煤炭运销管理系统解决方案.doc

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煤炭运销管理系统解决方案

概述

煤炭运销行业是整个煤炭行业链条中很重要的一个环节，煤炭运销行业将煤炭行业的产、运、销、有机的结合起来，伴随着煤炭行业的不断发展，几大煤炭大省的确定，以山西，陕西，内蒙古为中心的煤炭运销网络辐射全国，煤炭运销行业面临的市场竞争也日趋激烈，面对金融危机的冲击，煤炭运销行业同样面临着各种各样的问题，例如：

提高企业内部管理、提高员工工作效率、降低企业运营资金和劳动力成本。

信息化发展的今天，煤炭企业的领导们在考虑用怎样的方式管理自己的企业，怎样的方式达到自己对数据报表的实时掌握,怎样能够监控企业的运销流程、库存状况、资金流、等等。

1煤炭运销行业特性

1.1行业现状

煤炭行业信息化现状已不能适应企业发展要求，已经制约了煤炭企业乃至整个煤炭行业的发展，加强煤炭行业信息化建设已经成为了我国煤炭行业提高经营管理水平的迫切需要，所以我们不能落后。

煤炭行业要参与国内外市场竞争，必须推进煤炭工业生产现代化、销售网络化、管理网络化、采购电子化与管理科学化。

煤炭企业经营发展不仅要了解煤炭产量，还要了解产、运、销、存的综合、准确的数据。

煤炭企业信息化建设需拓展到产运销存财业务的管理上。

要实现产运销存财业务的管理信息化，需借助于ERP等综合管理软件系统，通过综合应用达到全面掌握各地、各煤种的生产、销售、装车发运、流向、到货等煤炭供需信息；了解主要铁路流向、铁路限制口煤炭流量、主要煤炭港口库存量等信息，具体指导煤炭运销工作；实现煤炭企业年度订货、月度销售、每日煤款回收等销售流程的信息化管理，使企业领导及时准确了解自身产、销、运、存情况，及时组织货源、调整生产经营工作等。

此外，网上信息发布、煤炭网上订货等系统的应用将对煤炭企业发展起到推动作用。

1.2业务流程

1.3管理困惑

1.合同管理麻烦，查询不方便、合同执行情况跟踪困难。

2.提煤单发放到车队后无法监控，车队拉煤过程无法监控、容易出现丢煤现象。

3.财务结算运费计算麻烦、计算量大、单据繁多、不能准确、实时看到统计数据。

4.各发运站的库存统计不即时而且不精确。

5.财务收付款项太多，统计分类数据麻烦。

6.管理人员每天不能实时掌握各种煤炭各个货场的库存情况，耽误业务开展。

7．公司负责人不能实时获取所需要的财务及进销存报表。

8．各流程和各部门没有有效的平台，不能及时的沟通和办公，审批和汇报很麻烦，各部门数据连接滞后，形成信息孤岛。

2产品介绍

2.1产品概述

煤炭运销管理系统的设计思想是为煤炭运销企业提供一个全面的信息管理平台，实现煤炭运销企业的客户、销售、外煤采购、合同、提煤单、库存、煤质、配煤、调度、计量、地销、铁运、船运、结算、资金、统计等运销业务的信息化和自动化，煤炭运销的日常业务在信息系统的协助下变得高效、快捷。

