QSM 1900174采购过程控制及供应商管理程序ok.docx
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QSM1900174采购过程控制及供应商管理程序ok
有限公司管理制度
编号：
Q/SM19001.7.4-2012
版号：
A/0
采购过程及供应商选择和评定控制程序
有限公司
2012年3月25日发布
采购过程及供应商选择和评定控制程序
1目的
为规范采购流程，对采购过程进行有效控制，确保所采购的原物料、半成品、成品、委外加工符合规定的要求；以及强化对供应商的选择和对供方质量和质量保证能力的评定、考核和管理，特制定本程序。
2适用范围
适用于所有采购作业的过程控制及供应商的选择、评定、考核和管理。
3职责
3.1设计、工艺部门负责采购技术规范、技术要求的提出；负责参与供应商的选择和评定。
3.2采购部门根据销售计划、原物料库存情况制定采购计划；根据生产能力状况制定委外加工计划。
3.3采购部门负责根据采购计划和技术规范、技术要求实施采购作业；负责委外加工的组织实施；负责组织供方的选择和供应商的评定工作；负责供应商管理工作。
3.4仓管部门负责采购进厂物料的清点、暂收、入库及发票审核。
3.5品管部门负责采购物料的检验和质量管控；负责参与供应商的选择和评定；负责对供应商的日常考核。
3.6财务部负责物资采购款项的承付，必要时参与合同谈判。
3.7总工程师负责合格供方的批准。
4方法和要求
4.1采购产品分类及控制要求
根据物料对产品质量的影响程度、采购风险和收益大小，将采购产品（包括外购品、外协品）分A、B、C三类，并以此对物料实施不同程度的管理和控制。
A类（关键型）：
高风险、高收益（采购量大），质量要求严格，供应商少且一般无可替代；
C类（一般型）：
低风险、低收益（采购量较小），来源多样，替代供应商很多，低价值，属于大众物料。
B类（重要型）：
除A、C类以外物料；
具体分类见附件一《采购物料分类表》。
4.2采购控制
4.2.1采购控制流程：
具体见附件二《采购控制流程》。
4.2.2采购计划：
生管部门根据销售订单、销售计划、库存情况和市场物料紧缺程度情况制订《采购计划》，计划内容包括物料编号、物料描述、技术要求、数量、需求时间、交货地点等内容。
“采购计划”按审批权限经制造部门主管审核，主管副总批准后实施。
4.2.3采购合同（订单）：
采购部门每年应与供方签订全年供货合同，包括供货协议、质量保证协议、保密协议、廉洁协议等框架协议，采购订单作为合同的一部分。
采购合同（订单）由相应采购人员按“采购计划”规定的内容制定，经制造部门主管审批后实施采购活动。
在采购订单中要明确产品名称、型号、物料编码、供货地点、交货时间、验收准则、价格、数量、包装运输等，以确保采购产品符合规定的要求，并由供方在二十四小时内书面确认。
物料采购应在《合格供应商名录》中选择相应供方进行，如有特殊情况，应由总工程师批准为临时供方后实施。
4.2.4采购实施：
采购部门在采购实施前，应经过询价、多方比价、质量对比、交货期等对比，在合格供方中选择最优供应商进行物料采购。
采购合同签订后，采购人员应主动的跟踪供方发货、运输和到货信息，提前通知仓管部门做好收货准备。
4.2.5采购物料验收：
采购物料进厂后，由仓管部门按《送货单》清点、暂收，单独存放在待检区域。
采购员根据合同的要求对货物进行核实验收，确认无误后交品管部门进行检验，经检验合格后，方可办理入库手续。
采购物料不合格的按《不合格品控制程序》执行。
4.2.6采购价格：
物料新价格或价格涨跌应以《采购物料价格审批单》形式报批，审批流程见附件二《采购物料价格审批流程》。
采购部一般应挑选三家以上供应商询价，以作比价、议价依据。
当出现新材料无采购经验、底价难以确认、无法确认供应商报价之合理性、供应商单一、采购金额巨大及为提高议价效率等情况时，采购部应进行采购价格分析，以核实价格真实情况，控制采购成本。
为配合公司成本降低策略，当采购数量或频率有明显增加时，应要求供应商适当降低单价，原则上每年应就采购之单价要求供应商作降价之配合。
4.2.7入帐请款：
每月25日前，已入库物料由供方开具发票及发票清单，连同本司《收料/送检单》经仓管、采购、财务核实签字确认后一并入帐，付款时间一般在每月25日-31日或按合同约定时间执行。
4.3招标采购
4.3.1实施目的：
为建立公司与供应商之间良好的合作关系，培养具有开发潜力的供应商，使公司各类大宗物料的采购成本进一步管控，根据实际情况可实施年度招投标工作。
4.3.2实施步骤：
a、发标：
