应收费用类制度.docx

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应收费用类制度

第一节应收费用类制度

第一项应收供应商费用支持管理

概述：

供应商支持的各项费用收入，是我公司其他业务收入的最重要的组成部分，也是我公司资金流入的重要来源。

随着我公司的蓬勃发展，公司的规模越来越强大，所涉及到业务的范围越来越广泛，所占市场份额不断上升，供应商给予我公司的支持力度也不断加强，同时我公司可收取的供应商费用支持项目越来越多。

这给我公司的发展直接带来推动力。

那么科学合理的费用管理，对降低我公司的经营成本，实现企业经营成本最小化，提高我公司企业形象将直接产生重大影响。

一．应收费用管理简单流程：

二．应收费用确定

1．费用大类：

进场费（包括新店开业赞助费）、道具制作费、广告费、其他代收代付性质费用（如服装费、质检费等）

2．回收费用合法合理性要求：

所有收取供应商的各项费用，必须具备供应商确认过的书面协议书。

3．应收费用明细要求：

所有应收费用的明细确认单，必须至少明细到供应商、品类、品牌、应收金额等四个要素。

应收费用的明细确认单缺少任何一个要素，将退回重新细化。

3．费用确定应收时间规定：

3．1．新店开张进场费（也称开业赞助费）和外墙广告费，

3．1．1．在营销部获知新店开张的开办费规模和外墙广告牌的分布及造价的即日起，营销中心总监需在7个工作日内确认进场费和外墙广告的应收指标；

3．1．2各营销部门需在营销中心总监签字确认应收指标即日起，在14个工作日内完成费用分摊应收明细，并把分摊明细提交给财务部返利会计。

3．2．每年有应收指标的旗舰店进场费，必须在每年的1月份之内全部完成应收明细计划，并提交财务部返利会计挂应收帐。

3．3．道具制作费应收确认

3．3．1．大康公司在制作道具之前必须与营销部门联系（或者直接跟供应商联系，讨论），确定哪些供应商同意由我公司代做展台道具，并签订相应的协议。

3．3．2．大康公司必须在道具全部完工之后2天之内，把道具制作报价单提交给营销部进行回收确认。

3．3．3．如大康公司提交的报价单已明确到品牌和供应商的，营销部须在两个工作日之内确定应收。

3．3．4．如大康公司提交的报价单没有明确到品牌和供应商，只体现部门或者大类报价金额的，营销部须在4个工作日之内完成确定应收（在挂帐后一个月内可对应收供应商做一定的调整，但保证应收总额不变，需要提供书面调整申请单）。

3．3．5．业务员把确认好的明细应收提交大康公司相关人员，大康公司凭道具制作报价单和费用应收明细表到总部财务申请结算道具制作费用。

3．3．6．如道具制作报价单缺乏营销部确认过费用应收明细表，将不予大康公司结算道具制作款。

3．4广告费应收确认

3．4．1．广告费包含：

节日活动促销费（如“星光灿烂”、“夏日飓风”、“彩电节”、“店庆赞助费”等）、报纸媒体广告（商报、晨报、晚报等）、外墙广告（户外灯箱广告）、DM广告、XX杂志广告、影视媒体广告、横幅广告

