第一二部分企业合同管理工具箱.docx
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第一二部分企业合同管理工具箱
第一部分企业合同管理
办公文书与图表
第一章合同管理常用办公文书
企业合同立项申请书
立项是指项目建议者向企业的主管部门呈报拟设立项目的建议书和初步可行性研究报告，经企业主管部门审查同意并转报审批机构审批的法律程序。
合同立项是指企业相关部门对即将签署的重大复杂合同，向企业的主管部门呈报拟签署合同的建议书和可行性研究报告，经企业主管部门审查同意的程序。
重大复杂合同在立项之前，企业相关部门应向相关部门递交合同立项申请书。
合同立项申请书的格式为：
1.标题
标题有两种写法，一种是直接写合同立项申请书，另一种是在申请书前加上内容，“×公司关于×合同项目立项的申请书”、“关于×合同项目立项的申请书”等，实际操作中，企业一般采用第二种写法。
2.称谓
顶格写明接受申请书的部门名称或主管领导。
3.正文
正文部分是申请书的主体，首先提出要求，其次说明理由。
理由要写得客观、充分，事项要写得清楚、简洁。
具体应注意以下几点：
（1）申请的事项要写清楚、具体，涉及的数据要准确无误。
（2）理由要充分、合理，实事求是，不能虚夸和杜撰，否则难以得到上级领导的批准。
（3）语言要准确、简洁，态度要诚恳、朴实。
4.结尾
结尾处写明惯用语“特此申请”、“恳请领导帮助解决”、“希望领导研究批准”等，也可用“此致”、“敬礼”等礼貌用语。
5.署名、日期
个人申请要写清申请者姓名，部门或单位申请要写明名称并加盖公章，注明日期。
[标准范例]
×公司×合同项目立项的申请书
×部门：
兹有我部门负责的“×项目”的建筑外包工作，开展该项目需要于厂区西侧新建厂房一处，现址于×，总用地面积×m2，建筑容积率×，建筑密度×，建筑面积×m2，总投资×万元。
按企业领导×提出的要求，我部门已与×、×等五家建筑公司完成前期意向性接洽，拟正式签署建筑工程外包合同。
根据企业有关制度规定，现向贵处办理合同项目核准手续，请予办理。
附：
关于×合同项目立项的申请报告
申请人（签章）：
×年×月×日
企业合同项目立项报告书
立项报告书是指项目建议者向企业的主管部门呈报拟设立项目的可行性研究分析，经企业主管部门审查同意并转报审批机构审批的程序。
企业相关部门就重大复杂合同应向相关部门递交立项申请书，应附交项目立项报告。
不同的业务有不同的格式，具体格式应根据业务实际需求予以选用。
合同项目立项报告书一般应包括以下内容：
（1）项目名称。
（2）所属专项。
（3）项目概述。
（4）立项依据。
1）项目的立项依据。
2）项目的研究内容、研究目标，以及拟解决的关键问题。
3）拟采取的研究方案及可行性分析。
4）项目的特色与创新之处。
5）项目的考核内容与指标。
（5）项目优势。
（6）组织实施。
（7）投资效益。
（8）申报单位。
（9）项目组主要成员。
（10）申请者。
（11）联系电话。
（12）合作单位。
（13）需要说明的其他问题等。
立项申请书由项目的主承担部门填写，经项目所在部门审查同意后，报送企业项目审批部门。
立项申请书所列内容都要据实填写，内容翔实、清晰，层次分明，主题突出，表达应明确、完整、严谨、扼要。
企业合同立项批复
合同立项批复是企业合同主管部门答复下级机关请示合同立项的答复性公文，具有权威性、针对性和指示性等特点。
写作合同立项批复时应注意以下几点：
1.标题
批复的标题有以下两点需要特别强调：
（1）关于发文单位。
批复的发文单位即行文主体，既不能不写，也不能随意略写或简化。
（2）关于事由。
批复的事由大致有两种写法，一种是用表示关联范围的介词“关于”加上请示或批复的事项来表述。
另一种是在“关于”和请示或批复事项中间再插入一个表态动词“同意”来表述。
2.正文
