会展策划与管理电子教案.ppt
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高职高专系列教材配套电子教案高等教育出版社高等教育电子音像出版社主编丁霞副主编张晓娟(第一版)高职高专系列配套电子教案目录第一单元会展概述第二单元会展策划的基本理论第三单元会展项目可行性分析第四单元会展立项策划第五单元确定会展服务商第六单元招展策划与宣传推广第七单元会展现场服务策划与管理第八单元会议策划与管理第九单元会展后期跟踪管理第十单元会展客户关系管理第十一单元会展旅游管理第一单元会展概述20世纪90年代以来,伴随着经济全球化的浪潮,世界经济快速发展,各国之间的技术、贸易、文化、经济等往来日益频繁,为全球会展业的发展提供了巨大的机遇。
尤其是中国的会展业获得了前所未有的发展,以年均20%左右的速度递增。
由此,会展业被称为21世纪朝阳产业。
第一节会展业的基本组成和作用第二节会展中心的地位与作用第三节中国会展业的现状和发展趋势第二单元会展策划的基本理论第一节会展策划第二节会展策划的核心理论第三节会展策划的原则第四节会展策划的程序和方法策划是为实现预定目标,对与目标有关系的信息资源进行深入分析,并综合运用广告创意、管理、营销和财务等方法,进一步发挥创造性思维,事先谋划、构思和设计有关问题和解决策略,形成最佳行动指导方案的过程。
展会立项可行性分析是展会项目立项策划的继续,是对立项策划掌握的各种信息进行全面系统的研究和分析,来准确地判断该方案的可行性,然后在此基础上,编写完整的展会项目可行性报告。
第三单元会展项目可行性分析第一节会展环境与战略分析第二节展会执行方案分析第三节会展项目的预算分析第四节风险分析第五节可行性研究报告的编写展会立项策划是在题材背景分析的基础上,进行展会目标定位,进一步围绕目标制定各项活动执行计划,并预算计划实施所需要各项资源,为展会的举办提出科学合理的依据和策略指导。
第四单元会展立项策划第一节展会立项背景分析第二节展会的基本要素第三节展会的具体实施方案第四节展会的财务预算方案第五节展会时间进度规划随着会展行业的不断发展,展会规模的逐步扩大,展会品牌效益的不断突现,实现会展服务的专业化分工和专业化运作更能提高效率,带来更大的经济和社会效益,会展组织者会把相关的配套的管理与服务项目承包出去,自己则专心做好立项策划、招展招商以及组织协调工作。
第五单元确定会展服务商确定会展服务商第一节展会承建商的确定第二节确定会展物流服务商第三节会展旅游代理服务展会是否能够成功地举办,首要的和最直接的因素就是招展工作的成效,在招展运作的同时,还应重视推广宣传工作,发挥营销创新手段,开展招商,尽量招徕更多的专业观众和普通观众,最终实现多赢的局面。
第六单元招展策划与宣传推广第一节展览的利益主体价值分析第二节招展策划第三节会展的宣传推广策划展会的前期筹备工作全部完成后,展会的运作成功与否主要取决于现场的运作和管理。
办展机构从项目立项、寻求支持单位、合作单位进行招展到逐步建立营销网络完毕,准备工作顺利完成后,最重要的工作就是展览现场要提供良好的服务,否则就可能会破坏前期与参展商建立起来的良好的客户关系,由此带来的负面连锁效应是非常巨大的。
第七单元会展现场服务策划与管理第一节会展开幕现场策划与管理第二节会展布展与现场服务第三节参展观众类型与统计第四节会展现场的风险与安全管理与展览相同,对于会议的成功举办,在整个策划与组织过程中,首先要重视前期会议准备工作的策划,在完成准备工作后,会议的运作成功与否主要取决于现场的运作和管理。
在会议的现场要提供良好服务,否则就可能会破坏前期与与会代表建立起来的良好的客户关系,这样就要求必须进行详尽的会议策划。
第八单元会议策划与管理第一节会议策划第二节会议现场管理第三节会议突发事件的策划第四节会议评估会展后期的跟踪服务主要是针对参展商和重要的专业观众而进行的。
