标准公文模板制作方法.docx

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标准公文模板制作方法

对照标准制作模板规范格式方便应用

徐州市政协徐智勇

文章摘要：

如何规范党政机关行政公文的格式？

如何使印发的行政公文符合《国家行政机关公文处理办法》和《国家行政机关公文格式》国家标准的规定？

本文以党政机关行政公文常用的红头文件为目标，逐一对照《办法》和《标准》中对行政公文各要素的具体要求，详细阐述了如何使用微软Word文字处理软件制作标准行政公文模板的方法和步骤。

以供学习参考、交流探讨、互助共进。

相关公文格式标准

1．行政机关的公文种类：

主要有命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、报告、批复、函、会议纪要等。

2．部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文。

3．“请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。

4．“报告”不得夹带请示事项。

5．人名、地名、数字、引文准确。

引用公文应先引标题，后引发文字号。

引用外文应注明中文含义。

日期应写明具体的年、月、日。

6．公文的结构层次序数：

第一层为“一”，第二层为“

（一）”，第三层为“1．”，第四层为“

（1）”。

如层次较少可以跨层使用，但层次序列、序数格式不变。

7．公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

8．标识公文横向距离的长度单位为字。

一个字指一个汉字空间。

9．标识公文中纵向距离的长度单位为行。

以一个标准正文字体高度加一个标准行间空白为一基准行。

10．公文各要素标识规则：

《国家行政机关公文格式》标准将组成公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。

置于公文首页红色反线（含）以上的各要素统称眉首；置于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素统称主体；置于主题词（含）以下的各要素统称版记。

Word公文模板制作

首先打开Word，进入Word窗口界面。

一、设置页面

△《国家行政机关公文处理办法》和《国家行政机关公文格式》国家标准中有关页面的具体格式要求（以下简称“格式要求”）：

公文用纸采用定量为60g/m2～80g/m2的胶印纸或复印纸。

一般采用A4型纸，成品幅面尺寸为210mm×297mm。

公文页边与版心尺寸：

天头（上白边）为37mm±1mm，订口（左白边）为28mm±1mm，版心尺寸为156mm×225mm（不含页码）。

排版规格：

正文使用小二号仿宋字体，一般每页排20行，每行24个字。

◇制作设置方法：

1．选择“文件”菜单，选择“页面设置”。

2．选择“纸张”附签，选择纸张类型为A4。

3．选择“页边距”附签，选择方向为“纵向”，将页边距分别设置如下：

上3.7厘米、下3.5厘米、左2.7厘米、右2.7厘米。

4．选择“版式”附签，将页眉边界设置为2.5厘米，页脚边界设置为2.2厘米。

5．选择“文档网格”附签，单击“字体设置”，设置“中文字体”为“仿宋”，“字号”为“小二号”。

6．选中“指定行和字符网格”，设置“每行”为“24”个字符，“每页”为“20”行。

二、设置页码

◇制作设置方法：

1．选择“插入”菜单，选择“页码”；

2．设置“位置”为“页面底端（页脚）”，“对齐方式”为“外侧”。

3．单击“格式”按钮，设置“数字格式”为全角的显示格式，单击“确定”按钮完成页码设置。

4．双击选中页码，将字号设置成“四号”，然后在页码两边各加上一条全角方式的短线“－”，并与页码之间空一半角空格。

三、设置公文份数序号、密级和保密期限、紧急程度

△格式要求：

涉及国家秘密的公文应标明密级和保密期限，密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”。

其中“绝密”、“机密”级公文应标明份数序号。

紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。

其中电报应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。

公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。

用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行。

如需标识秘密等级，用小二号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级和保密期限，在秘密等级和保密期限之间用“★”隔开。

如需标识紧急程度，用小二号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识密级与紧急程度，密级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。

◇制作设置方法：

1．公文份数序号：

“绝密”、“机密”公文需要标识份数序号，可在公文印制完成后使用打码机在第1行左顶格印制序号。

2．设置密级和保密期限：

在第1行设置一个右空为0的右对齐制表符，按Tab键将光移至右对齐位置，输入“秘密★五年”，秘密两字之间空1字，字体设置为小二号黑体。

（可根据修改密级和期限）

3．设置紧急程度标识：

按国家标准规定设置，根据有无密级标识选择紧急程度的排版位置。

操作方法同上。

四、设置发文机关标识

△格式要求：

发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识。

字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，但是最大不能等于或大于22mm×15mm。

发文机关标识应当使用发文机关全称或者规范化简称；联合行文，主办机关排列在前。

◇制作设置方法：

1．在版心第3行输入发文机关标识，如“×××委员会文件”。

2．设置该行文字字体为“小标宋”，字体颜色为“红色”，字号为“60磅”，字符缩放比例为66%（缩放比例可根据字数多少进行调整，以美观大方为准则）。

3．设置该段落为“分散对齐”，设置段落行距为“固定值85磅”。

五、设置发文字号

△格式要求：

发文字号由机关代字、年份和序号组成。

联合行文，只标明主办机关发文字号。

发文字号用三号仿宋字体，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“﹝﹞”括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。