批复的正文一般由以下三个部分组成：
（1）引语。
批复的开头通常要引述来文作为批复的依据，引述的方法有四种：
第一种是结合请示的日期引述，如“×年×月×日来文收悉”。
第二种是结合来文的日期和文号引述，如“×年×月×日×号文收悉”。
第三种是引来文日期和来文名称，如“×年×月×日《关于×问题的请示》收悉”。
第四种是引述来文日期和请示事项，如“×年×月×日关于×问题的请示收悉”。
（2）主文。
主文是批复的主体，这部分应针对下级机关请示的事项，表示同意与否的态度，有时还要阐述同意或不同意的理由。
答复请示事项针对性要强，答复要明确具体，简明扼要，表达要准确无误。
（3）结尾。
是批复正文的最后部分，它的写法有三种：
第一种是提行写“此复”或“特此批复”。
第二种是写希望和要求，给执行请求事项的答复指明方向。
第三种是秃尾，就是请示事项答复完毕就告结束，此种结尾方法使用的频率越来越高。
要写好批复还应注意以下几点：
第一，核实请示缘由的真实性，研究请示所提意见或建议的可行性，有些情况应先作调查研究；第二，凡请示事项涉及其他部门或地区的问题，批复前都要与其协商，取得一致意见。
第三，及时批复，以免贻误工作。
对不按行文的正常渠道办理或一文多头的请示，应予以纠正，以免误事。
范例1
关于核准×合同项目的批复
×部门：
你部门报来“×项目合同立项申请”收悉。
经研究，同意该合同的立项，现核准如下：
1.。
2.。
3.。
4.。
×公司×部门
×年×月×日
主题词：
×项目合同立项批复
抄送：
××
范例2
关于×合同项目不予核准的批复
×部门：
你单位送来的“×项目核准申请表”收悉。
经审核，该项目在以下方面不符合法律、法规及有关政策规定，不予核准。
特此通知。
1.。
2.。
×公司×部门
×年×月×日
主题词：
×项目不予核准批复
抄送：
××
项目可行性分析报告
项目可行性分析研究报告，是通过对项目主要内容和法律合规性等的审查，从法律、技术、经济、工程等方面进行调查研究和分析比较，并对合同签署后可能取得的财务、经济效益及社会影响进行预测，预测合同法律风险，从而提出该合同是否值得签署和如何履行的咨询意见，为合同管理决策提供依据的一种综合性的分析方法。
可行性研究具有预见性、公正性、可靠性、科学性的特点，其编制依据主要包括：
①合同项目立项建议书及批复文件。
②国家有关法律、法规，政府的有关规定。
③国家和地区的经济和社会发展规划。
④项目合资、合作各方签订的协议书或意向书。
⑤与合同相关的市场、技术、财务信息资料等。
一、项目可行性分析报告的基本结构
不同的项目，其项目可行性分析报告的写作侧重点各不相同。
项目可行性报告一般应包括以下内容：
1．基本情况
这一部分主要简述合同项目提出的背景、项目技术状况、现有产业规模；项目的主要用途、性能；投资的必要性和预期经济效益；本企业实施该项目的优势等，具体应包括以下内容：
（1）项目单位基本情况。
项目单位基本情况，即单位名称、地址及邮编、联系电话、法人代表姓名、人员、资产规模、隶属关系等情况。
（2）项目负责人基本情况项目负责人基本情况，即姓名、职务、职称、专业、联系电话、与项目相关的主要业绩。
（3）项目基本情况。
项目基本情况，即项目名称、项目类型、项目属性、主要工作内容、预期总目标及阶段性目标情况；主要预期经济效益或社会效益指标；项目总投入情况（包括人、财、物等方面）。
（4）合作单位的基本情况。
合作单位的基本情况，即单位名称、地址及邮编、联系电话、法人代表姓名、人员、资产规模等情况。
2．必要性与可行性的分析
（1）项目背景情况的分析。
项目背景情况分析是指，项目单位的背景及发展现状分析；项目单位需求分析；项目是否符合国家政策，是否属于国家政策优先支持的领域和范围。
（2）项目实施的必要性分析。
项目实施的必要性分析是指，分析项目实施对促进企业发展或完成企业工作任务的意义与作用。
