浅析信息系统项目沟通管理问题及解决对策.docx

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浅析信息系统项目沟通管理问题及解决对策

浅析智能化系统项目沟通管理问题及解决对策

[摘要]智能化系统项目中沟通管理是智能化系统项目管理中非常重要的组成部分。

一个智能化系统项目当中项目的计划和决策都是与沟通管理紧密相连的，通过项目沟通管理能够在智能化系统项目中形成良好的人际关系，是智能化系统项目成功的非常必要的手段。

为了能够更好的在智能化系统项目中对沟通管理进行应用。

本文通过分析智能化系统项目沟通管理对整个团队的目标完成、系统功能和团队的组织架构的意义和智能化系统项目沟通管理的现状以及其中常见的主要问题，然后根据其中存在的主要问题提出了几项合理的解决对策。

[关键词]智能化系统项目沟通管理问题对策

ProblemsandCountermeasuresofcommunicationmanagementininformationsystemproject

[Abstract]Communicationmanagementisanimportantpartofinformationsystemprojectmanagement.Aninformationsystemprojectprojectplanninganddecisionmakingarecloselylinkedwiththecommunicationmanagement,canformgoodinterpersonalrelationshipintheinformationsystemprojectthroughtheprojectcommunicationmanagement,itisnecessarytomeasurethesuccessoftheprojectinformationsystem.Inordertobettertheapplicationofcommunicationmanagementintheinformationsystemproject.Inthispaper,thesystemfunctionandteamorganizationstructurethroughtheanalysisoftheinformationsystemofprojectcommunicationmanagementofthewholeteam'sgoalandthesignificanceofprojectcommunicationmanagementinformationsystemandthestatusofthecommonproblems,thenaccordingtothemainproblemsandputsforwardsomereasonablecountermeasures.

[Keywords]InformationsystemprojectCommunicationProblemmeasures

引言

智能化系统项目沟通管理能够保证在项目中信息的形成、搜集、传播和存储以及索引等，在智能化系统项目中智能化系统项目沟通管理能够实现智能化系统项目中非常重要的三要素人、思想以及信息之间的联系。

[1]在智能化系统项目中进行很好的沟通管理能够形成一个有效的沟通机制，可以保证智能化系统项目的成员之间有着较好的思想交流。

在智能化系统项目中拥有良好的沟通管理能够保证智能化系统项目中每个成员之间的思想的高度一致、步调的高度统一。

并且通过对沟通管理的应用能够达到使项目总目标清晰，项目中的各个参与者能够对项目的总目标形成共识，能够使智能化系统项目中的每个人以及各个方面之间形成有效的联系，建立且能够保持良好的团队精神，让项目团队成员可以更好的为项目进行工作。

一、概述

（一）智能化系统项目沟通管理的概念

所谓智能化系统项目是指为提供某项独特的产品、服务或成果所进行的临时的一次性努力或者是在有限的资源、有限的时间为特定客户完成特定目标的一次性工作。

这里的资源指完成项目所需要的人、财、物；时间指项目有明确的开始和结束时间，客户指提供资金、确定需求并拥有项目成功的组织或个人，目标则是满足要求的产品、服务和成果，并且有时它们是不可见的。

[2]

所谓智能化系统项目沟通，并等同于人际交往的沟通，更多是对沟通的管理，是为了实现项目目标，有计划地、科学地组织和管理项目工作中的所有沟通交流。

[3]在智能化系统项目管理中，专门将沟通管理作为一门知识领域。

智能化系统行业作为朝阳产业，项目管理的成熟度远不及建筑工程等行业，尤其在信息管理方面缺乏一些切实可行的制度，同时由于从业人员年轻，往往缺乏一些沟通、社交等方面的软技能。

[2]

（二）研究智能化系统项目沟通管理的意义

智能化系统项目沟通管理是智能化系统项目管理中的中枢神经，会直接的影响到整个的智能化系统项目的计划以及整个智能化系统项目最终的经济效益，进行智能化系统项目沟通管理的主要的目的就是要达到对智能化系统项目整个过程当中的信息进行及时并准确的收集、整理以及储存和分享，并且需要在智能化系统项目中的每个团队内部形成一个信息交流以及互动的机制，这样才能够保证整个智能化系统项目的实现。

以下笔者简要的介绍了一下智能化系统项目沟通管理在智能化系统项目中的意义。

　　首先，项目的沟通管理贯穿项目全生命周期，是决策计划执行的基础，也是组织和控制管理过程的依据和手段，是项目经理成功领导的手段，据统计，在以往的智能化系统项目中，80%的项目属于失败项目，而失败项目中80%的根源是非技术原因造成的，而沟通不畅占据了绝大部分。

[4]在智能化系统项目中进行有效的沟通管理可以很好的发现智能化系统项目中的每个项目管理环节中存在的问题，对项目实施过程中可能会出现的各种风险进行合理的预判，这样能够针对有关风险提前制定出合理的响应对策以及有效的解决方案，并且能够对发现的问题的处理情况进行时刻跟踪，确保问题能够及时被处理。

　　其次，在智能化系统项目中，项目的沟通和项目的绩效之间有着非常明显的关系，并且通过相应的研究我们能够看出，在智能化系统项目中进行良好有效的沟通管理可以更好的提高智能化系统项目的实施绩效以及项目三大目标的实现，项目的三大目标也就是指项目的进度目标、项目的成本目标以及项目的质量目标。

