公司规章制度与业务流程管理制度.docx

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公司规章制度与业务流程管理制度

一、目的

为了规范和加强公司的规章制度与业务流程管理，建立有效的内部管理运作机制，特制定本管理制度。

二、范围

本制度适用于公司所有管理制度与业务流程的设计及修订工作。

三、定义

（一）规章制度

指企业根据法律法规和企业的命令、决定，在权限范围内制定的，规范组织及其成员须共同遵守的，具有约束力的，按照一定程序办事的规程或者行动准则。

制度具体分类，大致分为以下几类：

序号

类型

定义

具体形式

1

基本制度

企业制度规范中具有根本性质的、规定企业形成和组织形式，决定企业的基本性质的基本制度

财产所有形式，企业章程，董事会组织规范

2

管理制度

对企业管理各基本方面规定活动框架，调节集体协作行为的制度

各部门，各层级职权，责任和项目配合、协调。

3

技术规范

涉及某些技术标准、技术规程的规定

技术标准，使用各种施工材料的管理要求，设备的使用保养维修规定

4

行为规范

所有对个人行为起制约作用的制度规范的统称

办公行为规范，员工用餐规范

（二）表格

实际业务活动中用以记录业务轨迹或结果的载体，包括在信息系统中实现的电子表单。

（三）业务流程

为达到公司目标、贯彻公司制度而在实际工作中开展的一系列业务活动。

（四）制度管理委员会

常设机构，由各部门负责人组成，主要负责审定制度、业务流程的新建、修订和废止工作。

四、职责

（一）业务主导部门

负责提起部门相关制度、业务流程起草、修订、废止的申请以及批复后制度内容的培训。

（二）制度管理委员会

委员会由总经理与各部门负责人组成，负责对业务主导部门制度起草、修订与废止的审阅、批复。

（三）行政部

负责通知发文的制作，业务流程的更新。

职责表如下：

项目

业务主导

部门

业务支持部门

制度管理

委员会

总经办

行政部

起草

●

○

修订

●

○

废止

●

○

审阅

●

批准

●

●

发布

●

存档

●

培训

●

○

执行

●

○

●主要负责○工作支持

整体业务流程详见附件1《规章制度与业务流程管理生命周期图》。

五、规章制度起草

管理制度由业务主导部门负责起草，若涉及多部门的管理制度内容，则由相关支持部门提供材料，由业务主导部门完成编写。

（一）规章制度设计方法

制度内容包括明确管理职责，拟定工作标准以及详述业务程序。

一般情况下制度内容包含文字内容、管理表格、操作流程三部分。

1、制度内容的结构

序号

内容要素

编写要求

备注

1

目的

简述编制这份制度文件所要达到的目的，是对这个管理制度应该起到作用一种目标性的描述

必备要素

2

范围

主要描述这份制度文件作业的深度和广度，实施范围

必备要素

3

定义

当制度中某些关键词语尚未普遍使用，有可能影响对管理制度的理解，或者某些专业术语，需要对这些词语加以解释说明

可选要素

4

职责

明晰制度中对每个部门、岗位的权限与责任

必备要素

5

管理内容和要求

整篇文件的核心内容，用5W1H的方式依顺序详细说明每一步骤涉及对组织、人员及活动的要求、措施、方法

必备要素

6

相关文件

管理制度中提及的或者引用的文件资料一一列举

可选要素

7

附件

将制度中需要用的表格或者描述的流程图进行列举

必备要素

2、管理内容和要求编写说明

管理内容和要求遵循5W1H原则，详细说明管理要求，条理清晰，内容准确。

（1）Why-为什么干这些事情？

（目的）

（2）what-具体是干什么事？

（管理对象）

（3）where-在什么地方执行？

（地点）

（4）when-什么时候执行？

什么时候完成？

（时间）

（5）who-由谁执行？

（人员）

（6）How-如何执行？

采取哪些措施？

（流程、方法）

3、制度内容遵循的原则

（1）合法性

管理制度应贯彻国家有关政策、法令与法规，遵守企业基本制度，与同级有关制度相协调，下级制度不得与上级制度相抵触。

（2）系统性

企业制度是一个完整体系，在设计制度时必须通盘考虑，明确某个具体制度在整个制度体系中的位置，防止出现内容重叠，甚至前后矛盾现象。

（3）准确性

管理制度文字表达应准确、简明、易懂、逻辑严谨，避免产生不易理解或不同理解的可能性。

编写制度应遵循就事论事，只写内容，不写原因，多一些标准，少一些概念，多一些定量，少一点定性。

调理清晰，突出重点。

（4）适用性

企业制度的设计要与企业的实际经营管理相结合，要清楚的知道权利和责任的问题，做到权责平衡，力求合理并具备可操作性。

（二）管理表格设计

管理表格通常分为统计表格与业务办理表格，统计表格主要应用与日常工作中的记录，登记，汇总等业务情景，能够持续性使用，如《用餐人员统计表表》。

业务办理表格通常是用于业务申请，通常规定了明确的业务审批节点，与业务流程图相匹配，如《固定资产调拨申请表》。

设计管理表格的总体原则是：

急用先行，控制关键，删繁就简。

1、内容简洁

管理表格设计一定要简洁，通过表格能够直接了解管理的主要内容，包含制度内容中5W1H整体要素，即人、时间、主要事件（具体数值或者事件结果），多余字段一概去除。

