硬信息与软信息的内涵及其关系研究.docx
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·理论探讨· JournalofInformationNo.4,2004
Ξ
硬信息与软信息的内涵及其关系研究
王锁柱 李怀祖
（山西师范大学数学与计算机科学学院） （西安交通大学管理学院）
摘要对软信息与硬信息的内涵进行了界定,从信息表达的规范程度、产生的时间性、精确程度等角度对二者的特点进行了比较分析,并指出了硬信息与软信息间的关系为硬信息是软信息的基础、硬信息与软信息形成了一个连续的统一体,以期为高层管理信息系统（EIS）的信息需求分析和功能设计提供必要的理论基础。
关键词软信息硬信息高层管理信息系统
在企业高层管理者的工作中,他们的大多数工作业务均要涉及到软信息的收集与交流,在其决策过程中,象预测、主意、意见、新闻甚至是传闻这样的软信息直接影响着他们的决策行为。
实际上,任何一位高层管理者都不会否认决策须依据硬信息,但高层管理者的多数决策都是基于软信息的。
软信息在高层管理者决策中的重要价值,已经被管理学界的许多研究工作者们所认同。
高层管理信息系统（Execu2tiveInformationSystem,EIS）是由高层管理者直接使用,为其提供信息服务的计算机信息系统,因而EIS必须具备软信息的收集、处理、检索、浏览等功能。
在有关EIS的一些研究文献中也都指出了在EIS中提供软信息功能的重要性,可以认为,在EIS系统中是否具有软信息的服务功能是EIS应用成败的关键。
那么,究竟什么是软信息?
软信息的特征是什么?
软信息与硬信息间有何联系?
这些问题在EIS的功能分析、系统设计和开发中,均是必须弄清楚的问题。
纵览国内外有关EIS方面的研究文献,尚未发现对上述问题的系统研究,为此,本文力图对硬信息与软信息的内涵加以界定,从不同角度对二者的特点进行比较分析,并揭示软信息与硬信息之间的关系,以期为EIS的信息需求分析、功能设计提供必要的理论基础。
1硬信息与软信息的内涵
Watson等人认为软信息的价值在于它能为高层管理者提供兼备事实数据和主观价值判断内容的信息,供管理者正确判断过去已发生、现在正在发生和未来将要发生的各种事件,这恰是企业高层决策所必需而硬信息无法替代的。
例如,在EIS环境下,在EIS屏幕上显示出企业本月的销售量下降,它反映了销售这一事件的当前状况,是一种客观事实,是硬信息。
另外,在EIS屏幕上增加一些销售人员的看法和意见,评述企业销售量下降的原因,建议应采取的措施,这些看法和意见便是软信息。
显然,在EIS屏幕上同时显示硬信息和软信息,这样比现有管理信息系统（MIS）单独显示硬
信息更加符合高层管理者的信息需求。
而这些看法和意见信息都渗透着主观色彩,此类信息的作用与处理方法和硬信息都不一样。
在Watson等人研究的基础上,笔者认为硬信息是反映客观事实的信息,软信息是含有主观判断的信息。
硬信息与软信息,这两者的主要差别在于硬信息内容是客观事实,回答是或非的问题;而软信息内容包含主观判断,主观判断涉及主体的价值观念和知识结构,这就不完全是是非辨别,而是一种偏好。
上述销售量下降原因的分析,某甲的意见可能是受他个人利益的影响而提出的,这是价值观念的影响;某乙由于从事设计工作,着重从设计方面提出问题,这是知识结构的影响。
因此,高层管理者在分析这些软信息时,不是从中简单地得出个是非结论,而是要根据自己的价值观念和目标去综合判断,回答“应然”（oughtto）的问题。
硬信息在传统的MIS设计开发中运用较多,企业的生产、销售、财务数据报表,反映企业当前的生产、销售、财务的客观事实都属于这一类。
软信息则比较广泛,在以往的常规管理及信息系统开发中并未规范地使用。
例如职工A向高层管理者建议提升B的职位,是A凭自己的偏好判断的结果。
销售管理人员依据历史销售数据,受个人的经验及其知识结构的影响作出判断预测,这些均为软信息。
依据上面对软信息内涵的界定,从功能角度看,软信息通常有以下几种:
a.解释型。
对过去、当前的事件或事实性数据产生背景和事件因果关系及相关关系的描述,如企业资金周转不良或员工积极性低的原因分析报告等。
b.预测型。
对当前或未来事件的猜测或估计,如对市场前景的预测、对政策法规变化的估计、销售预测、对竞争对手策略的猜测等。
c.评价型。
对一些事件的个人看法、评价,如职工对某职能部门领导的意见、对提拔领导的建议、对业绩的评估等。
从硬信息和软信息的表现形式来看,硬信息是规范的、定期的和明确的,而软信息具有非规范性、随机性和模糊性等特点,如企业的财务报表、销售报表、人事报表、生产报表等。
这
Ξ山西省青年基金（编号:
20021019）和山西省留学回国人员基金（编号:
晋出留管办字〈2000〉2号）资助课题
