组织员工培训,学习公司制度,格按公司制度执行;并由财务负责人进行自查,应由相关责任人承担的,应当追回公司损失。
(七).对于会计核算、基础工作中存在的问题,要求呼市商管财务部认真学习公司财务规、会计指引,格按照规要求改进基础工作,提高自身业务水平,规财务工作。
(八).对于公司存在的问题,要求呼市商管高度重视,并按报告要求整改,财务负责人为直接责任人,制定整改计划,逐一落实报告中问题的整改进度,并在2014年1月25日前以书面形式向检查组提交整改报告。
传化检查组
二零一X年XX月XX日