采购部按照公司要求，编制招标文件，内容包括物料年采购量、技术要求、品质要求、供货时效性、付款要求、评标标准与方式等信息，向有意向投标的新老供应商发送招投标文件；
b、评议标：
由公司评议标小组对各投标方根据评标标准进行评标。
c、定标：
根据评标小组评标结果确定2-3个中标方及供货比率。
通知投标单位招标结果，与中标单位签定中标协议等事宜。
4.4供应商管理
4.4.1过程控制乌龟图
4.4.2供应商管理流程：
见附件三《供应商管理流程》
4.4.3供应商开发
4.4.3.1开发需求和信息的收集
a、采购部根据新产品开发和优化供应商体系的需求，积极地有针对性的收集潜在供应商信息。
原则上同一产品应提供两家以上采购单位，对独家供应的供方，则必须有足够的能力及相应的制约措施进行管理。
b、采购人员依据相应产品的有关采购技术标准等资料，通过网络、展销会、行业资讯等方式寻找能满足采购要求的供方，凡符合采购要求的供方，经确认可作为潜在供应商的，将其相关资料汇总、整理、存档、备案，列入《潜在供应商名录》，并按下列程序处理。
4.4.3.2供应商的调查、评审、准入
a、采购部向潜在供方发放《供应商基本情况调查表》，对供方的基本情况进行调查，供方如实填写后由采购部对供方企业资质、产品资质、综合实力等基本情况进行初步审核，并将调查结果存档备案。
b、当供方初审合格符合新供应商开发基本要求且有合作意向时，采购部组织设计、品管部门依《供应商准入评价标准》对供方进行资料评审或现场评价，初选供应商。
现场评价时间可视实际情况进行调整。
c、初选合格后，由供应商提供样品和相关资料，并填写《送样检验申请单》，交品管部门检验。
d、送样产品经检验合格后，经总工程师批准后，转入样品试用。
e、样品试用合格后，经设计、品管部门评估审批同意，可转入小批量试用。
f、小批量试用合格后，经设计、品管部门评估审批同意，可转入中批量试用。
g、中批试用合格后，采购部填写《供应商准入申请审批表》进行准入审批，具体要求见《供应商准入评价程序》，报总工程师批准后纳入《合格供应商名录》，方可进行大批量长期采购。
h、采购部负责合格供方档案的建立，内容包括各种合同、协议、价格审批单、资质证件等资料。
4.4.3.3供方样品认可方法
a、供方提供的样品必须在使用工装条件下生产出来的产品，（小）批量样品必须是在使用正式工装，并在正常工艺条件下生产出来的产品。
b、供方应严格按照产品图纸、技术协议、技术标准等要求，对生产样品的外观、表面处理、尺寸、理化、性能、寿命、可靠性等进行检测。
只有自检合格的样品才可以提交。
c、供方应根据上述自检结果认真和清楚的填写自检报告。
d、供方在提交样品时，应在样品上挂上标签，注明样品图号、名称、供方、日期等；同时提交自检报告、材料理化试验报告/性能报告/尺寸报告和所要求提交的文件资料等。
e、样品的数量按照月使用量的3%以内提交，小批量供货按月使用量的10%以内提交，中批量货按月使用量的30%以内提交，并要求连续三次小批量送样合格，经设计、品管、采购部门评估合格后方可进行中批量试样；中批量试样合格后，经设计、品管、采购部门评估合格方可进行合格供方的准入审批。
4.4.4合格供应商考核
4.4.4.1合格供方在供货的过程中，要对供方的品质、交期、价格、服务等方面进行月度和年度考核、评估。
4.4.4.2品管部门负责对供方的质量情况等进行统计和分析，采购部对供方供货情况、交期、服务等方面进行考核，填写月度考核表，汇总季度、年度考核表。
根据考核情况向存在问题的供方发出《整改通知书》，要求其采取有效措施进行整改，消除故障并按时提交整改报告，否则将调整采购比例直至取消其合格供方资格。
4.4.4.3对月度、季度或年度考核分数低于70分的作停供整改处理，整改措施验证有效的恢复供货。
4.4.4.4当供应商出现下列情况之一可取消合格供方资格，被取消合格供方资格的供应商若欲再次供货需重新进行供应商评估准入：
a）月度、季度或年度考核分数低于60分；
b）停供整改供方没有采取明确有效的纠正措施；
c）因连续出现质量问题而没有采取明确有效的纠正措施；
d）年度复审不合格且没有采取明确有效的纠正措施；
e）因供方提供产品的质量问题导至公司产品重大质量事故；
f）在供货的及时性方面造成严重损失时。
4.4.5供方质量保证能力评价
4.4.5.1对供方质量保证能力的评价原则上每年一次，当供方产品质量出现重大问题时可增加评价次数。
4.4.5.2品管部门负责组织对供方质量保证能力的评价工作及相关记录和资料归档保存，必要时其他部门配合。
4.4.5.3评价完成后品保部提供《年度供应商审核评估报告》，评估报告由总工程师批准，并分发至相关部门和该供方。