情报杂志2004年第4期 ·理论探讨·
类硬信息的特点为:
a.按月、季或年定期产生;b.具有明确规定的格式;c.由财务部门、销售部门、人事部门、生产部门来编制;d.通过正式的交流渠道交流。
企业职工对某职能部门领导的个人评价、意见、对职务晋升的建议,以及对生产、人事、营销、财务等方面的建议等,这些软信息并不是按一定的时间周期而产生,也没有预先明确规定的、规范的格式,并且交流渠道也可能是非正式的。
从硬信息和软信息的来源来看,硬信息来源固定,而软信息来源不定。
在企业已建立计算机管理信息系统的情况下,硬信息一般是计算机已储存的,可以从企业的TPS或MIS数据库中提取。
比如,企业的月生产状况报表、月财务报表、人事档案等,这些信息可以从企业的生产MIS、财务MIS及人事MIS中抽取和查询。
软信息一般是非计算机储存的,常常来自于人、报纸、电视、广播媒介等,例如,经济专家发表的对经济发展趋势的预测、行业发展趋势的估计等观点,这些信息可以从报刊或广播媒体等中获得。
硬信息和软信息,均可来自企业的内部或企业的外部环境。
2硬信息与软信息的特征比较
从内涵的角度难以对硬信息和软信息进行区别,但可以从两者的特征或者属性差异来进行比较。
为进一步揭示硬信息与软信息的内涵,下面从信息的规范程度、时间性等一些主要属性来比较二者的特征。
a.硬信息规范,而软信息不规范。
所谓规范性是针对信息的表达形式而言的,硬信息的表达形式较为规范,是按一定的规程事先设计好的,而软信息没有确定的格式,并不是预先设计好的。
例如:
企业的资产负债表、损益表、工资表（硬信息）等,均可以利用表格的形式来表示,也就是具有明确的、预先规定的格式,是结构化的;而企业职工在电子公告板（BBS）上所“张贴”的建议、意见（软信息）,其表达形式没有统一的、明确的、预先规定的格式。
b.硬信息定期产生,而软信息随机产生。
硬信息一般是按照预先确定的时间表（日、月、季或年）而产生,是具有规律性的、比较经常化的信息,也就是其产生具有必然性,可以预知并定期得到;软信息是在特定的情况下产生,并不是经常发生,也就是说其产生具有偶然性,是不可预知而不是定期可以获得的,例如,生产日报每日均会按时产生,但是企业员工对部门或最高层领导的意见、看法、建议会随时产生。
c.硬信息精确,而软信息模糊。
硬信息描述了某一事件的实际状态,是事实性的并具有客观性,可以用它的确实性来加以检验,或可以用某种公认的衡量标准来判断它的正确性,具有精确性。
例如,企业的月财务报表,是企业当前财务状况的真实反映,并按照一定的会计报表规则计算得出,可以用数量来衡量。
而软信息中含有信息提供者的偏好、知识、主观信念、价值判断等因素,并与个人的主、客观背景有关,其正确性无法用客观的标准来度量,要由信息接受者根据自身的知识和经验来加以判断。
例如,对于同一个投资方案的评价,主管
生产的经理和主管销售的经理会向高层管理者给出不同的“评价结果”,评价结果的准确性难以量化,其好坏是模糊的。
d.硬信息是对历史数据的加工,而软信息偏重于对未来的估计。
硬信息主要可以从历史数据中获得,是对已经发生的事件的描述,可告知管理者历史事件的状态,例如销售部门的MIS系统所产生的销售月报表,就是对企业当月销售量的汇总,使管理者可以了解到企业目前销售量的当前状态。
在软信息中,引入了信息提供者个人对当前或未来事件的看法,例如销售管理人员依据企业的销售历史数据及目前市场销售情况,结合个人的知识和经验判断得出“下月企业X产品的销售量会提高10%,而Y产品的销售前景不会太乐观”,而这一信息可以供高层管理者对未来销售状态作出猜测和估计。
3硬信息与软信息间的关系
依据前面对硬信息和软信息特征的比较可以看出硬信息和软信息的区别可以从其表达形式的规范程度、精确性、时间性等几个方面来加以区分,但实际上,二者的划分也是相对而言的,它们之间也是有联系的。
a.硬信息是软信息产生的基础。
尽管软信息是靠人的主观判断来产生,但是它也是以事实数据为基础的,如果离开了事实数据,则得出的信息显然是不可信的。
例如在企业进行人才招聘时,首先需了解应聘者的学历、工作经历（硬信息）等,其次才能对应聘者的能力给出评价（评价结果为软信息）;营销专家对企业某产品Z的未来销售前景预测,也是以市场调查数据、企业目前的销售统计数据为基础的。
b.硬信息和软信息形成一个连续统一体。
从硬信息和软信息的主客观程度来看,其划分也是相对的,有时在软信息中也含有客观事实的成分。
例如,在一份销售分析报告中,如果既有销售数据报表,又有销售人员的评价意见,则这样的信息尽管是软信息但是也含有硬信息的成分。
根据信息中含有主观判断的比重大小,硬信息和软信息形成一个连续统一体,在这个连续统一体的一端是不含任何主观因素的硬信息,而另一端是纯主观判断的软信息,而连续统一体的中间分布着不同比重的主观因素的信息,如图1所示。