2、表述清晰

对表格的字段要进行清晰的描述，让表格填写人能够准确了解每个字段的含义。

当一个字段无法表述清楚填写内容，可将表格拆分为多个字段，力图表述准确。

如经营销售表格，“与客户接洽过程”栏目，填表格就无法准确获取该填写什么内容，只能填写“与客户聊天、探讨之类”。

那么清晰的栏目设计为：

什么时间，什么地点，拜访的客户（姓名，电话，职级）达成了什么结果（是否有成交意向）。

3、合理布局

表格中的字段排布顺序合理，一定要有业务连贯性，字段与字段之间要能够承启结转，环环相扣。

表格版式简洁美观。

针对业务办理表格，合理评估每个字段需要填写的内容，留足填写空间，审批人与办理人需按照职级顺序及现实业务逻辑从前到后进行设置。

针对统计表格，表头及事件主体（人、物）在前，表格主要明细在中，汇总统计数据再后，确保表格层次结构明晰，突出重点。

（三）业务流程设计

业务流程通常分为业务审批流程与业务办理流程。

1、业务审批流程设计

明确关键控制点，任命每个关键控制点所有者，确定审批人审批内容及审批时限。

2、业务办理流程设计

明确业务办理最终目的，确定业务办理工作中所必须经历的关键步骤和每一个步骤的具体内容，并在此基础上分析各个步骤间的衔接关系。

3、业务流程设计要求

（1）流程图尽可能简洁明了，只保留关键步骤/审批节点；流程按照业务所发生的逻辑顺序从上到下，从左到右排放，各流程节点间保持合理间距。

（2）为使流程图保持统一规范，使用MicrosoftVisio软件进行绘图。

（3）常用流程符号规范及含义：

序号

符号

含义

1

表示一个流程的开始/结束

2

用于条件判断

3

表示输出文件/表格

4

表示具体任务或者工作节点

5

流程线，用于连接各个节点

六、审阅与批准

根据制度的管理内容与权责，若涉及多部门相关管理制度，则由业务主导部门发起申请，管理制度委员会各支持部门进行审阅，审阅形式可定为会议讨论或者线上讨论，最后由总经理批准同意。

具体情况如下表：

类别

审阅

批准

基本制度

管理制度委员会

总经办

管理制度/办法

管理制度委员会各业务支持部门

总经办

技术规范

主导业务部门

总经办

行为规范

主导业务部门

总经办

七、修订与废止

（一）修订或废止的条件

因公司发生组织架构变更、岗位变更、业务变更引起或当现有规则制度无法完全满足公司管理要求时，根据实际情况确定修订或废止管理制度与业务流程。

（二）制度的修订

由业务主导部门根据实际情况重新修订规章制度，管理制度委员会定期督促并提供支持与协助。

修订后的制度在发布制作时，标题名称应增加版本号标识,区分修订次数，如第二次修订（V2.0）。

（三）制度的废止

当发生现有制度或者流程已完全不适合现有业务，或者已有新的制度或者流程可以替代，经相关流程审阅后，可予以作废。

制度及相关内容废止可在新制度中进行说明，也可通过通知发文特别说明，告知相关责任部门。

（四）业务流程的修订

此业务流程主要指OA系统中的业务审批流程，修订内容包含流程的废止，流程节点变更以及节点审批把关点优化，修订形式分为零星修订与集中修订。

1、零星修订

管理制度委员会委员或其部门成员需要对审批流程节点或者审批把关点进行优化，需填写附件2《OA系统业务审批流程修订表》，以“ding”形式发送给行政部负责人与其他业务相关部门负责人及总经理确认。

经过讨论后确定修订，通知流程相关责任人并将更新后业务流程及审批把关点文件上传至钉盘。

操作流程详看附件3：

《OA业务审批流程零星修订操作指引》。

2、集中修订

每年召开一次OA系统业务审批流程修订会议，暂定时间为每年12月，根据实际情况安排会议时间。

会议参会成员为制度管理委员会全体成员，主要议题为全面梳理OA系统业务审批流程，根据公司实际业务情况，对现有流程进行修订。

通过会议决议形成最终修订文件，业务审批流程集中修订结果，以会议纪要的形式发出，通告公司全体人员。

操作流程详看附件4《OA业务审批流程集中修订操作指引》。

八、培训与执行

（一）培训

为保证新旧制度、流程之间的衔接与过渡，当新制度与流程批准后，业务主导部门应组织相关部门岗位人员进行培训，培训可在当月部门培训中进行，若当月部门培训已完结，则另行召开培训。

管理制度委员会提供必要的支持与协助。

（二）题库更新

为了更好将规章制度及业务流程落地，每月业务主导部门应及时更新题库，当月出题内容应完整涵盖新规章制度以及业务流程知识点。

（三）执行

业务主导部门应定期对规章制度及业务流程在实际运行过程中的有效性和可行性进行评估，并及时将有关信息反馈给其他业务支持部门，以便于调整与优化。

九、附件

附件1《规章制度与业务流程管理生命周期图》

附件2《OA系统业务审批流程修订表》

申请部门

申请人

流程名称①

修订类型

□流程废止

□节点变更

□把关点优化

业务相关部门

修订事由

流程名称②

修订类型

□流程废止

□节点变更

□把关点优化

业务相关部门

修订事由

流程名称③

修订类型

□流程废止

□节点变更

□把关点优化

业务相关部门

修订事由

需要修订流程梳理可以灵活新增，填写完表格后以“ding”形式发送给业务支持部门及行政部、总经理。

附件3《OA业务审批流程零星修订操作指引》

附件4《OA业务审批流程集中修订操作指引》