不得不说的几个Word技巧.docx
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不得不说的几个Word技巧
不得不说的几个WORD技巧
黄成武
一、让Word表格实现选择录入
大家都知道在EXCLE中可以利用数据→有效性里序列进行选择性地录入,那么在WORD中有没有此功能,答案是肯定的。
下面以制作一份员工档案表为例,在这表格中,性别、学历等几项内容是需要重复输入的,我们可以利用Word提供的下拉型窗体域即可轻松实现表格内容的选择录入。
具体设置步骤如下:
1.在Word中根据需要设计好表格,将固定不变的内容输入到表格中。
2.将鼠标移到指定位置(例如“性别”下面的单元格),单击菜单栏“视图→工具栏→窗体”,打开“窗体”工具栏,单击“下拉型窗体域”按钮。
说明:
单元格在插入窗体域后,会显示出灰色底纹,在按下“窗体域底纹”按钮时会显示阴影,用于提醒我们该域的具体位置,但是这域底纹是不会被打印出来。
3.双击单元格中的窗体域底纹,弹出“下拉型窗体域选项”对话框。
在“下拉项”文本框内输入需要添加的列表项,并单击“添加”按钮进行添加。
依次输入其它列表项,所有列表项添加完毕后,可以通过按钮改变列表项的排列顺序。
4.勾选“启用下拉列表”复选框,单击“确定”按钮,完成一个单元格的下拉型窗体域的设置。
提示:
可将其余需使用同样窗体域的单元格全部选中,然后通过复制、粘贴的方法一次性插入。
5.在所有下拉型“窗体域”完成插入之后,单击“窗体”工具栏上的“保护窗体”按钮
(这样除了含有窗体域的单元格外,表格的其它地方都无法修改了),在需要录入同一内容的任一窗体域单元格上单击鼠标,单击其右侧出现的图标
,从弹出下拉列表中选择需要录入的内容。
全部选择好后,再次单击“保护窗体”按钮解除锁定
看效果:
姓名
年龄
性别
张三
25
李四
36
王八
41
二、巧用WORD计算器实现边录入边计算
信息大爆炸的年代了,有些同志办公桌上的计算器还在工作;有些同志甚至在电脑开着时还在到处借计算器,如果我说早该淘汰了。
这时有些同志就要问了,有没有象CCED那样,在WORD编辑区中直接计算出表达式呢?
答案是肯定的,只是大家平时很不注意观察和摸索,故而在MSOFFICE世界里被埋藏的许许多多金子没淘到。
这里我就向大家介绍具体方法,让大家彻底告别计算器。
其操作步骤如下:
1.单击“视图→工具栏→自定义”(或者单击“工具→自定义”也可以在工具栏上的任意位置单击鼠标右键)打开“自定义”对话框,单击“命令”选项卡
2.在“类别”框中,选择“工具”选项,在“命令”列表框中,选择“工具计算”,然后将其拖曳到其它工具栏中的适当位置,则“工具计算”按钮就会出现在工具栏中了
3.使用“工具计算”按钮:
“工具计算”所支持的运算符按优先级别排列如下:
()括号、^乘方和开方、*/乘除、+-加减
4.例:
在Word文档中输入“25+34^2*78/35=”选中算式,注意不要包括等号,单击“工具计算”按钮,再单击“常用”工具栏上的“粘贴”按钮(或单击右键选择“粘贴”,快捷键Ctrl+V),其结果为2601.23
如果你用的是WORD2010也没有关系,同样能找到这个工具,在“WORD选项—快速访问工具栏—不在功能区中的命令”中找到后将其添加到“快速访问工具栏”即可随时调用。
看下图所示:
如果你嫌找工具麻烦,那就把我的个性设置代码贴出来:
cmdapp="Word"dt="1"/>customUIxmlns:
mso="idQ="mso:
FileOpen"visible="false"insertBeforeQ="mso:
FileNewDefault"/>controlidQ="mso:
FileSave"visible="true"insertBeforeQ="mso:
FileNewDefault"/>controlidQ="mso:
FileSendAsAttachment"visible="false"insertBeforeQ="mso:
FileNewDefault"/>controlidQ="mso:
FilePrintQuick"visible="false"insertBeforeQ="mso:
FileNewDefault"/>controlidQ="mso:
SpellingAndGrammar"visible="false"insertBeforeQ="mso:
FileNewDefault"/>controlidQ="mso:
Undo"visible="true"insertBeforeQ="mso:
FileNewDefault"/>controlidQ="mso:
RedoOrRepeat"visible="true"insertBeforeQ="mso:
FileNewDefault"/>controlidQ="mso:
TableDrawTable"visible="false"insertBeforeQ="mso:
FileNewDefault"/>controlidQ="mso:
FileOpenRecentFile"visible="false"insertBeforeQ="mso:
FileNewDefault"/>controlidQ="mso:
AutoTextGallery"visible="true"insertBeforeQ="mso:
FileNewDefault"/>controlidQ="mso:
FileNewDefault"visible="true"/>controlidQ="mso:
SaveSelectionToAutoTextGallery"visible="true"insertBeforeQ="mso:
PrintPreviewAndPrint"/>controlidQ="mso:
PrintPreviewAndPrint"visible="true"/>controlidQ="mso:
HeaderFooterEditFooter"visible="true"/>controlidQ="mso:
PlaybackTipPlay"visible="true"/>controlidQ="mso:
EnglishWritingAssistant"visible="true"/>controlidQ="mso:
ShapesInsertGallery"visible="true"/>controlidQ="mso:
Calculate"visible="true"/>controlidQ="mso:
MailMergeGreetingLineInsert"visible="true"/>controlidQ="mso:
GroupControls"visible="true"/>
sharedControls>
qat>
ribbon>
customUI>
将上述代码粘贴到记事本中,然后另存为“Word自定义.exportedUI”文件,再打开你的“快速访问工具栏”设置对话框,将其个性设置文件导入,当你重新打开WORD2010时就会发现与上图一样的“快速访问工具栏”已导入到你的电脑中了。
三、WORD中的彩蛋
请在一个新打开的word文档里面输入:
=rand(200,99)然后回车
看看会发生什么?
