ACCESS全国考试要点.docx
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ACCESS全国考试要点
ACCESS全国考试要点
第1章数据库基础知识
考点一 数据库基础知识1
1、计算机数据管理的发展
（1）数据与数据处理
数据是指存储在某一种媒体上能够识别的物理符号。
数据的概念包括两个方面：
其一是描述事物特性的数据内容：
其二是存储在某一种媒体上的数据形式。
（2）计算机数据管理
数据处理的中心问题是数据管理。
计算机对数据的管理是指如何对数据分类、组织、编码、存储、检索和维护。
人工管理文件系统数据库系统分布式数据库系统面向对象数据库系统
2、数据库系统
（1）有关数据库的概念
①数据（Data）②数据库（DataBase）③数据库应用系统
④数据库管理系统（DataBaseManagementSystem,DBMS）数据库管理系统是指位于用户与操作系统之间的数据管理软件。
⑤数据库系统（DataBaseSystem,DBS）
2、数据库系统的特点
（1）实现数据共享，减少数据冗余
（2）采用特定的数据模型
（3）具有较高的数据独立性（4）有统一的数据控制功能
3、数据库管理系统
数据库管理系统支持用户对数据库的基本操作，是数据库系统的核心软件，其主要目标是使数据成为方便用户使用的资源，易于为各种用户所共享，并增进数据的安全性、完整性和可用性，DBMS的功能主要包括以下6个方面：
（1）数据定义
（2）数据操纵（3）数据库运行管理（4）数据组织、存储和管理
（5）数据库的建立和维护（6）数据通信接口
DBMS通常由以下4部分组成：
（1）数据定义语言及其翻译处理程序
（2）数据操纵语言及其编译（或解释）程序
（3）数据库运行控制程序（4）实用程序
3、数据模型
（1）实体描述
①实体②实体的属性③实体集和实体型
（2）实体间联系及种类
实体间联系的种类是指一个实体型中可能出现的每一个实体与另一个实体型中多少个实体存在联系。
两个实体间的联系可以归结为3种类型：
1、一对一联系（one-to-onerelationship）2、一对多联系（one-to-manyrelationship）
3、多对多联系（many-to-manyrelationship）
（3）数据模型简介
1）层次数据模型
在数据库中，对满足以下两个条件的数据模型称为层次模型：
有且仅有一个节点无双亲，这个节点称为“根节点“。
其他节点有且仅有一个双亲。
2）网状数据模型
在数据库中，对满足以下两个条件的数据模型称为网状模型：
①允许一个以上的节点无双亲。
②一个节点可以有多于一个的双亲。
3）关系数据模型
关系数据模型是目前最重要的一种模型。
美国IBM公司的研究员E.F.Codd于1970年发表了题为“大型共享系统的关系数据库的关系模型”的论文，文中首次提出了数据库系统的关系模型。
20世纪80年代以来，计算机厂商新推出的数据库管理系统（DBMS）几乎都支持关系模型。
考点二关系数据库
1、关系数据模型
（1）关系术语
①关系②元组③属性④域⑤关键字⑥外部关键字
2、关系的特点
（1）关系必须规范化。
（2）在同一个关系中不能出现相同的属性名。
（3）关系中不允许有完全相同的元组，即冗余。
（4）在一个关系中元组的次序无关紧要。
（5）在一个关系中列的次序无关紧要。
（3）实际关系模型
一个具体的关系模型由若干个关系模式。
这个数据库文件就对应一个实际的关系模型。
3、关系运算
（1）传统的集合运算①并②差③交
（2）专门的关系运算①选择②投影③联接④自然联接
考点三数据库设计基础
1、数据库设计步骤
（1）设计原则
为了合理组织数据，应遵从以下基本设计原则
①关系数据的设计应遵从概念单一化“一事一地”的原则②避免在表之间出现重复字段
③表中的字段必须是原始数据和基本数据元素④用外部关键字保证有关联的表之间的联系
（2）设计步骤
①需求分析②确定需要的表③确定所需字段④确定联系⑤设计求精
2、数据库设计过程
（1）需求分析①信息需求②处理需求③安全性和完整性需求。
（2）确定需要的表
（3）确定所需字段①每个字段直接和表的实体相关。
②以最小的逻辑单位存储信息
③表中的字段必须是原始数据④确定主关键字字段
（4）确定联系①一对多联系②多对多联系③一对一联系
（5）设计求精
①是否遗忘了字段?
