外贸函电英文写作流程模拟.docx
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外贸函电英文写作流程模拟
1案例内容介绍
1.1卖方公司背景1
1.2买方公司背景1
1.3交易背景简介2
2交易流程模拟
2.1建立业务关系3
2.2询盘4
2.3发盘5
2.4还盘6
2.5接受7
2.6保险10
2.8装运12
2.9索赔13
河北鑫憧毛绒玩具有限公司与美国ACEGALLERY公司卡通人偶服饰交易流程函电模拟写作
1案例内容介绍
1.1卖方公司背景
Seller‘sbackground
河北鑫憧毛绒玩具有限公司，是一家专业生产销售毛绒布衣玩具的企业，座落在文明世界的国际商贸城--河北白沟。
该公司拥有进口先进的生产设备、做为专业的毛绒玩具制造商，在产品形象的制作、推广和创新方面，都有自己非常完善的运作流程，能够满足国内及国际玩具严格的生产标准。
该公司一直为众多企业设计生产：
各种款式，规格的企业毛绒吉祥物、仿真毛绒动物玩具、布艺洋娃娃，并新增卡通人偶服饰，完美再现了其造型的立体形象，做工讲究、质量上乘，深得客户及消费者的喜爱。
该公司可由专业设计师设计打样，也可来样加工各类毛绒玩具，及各项活动人偶服。
该公司从来样询价、定样、生产，实行一条龙优质服务，充分节约客户的宝贵时间，以规范的生产流程，新颖的造型设计，严格的质量控制，为客户生产满意的产品。
该公司始终奉行“今天的质量，明天的市场，现在的客户，永远的朋友。
”为宗旨，在不断满足现有需求的同时，积极开拓国际市场，产品远销欧洲、东南亚等几十个国家和地区。
1.2买方公司背景
Buyer's background
美国ACEGALLERY公司创建于1961年，创始人是现任主任道格斯先生，位于洛杉矶。
ACEGALLERY公司长期致力于影视、媒体、艺术、文化传播等，在举办艺术个展及各类文化活动，距今已经有很长的历史。
ACEGALLERY以挖掘现代艺术观念、现代动画、影视视角为理念，主要着眼于新兴市场，通过大型节展活动，艺术评论等手段，宣扬各大艺术家的艺术主张和新观念的发现和认识，加强艺术家群体之间的创新资讯交流。
ACEGALLERY在业界享有较高的声誉，其注重宣传效果，不以利益为首要目的深得美国民众的喜爱，同时也备受同行的尊重，各大艺术展会、影视宣传、文化交流会等也总是青睐于ACEGALLERY。
1.3交易背景简介
Introduction oftradingbackground
河北鑫憧毛绒玩具有限公司从国外的销售代理商处得知，ACEGALLERY公司即将举行新一届的美国动漫节，认为这是一个很大的商机，因为公司计划向国外拓展卡通人偶服的销售市场，正在物色新的贸易对象，恰巧通过ACEGALLERY公司借这次大型节展也可以在美国大力宣传一下自己的产品。
因此决定向美国ACEGALEERY公司发函，希望与之发展新的贸易关系。
ACEGALLERY公司在收到信函后颇感兴趣，并也正考虑利用大量的卡通人偶形象增加节日的亮点，双方一拍即合，就此展开了一系列正式的贸易流程：
建立业务关系、询盘、发盘、还盘、接受、保险、付款、装运、索赔、续订购。
卖方很珍惜这次的贸易伙伴，故决定此次交易不以盈利为目的，为买方承担运费和保险费，即采用CIF贸易术语，由天津新港出发，目的地为美国加州长滩港。
货物在运输过程中完好无损，但是开箱后，买方发现其中一箱的货物有错误，与订单不符，遂与卖方进行赔偿交涉。
卖方最终查清错误是在生产过程中出的错，向买方致歉，同时为了不耽误买方的如期使用，卖方加紧赶货重新寄了一份替换货物，圆满的解决了此次纠纷。
买方见卖方办事效率高，且产品质量上乘，可予以信任，因此决定继续订购，并欲与之建立长期的合作关系。
2交易流程模拟
2.1建立业务关系
Establishing businessrelations
敬启者:
经我方代理商介绍，今写信给你们。
冒昧的向贵方介绍，我公司主营动漫系列产品，包括订做人偶服饰，并多年出口于欧洲、东南亚。
鉴于贵方是动漫制品进口商，望与你方建立业务关系。
盼早复。
谨上
尹
Dearsirs,
WearewritingtoyouontherecommendationoftheSalesAgent.WetakethelibertytointroduceourselvesasexportersofCartoonseries,includingmakingCartoonDollclothing,whichwehavebeenexportingtoEuropeandSouth-EastAsia.WearedesirousofestablishingbusinessrelationswithyourcorporationasyouaretheimporterofCartoonseries.
