集中采购材料管理手册.docx

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集中采购材料管理手册

物资采购管理规定

1.目的

为加强物资采购管理，规范采购行为，降低采购成本，保证产品质量，减少中间环节，提高资金使用效率，确保公司承建项目的物资供应顺畅地运行，特制定本办法。

物资采购管理实行以公司集中招标采购为主和项目部自行采购为辅相结合的模式。

为了贯彻国家的法律法规，对采购的物资进行控制，确保采购材料符合质量、环境和职业健康安全的要求，满足施工生产需要。

2.适用范围

本办法适用于中化二建集团公司所属分（子）公司、项目部（除甲供设备材料外）所有的工程材料、手段用料等采购活动和服务工作中的全过程。

3.职责

集团公司各分（子）公司、项目部供应科负责物资需求计划的编制，负责授权范围内的物资采购及所有物资进场后的管理工作。

4.物资采购

物资采购权限范围规定

公司物资供销分公司管控品种范围（除甲供物资设备、材料）：

钢材、水泥、外加剂、周转材料、装饰性材料、油漆、工艺管道等配套材料（包括阀门、补偿器、法兰、管件、紧固件级以上、垫片等）、保温材料、焊接材料、正式工程照明、电气仪表材料（电缆、桥架、配电箱、仪表管阀件等）、其它上述未包含的量大、价值高的单品物资。

分公司、项目部供应部门自主管控品种范围：

除物资供销分公司管控外的其它材料，以及物资供销分公司同意分（子）公司、项目部采购的物资。

物资采购方式

物资采购采用公开招标、邀请招标、议标、询价比价采购方式。

计划内采购的大宗物资采取招标；

对因种种原因，供方未达最低规定招标单位数的，可采取议标。

下列情况可采用询价比价采购方式：

工程急需的物资；

技术要求高，专业性强的物资；

业主对产品有特殊要求的，但必须经公司同意的。

物资采购计划管理

各分（子）公司、项目部供应部门应掌握所在项目工程形象进度、年计划、季计划、月计划及其变化，根据项目所承担的工程内容及施工进展情况，提前预测、了解和掌握施工所需用物资品名、规格、质量、数量、技术要求、使用时间，付款方式，应编制初步的物资需求计划。

物资计划编制具体要求：

A、供货时间不低于一周；

B、要求注明结算方式、分期付款的条件及付款比例；

C、物资的各种参数必须齐全、准确，技术标准、质量要求明确；

D、每月5日前各分公司、项目部供应部门将材料计划分类汇总后，集中上报物资供销分公司，20日前编报调整补充计划。

属于项目部管控范围内的物资采购，需编制项目部物资采购计划，报项目领导批准后实施。

物资供销分公司根据各分公司、项目部供应部门提出的物资需求计划及时进行分类、汇总，编制公司物资采购计划及相应的资金需求计划，报主管领导批准，着手准备采购工作。

需委托分公司、项目部采购的物资，经物资供销分公司整理并报主管经理审批后，反馈分公司、项目部，由其供应部门安排采购。

物资采购计划的编制，要充分考虑公司范围内库存积压剩余物资的有效利用，搞好公司的利库工作。

各分公司、项目部供应部门每月末应将工程因设计变更、代用等原因造成的工程积压物资或工程暂时不用的物资汇总上报物资供销分公司，以便于物资供销分公司集中调剂使用，盘活资金。