②是否存在大量空白字段?
③是否有包含了同样字段的表?
④表中是否带有大量不属于某实体的字段?
⑤是否在某个表中重复输入了同样的信息
⑥是否为每个表选择了合适的主关键字?
考点四SQL基本命令
1、SQL简介
SQL（StructureQueryLanguage.结构化查询语言）是在数据库系统中应用广泛的数据库查询语音，它包括了数据定义（DataDefintion）、查询（DataQuery）、操纵（DateManipulation）和控制（DataControl）4种功能。
2、SQL基本语句
SELECT语句构成了SQL数据库语言的核心，它的语法包括几个主要子句，分别是FORM、WHERE和ORDERBY子句。
SELECT语句的一般格式如下：
SELECT［ALL/DISTINCT］*｜〈字段列表〉
FROM〈表名〉
［WHERE〈条件表达式〉］
［ORDERBY〈列名〉｛［ASCIDESC］｝］；
在一般的语法格式描述中使用了如下符号：
〈〉：
表示在实际的语句中要采用实际需要的内容进行替代。
［］：
表示可以根据需要进行选择，也可以不选。
｜：
表示多项选择只能选其中之一。
｛｝：
表示必选项
该语句的含义是：
在FROM后面给出的表名中找出满足WHERE条件表达式的元组，然后按SELECT后列出的目标表形成结果表。
在格式中，SELECT后面是查询目标表，其中：
ALL：
表示检索所有符合条件的元组，默认值为ALL。
DISTINCT：
表示检索要去掉重复组的所有元组。
*：
表示检索结果为整个元组，即包括所有的列。
〈选择列表〉：
是有“，”分开的多个项，这些项可以是字段名、常数或系统内部的函数。
格式中的条件表达式可以含有数学运算符（加+、减-、乘*、除/）和关系运算符
【考点三】Access简介
1、ccess的发展过程
Microsoft先后推出过Access的版本有：
2.0、7.0/95、8.0/97、9.0/2000、10.0/2002，的Access2003版本。
2、Access的主要特点和功能
Access的主要优点是不用携带向上兼容的软件。
无论是对于有经验的数据库设计人员，还是那些刚刚接触数据库管理系统的新手，都会发现Access所提供的各种工具既非常实用又非常方便，同时还能够获得高效的数据处理能力
Access的主要特点如下：
（1）具有方便实用的强大功能。
（2）可以利用各种图例快速获得数据。
（3）可以利用报表设计工具，非常方便地生成漂亮的数据报表，而不需要编程。
（4）能够处理多种数据类型。
（5）采用OLE技术，能够方便创建和编辑多媒体数据库。
（6）Access支持ODBC标准的SQL数据库的数据。
（7）设计过程自动化，大大提高了数据库的工作效率。
（8）具有较好的集成开发功能。
（9）提供了断点设置、单步执行等调试功能。
（10）与Internet/Intranet的集成。
（11）可以将数据库应用程序的建立移进用户环境，并使最终用户和应用程序开发者之间的关系淡化。
3、ccess数据库的系统结构
Access数据库由数据库对象和组两部分组成。
其中对象又分为7种。
这些数据库对象包括：
表、查询、窗体、报表、数据访问页、宏和模块。
（1）表表是数据库中用来存储数据的对象，是整个数据库系统的基础。
（2）查询
（3）窗体
窗体是Access数据库对象中最具灵活性的一个对象，其数据源可以是表或查询。
在窗体中可以显示数据表中的数据，可以将数据库中的表链接到窗体中，利用窗体作为输入记录的界面。
通过在窗体中插入按钮，可以控制数据库程序的执行过程，可以说窗体是数据库与用户进行交互操作的最好界面。
利用窗体，能够从表中查询提取所需的数据，并将其显示出来。