是不是奇迹发生了?
那只敏捷的棕毛狐狸跃过那只懒狗。
那只敏捷的棕毛狐狸跃过那只懒狗。
那只敏捷的棕毛狐狸跃过那只懒狗。
那只敏捷的棕毛狐狸跃过那只懒狗。
那只敏捷的棕毛狐狸跃过那只懒狗。
如何输入“=rand()”WORD2003会出现上述句子三段,而WORD2010则文字有所不同,内容为“对于“插入”选项卡上的库,在设计时都充分考虑了其中的项与文档整体外观的协调性。
您可以使用这些库来插入表格、页眉、页脚、列表、封面以及其他文档构建基块。
您创建的图片、图表或关系图也将与当前的文档外观协调一致。
”也是默认重复出现三个段落。
据说,连比尔盖茨都不知道为什么会这样。
这是彩蛋程序,也就是程序开发人员放在程序里的小程序.一般都是很有趣的。
office里还有很多彩蛋呢!
四、两个快捷键F4、CTRL+?
熟悉EXCEL的同志都知道,F4键被网友称之为:
“乾坤大挪移”可见其威力不容忽视,那WORD中有没有这个“乾坤大挪移”呢?
答案也是肯定的。
不信你试试,随便执行一个动作,再按F4键,这时你看到什么了?
是不是重复上一个动作呢?
另外,按CTRL+?
就会出现一组特殊符号供你选择,是不是很方便哦!
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五、页码任我设(分节)
A、页码从第二页开始
1、选择“插入-页码”,打开“页码”对话框。
2、取消“首页显示页码”复选框中的对钩,然后单击“格式”按钮,打开“页码格式”对话框。
3、“起始页码”后的框中键入数字“0”。
4、按“确定”退出。
B、页码从任意页开始
1、将光标定位于需要开始编页码的页首位置。
2、选择“插入-分隔符”,打开“分隔符”对话框,在“分隔符类型”下单击选中“下一页”单选钮。
3、选择“视图-页眉和页脚”,并将光标定位于页脚处。
4、在“页眉和页脚”工具栏中依次进行以下操作:
①单击“链接前一个”按钮,断开同前一节的链接。
②单击“插入页码”按钮,再单击“页码格式”按钮,打开“页码格式”对话框。
③在“起始页码”后的框中键入相应起始数字。
④单击“关闭”按钮。
C、设置页码为第X页共X页(指的是正文页码)
★问题描述假设一篇文档共10页,第1页是封面,第2页是目录,第3页是正文。
需要从第3页开始页脚显示为“第1页共8页”,通过设置,使WORD自动显示,如何实现呢?
★解决方法:
1、将光标定位于需要开始编页码(正文)的页首位置。
2、选择“插入-分隔符”,打开“分隔符”对话框,在“分隔符类型”下单击选中“下一页”单选钮。
3、选择“视图-页眉和页脚”,并将光标定位于页脚处。
4、在“页眉和页脚”工具栏中依次进行以下操作:
①单击“链接前一个”按钮,断开同前一节的链接。
②单击“插入自动图文集”按钮,再单击“第X页共X页”,插入后将光标移到“第X页”选中X,单击“页眉页脚”工具栏上的设置页码格式,打开对话框后选择页码格式,在“起始页码”后的框中键入相应起始数字,点确定。
③将光标移到“共X页”选中X,选择“插入—域”,在出现的对话框中的域类别中选择“编号”,域名中选择“SectionPages”,在右边的域属性格式里选择页数的格式,单击“确定”。
④单击“页眉页脚”工具栏上的“关闭”按钮。
也可以直接输入域:
1、将光标移到页脚需要插入页数的位置,按ctrl+F9,出现{},在{}中写入=,在按下ctrl+F9;此时变为{={}},在最里层的{}内,写sectionpages,整个公式为{={sectionpages}}
2、然后点击右键,选“更新域”,公式便转换为准确的页数。
注意:
要获得如题目要求的效果,首先要进行正确的分节(下一页),在此基础上引入域的概念便可实现。
D、删除页码
1、单击“视图”菜单中的“页眉和页脚”命令。
2、如果将页码放置在页面底部,在“页眉和页脚”工具栏上单击“在页眉和页脚间切换”。
3、选定一个页码。
如果页码是使用“插入”菜单中的“页码”命令插入的,则应同时选定页码周围的图文框。
4、按Delete。
注释:
(1)MicrosoftWord将自动删除整篇文档的页码。
如果要删除文档中某一部分的页码,就必须将文档分节,并断开节之间的连接。
(2)如果文档首页页码不同,或奇、偶页的页眉或页脚不同,就必须分别删除不同的页眉或页脚。
只要把域玩好了,页号设置就可以当游戏玩,一页两码或页码倒排也都不在话下。