同时集成办公自动化系统，实现公司内部无纸化办公，通过系统实现费用审批，邮件发送，新闻公告，考勤管理，日程安排的信息化管理。

让公司在集成化的办公平台下实现数据、单据、报表、等资源的共享。

包头市助友科技在多年企业管理软件实施过程中，深挖企业管理的核心思想，通过与多家煤炭运销企业合作，根据煤炭运销行业的实际情况，定制研发的煤炭运销管理系统。

系统是通过与泰丰和三维资源等有实力和强烈信息化需求的大中型煤炭运销公司深入交流，在充分了解了其业务和财务流程的基础上，整合公司的办公流程，综合开发而成。

本公司的煤炭运销管理软件立足煤炭运销行业，满足企业的个性化需求，充分挖掘企业的深度需求和未来价值，为企业量身定做，以其实用性和拓展性获取了客户的好评。

本公司真诚的希望通过与各大煤炭运销公司合作，共同开启煤炭运销行业信息化管理的新篇章。

2.2产品价值

1.能够对数据及时、准确、系统以及宏观的了解，减少数据在计算过程中的失误。

2.实时跟踪合同执行情况，查看当前执行的煤价及运价，并可自动按指定日期执行新煤价、运价。

3.自动计算磅差、亏吨、扣款金额、运费、煤费，而且数据计算准确实时。

4.自动对煤款不足情况进行预警，并可发送到手机。

5.自动统计各煤场库存情况，并每天定时发送到公司领导的手机上。

6.自动生成“每日进销存报表”等。

7.可实时跟踪某车队或某张提煤单到货情况。

8.所有运煤记录都实时查询并记录详细的信息，如：

煤矿、煤种、车队、车号、毛重、皮重、净重、煤价、运价、磅差、扣亏、扣款、应付运费、应付煤费等。

9.贯穿煤矿、煤场、港口、客户整个煤炭运销环节，让工作更轻松更快捷。

10.统计人员的工作效率提高10倍以上，精确程度达到100％。

2.3产品应用效果

1.提高煤炭企业运销管理现代化水平

煤炭企业通过数据库提供的信息，可以掌握全国、分地区、省市、行业、煤种的生产、销售、装车发运、流向、到货情况等煤炭供需信息，了解主要铁路流向、铁路限制口煤炭流量、主要煤炭港口库存情况等信息，具体指导煤炭运销工作。

2.提高煤炭企业管理现代化水平

煤炭运销管理信息系统可以实现煤炭企业从年度订货，月度销售，每日执行，煤款回收，统计分析，查询检索等整个煤炭销售流程的信息化管理，使企业领导对自身产、销、运、存情况进行迅速、准确的了解，及时组织货源、调整生产经营工作。

3.提高企业竞争能力

煤炭采购通常为批量订货，客户关系长期稳定。

煤炭市场的这一特点决定了在煤炭企业适合采用具有针对性的个性化营销。

企业通过使用本系统可以及时掌握用户的存货情况，以此为基础开展个性化营销工作，可以增强企业的市场竞争能力，更好的维护企业客户关系。

4.降低企业风险

通过数据库汇总信息，可以掌握和监控一些重点欠款用户的货款回收情况，杜绝恶性透支和拖欠煤款现象。

通过对市场走向的了解，及时调整营销策略，降低经营风险。

通过对订货和存货情况的掌握，及时调整库存，降低存货风险，提高资金周转率。

通过全面准确的信息，了解宏观经济、行业动态、市场趋势，及时调整资本结构，降低财务风险。

5.降低企业经营成本

通过使用该系统生成的数据库，可以减少煤炭企业为了收集市场信息、捕捉市场商机，对信息进行分析整理而在全国各地专门设立的办事处、信息机构所造成人力、物力、财力等方面的巨大浪费，并可以及时准确的信息可以提高经营决策效率，从而大幅降低企业管理费用。

6.为政府管理部门进行宏观调控和行业管理提供重要决策依据

随着煤炭行业市场化程度的提高，政府进行宏观调控所需数据的时效性、准确性要求也随之提高，通过煤炭运销管理信息系统汇总的信息，可以提高数据汇总效率；统一数据汇总口径；避免人为失误的可能，增加数据汇总的可靠性；将统计数据以数据库形式保存，便于数据的查询分析。

使政府主管部门能够更好的行使宏观调控职能，增强煤炭行业的整体竞争力。

2.4功能模块

2.4.1合同管理

1．煤炭合同管理

提供了新增煤炭合同录入、采购合同录入、销售合同录入、合同管理、查看煤价、调整煤炭价格、合同关联、关联合同的选择、合同查询等功能。

系统提供了快速录入合同编号、煤矿、煤种、单价、煤质、收货地点等资料，并可根据需要上传合同扫描原件，合同管理功能帮服助企业根据合同执行情况指导业务开展，方便快捷的查询合同信息及当前合同执行的煤价。

