计算机办公技巧.docx

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计算机办公技巧

1快速打印Office文件

2使Word打印更清晰

3轻松进行缩放打印

4在Word中进行多版打印

5轻松实现文件异地打印

6轻松进行选择打印

7任意调整打印Word文件

8如何实现双面打印

9即时取消后台打印

10自动按纸张大小调整打印

11减少多余页

12消除Word打印文件时的空白页

13页面版式精确打印

14巧妙隐藏不需打印的部分文本

15打印隐藏的文字

16让Word当翻译

17Word中直接启动Outlook

18Word启动技巧

19Word巧制web网页

20Word中自动滚动翻页

21选择IE方式的文件前进（后退）

22简体与繁体中文快速转化

23如何加快文件操作

24保存文件对话框中的快捷键

25恢复字体所见即所得功能

26给文件嵌入字体

27快速启动屏幕程序

28给Word文件减肥

29让Word2000与WordXP共存

30Word中批量转换文件

31让OfficeXP支持Acrobat5

32巧用“插入文件”功能合并多个文件

33巧用“版本”功能保存修改信息

34同文件双窗口浏览

35通配符的使用技巧

36多个文件一次关闭

37一次性保存多个文件

38为多个相关文件建立超级连接

39巧设置隐藏书签

40快速翻页

41打开文件也有技巧

42更改Word邮件发送默认软件

43妙用剪贴板进行替换

44快速打开Word格式文件

45用Word打开WPS格式的文件

46快速获取帮助信息

47五秒钟输入3万个汉字

48窗口元素使用技巧

49Word快捷键列表巧妙查

50快速预览文件内容

51快速缩放Word文件

52巧在Word中调用外部程序

53避免文字被错误超链接

54隐藏空白增大视野

55利用Word创建PowerPoint演示文稿

56巧妙设置，消除一些眼疲劳

57快速引入其他文件对象

58Word中直接调用数据库

59用语音控制宏

60巧用MicrosoftOffice工具恢复响应

61解决字体带来的烦恼

62如何让总页数计数“自动化”

63如何修复已损坏的Word文件

64功能超强的查找与替换

65巧用通配符来快速查找与替换

66快速实现Word文件内容查找

67如何设置指定的文件页码起始值

68制作专用Word

69更改默认保存目录

70给Word文件加密

71轻松防止宏病毒

72如何清除记录

73调整自动保存时间间隔

74如何保护好自己的文件

75直接建立新文件夹保存文件

76巧妙隐藏文件内容

附录：

Word中常用的快捷键

办公操作计算机技巧

1 快速打印Office文件

做好很多Office文件给领导审查后，要再进行重新打印，通常一般是先打开这个文件，然后再选择打印，如果有很多的话，这样一个个打开进行打印确实很麻烦，有没有更好的办法呢？

答：

有，在找到这个文件所在的地方后，然后用鼠标右键单击该文件图标，在弹出菜单中会看到有个打印选项，然后选它就可以直接打印了，如果有很多文件需要同时打印，可以按住“Shift”或“Ctrl”键选取批量文件，然后单击鼠标右键打印，可以省去很多时间，在Excel中也可使用。

2 使Word打印更清晰

对于使用的针式打印机的用户，在打印Word中图片时，常发现效果不清晰，请问有没有办法增强清晰度呢？

答：

在Word中，可以对插入的图片进行属性设置，使其以灰度方式打印，这样可以把图片中纯白色部分去除，从而使得打印效果更加清晰。

具体操作方法为：

单击“插入→图片→来自文件”命令，将图片文件插入后会出现“图片属性”窗口，单击“属性”工具栏的第二个按钮，选择“灰度”，或者在图片上单击鼠标右键，选择“设置图片格式”选项，再在“设置图片格式”窗中选择“图片”选项卡，在颜色栏选择“灰度”即可。