跟踪服务的目的主要有三,加深目标客户的印象;树立展览会品牌形象;为下一届展览会作预告宣传。
另外在展会结束后,通常还需对会展的整个工作过程包括会展主题、规模、宣传推广、现场服务以及会展的经济和社会效益等进行评估和总结。
第九单元会展后期跟踪管理会展后期跟踪管理第一节会展跟踪服务第二节会展评估客户关系管理的最终目标是客户目标的实现,而客户目标的实现的前提是成功的展会,成功的展会来自于细微的服务,来自于方方面面的细节。
成功的客户关系管理一定是会展企业制胜的法宝,香港会展业周到、细致和人性化的服务使客户关系管理的体现,使展会成功的最基础的保证。
第十单元会展客户关系管理第一节会展客户关系管理概述第二节会展客户关系管理策略第三节会展客户关系管理的保障体系第四节会展客户关系管理的具体内容会展旅游是以会议和展览为目的的旅游,属于公务旅游的范畴。
随着会展活动的日益发展,会展旅游也成为全球旅游业的热点,相应地,会展旅游管理技术的发展,也成为决定会展旅游服务质量的关键。
第十一单元会展旅游管理第一节会展与旅游的互动第二节会展旅游的需求和供给要素第三节会展旅游项目的策划与设计第四节会展旅游产品的开发与推荐第五节会展旅游运作实务第一节会展业的基本组成和作用一、会展业的概念和基本组成二、会展业的特征三、会展业的作用四、我国会展业的格局第一单元会展概述第一节会展业的基本组成和作用一、会展业的概念和基本组成会展业是指以会议、展览为媒介,以在一定时期内聚集大量的人流、物流、资金流和信息流为手段,达到经济、社会等方面发展的行业。
会议是泛指在一定的时间和空间内,为了达到一定的目的所进行的有组织、有主题的议事活动展览,是指参展商通过物品或图片的展示,集中向观众传达各种信息,实现双向交流,扩大影响,树立形象,达成交易、投资或传授知识、教育观众目的的一种活动。
第一单元会展概述第一节会展业的基本组成和作用二、会展业的特征1.经济发展的晴雨表2.产业关联强,互动性能好,综合效益高3.信息积聚性好,利于降低买卖双方的“交易费用”第一单元会展概述第一节会展业的基本组成和作用三、会展业的作用
(一)对举办地经济效益的拉动作用
(二)就业机会的扩大作用(三)信息的系统传播沟通作用(四)经贸合作的促进作用(五)城市基础设施建设带动作用(六)会展活动举办城市知名度的提升作用第一单元会展概述第一节会展业的基本组成和作用四、我国会展业的格局五大会展五大会展经济产业带1、以北京为中心的“京津环渤海会展经济产业带”2、以上海为中心的“长江三角洲华东会展经济产业带”3、以广州、香港为中心的“珠江三角洲华南会展经济产业带”4、东北边贸会展经济产业带5、以武汉、郑州、成都、昆明等城市为龙头的中西部会展产业带第一单元会展概述第一单元会展概述一、会展中心的地位和使命二、会展中心的构成三、会展中心的选址四、会展中心的经营管理五、中国会展中心的发展第二节会展中心的地位与作用第一单元会展概述一、会展中心的地位和使命就整体会展业来说,会展中心在整个环节中是一个非常重要的平台,没有会展中心就没有城市会展业,它在操作层面的地位仅次于政府、协会和主办者。
从某种意义上他们所代表的是国家。
会展中心的一个重要的使命是以城市使者的身份邀请国际会展主办者到该城市办展。
第二节会展中心的地位与作用第一单元会展概述二、会展中心的构成
(一)展览部分:
主要分为展览厅和展示厅
(二)会议部分:
包括多功能大厅、中型会议厅、组合式小型会议室、贵宾室等(三)展览辅助场地:
包括展厅主入口主大厅、各独立展厅门厅、餐厅厨房、展览工程制作场和仓库、市场服务设施、商务服务设施及设备用房等(四)会议辅助场地:
包括多功能大厅,中型会议厅配置,门厅、工作间,仓库及其他辅助设施等(五)室外场地部分:
包括室外展场、室外广场和车位等(六)会展中心的智能化信息系统:
如智能卡管理系统、通信系统、网络系统、信息服务系统、卫星及有线电视服务系统等第二节会展中心的地位与作用第一单元会展概述三、会展中心的选址会展中心不是孤立存在的,必须和周边的环境、基础设施和配套设施结合在一起,才能发挥会展中心的作用。
因此会展中心的选址须考虑以下因素:
1、交通便利2、周边具有良好的配套服务设施3、有增值潜力4、与周边环境相协调5、注重会展中心的旅游环境第二节会展中心的经营管理与发展第一单元会展概述四、会展中心的经营管理
(一)国际会展中心的经营管理模式
(二)中国会展中心的经营管理模式第二节会展中心的地位与作用第一单元会展概述五、中国会展中心的发展
(一)实现会展中心产权多元化和分散化
(二)成立会展中心管理公司,推行有效的会展中心管理模式(三)培育会展中心的核心竞争力(四)注重会展市场的分工与协作(五)加强政府对会展市场的宏观调控第二节会展中心的地位与作用第一单元会展概述一、我国会展业发展中存在的主要问题二、中国会展业发展趋势三、中国会展业发展前景四、中国会展业发展的对策第三节中国会展业的现状和发展趋势第一单元会展概述一、我国会展业发展中存在的主要问题
(一)会展市场秩序混乱,鱼龙混杂,会展过多过滥;
(二)展览场所重复建设,功能单一;(三)多数展会缺乏明确定位,组织管理模式落后;(四)会展业还未形成专业化分工协作的格局;(五)会展主办主体复杂,缺乏资质条件的约束,展览业务人员的素质偏低。
第三节中国会展业的现状和发展趋势第一单元会展概述二、中国会展业发展趋势
(一)全球化趋势
(二)信息化趋势(三)集团化趋势(四)品牌化趋势(五)专业化趋势(六)市场化趋势(七)创新化趋势(八)生态化趋势(九)多元化趋势第三节中国会展业的现状和发展趋势第一单元会展概述三、中国会展业发展前景世界经济全球化所带来的资本、信息、资源、人才、技术等生产要素在全球范围内的自由流动,将使我国处于开展多形式、多层次、多领域国际经济技术交流与合作的中心地位:
一方面会带动会展业务大幅增加;另一方面会促进我国会展领域里的国际资本运作、品牌并购、人才交流和技术引进,必将有力推动我国会展业量的放大和质的提升。
可以预期,中国将成为亚洲的世界性会展大国和会展强国。
第三节中国会展业的现状和发展趋势第一单元会展概述四、中国会展业发展的对策
(一)落实科学的发展观,引领会展业的健康发展
(二)发挥政府的引导培育作用,建立公平的市场竞争环境(三)在继续扩大规模的基础上实施品牌战略(四)加快筹建全国性会展协会,促进中国会展产业化(五)有意识有目的推进会展产业的专业化分工与合作(六)重视现代信息技术,关注互联网给会展带来的契机(七)培养塑造一批熟悉展览业务有管理经验的专业队伍第三节中国会展业的现状和发展趋势第二单元会展策划的基本理论一、策划的起源二、会展策划的涵义第一节会展策划第二单元会展策划的基本理论一、策划的起源哈哈佛佛的的企企业业管管理理百百科科全全书书认为:
策划是一种程序,策划是针对未来要发生的事情做当前的决策;是找出事物的因果关系,衡度未来可采取之途径,以目前决策作为依据。
亦即预先决策做什么、何时做、如何做、谁来做。
策划活动一般需要经历几个步骤策划活动一般需要经历几个步骤,即市场调查及环境分析;确定并初步调整策划目标;创意及拟定初步方案;方案的评价与筛选;方案调整及再次修正。
第一节会展策划第二单元会展策划的基本理论二、会展策划的涵义会展策划就是根据市场调查与预测,确定展会主题、展示对象和观众,突出会展表现形式,制定会展总体规划,实施营销计划与方案,完成会展组织、会展管理、会展费用预算、会展效益评估和效果测定等一系列的决策,因此,会展策划就是在会展调查的基础上,根据展览会的战略目标,制定有效的会展策略方式和方法。