采购部门以此作为选择和淘汰供方的主要依据。
供方收到《年度供应商审核评估报告》后，应立即组织力量对不符合项进行原因分析和整改，并提出纠正和预防措施报告，并于15个工作日内，将报告交至品管部门，品管部门将对该报告的充分性、有效性和可行性进行跟踪验证。
4.4.5.4评价内容和要求:
a、评价内容分为质量体系审核、过程审核和实物质量审核，根据供方分类不同具体实施，如下表：
评审科目
质量体系审核
过程审核
实物质量审核
其他
A类供方
有
有
有
无
B、C、D类供方
无
根据实际情况制定
有
无
b、供方质量体系审核由品管部门制定年度审核计划并组织实施，视需要可在供方现场进行，根据质量体系标准的要求，按照《供方审核检查表》，对供方的质量体系（从文件记录、管理职责、产品实现、测量分析及改进等方面）进行充分性、符合性和有效性的审核。
在供方已经通过ISO9000、ISO/TS16949质量标准第三方认证并提供有效的体系证书的前提下，可以只进行过程审核，并参照实物质量审核和质量统计等的相关结果进行审核。
A类供方必须持有有效的ISO9000质量标准体系证书。
c、过程审核由品管部门根据配套产品的不同阶段、重要程度以及其他要求，按照《供方审核检查表》对供方产品实现过程实施审核。
d、由品管部门根据需要以及供方配套产品的质量情况，不定期的开展实物质量审核工作。
实物质量审核工作是以参照图纸和技术要求等，按照《供方审核检查表》对供方提供的产品进行验证审核。
4.4.6供方产品的检验
4.4.6.1检验依据
a、产品图纸：
本司提供的或会签认可的供方产品图纸
b、技术标准：
国家、行业和本企业的相关标准
c、技术条件：
本司提供的或会签认可的供方技术条件
d、标准样件：
由本司和供方共同确认的标准样件
e、《质量保证协议书》
f、《外购件检验规范》
4.4.6.2检验方式
a、现场检验：
品管部门检验人员到供方现场进行检验。
b、进货检验：
各供方将产品送至本司处进行检验。
c、对于本司没有条件检验的项目，可以经总工程师批准由供方提交报告进行认可；或者由本司主管部门和供方共同参与测试后认可；或者经本司总经理批准后委托第三方进行检验认可。
d、对样本的检验实施全检；对批量产品按照《检验规范》的具体要求，进行抽样检验，通过对样本的检验，正确判断合格与否。
e、抽样检验方案必须设计合理，对于不同类别的不合格或不合格品，应采用不同的可接受质量水平，以确保重要的不合格或不合格品得到严格的控制。
f、根据各批产品的质量变化情况，可以进行适当的加严和放宽检验，转换关系如下：
转换情况
转换条件
备注
正常加严
连续5批正常批中出现2批不合格
加严正常
加严批中连续5批合格
正常放宽
①连续10批正常批合格
②连续10批样本中不合格品（或不合格）总数小于放宽界限数LR。
③供方的生产状态稳定
④总工程师批准
四个条件必须同时满足
放宽正常
①放宽批中出现1批不合格
②供方的生产状态不稳定
③品管部门认为必要时
三个条件只要出现任何一个，就必须及时进行转换
注：
放宽检验/加严检验的抽样数量按照具体抽样方案的设计而定。
g、品管部门外协外购件检验人员必须按照检验规范或作业指导书的要求做好相关检验记录
4.4.7不合格产品的处理
4.4.7.1在产品验收、生产和售后（保修期内）的过程中，当供方产品出现不合格时，可以有以下三种处理方式：
回用、返工、退货。
4.4.7.2供方应承担由于产品不合格所造成的一切责任，并根据《质量保证协议书》进行相应的赔偿。
4.4.7.3不合格品的处理流程按《不合格品控制程序》执行。
4.4.8质量问题的处理和反馈
4.4.8.1对于供方在实物质量审核中提出的不符合项，由品管部门填写《进厂物料信息反馈单》供方应按要求积极进行整改，并在规定时间期限内将整改措施书面报品管部门。
4.4.8.2对于供方产品在进货检验、生产现场出现的质量问题以及在本司顾客/客户处出现的质量事故，由品管部门填写《进厂物料信息反馈单》，供方应按要求积极进行整改，并在规定时间期限内将整改措施书面上报品质管理部。
4.4.8.3品质管理部将对供方整改措施的落实及时进行跟踪和督促，检查其整改措施的有效性和充分性，发现问题立即要求供方纠正。
4.4.8.4对于整改不力或多次重复发生质量问题的供方，品管部门将向主管领导提出书面报告，要求减少其供货配额，直至取消其供方资格。
4.4.9顾客指定的供方和产品
当客户指定分供方时，需要要客户提供书面的批准材料，并按照规定的要求对该供方进行评价，如合格则列入合格供方名单，进行采购。