图1硬/软信息连续统一体图示
依据上图,销售数据、生产数据、财务数据报表等可认为处在硬信息一端,而员工的闲谈议论,则可定位于软信息一端。
调查报告中含有的主观成分比重少一些,如市场需求和销售情况分布调查,可定位于靠近硬信息一端。
象新产品销售、竞争对手策略等的预测,不仅需要客观数据的支持,而且要受个人知识、经验的影响,可认为处于中间的位置。
对一些事件的看法,如对员工的能力和业绩评价等,包（下转第64页）
·理论探讨· JournalofInformationNo.4,2004
题性知识重组（为解决某一问题而进行的知识重组）;按成分可分为单学科知识重组（即某一学科中的有关知识单元的重组）和多学科知识重组（即多个学科中有关的知识单元的重组）;按服务性可分为主动性的知识重组（如图书馆自行设计题目并主动开展的知识重组）和被动性的知识重组（如读者与用户提出要求后才进行的知识重组。
）
知识重组有其自身的特点:
一是整合性。
知识重组就是知识的重新整合,把一些知识单元整合成另具新意思、新功用的知识组合。
二是创新性。
知识的重组就是知识的创新过程,重组的结果是新的知识产品,知识重组的过程与结果都具有突出的创新性。
三是艺术性。
知识重组的手法是一门艺术手法。
四是针对性。
知识的重组有很明确的目的。
五是时效性。
知识重组的创新性和目的性决定其必然有突出的时效性,为了某个目的而进行的知识重组必须讲时效,提供重组知识产品的服务也要讲时效。
六是实用性。
重组的知识产品对读者与用户来说应该是实用的,为了这个目的而进行的知识重组过程也要实用,两方面都要讲实用性。
创新性是知识重组最重要的特点。
这在格言、定律、警语、论文结论、分析报告结论等知识挖掘（搜集、整理、综合、分析、提炼）与重组的新知识产品中得到了充分的体现,得到了有力的证明。
创新性知识重组最有代表性的方面,是对知识资源挖掘出的精品知识进行重新组织的做法及其产生的高质量知识产品。
知识重组有极大的功用:
一是为读者与用户提供新的知识产品。
产生新的知识产品（知识集成）是知识重组的目的和结果,也是读者与用户的所需,社会的所需。
二是实现对典藏知识资源最充分的利用。
知识的重组又是对知识资源的开发和利用,而且是最全面、最广泛的开发和利用。
三是提高馆藏
质量。
对典藏知识资源进行开发,通过知识重组不断增加另具新意、另有更大功用的知识集成,也是对馆藏进行改造的一条好途径。
四是新时期图书馆的一种生存之道。
知识重组将是新的网络化时代图书馆在流通服务工作及采访、分编工作不断减少的情况下可以大力开展和推广的能造福于社会的一项业务工作。
有了这样的工作,图书馆人就会大有用武之地,图书馆才会有可资生存与发展的新平台。
知识重组是知识组织的新形式,历史不长,但有更大的发展前景。
以产生另具有新意思、新功用的知识产品为目的,并有独特的形式、特点与功用的新兴的知识重组,属于高层次的知识组织,构成了图书馆知识组织中的第三层次———知识本体调配组织（重组）层。
综上所述,知识宏观布控组织、知识系列序化组织与知识本体调配组织（重组）等各自都有独特的形式、特点、功用及历史,因此构成了三个层次的图书馆知识组织。
面对三个层次知识组织的策略是:
不要忘记知识宏观布控组织,继续抓好知识系列序化组织,重点突破知识本体调配组织。
明确知识组织的层次,了解各层次的形式、特点与功用及其组织策略等,有利于图书馆人进一步去把知识组织工作做得更好,为读者与用户营造一个组织更完美、使用更便利有效的知识资源库。
参考文献
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（责编:
钧亦愚）
（上接第61页）含个人的偏好、主观因素的比例要大一些,可认为处在靠近软信息的一端。
总之,正象黑白之间存在许多灰度,在硬信息和软信息之间也存在不同灰度的信息。
4结束语
笔者对硬信息与软信息的内涵、特征等问题进行了探讨,结果表明软信息与硬信息相比具有不同的特征,同时二者又是有联系的。
由于两者的差异,从而在EIS环境下为高层管理者提供软信息的支持与提供硬信息的支持方式自然也应该是不同的,这为EIS的功能提出了特殊的要求。
因此,在EIS的信息需求分析和功能设计中,EIS开发人员要改变传统的只注重硬信息分析、功能设计的观念,应该更加注重软信息的分析和功能设计,针对不同的软信息类型采用不同的收集、处理和表达方式,这样设计出的EIS系统才能符合高层管理者
决策的信息需求,也才能减少EIS开发失败的概率。
参考文献
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（责编:
枰钧阳）
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