1.1采购合同录入

及时记录文本合同的重要信息，如供方名称，煤种，热量，执行单价，现金煤价，数量，金额，交货地点；随时可将文本合同扫描上传，作为合同查找的参考依据；多种结算方式：

现金，一票，两票煤的增值税，两票运输发票，港口水尺检斤等等；与计算有关的内容自动生成；特殊情况需备注标明。

采购合同的录入在后面业务的开展，跟踪执行合同中的各个细节起着至关重要的作用。

采购合同录入

1.2销售合同录入

销售合同录入销售文本合同的基本重要信息，多种运输方式选择，多种结算类型，多种结算方式选择。

销售合同的录入在后面业务的开展，跟踪执行合同中的各个细节起着至关重要的作用。

销售合同录入

1.3煤炭合同管理

及时记录管理每项合同，清晰列表形式，便于查看采购合同或销售合同执行情况，修改或调整煤炭价格，对原合同的煤炭价格进行调整或者修改合同相关内容，设置修改煤炭价格生效日期等做相关操作。

合同管理

1.4查看煤价

当前执行煤价的查看，指定新煤价的查看，查看指定新煤价生效日期，煤价执行状态的查看，实时煤价执行状态查看功能。

查看煤价

1.5调整煤炭价格

采购合同或者销售合同中煤炭价格的调整，通过指定煤价来预设新的煤炭价格，选择生效日期，可以具体到时间的某个点，执行合同的新的煤炭价格。

调整煤炭价格

1.6合同关联

采购合同与销售合同相关联，反之也可关联，执行动作中选择子合同进行合同的关联。

合同关联

1.7关联合同的选择

针对采购合同或销售合同的互相关联，进行子合同的互相选择，执行相关合同从煤炭数量，金额互相关联。

关联合同的选择

1.8煤炭合同查询

强大的查询功能，可以通过合同的编号，合同类型，客户名称，签订日期中的任意一项，均可查找到所要查询的合同相关内容。

合同查询

2.运输合同管理

提供了对车队或信息部的合同管理，主要签订两种运输方式的合同，即汽车运输合同和铁路运输合同，新增汽车运输合同录入，新增铁路运输合同，运输合同管理，运输合同查询等等功能。

系统提供了快速录入合同编号，签订日期，车队名称，车数或列数，提煤地点，卸煤地点，运输量等等相关资料，同时可将文本合同原件扫描上传作为图片合同参考，以助于后面合同查询的依据。

2.1新增运输合同记录

运输合同的录入，新增汽运合同与铁运合同的录入。

选择运输合同的类型、合同编号、签订日期、车队名称、车数/列数、提煤地点、卸煤地点、运输量等等合同基本重要信息。

新增运输合同记录

2.2运输合同记录管理

针对运输合同进行修改或者删除，一些相关信息的变更可以在原合同记录中进行管理操作。

运输合同记录管理

2.3运输合同查询

通过合同编号、车队名称、合同类型、执行状态、签订日期范围中任意一项条件，均可查询到相关内容的运输合同。

运输合同查询

2.4.2运价和提煤单管理

1运价管理

提供了对汽运价格的新增与管理：

从煤矿—煤场、煤矿—港口、煤场—煤场、煤场—港口各业务口汽运价格的新增与管理、生效日期设置、同一业务流程同时间段多个运价增加与管理、汽运价格的调整、指定新运价的生效设置、汽运价格查询等功能。