（3）项目实施的可行性分析。
项目实施的可行性分析是指，项目的主要工作思路与设想；项目预算的合理性及可靠性分析；项目预期社会效益与经济效益分析；与同类项目的对比分析；项目预期效益的持久性分析。
（4）项目风险与不确定性分析。
项目风险与不确定性分析是指，对项目实施存在的主要风险与不确定分析；对风险的应对措施分析。
3．项目、产品市场调查和需求预测
（1）国内外市场调查和预测。
国内外市场调查和预测，即根据本项目产品的主要用途，进行市场分析，并预测本企业产品所占市场份额；从项目产品质量、技术、性能、价格等方面，分析本项目产品的国内外市场竞争能力。
（2）分析本项目产品市场风险的主要因素及防范的主要措施。
对项目的风险性及不确定因素进行分析，包括技术风险、市场风险、政策风险等，并分析项目的抗风险能力。
4．项目实施条件与方案
（1）技术方案论述。
简述实施本项目的技术方案。
（2）生产（或实施）方案论述。
根据本企业在生产设备、生产地点、辅助设施等方面已具备的条件，论述实施本项目的方案。
（3）产品营销计划。
论述本项目产品营销方式、营销计划和保障措施。
5．实施条件
（1）人员条件。
人员条件是指，项目负责人的组织管理能力；项目主要参加人员的姓名、职务、职称、专业、对项目的熟悉情况。
（2）资金条件。
资金条件是指，项目资金投入总额及投入计划，对财政预算资金的需求额，其他渠道资金的来源及其落实情况。
（3）基础条件。
基础条件是指项目单位及合作单位完成项目已经具备的条件（重点说明项目单位具备的设施条件，需要增加的关键设施）。
（4）其他相关条件。
6．投资估算、资金筹措
（1）投资估算。
投资估算是指，根据项目建设要求，估算项目总投资总额及资金使用安排。
（2）资金筹措。
资金筹措是指，按资金来源渠道，分别说明各项资金来源和预计到位时间。
7．经济、社会效益分析
（1）经济效益分析。
经济效益分析，是指估算项目产品的生产成本和总成本，并分别列表计算结果。
预测项目完成时项目产品年销售收入、年净利润、年交税总额等情况。
（2）社会效益分析。
社会效益分析主要体现对社会的贡献。
8．项目具体的进度与计划安排
9．项目可行性分析结论
10．其他
二、企业合同可行性报告及答复范例
对于重要但交易关系相对简单的合同，可采取简略方式撰写可行性报告。
企业合同可行性报告见表24-1。
表24-1 企业合同可行性报告
合同名称
合同目的
合同履行地
合同策划人
合同预算
合同简介
合同优势
（续）
合同劣势
合同风险
备注
报告接受人
报告提交日期
企业合同可行性答复见表24-2。
表24-2 企业合同可行性答复
合同名称
审批结果
合同履行地
合同策划人
合同预算
合同简介
审批答复
审批意见
签名
日期
备注
报告提交人
报告审批日期
年 月 日
企业资信调查函电
在对客户进行资信调查过程中，企业一般会涉及一些来住函电，兹举例如下：
委托资信调查函
×公司：
惠请将有关美国×进口公司的资信情况、商业经营情况告诉我们。
该公司地址是：
美国×号邮政信箱。
请确信，我们对你们提供的所有资料都严加保密，你们不负任何责任。
谢谢。
×公司
×年×月×日
介绍客户资信
×公司：
关于贵公司1月15日电传收悉。
兹通知，有限公司由四人合伙经营，根基牢固，声望很高，估计有资本万美元，贸易成就卓著，是此地最可靠的客户。
我们认为，同他们建立账户关系是可靠的。
建议你公司满足他们美元的赊贷。
每季安全的赊贷金额至少为美元。
×公司
×年×月×日
资信调查回复
×公司：
你公司10月5日第号电传悉。
兹复，×号邮政信箱×进出口公司成立于年，资本为美元，经营批发、零售业务。
进口机械、工具、电器；出口兽皮、木材和其他当地产品。
我们相信，同该公司进行交易会令人满意，建议大宗交易采用信用证方式收款为宜。
×公司
×年×月×日