Yourearlyreplyisappreciated.
Yourstruly,
Yin
2.2询盘
Inquiry
尊敬的尹先生：
非常高兴收到您10月12日的来信，获悉贵公司出口动漫制品，并希望与我方建立业务关系。
我公司对你方订做动漫人偶服饰很感兴趣。
我们非常希望获得贵公司的最新产品目录和有关出口价格、付款条件以及样品的详细材料。
并且我方要求在下订单后五周内交货。
如能接受发货时间，我方就会下订单。
谨上
道格拉斯
DearYin,
WelearnwithpleasurefromyourletterofOctober12thatyouareexportersofCartoonseries,andwillingtoestablishbusinessrelationswithus.
WeareinterestedinyourmakingCartoonDollclothing.Weshouldliketoreceiveacopyofyourlatestcatalogueandfulldetailsofyourexportpricesandtermsofpayment,togetherwithsamples.Meanwhilewerequirethegoodsdeliverywouldbeeffectedwithinfiveweeksoforder.
Ifyoucanacceptthedeliverytime,weshallbepleasedtoplaceanorderfromyou.
Yourstruly,
Douglas
2.3发盘
Offer
尊敬的道格拉斯先生：
多谢您于10月15日的询价。
关于贵方所需的卡通人偶服饰，我们能在收到订单后三周内寄出。
在此，我方报盘如下：
型号：
X（适合120~140cm）、Y（适合140~160cm）、Z（适合160~180cm）
数量：
20件以上
价格：
USD130.00每个CIF加州，长滩
包装：
纸箱或木箱，你方指定
付款：
在装运日期前16天开出保兑的、不可撤销的即期信用证。
相信贵方能接受我们的报价，此盘有效期可到回电为止。
样品另封邮寄，注意查收。
谨上
尹
DearDouglas,
ManythanksforyourinquiryofOctober15.Wecanshipyourorderwithin3weeksuponreceiptofyourorderregardingourCartoonDollclothingyourequired.Wearepleasedtoquoteasfollows:
Specifications:
X（suitablefor120~140cm）、Y（suitablefor140~160cm）、Z（suitablefor160~180cm）
Quantity:
morethan20pieces
Price:
USD130.00perpieceCIFLangBeach,Ca
Packing:
incartonsorinwoodencases,atyouroption
Payment:
byconfirmed,irrevocableL/Cpayablebydraftatsighttobeopened16daysbeforethetimeofshipment.
Wetrustthatyouwillbeabletoacceptouroffer,whichshallbekeptopenagainstreplybywire.Wesendyousamplesunderseparatecover.Pls.findthem.
Sincerelyyours,
Yin
2.4还盘
Counter-offer
尊敬的尹先生：
感谢您及时的答复和寄来的样品。
您10月16日的发盘为：
卡通人偶服饰每件130美元，成本、保险费加运费，加州，长滩。
在此回复，很遗憾的通知你方，我方不能接受贵方报价，因为贵方的价格高于本地同等质量产品的市场价格水平。
接受您的报价对我们来说是损失，更不用说获利了。
为了促进贸易，我们希望你方能降价15%。
望贵方认真考虑，及时回复。
谨上
道格拉斯
DearYin,
Thankyouforyourpromptreplyandthesamplesyousent.YourofferofOctober16is:
CartoonDollclothingatCIFLangBeach,CaUSD130.00perpiece.