如不合格，则由客户确认是否可以使用，并保存记录。
5相关文件及附件
5.1附件一：
《采购物料分类表》
5.2附件二：
《采购控制流程》
5.3附件三：
《采购物料价格审批流程》
5.4附件四：
《供应商管理流程》
5.5《供应商采购合同》SM/ZB001-2012
5.6《供应商质量保证协议》SM/ZB002-2012
5.7《供应商供货协议》SM/ZB003-2012
5.8《供应商保密协议》SM/ZB004-2012
5.9《供应商廉洁协议》SM/ZB005-2012
5.10《供应商基本情况调查表》SM/ZB006-2012
5.11《供应商准入评价标准》SM/ZB007-2012
5.12SM/ZD200-2012《供应商准入评价程序》
5.13Q/SM19001.8.3-2012《不合格品控制程序》
5.14《外购件检验规范》
6记录
6.1R7.4-01《采购计划》
6.2R7.4-02《采购订单》
6.3R7.4-03《合格供应商名录》
6.4R7.4-04《采购物料价格审批单》
6.5R7.4-05《采购价格分析表》
6.6R8.2.3/4-01《收料/送检单》
6.7R7.4-06《潜在供应商名录》
6.8R7.4-07《送样检验申请单》
6.9R7.4-08《供应商准入申请审批表》
6.10R7.4-9《供应商月度考核表》
6.11R7.4-10《供方审核检查表》
6.12R7.4-11《进厂物料信息反馈单》
6.13《整改通知书》（根据实际制定）
6.14《年度供应商审核评估报告》（根据实际制定）
制度审批记录
制度名称
采购过程及供应商选择和评定控制程序
制度编号
Q/SM19001.7.4-2012
版本号
VerA/0
编制（修改）
审核人
批准人
编制（修改）日期
版本号
保密要求
公开
允许检索范围
全体员工
附件一：
采购物料分类表（待具体讨论后定稿）
序
产品名称
类别
执行标准
01
螺钉
C
GB/T65-2000,GB/T67-2000,GB/T818-2000,GB/T75-2000
02
螺栓
C
GB/T5782-2000,GB/T5783-2000
03
螺母
C
GB/T6170-2000
04
弹簧垫圈
C
GB/T93-1987
05
平垫圈
C
GB/T97.1-1985
06
挡圈
C
GB/T894.1-1986
07
键
A
GB/T1096-1979
08
铆钉
C
GB/T867-1986
09
轴承
A
GB/T276-1994,GB/T283-1994
10
铭牌
C
GB3836-2000
11
接地牌
C
GB3836-2000
12
槽楔
B
GB/T1303-1977
13
安全标志
C
GB3836-2000
14
密封圈
C
GB/T5574-1994
15
接线指示牌
C
按图纸技术要求
16
防尘板
C
按图纸技术要求
17
刷握
A
JB/T4003-1985
18
集电环
A
按图纸技术要求
19
接线板
A
按图纸技术要求
20
塑料风扇
B
HG/T2349-1992
21
硅钢片
A
GB/T522-1985,GB/T2521-1996
22
钢材
A
GB/T700-1988,GB/T699-1988
23
铜材
A
GB/T4423-1992
24
铝锭
A
GB/T1196-1993
25
生铁
A
GB/T718-1982
26
绝缘纸
A
JB/T4060-1991,JB/T4060.1-1995
27
漆包线
A
GB/T6109.7-1990,GB/T6109.2-1990
28
废钢料
B
GB/T11352-1989
29
油漆
B
JB/T9558-1999,HG/T2239-1991,JB/T9555-1999
30
采购铸铁毛坯零件
A
GB/T9439-1988
31
风罩
B
按图纸要求
32
采购通风板
A
GB/T699-1988
33
引接线
A
JB/T623.2-1992,JB/T6213.3-1992
34
电焊条
B
GB/T5117-1995E4303
35
润滑脂
B
GB7324-1994
36
包装箱
C
按图纸要求
37
齿轮（绞车电机配套用）
A
GB/T699-1988
38
套管
B
JB1551-1975
39
防锈脂
B
SH/T0366－1992
40
无纬带
C
JB/T6236.3－1992
41
醇酸玻璃漆布
C
JB/T8148.1－1999
42
无碱玻璃纤维带
B
JC/T174－1994
附件二：
采购控制流程
附件三：
采购物料价格审批流程
附件四：
供应商管理流程
升级会员 