第一节会展策划第二单元会展策划的基本理论一、项目管理二、营销管理三、财务管理四、危机管理五、合同管理六、信息管理第二节会展策划的核心理论第二单元会展策划的基本理论一、项目管理
(一)会展项目计划
(二)会展项目实施(三)会展现场服务(四)会展相关活动第二节会展策划的核心理论第二单元会展策划的基本理论二、营销管理展览公司将制定和执行计划、定价、促销和销售创意和展览服务,以此创造商品或服务,满足参展商、观众和其他利益相关者的个人和组织目标。
1、会展品牌2、会展推广3、会展客户服务第二节会展策划的核心理论第二单元会展策划的基本理论三、财务管理会展财务管理主要是对会展所需资金的筹集、使用及运作中的各项收入和支出活动的管理,贯穿于会展项目的始终,从最初的预算、中期的控制到最后的结算都非常重要。
会展财务管理主要的环节有:
制定财务决策;制定预算和标准;记录实际数据;对比标准和实际;差异分析和调查;采取措施,纠正偏差;评价与考核。
第二节会展策划的核心理论第二单元会展策划的基本理论四、危机管理会展业的危机:
指影响参展商和观众对展会举行的目的地的信心和扰乱展会组织主体继续正常经营的非预期性事件。
会展项目一旦受到干扰,会展组织者会损失惨重。
会展危机管理策划:
是指为防止会展危机爆发,减少、消除会展危机带来的风险与损失,通过策划手段使人更有效的掌握事物和社会舆论的办法与措施的综合过程。
危机的特点:
突发性,破坏性,不确定性,紧迫性危机管理策划:
危机风险评估,危机预警机制,危机应对措施,危机恢复管理第二节会展策划的核心理论第二单元会展策划的基本理论五、合同管理签订各种会展合同是规范会展市场行为的最主要也是最重要的手段之一,特别是它能在一些特殊的情况下为签订合同的当事人挽回一定的损失。
主要有参展合同、租馆合同、承包合同和外包服务项目合同等。
六、信息管理会展信息管理包括会展信息系统的建立、会展信息流的确定、会展信息处理过程的控制,还有会展信息形式、会展内容、会展传递方式、会展存档时间的确定等。
第二节会展策划的核心理论第二单元会展策划的基本理论一、前瞻性原则二、创新性原则三、系统性原则四、艺术性原则五、效益性原则第三节会展策划的原则第二单元会展策划的基本理论一、前瞻性原则是会展主题引领行业发展趋势,捕捉行业的潜在需求,否则会站策划案就会缺乏市场吸引力第三节会展策划的原则第二单元会展策划的基本理论二、创新性原则创新性应该是贯穿企业策划自始至终,会展是一个非常有自身特色的特殊行业,它是一个开放性很强的活动,开放性决定了会展工作的不确性,因此会展策划必须不断创新动态变化的形式,保证最终目标的实现。
第三节会展策划的原则第二单元会展策划的基本理论三、系统性原则每一个完整的会展项目都需要围绕会展主题把很多社会资源通过不同的方法整合在一起,从信息集合分析、寻找行业支持单位、选择合作伙伴到展会营销,每一个环节都是相对独立地进行,同时又要把握这些环节运作过程中的互动,以利于优化增强项目组织的有序性,应把会展项目作为一个系统来进行管理。
第三节会展策划的原则第二单元会展策划的基本理论四、艺术性原则艺术性的原则就是运用艺术手段融合信息传播工具,促使会展作为信息媒介的传播力度和深度,让整个会展都像一个精心构思的艺术剧本,但是又恰到好处地进行了临场发挥,实现商业信息高效集中和高效传播,促进更多成功的交易。
第三节会展策划的原则第二单元会展策划的基本理论五、效益性原则会展策划的效益性是由会展的盈利性决定的可以说会展的效益是衡量会展策划是否成功的标准。
第三节会展策划的原则第二单元会展策划的基本理论一、会展策划程序二、会展策划的方法三、会展策划的作用第四节会展策划的程序和方法第二单元会展策划的基本理论一、会展策划程序1、主题定位阶段2、目标确立阶段3、方案设计阶段4、方案论证阶段第四节会展策划的程序和方法第二单元会展策划的基本理论二、会展策划的方法
(一)思维闪电策划方法