系统可自动按预设置的新运价生效日期执行新运价、自动计算相关。

运价管理

1.1新增运价

煤矿——煤场运价的新增，同一时间段同一业务流程增加多个运价。

1.2指定新运价

运价管理指定新运价设置功能，将原有运价执行新的运价生效日期。

如表：

原运价

1.3运价查询

通过执行状态、运价类型等基本信息可迅速查询到各业务流程中的运价及生效时间的相关内容。

针对运价快捷查询，及时调整运价，高效运作每个业务流程，减少由于运价调整的不及时而造成严重损失。

运价查询

2提煤单管理

提煤单管理提供了提煤单发放、管理、查询状态、查询是否到货情况等功能。

系统可自动检测提煤单是否到货、提煤单是否有效、发放日期设置、到期日期设置、相关负责人、控制提煤单的流失和到货的延迟。

2.1提煤单发放

提煤单发放功能将发放车队、提煤煤矿、卸煤地点、票号范围、领票人、发放人、发放日期、到期时间等等基本重要信息做了相关记录，有效跟踪每张提煤单。

2.2提煤单管理

通过提煤单号、车队名称、提煤地点、到货状态、发放日期等信息中的任一条件，均可迅速查到该提煤单的所有具体信息。

系统可自动将对选中的提煤单进行动作指示。

提煤单管理

2.3提煤单查询

通过提煤单号、车号、提煤地点、到货状态、发放日期等信息中任一项条件，均可查询到预查询的提煤单相关内容。

提煤单查询

2.4.3运煤管理

运煤管理提供煤矿运煤管理、煤场煤炭管理、港口煤炭管理、计划管理等功能，系统自动计算磅差、扣款、煤费、运费等信息，可根据多种条件查询运煤记录，如：

车队、车辆、提煤单号、煤矿、煤种、日期范围；系统根据计划自动执行跟踪相关铁路计划。

1煤矿运煤管理

提供新增煤矿运煤、煤矿运煤管理、煤矿运煤查询等功能，系统通过煤矿装车单、发送类型、出矿名称、目的地名称、装车时间等基本信息，来及时跟踪车辆从煤矿装煤状态情况。

1.1新增煤矿运煤

通过煤矿装车单进行发运类型的选择，自动识别出矿名称、对应发送类型目的地、装车时间、煤种、经办人等信息，同时将运输车辆的基本信息录入，以便于后面跟踪查找相关信息，如：

提煤单号、车号、司机姓名、煤矿毛重、煤矿皮重，自动生成煤矿净重，强大的短信功能，装车同时可将装车单以短信形式发到相关人员手机上。

1.2煤矿运煤管理

针对煤矿运煤情况进行及时跟踪管理，系统通过提煤单、煤矿名称、煤种、到货状态、发送类型、装车时间等中的任一信息，均可查找管理到每量车的煤矿运煤情况。

管理员可对错误的运煤装车情况可以及时进行纠正修改或删除操作。

煤矿运煤管理

1.3煤矿运煤查询

系统可通过提煤单号、煤矿名称、煤种、到货状态、发送类型、装车时间等中任一条件，均可迅速进行煤矿运煤记录跟踪查询，随时查看是否到货状态。

煤矿运煤查询

2煤场煤炭管理

提供煤炭入库、煤炭调拨、煤炭出库等功能。

系统通过煤炭入库单的录入自动计算磅差、亏吨扣款、运费，运用通告完成调拨工作，办理相关进出入库。

2.1煤炭入库

通过煤炭入库录入、煤炭入库管理、煤炭入库查询、未审核记录等功能，系统提供磅单录入界面重要信息，自动计算磅差，生成应付运费，及时管理煤炭入库相关信息。

2.1.1煤炭入库录入

系统通过录入提煤单号、选择车队名称、出矿名称、入场名称、煤种、煤价自动生成、车号、煤矿毛重、入场皮重、入场毛重、入场皮重，系统自动计算出煤矿净重、入场净重、亏吨、盘盈吨数，选择运价，自动生成应付运费。