询问客户情况
×公司：
贸易公司写信告诉我们，他们是贵地最大的缝纫机进口商并想从我处购买上述商品。
由于以前同该公司没有业务往来，如能将其信用状况、经营能力以及为何不再从原出口人处进货而转向我方进口的原因告诉我公司，将不胜感激。
请相信，你们提供的所有情况我们将严守秘密。
×公司
×年×月×日
企业资信分析报告书
资信调查是信用风险管理中的一项最普遍、最基本的工作，是指企业对客户的资历、信用等方面的情况进行的调查和判断，用以帮助企业决策人在选择贸易伙伴、签约、确定结算方式或者处理逾期账款、纠纷等决策过程中参考。
资信调查报告的种类有国别调查（即地区调研）、国际经济形态调研、商品调研、市场调研、价格调研、客户资信调研，其中尤以客户资信调研更为重要。
通过资信报告可以审视对方的履约能力。
特别是对境外企业。
资与信是区别客户好坏的标准，一旦确定选择客户的范围，要立即通过驻外机构、对外管理机构、新闻媒介、直接调查采访等多种途径搜集外商资料，确保降低企业经营风险。
鉴于资信报告为综合性调研，涉及客户方面调查项目较多，必须通盘考虑。
资信调研的具体参考项目如下：
调查外商客户信誉、经营分支机构的分布、本国与外国的业务往来情况、经营的历史、业务设施、雇员水平，对我国的政治态度、提供市场的能力、建立经营中心、是否有高效率管理制度，以及合作项目的动态与静态分析、固定资产的原值与净值等。
资信调查报告包括标题、前言、正文、结尾四部分，写作的一般格式为：
一、标题
如为综合调查，标题可直接表述为“×公司资信调查报告书”。
如果仅对客户的某一项资信能力进行调查，应根据调查内容拟题，例如，“关于×公司经营能力的资信调查”。
二、前言
前言主要对调查的目的、地点、对象作概括介绍。
较短的单一报告可不写前言，可以作开门见山的情况介绍，陈述调研的主要内容，揭示调研的主要观点，例如，“×公司与我企业已建立贸易关系，双方合作达十年时间。
合作之初，×公司因经营我企业品种过多导致亏损。
从2003年起，×公司专销我企业出口的竹编品，目前已发展成为一个初具规模的中等进口商，在欧洲礼品行业中具有一定实力。
”
三、正文
正文是资信调研的主干，包括情况介绍、调查内容、预测、建议四大部分。
（1）情况介绍。
情况介绍主要对资信调查内容作概括陈述，例如，“本资信调查对×公司在市场剧烈竞争中的崛起作专项介绍。
”
（2）预测。
预测是通过资料分析判断今后情况的变化。
预测应具有严格的真实性和科学性，预测直接关系到决策部门的正确决策。
例如，“我国工艺品因削价进入美国市场，造成外方市场供过于求，经销商因此出现亏损。
与我企业合作的×公司代理拥有十四家连锁店，其营销网终遍布全美，故在竞争中保持了一定销售量。
×公司在进货时接受多方代理订单，各分代理又有陈列室、推销员，在接到零销部门订单后便立即转向×公司订货，并收取15%～20%的佣金。
×公司通过代理包销控制市场完成销售任务。
”一般来讲，预测准确除搜集材料准确外，与写作人员具有的业务知识、经营、市场学知识及判断、分析能力有很密切的关系。
（3）调查内容。
标准报告主要适用于对一般买家进行基础信用分析和进行日常管理，主要包括以下内容。
1）公司概要。
公司概要包括目标公司的注册情况、运营地址、注册地、历史沿革、税务信息、隶属关系、股东及行政人员资料、分支机构和子公司资料等。
2）业务情况。
业务情况主要介绍公司的业务范围、主要产品、员工人数、办公场所等。
3）财务状况。
财务状况包括政府部门或目标公司提供的最新的财务报告，主要财务指标以及这些指标与同行业平均值的对比。
4）销售信息。
销售信息包括销售网络、地区分布、主要客户等。
5）采购信息：
采购信息包括现有供货来源、采购方式、主要供货方评价。
6）付款记录：
付款记录采用介绍公司以往对外付款记录、获得的最高信用额和信用期。
7）银行往来记录：