(二)系统分析策划法(三)排除策划法(四)逆向策划法(五)群体策划法第四节会展策划的程序和方法第二单元会展策划的基本理论三、会展策划的作用1、为会展决策提供方案2、提高会展活动的经济效益3、塑造品牌形象第四节会展策划的程序和方法第三单元会展项目可行性分析会展项目可行性分析一、展会市场环境二、战略分析第一节会展环境与战略分析第三单元会展项目可行性分析会展项目可行性分析一、展会市场环境1、宏观市场环境包括政治法律环境、社会经济环境、科学技术环境、社会文化环境。
2、微观市场环境行业特征、竞争状况分析、细分市场、办展机构内部资源评估。
第一节会展环境与战略分析第三单元会展项目可行性分析会展项目可行性分析二、战略分析SWOTSWOT分析法分析法办展机构所具有的优势(Strengths)办展机构的劣势(Weaknesses)外部市场环境对办展机构举办展会所形成的机会(Opportunities)办展机构举办展会所面临的外部威胁(Threats)SO战略:
即依靠自身的优势和市场机会开展业务。
ST战略:
即利用办展机构的优势规避或减轻外部威胁。
WO战略:
即把握市场机会,弥补自身薄弱力量WT战略:
既克服办展机构的薄弱点,规避外部威胁第一节会展环境与战略分析第三单元会展项目可行性分析会展项目可行性分析一、展会基本框架二、招展、招商和宣传推广方案三、展会进度计划方案四、现场管理和各种活动安排方案第二节展会执行方案分析第三单元会展项目可行性分析会展项目可行性分析一、展会基本框架1、展会名称与展会的展览题材、举办地区和展会定位是否匹配。
2、办展时间和展会频率是否与展览题材的行业特征相符合。
3、展会的举办地区是否有足够的市场来支撑展会的成功举办。
4、展览题材的市场规模能否适合举办这样规模和档次的展会。
5、办展机构是否有足够的能力举办此规模的展会。
6、展会规模与展会定位之间是否相矛盾。
第二节展会执行方案分析第三单元会展项目可行性分析会展项目可行性分析二、招展、招商和宣传推广方案招展方案直接关系到参展企业的数量招商方案直接关系到参观观众的数量宣传推广方案直接关系到会展社会影响力,并间接影响到参展企业和参观观众的数量。
第二节展会执行方案分析第三单元会展项目可行性分析会展项目可行性分析三、展会进度计划方案展会进度计划是对展会从筹备到会展结束的整个期间内的各项工作进行统筹安排,明确规定了各办展机构的工作职责、在什么时间完成多少任务达到什么样的目标。
展会进度计划安排是一项系统性工程,必须科学、客观的制定。
在对展会进度计划方案进行评估时,主要考虑以下几个方面的问题:
各项工作进程的顺序性;各阶段工作目标的准确性;各项工作安排的科学性;各项工作安排的衔接性等第二节展会执行方案分析第三单元会展项目可行性分析会展项目可行性分析四、现场管理和各种活动安排方案现场管理计划是对展会开幕现场、展览现场进行管理的安排以及在展会举办期间举办的各种研讨会、交流会和表演等其他活动的安排。
这两项工作都是在展览会的现场进行的,执行时会彼此影响。
对现场管理和各种活动安排方案的评估原则:
现场管理计划的严密性原则;现场管理计划的可控性原则;各种活动开展的必要性;现场管理与各种活动的和谐性原则等。
第二节展会执行方案分析第三单元会展项目可行性分析会展项目可行性分析一、现金流量分析二、盈亏平衡分析第三节会展项目的预算分析第三单元会展项目可行性分析会展项目可行性分析一、现金流量分析按照时间对资金利用进行规划,一方面分析在筹划准备展会期间的现金流动中可能会遇到的问题,另一方面也提供了展会运作过程中现金管理的依据。
图图3-23-2所所示示就就是是99月月份份举举办办的的一一项项展展会会的的现现金金流流量量分分析析表。
表。