通过在窗中插入宏，用户可以把Access的各个对象很方便地联系起来。
（4）报表
数据库应用程序通常要进行打印输出，在Access中，如果要打印输出数据，使用报表是很有效的方法。
利用报表可以将数据库中需要的数据提取出来进行分析、整理和计算，并将数据以格式化的方式发送到打印机。
用户可以在一个表或查询的基础上来创建一个报表，也可以在多个表或查询的基础上来创建报表。
利用报表不仅可以创建计算字段，而且还可以对记录进行分组以便计算出各组数据的汇总结果等。
在报表中，可以控制显示的字段、每个对象的大小和显示方式，并可以按照所需的方式来显示相应的内容。
（5）数据访问页
数据访问页是在Access2000时才增加的数据库对象，它是一种特殊类型的Web页，用户可以在此Web页中与Access数据库中的数据进行联接，查看、修改Access数据库中的数据，为通过网络进行数据发布提供了方便。
数据访问页在一定程度上集成了InternetExplorer游览器和FrontPage编辑器的功能。
（6）宏
MicrosoftOffice提供的所有工具中都提供了宏的功能，宏实际上是一系列操作的集合，其中每个操作都能实现特定的功能，例如，打开窗体、生成报表、保存修改等。
在日常工作中，用户经常需要重复大量的操作，利用宏可以简化这些操作，使大量的重复性操作自动完成，从而使管理和维护Access数据库更加简单。
（7）模块
模块是将VisualBasicforApplications声明和过程作为一个单元进行保存的集合，是应用程序开发人员的工作环境。
【考点四】启动和关闭Access
与其他MicrosoftOffice程序一样，在使用数据库时首先需要打开Access窗口，然后再打开需要使用的数据库，这样才能进行各种操作。
1、启动Access
2、关闭Access
（1）单击Access右上角的“关闭”按钮。
（2）选择“文件”菜单中的“退出”命令。
（3）使用Alt+F4快捷键。
（4）使用Alt+F+X快捷菜单命令。
第2章数据库和表
【考点一】创建数据库
创建Access数据库，道德应根据用户需求对数据库应用系统进行分析和研究，全面规划，然后再根据数据库系统的设计规范创建数据库。
1、数据库设计的步骤
数据库的设计一般要经过：
分析建立数据库的目的、确定数据库中的表、确定表中的字段、确定主关键字以及确定表之间的关系等步骤。
下面就以“教学管理”数据库的设计为例，介绍数据库设计的基本步骤。
（1）分析建立数据库的目的
（2）确定数据库中的表
①每个表应该只包含关于一个主题的信息。
②表中不应该包含重复信息，并且信息不应该在表之间复制。
（3）确定表中的字段在Access中，字段的命名规则是：
①字段名长度为1～64个字符。
②字段名可以包含字母、汉字、数字空格和其他字符。
③字段名不能包含句号（.）、惊叹号（！
）、方括号（［］）和重音符号（′）。
（4）确定主关键字
（5）确定表之间的关系
2、创建数据库
（1）创建空数据库
创建空数据库有两个途径：
启运Access时建和在Access程序窗口中使用“新建”命令创建。
①启动Access时创建
②使用“新建”命令创建
（2）使用“向导”创建数据库
“数据库向导”中提供了一些基本的数据库模板，利用这些模板可以方便、快速地创建数据库。
一般情况下，在使用“数据库向导”前，应先从“数据库向导”所提供的模板中找出与所建数据库相似的模板，如果所选的数据库模板不满足要求，可以在建立之后，在原来的基础上进行修改。
与创建空数据库一样，使用“数据库向导”创建数据库也分为启动Access时创建和使用“新建”命令创建两种。
①启动Access时创建