相反的，如果在智能化系统项目中进行沟通管理的时候存在各种各样的障碍或者无法进行有效舒畅的沟通的话就会导致智能化系统项目目标的达成受到各种严重的阻碍，并且还会严重影响到智能化系统项目的实施安排。

根据相关统计调查，项目质量、进度与安全等方面出现的问题大多取决于利益方之间信息传递的落后延迟，利益方没有及时将信息传达给相关人员，而并非是工作人员与管理方式的问题。

[5] 

　　再次，在现在的智能化系统项目中为了能够更好的保证智能化系统项目的成功必须要完善智能化系统项目中的沟通管理体系，在智能化系统项目中对沟通管理中的沟通通道以及沟通的体系进行完善的不仅仅能够非常有效的消除每个部门之间沟通信息的不一致以及部门中每个成员之间的工作能力的不一样所带来的智能化系统项目管理的障碍，而且能够通过沟通管理实现智能化系统项目中每个成员对于信息的理解接收能力以及对于每项任务的执行能力，都能够非常有效的促进智能化系统项目实施的效率，并且现在智能化系统项目中的沟通管理已经成为智能化系统项目中避免项目管理过程中出现混乱的非常重要的保证。

最后，通过智能化系统项目中的沟通管理能够在智能化系统项目中建立一个非常健全的沟通交流环境，通过这个健全的沟通交流环境的形成能够非常有效的改善智能化系统项目中每个项目成员之间的人际关系，且通过沟通管理中的信息的交流以及意见的互换，我们能够将智能化系统项目中很多个人或者是独个集体以及组织等进行非常有效的融通，能够有效的解决现在智能化系统项目实施过程中技术、管理或者是程序上的冲突，并且能够对智能化系统项目中的各种不协调以及矛盾给予最为及时的发掘和处理，对于智能化系统项目中的团队的凝聚力和整体的竞争力等方面的提升有着非常重要的作用。

　　从上面叙述中我们能够非常清楚的发现沟通管理在智能化系统项目中拥有着非常重要的地位，对于智能化系统项目来说有着非常重要的意义，因此为了能够更好的提升沟通管理在智能化系统项目中的发展，我们首先需要弄清楚智能化系统项目中沟通管理现有的问题，然后提出合理可行的解决意见。

（三）智能化系统项目沟通管理的研究综述

沟通管理在项目上的出现，是管理学理论在现代信息经济背景下理论发展的一种必然趋势，实际上我们看到，整个沟通管理作为独立的社会科学的历史也是很短，大约只有一百来年的历史。

[6]

在国外，有关项目沟通管理理论的研究，最早有关沟通管理理论起于20世纪80年代中后时期。

相对较有代表性的著作有：

GerardPhillips（杰勒德．菲利普斯）所编写，于1982年出版的<>（团队沟通）；RichardHouseman（里查德．霍夫曼）等多人所作,1985年出版的《BusinessCommunicationstrategiesandskills》（商务沟通战略和技巧）。

近年来，国内编译的项目沟通管理书籍有：

美国人Kitty0Locker（基蒂．洛克）所编《商务与管理沟通》，其于2009年由机械工业出版社出版：

2010年MarryMunter（玛丽．穆特）所著的《管理沟通指南》由清华大学出版社出版。

在中国国内，以项目沟通管理为研究重点的著作出现较晚，并且长期以来都是以译和为主。

目前中国出版的有关项目沟通管理著作和观点主要有以下：

沈建明的《项目沟通管理》，其引用了罗德罗（Ludlow）的《有效沟通》（EffectiveCommunication）中的观点：

“高级管理人员通常要将80%以上的时间花费在用不同的方式进行交流沟通，普通的管理者50％以上的时间花费在传播信息"；谢鸿的《项目管理中的沟通问题和沟通方法》，其认为有效沟通不够在项目管理中易出现，沟通成本大、沟通过于固执等现象，提出灵活运用各种沟通方式、形成项目沟通计划、主动和及时沟通、保持有效畅通的沟通渠道及建立高效的沟通技巧等，以满足客户的需求，保证项目顺利实施。

孙健敏在《管理沟通》提出了项目沟通管理在中国传统文化背景下会出现的问题。

（四）本文关于智能化系统项目沟通管理的研究方法

本文通过分析智能化系统项目沟通管理的现状以及常见的主要问题，然后根据其中存在的主要问题提出几点合理可行的解决对策。

二、智能化系统项目沟通管理研究的内容

智能化系统项目沟通管理中沟通管理的主要内容包括沟通计划的编制、项目信息的发布和项目绩效报告及项目的管理收尾。

（一）编制沟通计划 

　　项目沟通计划的编制在项目沟通管理的准备阶段，这个阶段中我们需要弄清楚的就是智能化系统项目中有关哥方对于项目信息和沟通的需求，需要明确对方需要什么样的信息。

在何时需要这些信息及需要采用什么方式来对信息进行传递。

通过对项目中有关各方的信息需求进行研究，制定出一套合适可行的方法来满足智能化系统项目中有关各方对信息的需求。

（二）项目信息的发布

信息的发布是指在智能化系统项目有关各方在对项目信息有需求的时，智能化系统项目沟通管理部门可以及时将这一信息传递给相关方。

在智能化系统项目沟通管理的信息发布阶段重点就是对管理规划中的信息进行有效传递及对那些意料外的信息进行索取和及时反应。

（三）项目绩效报告

在智能化系统项目沟通管理中，绩效报告是指在对绩效信息进行相关的收集和发布，通过对绩效信息的相关收集和发布能够及时的为智能化系统项目的有关各方提供怎样有效地利用相关资