ERP实施中的模板管理全熊峰王琳.docx

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ERP实施中的模板管理全熊峰王琳

中国石油化工股份有限公司（以下简称“中石化”），是国有特大型企业，其下属70余家全资、控股和参股的子公司和分公司，包括油田企业、炼油及化工企业、销售企业及科研、外贸等单位，业务覆盖从上游的石油勘探与开采，直至下游油品及加油站零售管理。

2001年中石化开始全面实施ERP，其目标是“三年建成ERP框架，五年完善”。

在ERP建设中，有两个问题一直萦绕在总部领导的脑海中，一是如何保证实施的是中石化股份公司的ERP而不会是企业自己的ERP；二是，如何在中石化众多企业中低风险、高效率地进行ERP建设。

首先，中石化股份公司是由70多家分（子）公司构成，其中不少本身就是大型的企业，如胜利油田、燕山石化、仪征化纤等等。

各分（子）公司在纳入中石化股份公司前都有自己独立的会计制度，会计核算体系和业务管理模式。

中石化从成立伊始，就一直在做分（子）公司的整合工作。

特别是中石化在三地上市后，国内外的投资者对中石化财务信息的质量和透明度提出了更高的要求，因此，中石化总部在ERP建设开始时就提出，ERP建设是在全股份公司范围内对财务管理制度和核算体系进行规范，实现各公司业务处理流程的标准化，推进中石化整体建立现代企业制度。