②使用“新建”命令创建
3、数据库的简单操作
（1）打开数据库
打开数据库的方法有两种：
一是在启动Access时使用“MicrosoftAccess”对话框打开；二是通过“打开”命令打开。
①启动Access时打开
Access启动后，屏幕上显示"MicrosoftAccess”对话框。
在该对话框中，单击“打开已有文件”选项按钮，打开所需要的数据库。
②使用“打开”命令打开
（2）关闭数据库
当完成了数据库的操作后，需要将它关闭。
关闭数据库的方法有如下几种：
①单击“数据库”窗口右上角的“关闭”按钮。
②双击“数据库”窗口左上角的“控制”菜单图标。
③单击“数据库”窗口左上角的“控制”菜单图标。
考点二建立表
1、Access数据类型
Access常用的数据类型有：
文本、备注、数字、日期/时间、货币、自动编号、是/否、OLE对象、超级链接、查阅向导等。
（1）文本数据类型
广西数据类型所使用的对象为文本或文本与数字的组合：
也可以是不需要计算的数字，Access默认文本型字段大小是50个字符，但用户输入时，系统只保存输入到字段中的字符，而不保存文本型字段中未用位置上的空字符。
设置“字段大小“属性可控制能输入的最大字符长度。
文本型字段的取值最多可达到255个字符，如果取值的字符个数超过了255，可以使用备注数据类型。
（2）备注数据类型
备注数据类型可以解决文本数据类型无法解决的问题，可保存较长的文本和数字。
与文本数据类型一样，备注数据类型也是字符和数字相结合，它允许存储的内容长达64000个字符。
尽管备注型字段具有极大的灵活性，对存储数据的长度没有什么限制，但对保存数字和字符类型数据的大我数字段来说，指定备注数据类型是不合适的。
因为，Access不能对备注型字段进行排序或索引，但文本型字段却可以进行排序和索引。
在备注型字段中虽然可以搜索文本，但搜索速度却不如在有索引的文本字段中快。
因此，用户在对相对简短的字符、数字性数据进行设置时，特别是需要对字段的数据进行排序和索引时，应尽可能地使用文本数据类型。
（3）数字数据类型
数字数据类型可以用来存储进行算术运算的数字数据。
用户可以通过“字段大小“属性，定义一个特定的数字类型。
（4）日期/时间数据类型
日期/时间数据类型是用来存储日期、时间或日期时间组合的。
每个日期/时间字段需要8个字节的存储空间。
（5）货币数据类型
货币数据类型是数字数据类型的特殊类型，等价于具有双精度属性的数字数据类型。
向货币字段输入数据时，不必键入美元符号和千位分隔符，Access会自动显示这些符号，并添加两位小数到货币字段中。
（6）自动编号数据类型
自动编号数据类型较为特殊。
每次向表中添加新记录时，Access会自动插入惟一顺序号，即在自动编号字段中指定某一数值。
需要注意的是：
自动编号数据类型一旦被指定，就会永久地与记录连接。
如果删除了表中含有自动编号字段的一个记录后，Access并不会对表中自动编号型字段重新编号。
当添加某一记录时，Access不再使用已被删除的自动编号型字段的数值，而是按递增的规律重新赋值。
自动编号数据类型占4个字节的空间，即它是以长整数存于数据库中。
这里应注意：
不能对自动编号型字段人为地指定数值或修改其数值，每个表只能包含一个自动编号型字段。
（7）是/否数据类型
是/否数据类型是针对只包含两种不同取值的字段而设置的。
又常被称为“布尔”型数据。
通过是/否数据类型的格式特性，用户可以对是/否字段进行选择，使其显示为Yes/No、Ture/False、On/Off。
（8）OLE对象数据类型
超级链接数据类型的字段是用来保存超级链接的。