第三节会展项目的预算分析第三单元会展项目可行性分析会展项目可行性分析一、现金流动分析第三节会展项目的预算分析350003000025000200001500010000500003月4月5月6月7月8月支出收入图3-2现金流动分析第三单元会展项目可行性分析会展项目可行性分析二、盈亏平衡分析盈亏平衡分析法是进行业务总额计划时常使用的一种定量分析方法。
作为经营者必须要知道,自己的展会最低限度要吸引多少参展商参展才不会亏损。
在图3-3中总收入和总支出的相交点就是展会的盈亏平衡点。
第三节会展项目的预算分析第三单元会展项目可行性分析会展项目可行性分析二、盈亏平衡分析第三节会展项目的预算分析0总收入(TR)总成本(TC)盈利区盈利区可变成本(V)固定成本(F)亏损区亏损区展位数收入成本图4-3盈亏平衡图第三单元会展项目可行性分析会展项目可行性分析一、风险的种类二、风险评估第四节风险分析第三单元会展项目可行性分析会展项目可行性分析一、风险的种类1、经营风险2、不可抗拒风险3、财务风险4、物质损失风险5、合作风险6、技术风险7、法律责任风险8、人员损失风险第四节风险分析第三单元会展项目可行性分析会展项目可行性分析二、风险评估1、风险确认2、风险测评3、风险控制和防范措施的分析第四节风险分析第三单元会展项目可行性分析会展项目可行性分析一、立项的背景与意义二、国内相关展会现状与发展趋势三、展会的市场分析与发展前景四、展会项目实施主要内容和预期目标五、现有资源的优势和劣势六、项目实施方案的可行性论证七、进度安排与月度计划内容八、经费预算来源、使用计划及还款能力分析九、经济、社会效益分析十、总结和建议第五节可行性研究报告的编写第三单元会展项目可行性分析会展项目可行性分析一、立项的背景与意义一般包括项目的社会经济意义、立项的必要性、项目的主要理念等。
二、国内相关展会现状与发展趋势一般包括项目国内外发展现状、存在的主要问题及近期发展趋势、本项目与国内外同类展会的对比说明等。
第五节可行性研究报告的编写第三单元会展项目可行性分析会展项目可行性分析三、展会的市场分析与发展前景1、供给和需求分析;2、市场-销售系统分析;3、目标群体及利益相关者的确定与分析;4、市场趋势和发展前景。
四、展会项目实施主要内容和预期目标1、展会项目题材的创新点;2、说明项目实施各阶段及项目完成后预期取得的效果。
第五节可行性研究报告的编写第三单元会展项目可行性分析会展项目可行性分析五、现有资源的优势和劣势需说明本项目已开展的前期工作,项目实施在技术、设备、人才、资金等方面具备的条件和优势,项目实现预期目标的基础条件。
六、项目实施方案的可行性论证1、根据预期参展商确定会展地点和规模;2、确定战略合作伙伴;3、确定营销方式,包括营销媒体、销售渠道等;4、进行项目规划,包括内容管理和项目管理以及项目进行的时间表等。
第五节可行性研究报告的编写第三单元会展项目可行性分析会展项目可行性分析七、进度安排与月度计划内容分月度列出项目实施进度安排、月度主要工作内容和主要目标等内容。
八、经费预算来源、使用计划及还款能力分析简述项目总投资及资金筹措渠道,根据项目进度和筹资方式,编制资金使用计划。
对申请周转金的,应对还款来源、还款能力进行分析。
第五节可行性研究报告的编写第三单元会展项目可行性分析会展项目可行性分析九、经济、社会效益分析在展会项目完成后预期的经济、社会效益分析。
十、总结和建议在上述系统分析的基础上,找出展会立项策划中存在的问题以及所忽视的但是有可能对展会产生影响的问题,提出具体的改进意见和下一步需要努力的方向。
第五节可行性研究报告的编写第四单元会展立项策划一、展览题材的选定二、展览题材立项市场背景第一节展会立项背景分析第四单元会展立项策划一、展览题材的选定展览题材,就是指会展上将要展出的展品的范围。
题材选择准确与否,直接关系到会展的专业性、拓展型及发展。
1、题材的产生2、题材的总体把握行业选择3、会展题材的具体选择方法第一节展会立项