煤炭入库录入

2.1.2煤炭入库管理

煤炭入库管理迅速纠正已录入库单的错误，及时调整入库单的录入正确率，对已录入库单进行相关的管理操作。

煤炭入库管理

2.1.3煤炭入库查询

煤炭入库查询提供通过提煤单、车队名称、煤矿名称、煤场名称、煤种、进场日期范围等条件中的任一条件，均可迅速查询到煤炭入库的相关记录情况。

煤炭入库查询

2.1.4未审核入库记录

便于对煤炭入库单正确与否的核对验证，最快速度审核煤炭入库单的相关信息，实现批量审核、修改提交功能，快速核对差错，及时修改。

未审核记录

2.2煤炭调拨

煤炭调拨提供了调拨录入、调拨管理、调拨查询等功能，借助通告进行煤场——煤场，煤场——港口之间的调拨业务流程的完成。

2.2.1调拨录入

借助通告所完成的从煤场——煤场或从煤场——港口的调拨业务，进行办理入库重新过磅，同时完成调拨录入工作，如：

磅单的录入。

调拨录入

2.2.2调拨管理

调拨管理提供对从煤场——煤场，从煤场——港口的调拨业务中各环节的操作管理

调拨管理

2.2.3调拨查询

调拨查询通过提煤单、运输类型、出场名称、入场名称、车队名称、煤种、日期范围等中的任一条件，均可查询到调拨业务执行状态情况。

调拨查询

2.3煤炭出库

煤炭出库提供了煤炭出库录入、煤炭出库管理、煤炭出库查询等功能，针对运输方式、煤场出库类型、出场名称、出场时间、车队名称、发送类型、运费付款方式做了一系列的记录。

2.3.1煤炭出库录入

煤炭出库录入将煤炭出库基本信息做了详细录入，如：

运输方式选择、发送类型、运费付款方式、出场名称、目的地、出场时间、车队名称、车号、毛重、皮重、净重自动生成等。

2.3.2煤炭出库管理

煤炭出库管理针对煤炭出库相关信息进行管理操作，错误信息纠正与多余信息删除功能。

通过提煤单号、运输方式选择、出场名称等条件均可迅速管理操作任一条信息。

煤炭出库管理

2.3.3煤炭出库查询

煤炭出库查询提供煤炭出库每条信息的及时查询功能。

通过提煤单号、运输方式、出场名称、车队、煤种、日期范围等任意一条件，迅速可查找到煤炭出库到货状态等相关信息。

煤炭出库查询

3港口煤炭管理

港口煤炭管理提供了港口煤炭入库，即直接入库与选择入库、港口煤炭出库等功能。

系统主要针对从煤场发往港口的煤炭的管理，进行办理入库管理，实时跟踪煤炭运输周期范围，到货状态的跟踪。

3.1港口煤炭入库

港口煤炭入库提供了直接入库与选择入库两种入库管理功能。

针对不同的煤炭出库方式，系统自动识别入库类型。

3.1.1直接入库

直接入库提供直接入库录入、直接入库的办理、直接入库管理、直接入库查询等功能。

现金港口购煤情况录入，不考虑任何铁路计划，记录入港车次、入港日期、供方名称、煤种名称、车号、车数、入库总吨数、入港公司、入港场号、到场轨道衡、地磅吨位、亏损吨位等相关重要入库信息。