采购文件的规定

采购过程的控制

A）A类为对工程质量影响较大，用量较大或易造成重大安全事故的物资。

如：

钢材、水泥、砌块、砂、石、焊接材料、防水材料、化学危险品、安全防护用品（如安全帽、安全带、安全网）易燃易爆品（如炸药、乙炔、氧气、压力容器）等。

B）B类为对工程质量影响次之，对环境、职业健康安全有较大影响的物资，如：

型材、木材制品、装饰主要材料、保温材料、机电设备、电气主要材料、水暖通风主要材料、混凝土外加剂、白灰粉、含甲苯、甲醛的建筑材料，油漆、涂料、稀料、胶、胶合板等。

C）C类为对质量、环境、职业健康安全影响较小的物资。

如：

小五金、低值易耗品等等。

“三比一算”或招（议）标，作好记录，评价选择性价比好的合格供方作为物资供应商。

采购

招标采购

招（议）标前应由分公司、项目部招标领导组通过公司网络或其它方式向物资供销分公司汇报招标信息

物资供销分公司委托分公司、项目部招标采购的物资，招标文件以电子邮件或传真的形式报物资供销分公司审核同意后实施。

评议标明细资料报物资供销分公司，物资供销分公司上报主管领导同意后定标，由项目部签订合同，合同原件报送物资供销分公司二份备案（其中报送财务部一份）。

公司管控物资的零星采购，由物资供销分公司组织或委托分公司、项目部供应部门组织。

物资集中采购流程图。

5.相关文件《物资集中采购管理办法》

6.实施记录

工程材料预算（材料计划）登记薄

材料采购计划登记薄

设计变更、材料代用登记薄

计划总台帐（单位工程限额领料台帐）

物资采购（供货）合同登记台帐

材料采购计划表

招投标记录

材料预算

月（季）物资需用计划表

材料验收、防护、标识、出库管理规定

1.目的

为保证施工（生产）中所需材料从到货验收、保管防护到出库使用全过程中其质量始终处于受控状态，从而使施工（生产）所用材料符合设计文件及相关规范，环境、职业健康安全的要求，特制定本规定。

2.适用范围

本规定适用于集团公司各分（子）公司、项目部在施工（生产）中所需材料的验收、防护、标识和出库。

3.职责

物资供应部门负责本规定的管理执行。

4.工作程序

材料的验收

员详细填写《不合格品的报告》给负责人，同时与供应商联系，交涉更换、退货、索赔事宜。

根据施工规范要求，需要复验的材料，由各使用单位复验，对复验不合格的材料，可退回供应部门，由其向供方交涉退货，索赔事宜。

材料的防护标识

材料进库后，保管员及时进行材料状态标识。

对库内存放材料用标准料签悬挂正上方的货架上，料签上标明：

名称、规格、型号、材质、数量、质量状态及存放地点，保持账物相符；露天存放材料用不易损坏的防水材料制作标牌插在存放材料的正前方，标牌上标明：

名称、规格、材质、质量状态；对未检验材料作出待验的明显标只；对不合格物资单独存放，做出不合格品区的明显标识。

保管员必须做到帐目日清月结，永续盘存，帐、卡、物、资金“四对口”，严禁帐外物资。

材料的保管要按照材料的不同性能及储存要求，分别进行储存，对于易燃、易爆、剧毒、强腐蚀等危险品，应单独存放，并做出明显警惕性标识，如：

易燃品、易爆品等。

储存在阴凉、干燥、通风的库房；隔绝热源，远离火种；备有灭火器材；经常检查，发现泄露等不良情况，及时报告领导，采取措施并做好记录。

A）材料堆码：

做到合理、牢固、定量、节约、方便、整齐。

B）材料的苫垫：

做到苫盖顶部必须倾斜，以免积水渗入材料；苫盖物不能落到垛底，以防阻碍货垛的通风，苫盖物必须拴扎牢固，以防脱落损坏材料。

将其单独存放，做出不合格品明显标识，并详细填写《不合格品报告》给负责人。

需经技术负责人批准，在鉴定确认的使用范围使用并重新标识，填写《不合格品评审处置表》。

对库存物资要进行日常性的检查和维护保养并做好记录，做到“十不”（不锈、不潮、不冻、不腐、不霉、不坏、不丢、不混、不漏、不爆）。

出库管理

环境与职业健康安全保护

材料从进场（库）验收到出库使用的过程中，发生的固体废物，如包装绳、箱、桶、袋等，液体废物以及废气，按照《文明施工管理规定》、《施工现场环境保护管理办法》执行，进出库的车辆必须采取相关的防漏、防抛洒、防火措施，

确保安全。

对于材料的包装物，能回收利用的，要坚持废旧回收利用，起到保护环境的作用。

由各分（子）公司、项目部统一负责检查，归口管理。

仓库的设置

现场库房、料场的位置要根据施工总平面图进行选择和布置，做到布局合理、位置适当、整齐紧凑、道路畅通、地势平坦、便于排水防洪、无积水，利于加强物资管理，方便施工生产，以达到“方便、经济、安全”为目的。