银行往来记录主要往来银行、账户、授信额度等信息。
8）公共记录：
公共记录介绍公司的法律诉讼、抵押记录、媒体报道等重要内容。
9）综合评估：
综合评估介绍与该公司交易时应注意的问题并提出相应的建议。
（4）建议部分。
在正确判断后，提出准备采取的对策与措施，例如，“商品必须迎合用户心理，销售必须控制市场；建立大规模的营业中心，实行高效率的管理制度；边巩固边发展，扩大经营，多取佣金；以×公司经营中心的陈列室为阵地，陈列样品加强宣传。
通过一系列建议加强今后的市场开拓能力。
”
四、结尾
结尾一般重申观点，以引起有关部门注意。
有的报告可略去结尾，这种写法用于不写前言的资信调查报告。
五、资信调查报告写作要求
（1）要对搜集的资料作科学、系统的分析与研究，真实客观反映市场情况。
资信调研与国际政坛变化、世界经济发展趋势和国际金融市场的波动均有密切的关系。
写作时既要不被表面现象迷惑，也不要主观臆断，而是要从千变万化诸多矛盾的情况中作出合乎客观的调查。
（2）翻译外文资料必须正确无误，译文要恰当使用国际贸易常用词汇与专用术语，切不能随意使用生硬或不恰当用语，以免造成误差。
（3）商情调研资料来源渠道众多，不仅有一定的虚假性要筛除，而且要从比较中找出差异之处。
因此，写作者应有较强的鉴别、分析和理解能力，才能综合分辨出具有针对性的商业材料。
按交易需要，资信调查可对企业某一方面作专项调查，专项资信调查分析报告一般简短扼要，例示如下：
资信调查报告
×技术开发公司：
受贵公司委托，本律师事务所指派×律师对×市×房地产开发有限公司进行了调查了解，现就其资信情况出具资信调查报告如下：
（1）×市×房地产开发有限公司是经×市工商行政管理局注册的有限责任公司，注册地址：
×市×县×工业区，法定代表人：
王×，经营范围：
在规划范围内进行开发、建设，房屋出租、出售及其物业管理，现有职工×人，在×市共有×个房产开发项目于近期同时开工，该公司是×市新近发展壮大的房地产开发企业。
（2）×市×房地产开发有限公司注册资本人民币×万元，现有资本人民币×亿元。
年利润率人民币×万元，上缴税金×万元，系×市房地产企业利税大户。
该公司现有债务×万元，债权×万元，经济效益良好，开发能力较强，新近开发的几个房地产项目均获×市政府颁发的×优质工程证书，在近年×市的同行业中，×市×房地产开发有限公司的销售量和其他经济指标都稳居该市前列。
（3）×市×房地产开发有限公司自×年成立至今，商业信誉一直较好，近几年，其所作商品房现房及期房交易均无违法、被处罚情形，履约率为100％，具有较强履约能力。
××律师事务所（盖章）
××律师
×年×月×日
签署合同意向书
合同意向书是社会组织内部各部门之间或组织与组织之间表达签署合同意向的公关文书。
是双方当事人通过初步洽商，就各自的意愿达成一致认识而签定的书面文件，是双方进行实质性谈判的依据，是签订协议（合同）的前奏。
范例1
潜在资产出让合同意向书
甲方（潜在卖方）：
乙方（潜在买方）：
交易事项：
日期：
本意向书不具有约束力，所包含的条款有待上述潜在卖方与买方就可能发生的交易（本处应指“资产出让”）进行磋商。
本意向书不应被视为任何合同、或具有法律约束力的协议，而应视作仅为磋商的目的而订立的有关本意向书项下可能达成合同的条款概述。
签署本意向书的目的是为了能够便于潜在买方就购买价格筹措资金。
双方应对本意向书的内容保密，且除了本意向书项下双方及其雇员、律师、会计师和潜在买方的潜在贷款方之外，不得向任何其他第三方透露。
本次磋商的交易条款随附其后，但是除非且直到潜在的买卖双方签署书面协议，这些条款（及潜在卖方自身）将不具有约束力。
随附条款中“应该”一词仅为合同阅读惯例，并不意味随附条款具有或将要具有法律约束力。
甲方（盖章）乙方（盖章）
法定代表人：
法定代表人：
委托代理人：
委托代理人：
联系电话：
联系电话：
签约地点：