Inreply,weregrettotellyouthatwecannottakeyouupontheorderasthepriceyouaskingisabovethemarketlevelhereforthequalityinquestion.Acceptingyourofferwillmeangraetlosstous,letalongmakeprofits.Tostepupthetrade,wesuggestthatyoureducepricby15%.
Wehopeyouwilltakeitintoconsiderationandletushaveyourreplyverysoon.
Sincerelyyours,
Douglas
2.5接受
Acceptance
尊敬的道格拉斯先生：
您10月20日的信函已收悉。
很遗憾看到贵方将我方卡通人偶服饰的价钱砍的幅度这么大，但值得考虑的是与你方贸易的特殊性，我们最后决定第一单给你方特别优惠15%。
因为想要与你方做生意才做这个决定，但是必须强调的是这已经是我方能做的最大限度了。
静候佳音。
谨上
尹
DearDouglas，
WehavereceivedyourletterofOctober18.ItisregretfulforustoseethatyoucutdownthepriceofourCartoonDollclothingtoosharp,butbearinginmindthespecialcharacterofyourtrade,wehavedecidedtoofferyouaspecialdiscountof15%onafirstorder.Wemakethisallowancebecauseweshouldliketodobusinesswithyouifpossible,butImuststressthatit’sthefurthestwecangotohelpyou.
Weawaityourearlyreply.
Yoursfaithfully,
Yin
Order
买方ACEGALLERY公司接受报价并下订单。
尊敬的尹先生：
我们已经收到你方10月21日的信函，并非常高兴地向贵方订购制作以下货物：
产品编号（No.）
产品名称
产品数量（个）
产品型号
1
超人
2
X
2
蝙蝠侠
2
X
3
闪电侠
2
X
4
绿巨人
2
X
5
大力水手
2
X
6
金刚狼
2
Y
7
末日博士
2
Y
8
蜘蛛侠
2
Y
9
米奇
2
Y
10
狮子王
2
Y
11
白雪公主
1
Y
12
唐老鸭
2
Z
13
史努比
2
Z
14
加菲猫
2
Z
15
辛普森一家（5个）
1
Z
16
七个小矮人（7个）
1
Z
具体的小样另封邮寄给你方参考。
另外，我们接受防水、经得起野蛮装载的适合海运的出口包装。
我们期待不久得知你方装运的好消息，提前感谢。
谨上
道格拉斯
DearYin,
WeareinreceiptofyourletterofOctober21thandpleasedtoorderwithyouforthefowllowinggoods:
Productcode（No.）
Productname
Productquantity
Specification
1
Superman
2
X
2
Batman
2
X
3
Flash
2
X
4
TheHulk
2
X
5
Popeye
2
X
6
Wolverine
2
Y
7
Dr.Doom
2
Y
8
Spideman
2
Y
9
MickyMouse
2
Y
10
LionKing
2
Y
11
SnowWhite
1
Y
12
Donald
2
Z
13
Snoopy
2
Z
14
Garfield
2
Z
15
Simpsons（5）
1
Z
16
SevenDwarfs（7）
1
Z
Foryourreference,wearesendingyousomehandsamplesseparately.Becides,weaccepttheparkingwhichiswatertight,seaworthyandstrongenoughtostandroughhandling.
Welookforwardtoreceivingyourshippingadvicesoonandthankyouinadvance.
Yoursfaithfully,
Douglas
2.6保险
Insurance
尊敬的道格拉斯先生：
我们已获悉贵方10月22的订单，并很高兴告知我方已投保。
我方根据《海洋运输货物条款》已为这批货物按发票金额的110%投保了一切险和战争险。
若你方要求投保附加险，额外的保险费则应该由你方负担。
相信信息能满足贵方要求，等候你方的进一步消息。
谨上
尹
DearDouglas,
YourfavorofOctober22wasdulyreceived,andwearepleasedtoinformyouthatwehavecoveredinsuranceofthegoods.
Wehaveeffectedinsurancefor110%oftheinvoicevalueaganstAllRisksandWarRisksaspertheOceanMarineCargoClause.Shouldadditionalrisksberanged,extrapremiumisforyouraccount.
Wetrusttheinformationwillserveyourpurposeandwaityourfurthernews.