超级链接型字段包含作为超级链接地址的文本或以文本形式存储的字符与数字的组合。
超级链接地址是通往对象、文档、Web页或其他目标的路径。
一个超级链接地址可以是一个URL（通往Internet或Intranet节点）或一个UNC网络路径（通往局域网中一个文件的地址）。
超级链接地址也可能包含其他特定的地址信息，当单击一个超级链接时，Web浏览器或Access将根据超级链接地址到达指定的目标。
超级链接地址最多包含3部分：
Displaytext——在字段或控件中显示的文本：
Address——到文件（UNC路径）或页面（URL）的路径：
Subaddress——在文件或页面中的地址（每一部分最多包含2048个字符）。
超级链接数据类型使用的语法为：
Displaytext#Address#Subaddress
在字段或控件中插入超级链接地址最简单的方法就是单击“插入”菜单中“超级链接”命令。
（10）查阅向导数据类型
查阅向导为用户提供了建立一个字段内容的列表，可以在列表中选择所列内容作为添入字段的内容。
使用查阅向导可以显示下面所列的两种列表中的字段：
①从已有的表或查询中查阅数据列表，表或查询的所有更新都将反映在列表中。
②存储了一组不可更改的固定值的列表。
在列表中选择一个数值以存储到字段中。
2、建立表结构
建立表结构有3种方法，一是在“数据表”视图中直接在字段名处输入字段名，这种方法比较简单，但无法对每一字段的数据类型、属性值进行设置，一般还需要在“设计”视图中进行修改；二是使用“设计”视图，这是一种最常用的方法；三是通过“表向导”创建表结构，其创建方法与使用“数据库向导”创建数据库的方法类似。
下面分别介绍这3种方法。
（1）使用“数据表”视图
“数据表”视图是按行和列显示表中数据的视图。
在“数据表”视中，可以进行字段的编辑、添加、删除和数据的查找等各项操作。
“数据表”视图是Access中最常见的视图形式。
通过上述步骤可以发现，使用“数据表“视图建立表结构，只说明了表中字段名，没有说明每个字段的数据类型和属性值，这样，建立后的表结构中所有字段的数据类型都为“文本”型，显然不能满足实际的操作要求。
（2）使用“设计”视图
一般情况下，使用“设计”视图建立表结构，要详细说明每个字段的字段名和所使用的数据类型。
（3）使用“表向导”
在Access中除了使用“数据表”视图和“设计”视图创建表结构以外，还可以使用“表向导”来创建某种格式的表。
使用“表向导”创建表是在“表向导”的引导下，选择一个表作为基础来创建所需要的，这种方法简单、快捷。
3、向表中输入数据
在建立了表结构之后，就可以向表中输入数据了。
向表中输入数据就好像在一张空白表格内填写数字一样简单。
在Access中，可以利用“数据表”视图向表中输入数据，也可以利用已有的表。
（2）获取外部数据
在实际工作中，用户可以使用各种工具生成表格。
如果在创建数据库表时，所需建立的表已经存在，那么只需将其导入到Access数据库中即可。
这样，既可以简化用户的操作、节省用户创建表的时间，又可以充分利用所有数据。
所谓导入就是将符合Access输入/输出协议的任一类型的表导入到Access的数据库表中。
可以导入的表类型包括Access数据库中的表、Excel、Louts和DBASE或FoxPro等数据应用程序所创建的表，以及HTML文档等。
4、字段属性的设置
在完成表结构的设置后，还需要在属性区域设置相应的属性值。
例如，设置“学生”表中“性别”字段的“字段大小”属性和“默认值”属性、“年龄”字段的“格式”属性和“有效性规则”属性、“入校日期”字段的“输入掩码”属性等。
其目的是为了减少输入错误，方便输入操作。
表中每个字段都有一系列的属性描述。