3.1.2直接入库管理

直接入库管理提供煤炭直接入港的信息修改或删除管理操作。

直接入库管理

3.1.3直接入库查询

直接入库查询提供了港口直接入库查询功能。

通过车次、煤种名称、进港日期范围等任意条件，均可迅速查询港口直接入港信息。

直接入库查询

3.14选择入库

选择入库提供了入库记录登记、入库管理、入库查询等功能。

选择入库

3.1.5选择入库管理

提供港口煤炭选择入库管理的相关操作。

（图示见——直接入库管理）

3.1.6选择入库查询

提供港口煤炭选择入库查询的相关操作。

（图示见——直接入库查询）

3.2港口煤炭出库

港口煤炭出库提供了港口煤炭出库记录登记、港口煤炭出库记录管理、港口煤炭出库记录查询等功能。

3.2.1出库记录登记

出库记录登记针对购货方、船名、煤种、收货地址、出库日期、出库公司、场号、吨数等港口出库重要信息的记录。

3.2.2出库记录管理

出库记录管理提供了对出库记录的详细信息的管理，及时可以纠正修改。

出库记录管理

3.2.3出库记录查询

出库记录查询提供了对港口出库煤炭信息的及时查询功能。

出库记录查询

4计划管理

计划管理提供了月计划管理和日计划管理功能，其中月计划的申报，直接影响到日计划的安排，同时由于铁路的延误，会推迟计划的执行，拥有强大的计划管理功能。

4.1月计划管理

月计划的管理提供了月计划申报、月计划管理、月计划查询等功能。

4.1.1申报月计划

申报月计划提供了月计划号、发送类型、发煤煤场、入场名称、发煤单位、托运单位、收货单位、付款人、负责人、申报单位、申报日期等等重要信息。

申报月计划

4.1.2月计划管理

月计划管理提供了月计划及时调整与修改，各种原因导致原计划的改变，迅速删改月计划的功能。

月计划管理

4.1.3月计划查询

月计划查询提供了按月计划号、承认状态、时间范围等条件及时查询月计划的执行状态。

月计划查询

4.2日计划管理

日计划管理提供了日计划的安排、日计划管理、日计划查询等功能。

从月计划执行到日计划，月计划与日计划互相关联。

4.2.1安排日计划

安排日计划提供了日计划安排的基本信息选择，从月计划执行安排日计划。

系统自动显示月计划的相关信息，同时需录日计划号、承认时间等信息。

安排日计划

4.2.2日计划管理

日计划管理提供了进行日计划安排出现的错误进行修改或删除，及时针对月计划安排日计划的功能。

日计划管理

4.2.3日计划查询

日计划查询提供了从日计划号、发车状态、承认时间等信息的查询功能。

日计划查询

2.4.4报表管理

报表管理提供了强大的报表体系及时查询煤场日煤炭进出入库报表、煤场月进出入库报表、港口报表、煤矿运煤报表、货场运费结算报表、汇总表等等功能，及时查询业务中各流程运作汇总情况报表，快捷迅速打印。

1煤场日况表

针对煤场每天库存情况、进出入库情况及时盘点汇总。

2煤矿运煤报表

针对煤矿运煤情况报表汇总。

记录了煤矿发送车数、执行煤价、煤矿的过磅总吨位、核算金额等重要信息汇总表。

煤矿运煤报表

3港口日况表

针对港口运煤情况的报表汇总。

记录了港口、场号、日期选择、昨日库存、煤种、发运站、入库、出库、今日库存、金额等信息汇总表。

港口日况表

4汽运费用报表

针对汽运费用汇总情况报表。

从煤矿——货场、煤矿——港口、煤场——煤场等等涉及汽运费用的汇总表。

汽运费用报表

5汇总表

汇总表提供了对煤矿、煤场、港口各业务口报表情况的汇总。

汇总表

2.4.5财务管理

财务管理提供了煤矿付款、销售货款结算、运费挂账、运费结算、国铁费结算、杂费结算、地铁费结算、服务费结算、港杂费结算、计划费结算、机械费结算，煤款不足时可自动预警，清晰的应收款、应付款账薄，可查询所有付款记录。

1采购付款

采购付款提供了采购付款、退款录入、采购付款、退款管理、采购付款、退款查询等功能。

系统自动累加计算付款情况，对于煤矿煤款不足时可自动预警。

1.1采购付款、退款录入

采购付款、退款录入针对煤矿煤款支付或退款录入设置的功能，待采购付款或退款需在采购付款支付或退款中体现相关操作。

链接采购付款单或退款单，录入付款或退款单基本信息，以便付款或退款情况的维护和查询。

如：

收款开户行、收款账户名称、收款账号、付款开户行、付款账户名称、付款账号、付款金额、自动生成付款大写、经办人、付款日期等付款单比较重要的信息录入。

及时跟踪付款情况，每次付款记录一目了然。

采购付款、退款录入

1.2采购付款、退款管理

针对采购付款、退款系统进行维护管理操作，随时可针对煤矿采购合同进行采购付款、退款管理操作。

采购付款、退款管理

1.3采购付款、退款查询

采购付款、退款查询提供了对采购付款、退款情况的及时查询，系统通过合同编号、煤矿名称、签订日期范围等任一条件，均可迅速查询到相关采购付款、退款的相关信息。

采购付款、退款查询

2销售货款结算

销售货款结算提供了货款收款、退款录入、货款收款、退款管理、货款收款、退款查询等功能，及时跟踪销售货款情况。

2.1货款收款、退款录入

针对客户货款收付情况，系统提供了货款收款、退款录入功能，应收应付及时跟踪，货款收款、退款基本信息及时录入操作。

如：

付款人、开户行、开户账号、收款人、收款账号、金额大小写、收款