上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。

发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；签发人后标全角冒号，冒号后用二号楷体字标识签发人姓名。

上行文应当注明签发人、会签人姓名。

其中，“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。

◇制作设置方法：

1．发文机关标识下空一标准正文行，输入发文字号，如“徐政协﹝2006﹞3号”。

注：

必须是六角“﹝﹞”括号，而不能是“[]”括号。

2．六角符号插入方法：

选择“插入”——“符号”——“符号”附签，找到六角符号“﹝”、“﹞”后，将光标置于准备插入的地方，单击“插入”按钮即可。

3．设置该行文字居中；设置字体为仿宋，字号为3号。

4．如果是上行文，还需要标识签发人姓名。

设置上行文发文字号和签发人标识：

设置发文字号为左对齐空一字符；设置一个右空1字符的右对齐制表符，按Tab键将光移至右对齐处，输入“签发人：

李建国”，并设置“李建国”三字为二号楷体字。

（可按此方法另行制作一个上行公文模板）

六、设置红色分隔反线

△格式要求：

发文字号之下4mm处印制一条与版心等宽的红色反线。

◇制作设置方法：

1．首先选中“视图”——“工具栏”——“绘图”，单击“绘图”工具条的直线工具，鼠标会变成“十”字形，左手按住键盘Shift键，右手拖动鼠标从左到右划一条水平线。

2．选中该直线，在直线上单击右键，选择“设置自选图形格式”，反线的属性要在这里进行设置。

3．选择“颜色和线条”附签，设置“颜色”为“红色”，“虚实”设置为“实线”，“粗细”设置为“2磅”。

4．选择“大小”附签，设置“宽度”为“15.6cm”。

5．选择“版式”附签，单击“高级”按钮，设置“水平对齐”方式为“居中”、相对于“页边距”；设置“垂直对齐”方式为绝对位置，绝对位置选择“页边距”、“下侧7.7厘米”。

七、设置公文标题

△格式要求：

公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。

行政机关的公文种类主要有命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、报告、批复、函、会议纪要等。

“请示”应当一文一事。

“报告”不得夹带请示事项。

公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

标题一般位于发文字号下空两行，使用二号小标宋字体，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。

◇制作设置方法：

1．在发文字号下空2行，输入标题内容。

多行标题回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。

2．设置标题文字为二号小标宋字体，居中排列。

3．对标题段落进行如下设置：

选中标题段落，去除段落设置标签“如果定义了文档网格，则对齐网格”项前面方框中的对勾。

（如果不设置此项，则多行标题段落之间的行距过大）

八、设置主送机关

△格式要求：

主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。

标题下空1行，左侧顶格用小二号仿宋字体标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。

如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。

◇制作设置方法：

公文标题下空1标准正文行，左侧顶格，输入主送机关名称加全角冒号；设置字体为小二号仿宋，回行时仍顶格。

九、设置公文正文

△格式要求：

正文一般使用小二号仿宋字体，位于主送机关名称下一行，每自然段首行左空2字，回行顶格。

数字、年份不能回行。

人名、地名、数字、引文准确。

引用公文应先引标题，后引发文字号。

引用外文应注明中文含义。

日期应写明具体的年、月、日。

应当使用国家法定计量单位。

公文的结构层次序数：

第一层为“一”，第二层为“

（一）”，第三层为“1．”，第四层为“

（1）”。

如层次较少可以跨层使用，但层次序列、序数格式不变。

文内使用非规范化简称，应先用全称并注明简称。

使用国际组织外文名称或其缩写形式,应在第一次出现时注明准确的中文译名。

公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

◇制作设置方法：

正文设置的主要原则：

主送机关名称下一行，每自然段首行左空两字，回行顶格；公文正文主体使用小二号仿宋字体，文内各级标题及需要重点突出的可设置其他字体标识。

正文字体一般不使用加粗。

十、设置附件标识

△格式要求：

公文如有附件，在正文下空1行左空2字用小二号仿宋字体标识“附件”，后标全角冒号和名称。

附件如有序号使用阿拉伯数码（如：

“附件：

1.××××”）；附件名称后不加标点符号。

附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。

如附件与公文正文不能一起装订，就在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识“附件”（或带序号）。

◇制作设置方法：

公文如有附件，则在正文下空1行左空2字，输入“附件”加全角冒号，然后输入附件名称；附件如有序号则使用阿拉伯数码；附件名称后不加标点符号。

如：

附件：

1．××××

十一、设置成文时间

△格式要求：

单一机关制发公文的成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人签发日期为准。

电报以发出日期为准。

单一机关制发公文在落款处不署发文机关的名称，只标识成文时间。

用汉字将年、月、日标全；“零”写为“○”，如“二○○六年三月十八日”。

公文印制完成后需加盖发文机关印章。

单一机关制发公文的成文时间右空3字，与正文之间空3行。

当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。

◇制作设置方法：

1．在正文（或附件名称）下空3行，按照公文签发日期输入成文时间（注：

“○”不能输入为数字“0”和字母“O”，应使用输入法软键盘中的“单位符号”输