小提示：

如果是以彩色方式打印，此技巧不起作用。

3 轻松进行缩放打印

有些用户需要利用Word来制作一些文件，但有时为了只打印一个大致效果，为了节约成本而想进行缩放打印，请问在Word中可否实现？

答：

在Word2000以前的版本中，文件编辑与打印使用的“纸型”必须相同。

而在Word2000及WordXP中，只需单击菜单栏“文件→打印”命令，在“打印”对话框中单击“按纸型缩放”下拉列表，从中选择打印所使用的纸张。

如果当前页面设置为A4，而想使用B5纸进行打印，可以在下拉列表中选择B5，Word会通过缩小字体和图形的尺寸，将A4纸型的文件打印到B5纸上。

反之它会自动放大字体和图形的尺寸，将较小纸型的文件打印到较大的纸张，同时不会发生版式变化。

小提示：

在Word使用过程中，有没有碰到这种尴尬，即按某种纸张大小设置好了版面，却发现要打印纸张大小不一致，此时该怎么办呢？

难道按新纸张大小重新更改版面设置吗？

其实此时也完全不必，同样可利用上面讲方法在“按纸型缩放”下拉列表中选定新打印纸型即可。

4 在Word中进行多版打印

按上面介绍的方法在进行缩放打印时发现一个新问题：

有没有办法在一张纸上打印多个页面，以更好地节省纸张及观看效果呢？

答：

可以，打开欲打印的文件，单击“文件→打印”命令打开“打印”对话框，在对话框中单击“每页版数”下拉列表，选择每张纸打印的版数。

对于A4之类的小规格纸张，可选择“2版”或“4版”。

使用8开纸时选择“2版”，可以打印“公文”格式的两分栏文件（即在一张8开纸上打印两页16开文件）。

只要打印机的分辨率足够高，甚至可以在1张纸上打印16版，从而节约大量纸张。

小提示：

Word2000以前的版本没有提供多页文件打印到一张纸上的功能，如果有这类打印需要，可以借助Fineprint虚拟打印软件完成。

5 轻松实现文件异地打印

有些需要把家里制作好的Word文件带到单位进行打印，但单位的机器没有安装Word，请问有没有办法在单位机上不安装Word的前提下完成打印任务呢？

答：

可以，首先在自己的计算机上安装一个和单位相同型号的打印机，方法是：

进入“控制面板”，打开“打印机”进行添加，然后按提示放入打印机安装盘进行安装即可。

接下来再打开要带到单位打印的Word文件，再单击“文件→打印”命令打开对话框，选中其中的“打印到文件”复选框，按“确定”按钮后弹出“打印输出到文件”对话框，在其中输入文件名并选择保存位置，如D:

\文件.prn，完成后再单击“确定”按钮。

接下来把该文件拷贝到单位计算机上（如C:

盘根目录下），再在MS-DOS窗口提示符号后输入命令“copyc:

文件名.prnprn/B，即可将编辑好的Word文件打印出来。

6 轻松进行选择打印

在Word中，可以根据页码范围进行打印，但究竟是如何操作呢？

答：

打开要选择打印的文件文件，再单击“文件→打印”命令，在“打印”窗口“页面范围”下便可进行打印页面选择，如只打印该文件第1页及第5页，则可在“页面范围”栏直接输入“1.5”，再单击“确定”按钮便可打印第1页及第5页。

而利用短横线可起到起始页至终止页的作用，如输入“2-10”，则会打印第2页至第10页；并且可对多个连续页中用逗号进行分隔，如打印第3～7页和第9～11页，可输入“3-7，9-11”。

如果只要打印某节文件，则可按“S节号”的格式输入指令，例如“S3”表示打印第3节。

对于不连续的节，仍然用逗号加以分隔，如“S2，S6”表示打印第2节和第6节。

若打印一节内的某页，可输入“P页码S节号”，例如“P5S3”表示打印第3节的第5页，“P3S2-P4S5”表示打印第2节的第3页至第5节的第4页。

如果仅仅打印文件的某一部分，可以将该部分先选中，再单击“文件→打印”命令打开“打印”窗口，在“页面范围”下选择“所选内容”复选框，再单击“确定”按钮进行打印即可。