3．4．2．营销部必须在当月至下月的2号之前向返利结算组提交当月度的应收广告费明细清单。

3．4．3．返利结算组每月在1－2号向市场部索要上个月度已做的广告项目和对应的广告费支出。

3．4．4．返利结算组根据向市场部索要的数据资料审核营销部是否已把上月的应收广告费明细清单全部提交返利结算组。

3．4．5．外墙广告管理分两种情况：

A。

新店开张的外墙广告费确认与新店开张赞助费同时进行；B。

外墙广告到期续签发布或者更换厂商发布的应收费用确认与其他的广告费确认方式相同，即每月2号之前提交上个月产生的应收费用。

3．4．6．市场部申请支付媒体广告费，针对可收回的代付广告费，必须在相应广告费确认应收清单提交财务返利会计之后，方可向广告公司支付广告费。

3．5．其他代收代付性质费用（如服装费、质检费等），相关部门统计完成之后，经相关人员签字确认应收，即时提交财务部返利会计挂帐；

三．应收费用挂帐

1．所有应收费用挂帐都必须具备挂帐依据

2．所有挂应收费用帐的依据都必须具备营销部门相关人员签字确认。

3．没有经过相关人员签字确认的费用清单，返利会计不予挂帐，退回重新签字确认

4．返利会计根据具有营销部门确认过的应收费用明细清单在用友帐套和应收费用汇总表中进行挂帐。

5．返利会计接收到已确认过的应收费用明细清单，在两个工作日之内完成挂帐。

6．已挂帐的应收费用明细原则上不能再做修改。

如某些例外情况，确实需要修改，必须提供书面申请单，并经过部门经理以上人员签字确认。

四．费用催收

1．业务员在回收各项费用时，以用友帐套中数据资料为依据，进行帐扣回收，或者对供应商进行沟通催收。

2．返利结算员按供应商的结款帐期长短，向业务部提交应收款项催收单，针对一个星期结一次款的供应商，返利结算员一个星期一次向业务员提交该供应商的催收单；针对一个月结一次款的供应商，返利结算员一个月一次向业务员提交该供应商的催收单。

可以跟返利和补差同时进行催收。

五．费用收回

1．费用回收时间规定：

1．1．各项确认过的应收费用在返利会计入帐之后，必须在2个月之内全额回收。

1．2．如应收费用已超过应收帐期，返利结算员在审核资金申请单时将强行帐扣收回。

1．3．合同中规定的以扣点方式对我公司的费用支持，在年度合同结束后统一核算，方法和回收帐期完全与年度返利相同。

2．回收费用开票规定

2．1．进场费，新店开张赞助费收回统一开服务性发票

2．2．广告费，包含：

节日活动促销费（如“星光灿烂”、“夏日飓风”、“彩电节”、“店庆赞助费”等）、报纸媒体广告（商报、晨报、晚报等）、外墙广告（户外灯箱广告）、DM广告、XX杂志广告、影视媒体广告、横幅广告等，除了有特殊需要，需要我公司出具广告费发票外（经申请，通过市场部协助从大手笔开广告费发票），其余一律开具服务性发票。

2．3．展台、包柱灯箱等道具制作费统一由大康公司开具建筑安装发票

2．4．代收代付性质的费用（如服装费、促销员促销费等）只能开具收据。

2．5．各种费用收回除了有合同特殊规定之外，一律不能按折让或者办退税证明开红字发票支付，只能以帐扣货款、支票、电汇、转帐或者现金支付，我公司开具相应适用的发票给供应商。

2．6．年度合同规定以扣点方式作为支持我公司的费用，如没有特殊规定或者特殊申请，回收时，只能给供应商开据服务性发票。

2．7．供应商决定以增票折扣折让或者开退税证明支付费用的，业务员事先必须跟返利结算组相关人员沟通，以便按合同规定，进行审核是否可以以增票折扣折让或者开退税证明支付费用。

如合同无明确规定的，必须提出申请，通过财务总监审批，方可以以增票折扣折让或者开退税证明支付费用。

否则财务不承认收回冲帐。

3．预收费用规定：

3．1．原则上不提倡费用以预收方式回收，但为了兼顾费用回收的灵活性，营销部可适当采用预收方式收回费用。

3．2．对预收的费用，由我公司开具服务性发票，不得开折扣折让或者办退税开红字发票。

3．3．预收的费用不得冲减任何返利、补差。

3．4．发票已开出的预收费用不得冲减任何代收代付性质的费用。

3．5．某个费用项目多收的部分只能冲抵性质相同的费用。

3．6．对预收或者多收费用需要冲抵具体费用项目时，必须填写“预收（多收）款项冲减具体应收款项申请表”，由相关返利结算员审核，并由业务部门经理和财务经理签字确认方可冲帐。