签约地点：
签订时间：
年月日签订时间：
年月日
范例2
合作意向书
甲方：
×厂
乙方：
×公司
双方于×年×月×日在×地，对建立合资企业事宜进行了初步协商，达成意向如下：
（1）甲、乙两方愿以合资或合作的形式建立合资企业，暂定名为×有限公司。
建设期为×年，即从×年至×年全部建成。
双方意向书签订后，即向各方有关上级申请批准，批准的时限为×个月，即×年×月×日至×年×月×日完成。
然后由×厂办理合资企业开业申请。
（2）总投资×万元（人民币），折×万元（美元）。
×部分投资×万元（折×万元）；×部分投资×万元（折×万元）。
甲方投资×万元（以工厂现有厂房、水电设施现有设备等折款投入）；乙方投资×万元（以折美元投入，购买设备）。
（3）利润分配。
各方按投资比例或协商比例分配。
（4）合资企业生产能力。
（略）。
（5）合资企业自营出口或委托有关进出口公司代理出口，价格由合资企业确定。
（6）合资年限为×年，即×年×月至×年×月。
（7）合资企业其他事宜按《中华人民共和国中外合资企业法》有关规定执行。
（8）双方将在各方上级批准后，再行具体协商有关合资事宜。
本意向书一式两份。
作为备忘录，各执一份备查。
甲方（盖章）：
乙方（盖章）：
代表：
代表：
签订时间：
年月日签订时间：
年月日
合同审查意见书
合同审查意见书是指企业法律部门或专职律师等法律工作人员在接受合同审查委托后，根据委托人提供的资料对合同所作的法律可行性分析。
一、合同意见书的制作要点
1.首部
居中写明标题“合同审查意见书”，并写明送审合同的名称、编号。
2.正文
（1）“合同基本情况”部分应简明地指出合同的性质、合同的当事人、合同订立的目的及各方主要的权利义务等内容。
（2）“合同存在的主要问题”部分应逐条列出合同的不当、违法之处。
（3）“审查修改意见及法律根据”部分应当针对合同中的主要问题，提出切实可行的个性意见。
3.尾部
尾部的内容一般是企业法律部门或律师及律师事务所名称及出具审查修改意见的时间。
二、合同意见书的格式
合同审查意见书
合同名称：
合同编号：
送审人：
送审时间：
正文内容：
（1）合同基本情况。
（2）合同存在的主要问题。
（3）审查修改意见及法律根据。
（4）其他。
×法律顾问（或×律师事务所）
年月日
例示如下：
合同审查意见书
合同名称：
房宅基地使用协议
合同编号：
200102011
送审人：
×公司
送审时间：
2001年2月15日
致：
×公司
本律师事务所接受贵公司委托，指派×律师审查你方提交的《房宅基地使用协议》。
经审查认为，合同用语不准确，合同条款有疏漏，内容不完备，在履行合同过程中容易发生纠纷，并且合同中存在违法内容。
为使合同合法有效，双方权利、义务更加明确，现对本合同存在的主要问题提出如下修改意见：
（1）合同第一条“本合同性质为房宅基地出租合同”违反法律规定。
根据我国《土地管理法》及有关规定，只有兴办乡镇企业和村民建设住宅，或者乡（镇）村公共设施和公益事业建设，可以使用农村集体所有土地。
因此，本合同的性质应修改为：
×市×县×村乡镇企业×公司为扩大生产规模，经县级以上人民政府批准，与×村村委会达成土地使用权协议。
（2）合同中使用期限不符合法律规定。
合同中第二条规定：
“乙方对地产只有使用权，使用期一百年，房产产权归乙方所有。
”目前我国法律规定，工业开发用地的使用期限不能超过五十年。
因此，此条应更改为使用期限五十年，期满可以申请续期。
（3）根据《中华人民共和国土地管理法》第六十条规定，乡（镇）企业建设需要使用土地的，必须持县级以上人民政府批准的有关文件，向县级以上人民政府土地行政主管部门提出申请，按照省、自治区、直辖市规定的批准权限，由县级以上地方人民政府批
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