7 任意调整打印Word文件

在打印一些文件的文字内容时为了追求美观需按非常规的方式来打印，比如需要将文字信息旋转一定的角度再打印到纸上，请问该怎么实现？

答：

其实要实现这种旋转打印文字信息是办得到的。

可以通过把文件信息转换成图片的形式，然后再设置旋转该图片，最后打印的效果是一样的。

具体操作如下：

首先选择要打印的文件信息，然后单击“复制”按钮，然后再单击“编辑”菜单栏中的“选择性粘贴”选项，在弹出的“选择性粘贴”对话框中选择“图片”格式，单击“确定”按钮，将内容粘贴到文件中。

这样，刚才选定的文件信息就转换成了一张图片，可以通过“绘图”工具箱对其进行任意的调整（当然也包括旋转），设置好后再进行打印即可得到不错的效果。

8 如何实现双面打印

在使用Word编辑打印文件资料时，需要将编辑出的文字资料打印在同一张纸的正反两面上，要求在装订后，不能使反面的资料被遮挡。

请问该如何操作。

答：

要实现在同一张纸上实现双面打印，并且反面内容不会因为装订而被遮挡，这就要求正反两面的宽度不能设为一致，要使其中一侧的宽度比另一侧宽一些以便装订。

具体实现步骤如下：

首先单击“文件”菜单栏中的“页面设置”选项，在弹出的设置对话框中，主要是对“页边距”选项卡中内容进行设置，它决定能否进行双面打印。

对页边距中的上、下、内侧、外侧、装订线等值进行设置，内侧、外侧一般可以按默认的，装订线的值一般为1～1.5厘米左右，也可根据纸张和用户的要求来具体设置。

然后选择“对称页边距”复选框。

使其处于启用状态，这样双面打印的页面设置完毕。

接下来还要对打印进行设置。

单击“文件→打印”命令，再单击“设置”按钮进入打印设置窗口，在其中选择双面打印。

需要注意的是由于激光打印机出纸的顺序的不同，在设置时也要有所区别，如使用打印机为上出纸，要进入“选项”设置，在“双面打印”选项中，将“打印顺序2”选中。

如果使用下出纸，就不要进行该步设置。

通过打印设置后，就可实现上述的双面打印效果了。

9 即时取消后台打印

在使用Word进行打印时，有时刚刚执行完打印命令，突然发现还要修改，想取消打印。

不知道是否有什么好方法取消打印？

答：

一般来说，当执行了打印命令后，系统会自动将打印任务设置为后台打印，同时在状态栏上出现“打印机”图标，“打印机”图标旁边的数字显示的是正在打印的页的页码。

如果突然想要取消该操作的话，只要用鼠标右键双击“打印机”图标打开“打印”窗口，在要取消的打印项上单击鼠标右键，选择“取消打印”选项即可，不过动作得快，要赶在打印机真正开始打印之前才行，一般也就在10秒之内。

小提示：

另外也可把打印机的联机关闭，使其处于未联机状态，稍等便会弹出一个对话窗口，从中单击“取消”按钮即可取消打印操作。

10 自动按纸张大小调整打印

若在打印时想让Word配合纸张大小，自动进行调整页面大小进行打印，请问这可以做到吗？

答：

是的，可以如下操作：

单击“文件→打印”命令，在“缩放”中选“按纸型缩放”即可把多页文件打印在一张纸上。

11 减少多余页

在编辑好Word文件进行打印多份时，总会在打印完两页后产生一张白页。

查看文件内容，发现空白页（无内容）是由于前一个表格而产生的，请问有没有办法去掉这一张空白页？

答：

对于多出的空页，很多朋友都是采用调整字号或删去字符的方法来进行，其实在Word中为我们提供了这项功能，单击菜单栏“文件→打印预览”命令，单击工具栏中的“缩至整页”按钮，Word就会通过缩小字号等方法消除孤行，如果不满意，可以单击“编辑”菜单下的“取消缩至整页”命令还原。

小提示：

我们也可尝试采用这种方法来去掉空页，只需要把插入点移到文件的最后一段，把这一段的行间距设置为固定值“1”就可以了。

12 消除Word打印文件时的空白页

在用Word2000打印文件时，最后有时会出现一张空白页，但文件中最后并没有空白页，请问