字段的属性表示字段所具有的特性，不同的字段类型有不同的属性，当选择某一字段时，“设计”视图下部的“字段属性”区就会依次显示出该字段的相应属性。
下面介绍如何设置字段属
（1）控制“字段大小”
通过“字段大小”属性，可以控制字段使用的空间大小。
该属性只适用于数据类型为“文本”或“数字”的字段。
对于一个“文本”类型的字段，其字段大小的取值范围是0～255，默认值为50，可以在该属性框中输入取值范围内的整数；对于一个“数字”型字段，可以单击“字段大小”属性框，然后单击右侧的向下箭头按钮，并从下拉列表中选择一种类型。
需要注意的是：
如果文本字段中已经有数据，那么减小字段大小会丢失数据，Access自动将小数取整。
因此，在改变字段大小时要非常小心。
（2）选择所需“格式”
“格式”属性用来决定数据的打印方式和屏幕显示方式。
不同数据类型的字段，其格式选择有所不同，应注意区分。
（3）设置“默认值”
“默认值”是一个十分有用的属性。
在一个数据库中，往往会有一些字段的数据内容相同或含有相同的部分。
例如，“学生”表中的“性别”字段只有“男”、“女”两种值，这种情况就可以设置一个默认值。
（4）定义“有效性规则”
“有效性规则”是Access中另一个非常有用的属性，利用该属性可以防止非法数据输入到表中。
有效性规则的形式以及设置目的随字段的数据类型不同而不同。
对“文本”类型字段，可以设置输入的字符个数不能超过某一个值；对“数字”类型字段，可以让Access只接受一定范围内的数据；对“日期/时间”类型字段，可以将数值限制在一定的月份或年份以内。
（5）使用“输入掩码”
在输入数据时，如果希望输入的格式标准保持一致，或希望检查输入时的错误，可以使用Access提供的“输入掩码向导”来设置一个输入掩码。
对于大多数数据类型，都可以定义一个输入掩码。
应注意的是：
输入掩码只为“文本”和“日期/时间”型字段提供向导，其他数据类型没有向导帮助。
另外，如果为某字段定义了输入掩码，同时又设置了它的格式属性，格式属性将在数据显示时优先于输入掩码的设置。
这意味着即使已经保存了输入掩码，在数据设置格式显示时，将会忽略输入掩码。
位于基表的数据本身并没有更改，格式属性只影响数据的显示方式。
5、建立表之间的关系
在Access中要想管理和使用好表中的数据，就应建立表与表之间的关系，只有这样，才能将不同表中的相关数据联系起来，也才能为建立查询、创建窗体或报表打下良好的基础。
（1）表间关系的概念
在Access中，每个表都是数据库中一个独立的部分，它们本身具有很多的功能，但是每个表又不是完全孤立的部分，表与表之间可能存在着相互的联系。
Access中表与表之间的关系可以分为一对一、一对多和多对多3种。
实际上，一对一的关系并不常用，可以将一对一关系的两个表合并为一个表，这样既不会出现重复信息，又便于表的查询。
而任何多对多的关系都可以拆成多个一对多的关系，因此，在Access数据库中，表之间的关系都定义为一对多的关系。
一般情况下，将一端表称为主表，半多端表称为相关表。
（2）参照完整性
关系是通过两个表之间的公共字段建立起来的。
一般情况下，由于一个表的主关键字是另一个表的字段，因此形成了两个表之间一对多的关系。
在事实上义表之间的关系时，应设立一些准则，这些准则将有助于数据的完整。
参照完整性就是在输入或删除记录时，为维持表之间已定义的关系而必须遵循的规则。
如果实施了参照完整性，那么当主表中没有相关记录时，就不能将记录添加到相关表中，也不能在相关表中存在匹配的记录时删除主表中的记录，更
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