Trulyyours,
Yin
2.7付款
Payment
尊敬的尹先生：
我们已收悉你方昨日有关投保信函，无异议。
兹通知贵方，我方已按合同要求开立以贵方受益人，洛杉矶银行保兑的信用证，金额为USD3,204.50，有效期至11月8日。
货物装船时请通知我们。
谨上
道格拉斯
DearYin,
WehaveacknowledgedreceiptofyourletterofOctober24inregardtoinsuranceandwehavenosissent.
Inreply,wewouldliketoinformyouthatwehaveopenedacreditofUSD3,204.50withtheBankofLosAngeles,USinyourfavor,tobeavailableuntilNovember8.
Pleasenotifyuswhenthegoodsareshipped.
Trulyyours,
Douglas
2.8装运
Shipment
尊敬的道格拉斯先生：
至今未复10月24日贵函，深感歉疚，还望原谅。
谨此告知，我方已按合同规定，货物在今日装运，船名为地中海梅拉特，预计明天发船。
相信货物会及时到达你方。
谨上
尹
DearDouglas,
Kindlyexcuseournotreplyingtoyourfavorofthe24thOctoberuntiltoday.
WearegladtoinformyouthatwehavethisdayshippedthegoodsonboardS/VMSCMELATILDEwhichsailsforyourporttomorrow.
Wetrustthatthegoodswillreachyouingoodtime.
Sincerelyyours,
Yin
2.9索赔
Claim
买方提出索赔如下：
尊敬的尹先生：
我方按期收到装运单据，并在地中海梅拉特到达长滩港时提取了货物。
很感谢你方快速履行订单，一切都是正确完好的，除了16号产品。
当我们打开箱子很遗憾的发现七个小矮人不是七个，而是六个，因为有两个是一模一样的。
由于我方急需此货参展,请贵方务必尽快更换。
兹随函附寄16号货品的照片一份,敬请贵方核对。
同时,我方将保存上述货物,等候贵方处理,请尽快告知我方处理意见。
谨上
道格拉斯
DearYin,
WedulyreceivedthedocumentsandtookdeliveryofthegoodsonarrivalofS/VMCSMELATILDEatLangBeach.
Wethankyouforyourpromptexecutionofthisorder.EverythingappearstobecorrectandingoodconditionexceptincaseNo.16.UnfortunatelywhenweopenedthiscasewefoundSevenDwarfsnot7,but6,becausetwo piecesare the same.Asweneedthegoodstojoinanexhibition,wemustaskyoutoarrangeforthedispatchofreplacements.WeattachphotosofNo.16forcheck.
Inthemeantime,weareholdingtheabove-mentionedcaseatyourdisposal,andpleasenotifyuswhatyouwishustodowith.
Sincerelyyours,
Douglas
卖方对索赔提出回复如下：
尊敬的道格拉斯先生：
获悉你方11月16号信函，我们深表惊讶。
鉴于你方寄来的照片，通过我方调查这个问题，我们发现我方在生产方面除了错，我们会立刻安排正确的商品替换的，并尽可能快地寄给你方。
我们很感谢你一直保存16号产品，多出来的就交给你方处理了。
因为失误给你方造成的麻烦，我方表示歉意。
谨上
尹
DearDouglas,
WeareverysurprisedtohearfromyourletterofNovember16.
Regardingtothosepicturesandongoingintothematter,wefindthatamistakewasindeedmadeintheproducing.Wewillarrangefortherightgoodstobedispatchedtoyouassoon,andsendyouasap.WearegratefulyoukeepcaseNo.16,theextrapartisatyourdisposal.
Pleaseacceptourapologiesforthetroublecausedtoyoubytheerror.
Bestregards,
Yin
2.10续订购
Furtherorder
尊敬的尹先生：
有关于此次事件，我方很满意贵方的处理问题的能力。
你方让我们看到了认真负责的一面，值得信任，并且你方所提供的货物质量上乘，具有很大的竞争力。
因此，在圣诞节来临之前，我方决定向你方续订购与圣诞相关的玩具礼品。
感谢你方的合作，期待进一步的贸易进展。
谨上
道格拉斯
DearYin,
Wearesatisfiedwithyourabilityofdealingwithproblemsredardingourdisputes.
Youshowusthatyouareseriousandresponsi
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