禁止预制厂设在仓库料场内。

仓库面积的确定。

仓库面积的确定是依据储存量和周转速度来决定，基本上取决于工程任务量的大小、材料由甲乙哪一方供应。

既要保证生产需要还应满足管理要求。

做好仓库的安全防范工作。

仓库有消防安全制度，有消防安全组织机构及每天的检查记录。

各种消防器具和防火沙池配备齐全，电源开关接线合理，电线无裸露，不准与铁房子直接接触。

库房坚固耐用，门窗有铁防护栏杆，库内做好防雨、防潮措施。

按平面布置图摆放物资。

仓库要有总平面布置图，库房、料场要有货架、货区平面布置图；库内要设待验区、合格区、不合格区。

各类物资必须按平面布置图指定位置分品种、规格存放，不准乱堆乱放。

货架规格、层次要匀称一致，货架要编号排列整齐。

4.相关文件

5.实施记录

材料到货登记及验收记录

材料明细帐

计划总台帐

入库验收单、领料单、调拨单

质量证明书合格证登记及发放记录

物资质量状态定期检查记录

不合格品报告

不合格品评审处置表

顾客财产验收、标识、维护、使用的管理规定

1.目的

对顾客财产实施必要的控制，确保顾客提供的用于工程材料的物资、机械设备等符合规定的质量、环境及职业健康安全要求，保护并按规定的范围使用，防止其损坏或丢失。

2.适用范围

本规定适用于集团公司所承建工程项目中顾客提供的物资材料，机械设备，及相关的知识产权和企业的相关信息。

3.职责

集团公司各分（子）公司、项目部供应科负责顾客财产的验收、交接、防护标识及维护保养使用工作。

4.工作程序

顾客提供材料的验证接收

顾客提供设备的验证验收。

核对设备的外型几何尺寸及主要安装尺寸，并进行外观质量检验。

顾客财产的储存、维护和使用。

顾客知识产权的保密控制

对于顾客的知识产权（包括提供的其它产品所涉及到的），如专利技术、管理诀窍或者商业机密等，未经顾客允许，相关部门不得向外界泄露。

专用工具、备品备件

在工程交工后要列出详细清单及时移交给顾客。

5.相关文件

6.实施记录

月（季）物资需用计划表

顾客财产开箱检验记录

顾客财产异常记录

顾客财产维护保养记录

顾客提供设备专用工具、备件移交清单。

评价选择合格供方管理规定

1.目的

为了贯彻执行国家有关有关质量、环境及职业健康安全的法律法规，确保采购物资及服务符合质量、环境及职业健康安全的要求，对提供物资及服务的合格供方进行评价选择和重新评价。

2.适用范围

本规定适用于集团公司及各分（子）公司、项目部采购物资和服务中合格供方的评价选择。

3.合格供方管理

公司范围内的合格供方由物资供销分公司组织相关部门统一评定和管理。

评价本着优胜劣汰、吐故纳新的原则，不断挖掘吸纳实力强、业绩优秀的供应商，充实到公司合格供方的队伍来，同时定期或不定期淘汰部分业绩低劣、价格居高不下、服务差、综合评价低的供应商。

评定的分类

依据物资对质量、环境、职业健康安全的影响程度分为A、B、C三类，评价选择和定期重新评价合格供方，并建立物资合格供方档案。

A）A类：

为对工程质量影响较大，用量较大或易造成重大安全事故的物资，如：

钢材、机电设备材料、水泥、砌块、砂石、焊接材料、化学危险品、安全防护用品（如安全帽、安全带、安全网）、易燃易爆品（如炸药、乙炔、氧气、压力容器）等。

B）B类：

为对工程质量影响次之，对环境职业健康安全有较大影响的物资。

如：

木材制品、装饰主要材料、保温材料、水暖通风主要材料、混凝土外加剂、白灰粉、含甲苯、甲醛的建筑材料、油漆、涂料、稀料、胶、胶合板等等。

C）C类：

为对质量环境，职业健康安全影响较小的物资。

如：

小五金、低值易耗品等等。

评定内容

a）企业资格文件；

b）企业概况、生产能力和历史业绩；

c）质量管理状况；

d）检测能力（检验方式、检验手段、计量等级）；

e）产品质量水平、交货能力、信誉、售后服务；

评定时间及形式

根据工程需要可随时进行评定。

以组织评定会议或会签的方式进行评定。

评定程序

物资供销分公司、各分（子）公司、项目部供应部门负责对供方的调研、资料收集，并进行整理和核实。

由物资供销分公司组织评价，评价组全体