其次，中石化众多分（子）公司分布在全国各地。

按照“五年完善”的要求，平均每年要实施十几个单位。

如果按照传统ERP实施的方法，一家一家地单独做，费时又费力，且实施风险大。

根据中石化的实际情况，中石化在ERP实施过程中采用的是整体规划、试点推进方法。

即分别从油田、管道、炼油、化工和销售企业中各选一个或两个试点进行ERP的实施，从中总结出实施经验；然后通过“克隆”的方法，向其他企业推广。

为了保证ERP实施过程中的标准化，同时提高实施效率和降低实施风险，中石化在ERP实施过程中建立了推广模板，并强化了模板在推广单位实施中的应用。

一、中石化ERP推广模板的建立

 在2002年第一期ERP试点实施中，中石化选择了四个试点单位，分别是天津石油、江苏石油、仪征化纤和镇海炼油。

天津石油和江苏石油属于销售企业，分别代表了市级销售模式和省级销售模式。

仪征化纤属于化纤类企业，镇海炼油属于炼油类企业。

由于财务管理是中石化规范化管理的重点，因此在制订模板时，为财务管理制订了单独的模板。

另外，中石化物资供应是由股份公司物资装备部归口管理，采取的是集中采购、统一储备和统一结算的管理体制，因此在制订模板时，也单独为物资供应制订了模板。

总括起来，中石化ERP项目管理办公室制作的2003年推广模板共有五个，包括销售、化纤、炼油、财务和物装。

各模板都从不同角度对ERP推广实施中的内容进行了规范。

1。

企业管理体制的规范

企业的组织是ERP系统的第一要素。

只有组织明确了，系统中的信息才能正确地在系统中不同的组织层次上进行传输和汇总；各级管理者在作决策时，才能从系统中获得相应的信息支持。

因此，在各模板中，中石化首先对管理体制进行了明确和规范，并强调管理体制的建立应站在中石化股份公司的高度，压缩中间层次，体现扁平化的管理。

财务模板对中石化的会计核算体系进行了规范，包括会计科目表、公司代码、业务范围、成本中心和利润中心。

其层次关系见图一：

图一：

中石化ERP系统中的财务核算体系

根据中石化的规定，下属各分（子）公司在系统中进行财务核算时必须采用总部财务部统一下发的会计科目表。

公司代码为需要对外披露财务信息和履行纳税义务的法人单位。

业务范围是为了满足中石化事业部管理的核算及报表需求，而进行设置，包括五个事业部：

油田、炼油、化工、销售和中石化总部。

利润中心是根据各公司下二级单位财务核算和管理的需要，将各个相关部门和组织在系统中维护成独立的利润中心，并建立对应层次。

成本中心是根据各公司成本、费用控制及管理的需要，按照企业行政及生产的组织结构，将相关部门设置为成本中心。

在物装模板中，中石化明确了物资管理的两种模式：

物装公司模式和供应处模式。

在前种模式下，物装公司有自身的财务管理、采购和销售。

在后种模式下，供应处为企业内部的物资供应单位，不含财务管理。

在销售模板中，中石化明确了两种销售模式：

省级模式和市级模式。

在省级模式下，省石油公司和区域石油公司分别在系统中设置成公司代码，采用两级管理模式。

在市级模式下，市公司在系统中设置为公司代码，其下属区域公司设置为公司代码下的利润中心，采用一级管理模式。

而在炼油和化纤模板中，中石化明确了生产企业为一级管理模式，如果其业务涉及了两个或两个以上的事业部，如镇海炼化，其下有炼油分部和化工分部，分别从事炼油和化工业务。

则在系统中炼油分部和化工分部分别设为利润中心，并且各自的业务还需在不同的业务范围中反映。

2、业务流程的规范

 业务流程是业务处理中步骤、角色和职责的载体。

对下属各企业的业务流程进行规范，提高整个中石化业务处理的效率，一直是中石化进行企业文化建设的一个重要内容。

ERP系统中的业务处理是以流程为导向的，因此，在推广模板中，中石化强调了对业务流程的规范。

首先，推广模板对流程进行了归类。

例如，在财务模板中，大的流程包括总账管理流程、应收账款管理流程、应付账款管理流程固定资产管理流程。

每个大流程下又分为若干个子流程，这样就形成了一个完整的财务流程体系。

如图二：

图二：

中石化财务流程体系

其次，模板对于每一个子流程都进行了详细的流程说明，并绘制业务流程图。

流程说明是以表格的形式对流程的处理进行了描述，指出了流程中的控制点，明确了流程处理中的输入和输出（参见图三）。

流程图指明了数据流转的方向，不同岗位在业务流程处理中的工作内容和职责（参见图四）。

流程名称

总账科目主数据维护流程

流程说明

此流程描述根据中石化股份公司及其分公司的总账会计人员，在帐务核算中产生的会计科目变动和修改之需求，在SAP系统中修改会计科目的处理过程。

推广单位

XX石油分公司

流程输入

输入

总帐科目主数据维护申请单

提供部门

各个分公司总帐会计

频率

需要时

流程输出

输出

SAP系统中的新会计科目，更新过的总帐科目主数据维护申请单

接受部门

中石化股份公司总帐会计及主管，总公司总帐部门，股份公司/试点单位主数据维护中心

频率

需要时

业务流程描述

01

中石化股份公司统一使用一套会计科目表，在推广阶段，各个推广单位按照总公司下达的要求和标准，在总公司授权人批准的情况下对会计科目表进行维护。

02

SAP系统中总帐科目会计科目表层次，需要由股份公司总部/推广单位总部主数据维护员统一作业；在公司代码层次的主数据修改，可以由各单位的主数据管理员在经过总帐主管的批准后自行修改

03

在每个岗位的会计人员完成对于创建科目的系统操作时，应当及时更新总帐科目主数据维护申请单并签字

04

股份公司/各个推广单位的总帐主管为科目的设立与确定的主要负责人，需要及时在系统中进行审核和确认

图三、流程说明（例）

图四、业务流程图（例）

3、系统配置的规范 

ERP系统中的参数配置，直接影响了系统功能的实现，和业务人员在系统中的业务处理。

在中石化当前的ERP实施过程中，由于受各种条件的影响，采用的是分布式的IT构架，各实施单位的生产服务器是独立的。

因此，中石化在ERP推广模板中，强调了各单位在实施中规范系统配置。

这一方面保证各系统功能实现的规范化，业务处理的规范化；另一方面使整个石化内部的系统具有持续的扩展能力，降低了系统运行后的维护成本，并为今后IT系统的整合打下基础。