第二项货款结算流程管理

概述：

每个企业的经营都离不开业务和财务两套流程。

而帐务流程综合包含业务帐务和财务帐务两个流程。

帐务是一个企业业务运作过程的真实记录的载体，企业业务运作的过程是通过帐务流程体现出来。

因此一个企业的经营效率与效益直接受到帐务流程的有效性、合理性、高效性影响。

而企业的整个经营过程数据资料集中通过帐务流程的各个环节体现出来，数据资料的提供的真实性和及时性取决于帐务流程各环节、各岗位设置的合理性和流程流转的高效性。

因此帐务流程和流程中各岗位的设置要遵循流程运作效益最大化为最终目标，结合本企业的业务特点，科学合理地设计出符合本企业运作的帐务流程。

一．货款结算简单流程图

1．正常结款流程图

2．预申请结款流程图

3．代销结款流程图

二．结帐之前的准备工作

1．提交结帐供应商清单

1．1．针对可以采取每星期二或者星期五结款的供应商，业务员必须在每个星期五之前向返利结算员提交下星期二或者星期五要结款的供应商名单，

1．2．针对只能在每个月12号或者28号结款的供应商，业务员必须在每个月8号或者24号之前向返利结算员提交12号或者28号要结款的供应商名单，

2．与供应商沟通，商讨扣款事宜，并确定扣款开票要求

2．1．返利结算员根据业务员提交的要结款供应商的名单，审核供应商的返利、费用支付情况，并填写款项回收催收单，并及时交给业务干事，并传真给供应商财务（需事先准备供应商财务传真号码）

2．2．业务干事根据催收单内容与业务员商讨返利、费用回收事宜，确定哪些款项需在下次结款中回收。

2．3．业务员根据商讨结果，打电话给供应商，通知我公司需在下笔结款中帐扣收回哪些款项，并落实发票如何开出。

2．4．业务员把与供应商的沟通结果以书面方式记录下来，及时提交给返利结算员。

3．填写付款计划：

3．1．业务员根据供应商的帐期情况，我公司的库存，销售情况，填写付款计划。

3．2．付款计划一份交业务干事，一份交排款人员。

三．结算流程叙述

1．正常结算流程

1．1．发票管理：

1．1．1．业务干事向供应商签收增值税发票，并在发票登记簿上登记发票相关信息。

1．1．2．业务干事第一时间审核发票中的折扣折让的项目是否反映清晰，如发票中的折扣折让没有说明是支付何种款项，必须即时与相关供应商的财务或者业务联系，确定折扣折让的项目，并判断该款项是否可以通过发票折扣折让支付。

如不能落实清楚折扣折让项目的，或者我公司该应收款项不能通过发票折扣折让方式收回的，则暂停发票勾对，停止付款，直到完全符合要求为止方可发票勾对结款。

1．1．3．业务干事按发票内容在ERP系统中勾对进货单ID号或者输入发票号码，增票中有折扣折让的情况同时填写返利结算单。

返利结算单填写控制：

1。

当场开折让；2。

先帐扣后折让

1．1．4．业务干事自流返利结算单第一联，并把第一、二联返利结算单和发票交给进货会计。

1．1．5．进货会计在业务干事的发票登记簿上签收发票

1．1．6．进货会计核对发票内容与系统内容一致性，确认后录入ERP系统，生成财务凭证

1．2．申请货款：

1．2．1．业务员根据供应商的帐期情况，我公司的库存，销售情况，填写付款计划，并且把付款计划一份交业务干事，一份交排款人员。

1．2．2．业务干事根据业务员排款单以及催款单填写资金申请单和返利结算单（填单要求参见以下“单据填写规定”）

1．2．3．业务干事把资金申请单和返利结算单交给进货会计。

1．2．4．进货会计根据资金申请单及付款清单，在ERP系统中勾对结算ID号，把结算ID号填写在资金申请单上，并在资金申请单上签字。

1．2．5．进货会计再把签完字的资金申请单和返利结算单返还给业务干事。

1．2．6．业务干事再把资金申请单和返利结算单交给领导签字。

1．2．7．业务干事把签完字的资金申请单和返利结算单交给返利结算员。

1．2．8．返利结算员进行常规付款审核。

A．返利结算员审核单据填写的规范性，单据填写不符合要求的，退回重填些单子。

B．审核应收款项本次结款的扣款情况，如存在该收回来的应收款项本次结款未收回，向相关业务员了解原因，如果没有合理解释，财务有权直接帐扣收回。

C．审核完毕，可以付款的，返利结算员在资金申请单上签字，并把单据递交给付款结算员

2．预申请结算流程

2．1．申请货款

2．1．1．业务员根据供应商的帐期情况，我公司的库存、销售情况，填写付款计划，并且把付款计划一份交业务干事，一份交排款人员。

2．1．2．业务员根据排款计划和催收单填写资金申请单和