系统配置的规范主要体现在对一些全局的和重要的配置进行集中设计。

例如，在财务模板中，中石化对37项重要的参数配置进行了集中设计。

其中包括涉及企业整体组织架构的配置，如会计科目表、公司代码、业务范围、成本控制范围、信贷控制范围、折旧表及折旧范围。

也包括涉及具体财务处理的配置，如资产分类、资产业务类型、客户/供应商分组、现金流量代码。

配置的规范化，方便了中石化内部的业务处理。

例如，在客户/供应商分组中，中石化从整体上将客户/供应商分为：

中石化股份公司所属单位、中石化集团公司关联单位和外部单位。

各单位在实施中建立客户/供应商主数据时，必须根据中石化提供的参考，将客户和供应商分到这三组中，这样就方便了系统运行后，内部关联单位之间的对账，和总部对内部往来账进行合并。

4、标准编码的应用

ERP系统要成为中石化的系统，各企业在系统中录入的数据应是一致的，即要保证大家都说同一种“语言”。

因此编码的标准化是ERP建设中重要的一环。

中石化总部专门建立了数据标准化小组，将各种编码标准在推广模板中对进行了明确。

在财务模板中，中石化总部对ERP系统中公司代码、会计科目表、客户和供应商、固定资产分类、成本中心和利润中心的编码原则进行了明确的规定。

特别是对于系统中会计科目表的编制，中石化总部进行了严格的控制。

在中石化的会计科目表中，科目长度为10位（分为4级）,总的来说，中石化股份公司控制前两级。

在控制级次以内的，不允许企业自行增加明细科目，而在控制级次之外的，企业可根据核算和管理的需要扩展下级明细科目。

在其他模板中，主要是统一了物资和产品代码。

在中石化ERP系统中，物资和产品采用16位代码，并且要求各实施单位保证一物一码。

模板明确指出，中石化的物资分为56大类，总部统一维护56大类物资的高位码，和涉及10大类物资的低位码，其余46大类物资低位代码由企业按照总部统一规定的标准物资特征模板自行编制和维护。

顾问在实施中，对于不明确的物资编码应登录到石化标准代码网站中进行查询。

5、企业报表的规范

ERP系统是一个管理信息系统，信息的汇总就形成各种报表。

企业的报表是企业经营成果的应映，也是管理者在管理时进行分析和决策的依据。

在中石化的ERP实施过程中，如果每个企业都去开发报表，不仅要耗费大量的实施资源，形成重复开发，而且难以保证各种报表中内容和格式的统一。

为了保证报表开发的质量，提高报表开发的效率，根据“体现共性，减少个性”的原则，中石化在推广模板中对报表的名称、内容和格式进行了规范。

中石化将ERP信息系统中的报表分成两大类，外部财务报表和内部财务报表。

外部财务报表217张，包括两部分：

一是总公司、分（子）公司根据国家财务制度出具的法定报表，如资产负债表、利润及利润分配表、现金流量表等等；二是各事业部根据管理需要，要求下属企业上报给事业部各种报表，如各种费用明细表、油品成本明细表、原油库存明细表等等。

对于上述外部报表，中石化总部制订了各类报表的内容和格式，以方便各实施单位参照。

内部财务报表,是企业的财务部门及其他部门加强内部管理所需要的报表。

推广模板对于内部报表的处理原则进行了定义。

首先，内部报表要尽量利用ERP系统提供的标准报表，或系统中提供的报表工具进行开发。

其次，对于确实需要通过编程进行开发的报表，必须根据面向共性的开发指导思想，结合企业必要的需求进行开发，以提高报表开发的效率，降低报表的个性。

各企业开发完成的内部报表，需报中石化总部备案，以方便具有相同需求的企业借鉴。

二、模板在中石化ERP推广实施中的应用

2003年中石化在四个企业进行了ERP的推广实施，分别是金陵炼化、长岭炼化、湖南石油和海南石油。

其中金陵和长岭的实施属于炼油企业的推广，参照的是镇海炼化的模板。

湖南石油因为是省级销售模式，参照的是江苏石油的模板；海南石油因为是市级销售模式，参照的是天津石油的模板。

在推广单位实施中，中石化总部要求实施工作必须以模板为基础来进行。

项目组进场后，首先是通读模板，理解模板中对企业的管理体制、业务流程、系统配置、标准编码和系统报表的要求和规范。

其次，项目组通过对企业进行调查，与管理人员进行讨论和沟通，总结出现有业务流程